O que é e como implementar o 5s na logística?

Nos últimos anos, com o advento de novas tecnologias, métodos e procedimentos aplicados ao setor de distribuição e armazenagem de produtos, veio à tona a implementação de uma das metodologias mais eficazes quando o assunto é busca por melhoria de processos internos: o 5s na logística!

Mas apesar de parecer algo simples de se implantar e seguir na rotina, especialistas reforçam que essas 5 premissas essenciais demandam muita organização, planejamento e, antes de tudo, compromisso e dedicação, tanto por parte dos gestores, como dos próprios colaboradores.

Para entender melhor o que são os 5s na logística, seus principais pilares, como funciona e que vantagens eles podem agregar às operações de uma empresa na prática, acompanhe!

O que define a metodologia 5s?

Após o final da Segunda Guerra Mundial, o Japão se encontrava em uma posição muito fragilizada e com um cenário de enorme devastação. Dessa forma, para se reerguer fortemente na economia e reconquistar o seu espaço no mercado internacional, seus gestores públicos desenvolveram a chamada metodologia 5S, que, na prática, buscava atender às necessidades das indústrias de aumentar a sua produtividade, com o menor uso de recursos possíveis.

Afinal de contas, frente à grande carência de insumos no pós-guerra, as fábricas japonesas precisavam otimizar ao máximo o uso de materiais e, paralelo a isso, possibilitar a entrega de mais qualidade para poder oferecer produtos competitivos.

Apesar de o conceito ter surgido no chão de fábrica, a metodologia 5S, atualmente, é aplicada em diversos tipos de empresas, que se beneficiam enormemente com seus conceitos.

De forma básica e resumida, o propósito desse método é simplificar as rotinas de trabalho, reduzindo radicalmente desperdícios, erros e custos por meio da organização, padronização de etapas e eliminação de atividades supérfluas

As inovações tecnológicas e o avanço dos métodos e procedimentos aplicados no setor de distribuição e armazenagem de produtos tornaram a metodologia 5s na logística a protagonista da área, quando o assunto é a busca por melhorias nos processos internos.

É importante ressaltar que essas 5 premissas demandam muita organização, planejamento, compromisso e dedicação, tanto por parte dos gestores, como dos próprios colaboradores.

Quer entender melhor essa metodologia? Continue lendo este artigo e descubra como implementá-la e quais as vantagens para as operações da sua empresa. Confira!

O que define a metodologia 5s?

A metodologia 5s foi criada por gestores públicos, após o final da Segunda Guerra Mundial, quando o Japão se encontrava em uma posição frágil e em um cenário devastador. O objetivo foi reerguer a economia do país e reconquistar o espaço no mercado internacional.

Na prática, a 5s buscava atender às necessidades das indústrias em aumentar a sua produtividade e com o menor uso de recursos possíveis. Isso porque, com a carência de insumos no pós-guerra, as fábricas japonesas precisavam otimizar ao máximo o uso de materiais e, em paralelo, possibilitar a entrega de mais qualidade e a oferta de produtos mais competitivos.

Atualmente, a metodologia 5s ultrapassou os muros das fábricas e é aplicada em outros segmentos, que têm se beneficiado enormemente com os seus conceitos.

Basicamente, o objetivo dessa metodologia é simplificar as rotinas de trabalho, reduzindo consideravelmente os desperdícios, erros e custos por meio da organização, padronização de etapas e eliminação de atividades supérfluas e que não apresentem resultados relevantes para a empresa.

Outro ponto que merece destaque é que a metodologia 5s preza pela garantia à segurança e elevação dos níveis de qualidade dos processos.

Também é importante destacar que os colaboradores e parceiros comerciais têm um importante papel na metodologia pois agregam muito valor ao atuarem em um ambiente mais estruturado, organizado, agradável e livre de riscos.

Por que se fala muito da implementação do 5s na logística hoje?

Não é por acaso que o conceito dessa metodologia foi implementado rapidamente nos processos logísticos das organizações. Isso porque esse setor é muito dinâmico e envolve custos e processos diversos que exigem agilidade, eficiência e praticidade.

Em suma, o 5s na logística é similar em qualquer que seja o setor de uma empresa: otimizar ao máximo seus processos e, ao mesmo tempo, produzir mais com menos.

A metodologia faz todo o sentido para a área de logística, já que, independentemente do tamanho ou especialização da empresa, todo gestor de armazenagem e distribuição sempre está em busca de soluções para a redução de custos, tempo e melhorias operacionais.

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Quais são, afinal, os 5s na logística?

Como dito anteriormente, os 5s na logística são os mesmos aplicados em qualquer outro setor ou área de atuação de uma companhia.

A seguir, apresentamos cada um deles, com destaque em seus conceitos e objetivos práticos e que podem ser implementados na rotina de uma gestão.

Seiri (senso de utilização)

O primeiro "S" é o Seiri, que está diretamente ligado ao "senso de utilização" e, de acordo com a metodologia 5s original, é o primeiro passo a ser implementado, já que "prepara o terreno" para a aplicação das demais premissas. Seu objetivo principal é identificar o que, de fato, é útil para o ambiente e o que pode - e deve - ser eliminado em prol da eficiência.

Na prática, a sua implementação tem como premissa garantir a otimização do espaço e evitar o desperdício de recursos e insumos com itens que não sejam extremamente necessários à rotina de determinada operação.

Além disso, o Seiri também serve para aprimorar o uso daquilo que já é útil e, do ponto de vista gerencial, pode ajudar a reduzir os tamanhos dos estoques ou os itens operacionais que não estejam agregando o devido valor aos processos.

Seiton (senso de organização)

Após implementar o Seiri, o próximo passo se refere diretamente à organização daquele ambiente da maneira mais adequada e eficiente.

Esse senso de organização - ou seiton em japonês – quando aplicado à logística visa garantir que os itens mais importantes sejam mais facilmente acessados e ainda melhorar o ambiente em geral.

Para que isso seja possível, na rotina de um armazém são utilizadas ferramentas como etiquetas, códigos de barras e métodos de padronização dos itens e insumos, otimizando a gestão de informações e dados.

O estoque passa a ser muito mais útil e eficiente quando nele é aplicado esse senso, permitindo que todos os seus itens armazenados e faturados sejam encontrados e movimentados de forma mais rápida.

Nesse senso do 5s na logística, ainda é possível reforçar a relação com o objetivo de otimizar o tempo, evitando qualquer atraso ou perda em processos comuns do setor, como identificação de produtos, endereçamento e rastreamento, entre outros.

Seiso (senso de limpeza)

A proposta principal do seiso é a “limpeza", que, de fato, está atrelada a um conceito de higiene e, na prática, está ligada com o senso de organização.

Quando esse “s” é inserido em um ambiente logístico, como um armazém ou centro de distribuição, é evidente que essa questão se torna primordial para garantir mais eficiência operacional e evitar problemas comuns em estoques mal geridos e sem cuidados adequados, como desperdícios, perdas de materiais e desorganização, entre outros fatores.

Desse modo, a higiene do ambiente também se torna uma abordagem fundamental e crucial para a construção de um bom local de trabalho, principalmente porque ajuda a aumentar a produtividade e a diminuir os retrabalhos e erros, que podem colocar em risco a integridade de equipamentos, produtos e até mesmo a saúde dos colaboradores.

Esse terceiro dos 5s na logística também está relacionado à questão colaborativa, de fazer com que cada colaborador ajude na conservação daquele ambiente de trabalho, assim como a sua segurança.

Podemos somar esse novo "S" à sequência do que vimos até agora: o que é útil, deve estar organizado e - agora - limpo para ser acessado o mais rápido possível, sem qualquer necessidade de retrabalho e sem perda de tempo.

Seiketsu (senso de normalização)

O quarto “S” é o chamado senso de padronização ou normalização, quando a empresa deve fazer a mudança de suas rotinas para que as mesmas fiquem mais adequadas e, ao mesmo tempo, garantam a consistência do que já foi antes implementado.

Na prática, o que é padronizado dentro da cadeia de suprimentos se entende como um modelo a ser seguido, ou seja, diminuindo qualquer risco de retrabalho e perdas efetivas no cumprimento de qualquer atividade do processo em questão.

Nesse ponto, é possível buscar a melhoria dessa atividade, pois já existe uma referência que funciona e traz resultados. Em outras palavras, esse senso defende a busca contínua de melhorias e ajustes daquilo que já está em operação.

Shitsuke (senso de disciplina)

O último dos 5s na logística se relaciona ao que chamamos de senso de disciplina e, talvez, esse seja um dos principais desafios na implementação eficiente e contínua da metodologia.

É fato que, manter a disciplina é algo que exige uma atenção especial, independente da atividade. Ou seja, a ideia de implementação de qualquer procedimento ou projeto tende a se desgastar com o tempo e, obviamente, se não houver um trabalho de reforço, lembrança ou atualização, certamente, as práticas mudarão dia após dia, podendo perder a sua efetividade.

Portanto, é importante ressaltar que a manutenção de todos os primeiros S exige muita disciplina, pois basta o menor dos descuidos para que os velhos hábitos e práticas retornem e a metodologia não possa oferecer todos os benefícios que é capaz.

Embora seja imprescindível implementar um senso de autodisciplina e que englobe todos os colaboradores envolvidos, isso não se trata de fiscalizar e punir pessoas. A ideia é garantir que cada um desenvolva a consciência necessária para se manter dentro desses padrões esperados.

Também é importante dizer que o quinto dos 5s na logística trata, também, sobre os padrões éticos e morais de cada um que torna aquela operação possível na empresa, o que garante que não seja necessário disponibilizar uma chefia para realizar a fiscalização o tempo todo.

E como implementar, na prática, o 5s na logística?

Agora que você já conhece os 5s na logística, já deu para ter uma ideia geral do que é preciso para tornar esse conceito realmente eficiente na rotina de uma empresa, certo? Agora, vamos ver como é a aplicação de cada S.

Seiri

O senso de utilização analisa os melhores locais para a realocação de ferramentas e materiais, além de implementar as medidas necessárias para combater os desperdícios, mantendo o controle adequado do estoque, realizando inventários periódicos, analisando o uso de cada item e preservando somente o que é útil.

Seiton

Entre as principais práticas do senso de ordem que podem ser adotadas estão a organização da frota – e o investimento em inovação tecnológica para manter o seu perfeito funcionamento; a averiguação dos equipamentos e o descarte daqueles inoperantes; manter os reparos e a manutenção dos equipamentos em dia; reorganização dos ambientes de trabalho; mapeamento dos processos e identificação das atividades repetitivas, desnecessárias e pouco produtivas; implementação de um sistema que permite a etiquetagem e classificação dos materiais, facilitando a sua identificação e acesso.

Seiso

O senso de limpeza envolve educar os colaboradores para que a higienização do local não seja comprometida. Além disso, ajuda a melhorar a melhorar a conservação de ferramentas, equipamentos e demais itens, mantendo uma comunicação mais clara e objetiva com todas as equipes.

Seiketsu

O senso de padronização ajuda a manter um nível mais adequado dos processos logísticos ao adotar tecnologias que otimizem e permitem definir as melhores rotas a serem seguidas no transporte de cargas. Esse senso também permite elaborar um cronograma para realizar a manutenção dos equipamentos, além de otimizar o tempo e as atividades operacionais com a normatização de etiquetagem, localização e placa dos veículos e máquinas.

Shitsuke

O senso de autodisciplina orienta os colaboradores a realizarem da melhor forma possível as suas funções e, assim, melhorar os resultados de forma ideal. Nesse contexto, é importante investir em treinamentos para que cada colaborador desenvolva novas habilidades e, assim, possa alcançar os padrões estabelecidos pela empresa.

Quais as vantagens da metodologia 5s para a logística?

Aplicar uma metodologia no ambiente corporativo é um desafio para qualquer empresa, pois, além de depender de uma mudança no modo de agir e pensar dos colaboradores, precisa do comprometimento de todos para que as práticas adotadas deem certo.

A metodologia 5S na logística pode oferecer ótimos resultados com a sua implementação, que são visíveis tanto na melhora da organização quanto na otimização do trabalho. Existe uma infinidade de vantagens , entre as principais delas, vale a pena destacar:

· Aproveitamento do espaço.

· Ambiente mais limpo e organizado.

· Redução de custos e riscos.

· Melhoria de vida dos colaboradores.

· Melhoria nas condições de trabalho.

· Maior controle de estoque.

· Aumento da produtividade.

· Erros detectados mais facilmente.

· Prevenção de acidentes.

· Redução do desperdício de tempo na busca por equipamentos utilizados nos processos diários.

· Redução de falhas na logística.

· Maior segurança para as cargas.

· Melhoria na qualidade das entregas.

A metodologia 5S na logística é uma forma de motivar organização, limpeza, produtividade e resultados financeiros para a empresa. Ao conhecer os princípios envolvidos, o gestor tem mais facilidade em colocar a metodologia em prática e assim aproveitar seus resultados.

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Assista ao MáximaCast #64, podcast do Grupo Máxima e descubra o que as PME's podem aprender com os grandes centros de distribuição:

9 Dicas essenciais para tornar sua gestão de compras eficiente

Saiba o que é e como otimizar melhor a gestão de compras em sua empresa com boas práticas e tecnologia adequada.

Garantir uma gestão de compras eficiente dentro da empresa é papel fundamental dos gestores, e tal estratégia é pilar imprescindível para a integração completa de qualquer cadeia de supply chain.

Afinal, inevitavelmente o setor de compras precisa trabalhar em conjunto com vendas, marketing, logística de estoque e de distribuição.

E para abordar melhor algumas dicas e vantagens práticas sobre a implementação de uma gestão de compras mais eficientes em sua empresa, preparamos um post completo sobre o tema e destacamos uma série de informações úteis ao longo do material a seguir. Acompanhe.

Afinal, o que define uma gestão de compras eficiente?

Toda empresa conta com um setor de compras, ou, no mínimo, dedica um colaborador para realizar os pedidos para reabastecer seus estoques, produções e distribuição de vendas.

O papel dessa área é justamente garantir insumos ou produtos acabados para alimentar as demais etapas da cadeia de distribuição, seja para a venda direta, seja para algum processo produtivo.

No entanto, o que vemos muitas vezes na prática são processos automáticos de compras e pouco estratégicos dentro das empresas, excluindo qualquer tipo de planejamento realmente estratégico nesses setores.

Em outras palavras, é muito comum se deparar ainda com almoxarifados e estoques com modelos de gestão de compras muito obsoletos, em que equipes não se integram com os demais setores, não contam com tecnologia e controles apurados e realizam seus pedidos de forma manual e praticamente automática a cada período.

É justamente isso que define uma gestão de compras desorganizada e se diferencia de um conceito moderno de eficiência e qualidade.

Hoje, além da necessidade de integrar o setor de compras às vendas e à logística de qualquer empresa, é fundamental, também, agregar novas ferramentas e metodologias às rotinas dessas equipes, tornando, assim, seus controles mais apurados, pedidos mais estratégicos e negócios mais eficientes.

Logo, a definição de gestão de compras se refere a um modelo amplo e integrado dos pedidos da empresa, no qual se leva em consideração não apenas o reabastecimento de estoques, mas também fatores como redução de custos, previsibilidade, periodicidade, giro de produtos, capacidade logística, entre inúmeros outros.

Por que a gestão de compras precisa estar integrada a outros setores da empresa?

Dando continuidade ao tópico anterior, um dos principais diferenciais de uma gestão de compras eficiente está atrelada à capacidade de integração da área com outros setores da empresa, em especial o de vendas, marketing e logística.

Afinal, como organizar e disponibilizar produtos suficientes em seu estoque, sem, por exemplo, ter conhecimento de novas campanhas de vendas da empresa?

E quando tratamos de integração entre os setores, o mesmo vale para o sentido contrário! Ou seja, não é só o setor de compras que precisa estar atento às novas ações do marketing e vendas, mas também o inverso. A equipe comercial, antes de bater o martelo, também precisa se integrar para saber a capacidade operacional da distribuição, o orçamento disponível para novos pedidos, o espaço para estoque, as demandas para distribuição etc.

Porém, na prática, essa integração quase sempre encontra empecilhos e gargalos como:

E como otimizar a gestão de compras na prática?

Assim como qualquer outro processo administrativo e estratégico de uma empresa, a gestão de compras é completamente variável e flexível às necessidades e características de cada negócio.

Logo, não há uma receita pronta para uma gestão de compras eficiente e aplicável a todos no mercado. É papel do gestor identificar e mensurar todos os problemas e buscar soluções mais adequadas a eles em sua rotina.

No entanto, de uma forma geral, alguns fatores e aspectos comuns são imprescindíveis dentro de uma gestão de compras, independentemente do tamanho ou área de atuação da empresa. E são essas dicas que compartilharemos a seguir. Confira!

1. Aumente o controle de seu estoque

Uma boa gestão de estoque é pilar essencial para a eficiência nos processos de compras e de novos pedidos. Isso inclui, por exemplo, maior controle de entrada e saída de produtos das prateleiras, inventários frequentes e bem elaborados, capacidade de monitoramento da movimentação interna dos itens, acompanhamento do giro de estoque, entre outras atividades fundamentais na rotina de um depósito.

Para isso, indica-se também a implementação de ferramentas tecnológicas, que possibilitem otimizar tais controles e garantir mais agilidade e segurança na sua gestão.

2. Planeje seus pedidos

Como destacamos, a gestão de compras eficiente inevitavelmente precisa estar integrada a outros setores do negócio, em especial, no que se refere ao planejamento de novos pedidos.

Com isso, a comunicação com a equipe comercial e de logística precisa estar muito bem alinhada e, portanto, levar em consideração alguns fatores imprescindíveis, como:

3. Trabalhe uma gestão de fornecedores

Uma outra atividade fundamental na gestão de compras é a de manutenção contínua de seus fornecedores. Na prática, isso envolve desde a atualização de cadastro, até a busca de novas alternativas disponíveis no mercado.

Afinal, em mercados extremamente dinâmicos com os de hoje, é importante sempre que os compradores se atentem a variações de preços, tendências, oportunidades e novas soluções disponíveis.

Para isso, indica-se mais uma vez deter de ferramentas avançadas de controle, que permitem atualizações constantes de fornecedores, comparação de cotações, históricos de pedidos, entre outras informações.

Também recomenda-se manter uma relação mais próxima aos fornecedores primordiais, realizando reuniões constantes, visitas técnicas e demandando soluções mais personalizadas às necessidades de sua gestão de compras.

4. Controle o seu giro de estoque

Uma outra prova de que o setor de compras está ligado diretamente à gestão de estoque é a necessidade em se controlar o giro dos produtos no depósito.

Afinal, uma gestão de compras desorganizada e que insiste em processos automáticos de pedidos, tende a tornar o estoque cada vez mais ineficiente e as consequências são inúmeras, como:

Sendo assim, controlar o giro de estoque tende a melhorar - ou até evitar - esses problemas, garantindo pedidos mais eficientes e sem interferir negativamente no fluxo das demais etapas da cadeia de distribuição.

5. Implemente uma Curva ABC

Uma dica para otimizar a sua gestão de compras é trabalhar uma Curva ABC em seu estoque. Na prática, esse método ajuda a organizar melhor a dinâmica do armazém e, consequentemente, flexibilizar a gestão de compras também.

Em uma Curva ABC, os itens são classificados em três diferentes categorias, sendo a A dedicada àqueles primordiais e que geram mais lucros para a empresa, a B com produtos de saída mediana e, por fim, a C que se refere às mercadorias de menor giro e com menos influência nas vendas.

Dessa forma, a gestão de compras passa a entender quais são os produtos que demandam pedidos maiores e com frequências mais constantes (categoria A e B) e quais aqueles que são necessários controles mais espaçados (categoria C).

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6. Acompanhe as vendas

Para um melhor planejamento da gestão de compras e evitar gargalos clássicos na gestão de estoque, é fundamental que o gestor acompanhe e preveja corretamente suas demandas de vendas.

Por isso, mais uma vez, reforçamos a importância da integração do setor de compras com a equipe comercial e logística.

Metas e previsões precisam ser elaboradas de forma factível, levando em consideração a capacidade operacional, o orçamento de pedidos e a disponibilidade de estoque da empresa.

7. Realize inventários frequentes

Uma atividade fundamental na gestão de estoque - e consequentemente na gestão de compras - é o inventário.

Afinal, saber exatamente qual a disponibilidade de cada produto nas prateleiras e no controle administrativo é fator imprescindível na rotina de qualquer gestor.

Porém, para isso, indica-se também a implementação de ferramentas e soluções tecnológicas que permitem a otimização e acuracidade na contagem dos estoques, evitando assim erros manuais, retrabalhos, perda de tempo e até mesmo prejuízos para o negócio.

Logo, muito além de realizar inventários em sua empresa, é fundamental que eles sejam devidamente eficientes, ágeis e que forneçam números e dados exatos.

8. Invista em tecnologias de gestão

Visto todas as necessidades práticas que uma gestão de compras e estoque precisam conjuntamente em suas rotinas, a implementação de tecnologias e ferramentas de controle passa a ser fator diferencial para esses setores também.

Sendo assim, é muito comum que empresas implementem soluções completas e já integradas em um único sistema, como é o caso do WMS (Warehouse Management System).

Na prática, o sistema WMS permite otimizar a cadeia de supply chain da empresa de ponta a ponta, desde o recebimento dos produtos nas docas do armazém, até o seu carregamento no caminhão.

Além disso, garante o cadastro completo de itens, fornecedores, movimentações e controles gerais, o que proporciona uma visão muito mais ampla e estratégica ao setor de compras, evitando assim desperdícios, custos elevados, perdas e erros manuais.

9. Inove seus métodos logísticos

Um dos principais desafios para a gestão de compras eficiente é conseguir equilibrar a demanda de vendas com a capacidade operacional da empresa. Em outras palavras, muitas vezes há orçamento para novos pedidos, demanda de consumo no mercado, porém, ao mesmo tempo, falta espaço para estoque.

Ainda que isso demande soluções estratégicas e tomadas de decisões adequadas dos gestores, há muitas alternativas disponíveis e aplicadas no mercado e que podem servir de inspiração, como:

Assista ao vídeo abaixo e confira essas dicas de ouro para implantação de um sistema WMS com qualidade

Como a tecnologia ajuda a transformar a gestão de compras mais eficiente?

Em plena Era 4.0, setores como compras, vendas, marketing e logística passam constantemente por uma transformação digital em suas rotinas e acompanhar isso é fator primordial para a evolução das empresas.

Hoje, insistir em processos manuais e obsoletos para os pedidos de sua empresa é se fadar ao atraso, correr riscos e perder espaço para a concorrência.

Conforme destacamos no último tópico, a exemplo de soluções modernas tanto para a gestão de compras, como para a de estoque, o sistema WMS é uma ferramenta completa e que permite integrar diferentes tarefas, que até então eram difíceis ou até impossíveis de serem realizadas com excelência de forma manual.

Na prática, com a ajuda de coletores de dados e códigos de barras, o gestor passa a poder personalizar seus controles e ter uma gestão muito mais ampla e dinâmica de cada "passo" dado dentro do armazém.

Ou seja, é possível controlar, por exemplo, o tipo de produto que chegou, sua SKU, o endereçamento correto, sua data de validade, número do pedido, nome do fornecedor, entre outras inúmeras informações.

Além de otimizar a gestão de estoque, reduzir custos e viabilizar uma movimentação mais eficiente de cada produto, o sistema WMS também agrega inúmeras atividades úteis para a gestão de compras.

Entre suas diversas funcionalidades, podemos destacar o cadastro de novos fornecedores e produtos, monitoramento interno do armazém, histórico de pedidos, relatórios gerenciais e uma enorme capacidade de armazenamento de dados importantes de cada item e fornecedor.

Em resumo, essas são algumas dicas e informações úteis sobre como tornar sua gestão de compras mais eficiente e como certas práticas e a implementação de tecnologias adequadas são fatores imprescindíveis no dia de hoje.

Gostou? Quer conferir mais dicas para otimização dos processos em sua empresa? Então, aproveite e leia também nosso próximo post e descubra 10 dicas essenciais para uma gestão de estoque inteligente. Boa leitura!