Passo a passo para criar uma planilha de controle de frota

planilha de gestão de frota blog

 

Para extrair o máximo dos ativos da sua empresa, é necessário controlá-los adequadamente. Isso pode ser feito de diferentes maneiras, dependendo da necessidade de cada setor. De qualquer forma, é preciso gerir custos e otimizar a operação como um todo. É nesse sentido que o uso de uma planilha de controle de frota merece atenção.
Com o devido controle, empresas conseguem eliminar o gargalo de desperdícios e ainda encontram caminhos para investir na evolução do empreendimento.
Pense se você tem a informação precisa a respeito da quantidade de veículos na sua frota e da disponibilidade deles para a sua demanda atual. Além disso, se existe uma programação para que a manutenção seja feita no tempo certo.
A realidade é que, sem essas informações, provavelmente, você não terá como tirar o melhor proveito possível da sua frota. É por isso que ensinamos, a seguir, como criar uma planilha de controle de frota eficiente.

A importância da gestão de frotas

Por gestão de frotas entendemos o gerenciamento dos veículos de uma empresa de transporte ou serviços. Com ela, é possível centralizar dados a respeito dos carros, sua manutenção, quilometragem, entre outros para ter como administrar a frota e, consequentemente, tomar decisões assertivas em relação a ela.
Logo, a importância da gestão de frotas é, justamente, oferecer maior eficiência para a empresa em relação a um setor tão importante para ela.
É a gestão de frotas que permitirá o planejamento e o controle eficaz dos processos, sempre em função de informações claras a respeito dos ativos e seus impactos no dia a dia.
Para que isso seja feito, é preciso considerar uma série de aspectos, como a forma como os condutores estão atuando no dia a dia e a condição atual dos veículos. Isso sem citar questões referentes ao uso dos combustíveis e até às rotas escolhidas para trajetos de dia a dia.
Em resumo, uma gestão de frotas eficiente é o que qualquer empresa precisa para ter como acompanhar suas movimentações com maior precisão e, assim, entender se os processos estão sob controle. É assim que algumas das maiores companhias do mundo fazem para saber se suas ações estão mais caras ou mais baratas do que o esperado, se apresentam maior ou menor eficiência e se como um todo o potencial da frota está sendo bem aproveitado.

Os benefícios de pensar no controle de frota

Além dos exemplos citados, com um controle de frota adequado, é possível não só aumentar a produtividade de toda a sua operação, como, também, maximizar seus resultados. Consequentemente, o gestor tem como tomar decisões em função dos dados extraídos corretamente e se tornar mais competitivo no mercado.
Em resumo, o controle de frota é um elemento essencial para transformar a sua empresa a partir de uma boa gestão de frotas e criar um posicionamento adequado para quem pretende chegar mais longe no setor em que atua.
. custos;
· ativos;
· política de frotas.
É preciso considerar a gestão de custos fixos e variáveis, os cadastros e acompanhamentos de cada operação, além das diretrizes gerais para o trabalho com os elementos da frota.
Com a frota controlada, sua capacidade de tomar decisões também será otimizada. Afinal, é muito mais fácil encontrar caminhos quando você tem a informação certa para tanto.

Como fazer o controle de frota

A ideia é que você tenha algum critério para orientar esse controle. Do contrário, a falta de organização será a marca da sua empresa.
Sendo assim, o mais indicado é recorrer a soluções que podem ser mais ou menos avançadas. No caso da planilha de controle de frota, por exemplo, ela permite o registro simples e rápido de movimentações imediatas e auxilia no controle daquilo que está mais próximo dos responsáveis.
É por isso que vale a pena saber melhor sobre como ela funciona, e de que formas é possível inserir essa solução no dia a dia do seu negócio.

Saiba o que é a planilha de controle de frota

A planilha é um recurso muito útil especialmente para empresas que ainda não contam com uma metodologia padronizada. Isso porque ela é simples e acessível. O mais interessante é que ela pode ser criada em ferramentas como o Excel, por exemplo.
É fato que existem soluções extremamente completas que permitem ao gestor um controle automático muito mais robusto. Entretanto, nem sempre elas estão ao alcance da empresa. Muitas vezes, elas se tornam necessárias apenas em um segundo momento.
Neste caso, falando em planilha de controle de frota mais simples, estamos nos referindo a um documento de acesso rápido, no qual devem constar apenas determinadas informações.
Posteriormente devem ser incluídos o controle de custos fixos e variáveis. Elementos como combustível, tendo em vista seu consumo diário, locais de reabastecimento, entre outros, que apontam o desempenho dos veículos.

Como montar uma planilha de controle de frota

Como exemplo, podemos montar o seguinte esquema pensando na gestão de frota.

Na aba 1, faça o cadastro dos condutores

Entre outros motivos para fazer esse registro está a facilidade para identificar o responsável diante de qualquer eventualidade que ocorrer com o veículo.
É preciso entender o motorista como um dos custos mais importantes da frota, já que, além do salário, ele impacta também na manutenção do veículo, uma vez que sua ação determina maior ou menor custo com combustíveis, multas, entre outros.
Portanto, o ideal é inserir nome, CPF e CNH com data de vencimento de cada condutor na sua planilha de controle de frota.

Na aba 2, cadastre os veículos

Você pode montar o seu inventário na sua planilha de controle de frota. Basta levantar as seguintes informações a respeito de cada veículo:
·placa;
·modelo;
·ano;
·data de vencimento do documento;
·condutor responsável.
Quanto mais completas forem as informações, maior será o seu controle sobre os ativos do seu negócio.

Na aba 3, organize o controle de manutenção

É possível pensar em duas formas de controlar a sua manutenção de veículos. A primeira, de forma preventiva e a segunda, corretiva.
Para tanto, considere na sua planilha de controle de frota:
· o nome do serviço a ser realizado;
· a placa do veículo;
· o fornecedor escolhido;
· a data da última intervenção;
· o odômetro do último serviço realizado;
· a data estimada do próximo serviço;
· o odômetro do próximo serviço.
Acompanhe o manual de fabricação de cada veículo para fazer os procedimentos de acordo com o indicado pelas
empresas.
Quanto ao controle de serviços de correção, organize a sua empresa em função de:
·nome do serviço;
·placa;
·fornecedor;
·odômetro;
·valor;
·data;

·tipo de serviço.

 

Na aba 4, defina os custos fixos

Faça uma diferenciação entre custos fixos e variáveis e pontue os fixos na sua planilha de controle de frota. Isso é importante também para que você tenha como avaliar se esse tipo de despesa faz sentido com a realidade do seu negócio.
Lembre-se que os custos fixos são aqueles que nunca variam, mesmo que você percorra uma distância maior com os veículos. Aliás, eles precisam ser inseridos no seu orçamento mesmo quando a frota está parada. É o caso do valor pago no financiamento e os seguros dos veículos.

Na aba 5, organize o consumo de combustível

Poucos custos variáveis são tão importantes quanto o combustível. Por isso, controle o abastecimento anotando as seguintes informações:
·placa do veículo;
·tipo de combustível utilizado;
·o motorista responsável;
·a data;
·o odômetro;
·o posto de combustível usado para reabastecer;
·o tipo de combustível escolhido;
·a quantidade inserida;
·o valor gasto no reabastecimento.

Na aba 6, faça a gestão de pneus

Aqui, a ideia é melhorar a visão operacional para identificar eventuais problemas mais rapidamente.
Considere, então:
·o modelo de cada conjunto por veículo;
·suas dimensões;
·desenho e marca;
·motivo da retirada, caso haja;
·cadastro do chassi;
·chassi base;
·número de identificação.

Na aba 7, faça o controle de pedágio

É importante ter atenção aos gastos que a empresa tem com pedágios. Por isso, registre cada despesa para ter como planejar trajetos alternativos.
Esse tipo de ação permite a você avaliar a viabilidade de investimentos como sistemas de rastreamento e o controle de lançamentos de pedágios.

Na aba 8, controle os custos diários

Por fim, é importante que você tenha um documento para inserir informações a respeito do que acontece a cada dia.
Assim o controle se torna mais preciso e eventuais intervenções podem ser realizadas mais rapidamente.
Um exemplo é a anotação de multas. Elas não ocorrem todos os dias, mas tendo como controlar isso dentro de um relatório você tem como identificar padrões e até entender o que pode estar por trás desse problema para a empresa.

A planilha de controle de frota e o sistema de gestão

O fato é que com uma simples planilha você já consegue organizar o seu negócio considerando o controle temporário. Isso é especialmente interessante para ações mais imediatas. Entretanto, para ter acesso a algo mais completo o ideal é contar com um sistema de gestão.
. abastecimento;
· pneus;
· manutenções periódicas;
· infrações;
· entre outros.
A ideia é que o gestor tenha como integrar os mais diferentes dados em um único sistema. Consequentemente, o controle das operações tem como se tornar mais avançado.
Tenha em mente que o devido controle de informações é um dos elementos mais importantes dentro de qualquer negócio e não é diferente no que diz respeito à frota. É por isso que pensar tanto no uso da planilha de controle de frota quanto de uma solução mais avançada é tão importante. Esse interesse representa, no fim das contas, a preocupação que o gestor tem de tornar o seu negócio mais fácil de ser administrado e, consequentemente, mais sujeito a prosperar.
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