Passo a passo para realizar a gestão de multas dos caminhões

Entre os inúmeros gastos que a sua frota pode gerar a empresa, vale destacar os chamados custos variáveis como um dos mais importantes e fundamentais a se controlar, como exemplo a gestão de multas dos caminhões.

Por esse motivo, realizar uma boa gestão de multas dos caminhões é uma atividade imprescindível e que deve ser levada em consideração como fator estratégico dentro do gerenciamento de frotas do negócio.

Caso contrário, o acúmulo dessas contas ou mesmo a falta de pagamentos dentro do prazo podem acarretar em prejuízos maiores e, inclusive, trazer problemas mais sérios com as entregas, como apreensões do veículo, por exemplo.

E se você quer saber como realizar a gestão de multas da sua frota de forma otimizada e com ferramentas próprias para isso, não deixe de conferir as dicas que separamos ao longo deste texto.

Vamos começar? Boa leitura!

Afinal, o que podemos definir como gestão de multas para frotas?

Na prática, podemos dizer que a gestão de multas para frotas é uma estratégia que visa utilizar diferentes ações para controlar, monitorar e reduzir o número de infrações e ocorrências dos caminhões de uma empresa, assim como direcionar as melhores tratativas para cada caso.

Sendo assim, a gestão de frotas tem como objetivo mensurar e cuidar dos custos referentes às penalidades cometidas pelos motoristas e, dessa forma, reduzir a frequência e buscar melhorias nas operações futuras também.

Além disso, uma boa gestão de multas para frotas pode agregar diretamente em fatores positivos, tanto para a empresa, como para o condutor em si, tais como, otimizar pagamentos, não perder prazos para abertura de recursos, controlar a pontuação, gerir a transferência de pontos, evitar a suspensão da CNH, entre outros.

Quais as vantagens de se realizar uma boa gestão de multas?

Muito além de custos, as multas podem acarretar em outros problemas para a empresa e seus condutores.

Logo, não realizar uma gestão de multas de forma eficiente pode ser sinônimo de ineficiência logística em muitos casos.

Por exemplo, se um veículo circula com multas em aberto ou com o condutor com penalidades pendentes de pagamento, uma simples parada policial pode gerar inúmeras dores de cabeça e, inclusive, a interdição da operação.

E essa conta não pode chegar ao cliente final, seja por atraso, seja por aumento do frete! Logo, é uma responsabilidade única e exclusivamente da empresa e transportador.

E para enumerar as vantagens práticas que uma boa gestão de multas para frotas pode agregar, vale destacar os seguintes pontos:

Redução de custos

Como já bem destacado, multas são custos variáveis dentro da gestão de frotas. Ou seja, são custos que não fazem parte do planejamento da operação, mas que podem ocorrer ao longo das entregas.

Portanto, precisam ser considerados, ainda que não seja possível prever exatamente seus valores e ocorrências.

De toda forma, eles têm peso direto para a gestão de frotas e, inevitavelmente, devem ser inclusos nas margens das operações.

E quando se implementa uma gestão de multas eficiente e com o devido monitoramento, a tendência é que esses custos passam a baixar ou, pelo menos, a ser mais controlados pelos gestores.

Ouça o MáximaCast abaixo e confira 5 dicas para reduzir o custo logístico!

Monitoramento de gastos

Um outro ponto importante da gestão de multas é a possibilidade de se monitorar essas penalidades e entender onde pode ser melhorado, a fim de se evitarem novas cobranças.

Afinal, muitas empresas encontram dificuldades nessa gestão, justamente por tratarem os casos como algo automático e passível de acontecer. Em outras palavras, as multas simplesmente chegam e são pagas, sem nem sequer considerar uma análise ou estratégia de melhoria futura.

Diferente desse cenário, quando se tem ferramentas adequadas e um controle mais apurado, o gestor consegue monitorar cada ocorrência, assim como os dados inerentes a ela, tais como o nome do motorista, placa do veículo, dia, horário, local, históricos passados, entre outras informações.

E como base nisso tudo, fica mais fácil tomar decisões assertivas, aplicar penalidades, melhorar a política interna entre os condutores, aplicar treinamentos etc.

Qualifica o condutor

Uma outra vantagem agregada pela boa gestão de multas de frotas pode ser associada à capacitação e qualificação do condutor da empresa.

Afinal, a ideia de monitorar a frequência e o motivo das ocorrências dos caminhões não deve ser de punir o motorista, mas de buscar entender as causas e, dessa forma, encontrar as melhores tratativas para que elas não voltem a ocorrer.

Com base nos dados da gestão de multas, o gestor pode promover ações de qualificação, treinamentos, novas políticas e até mesmo reconhecimentos e premiações aos condutores.

Reduz penalidades na CNH

Muito além dos custos acarretados e dos problemas gerados para o veículo, as multas têm peso direto para a CNH dos condutores e isso precisa ser adequadamente gerido para se evitar maiores dores de cabeça e até mesmo a apreensão do documento.

Como isso, a gestão de multas também tem um papel essencial em atividades e práticas comuns nas transportadoras, como o controle das pontuações da CNH, transferências de pontos etc.

Aumenta a disponibilidade de veículos

Um dos problemas mais clássicos entre empresas que não realizam uma boa gestão de multas é encontrar carros parados no pátio em perfeito estado, mas impossibilitados de rodar devido pendências.

Na prática, isso é sinônimo de prejuízos, atrasos e ineficiência logística, o que pode gerar insatisfação nas entregas, incapacidade operacional e custos muito mais elevados.

Melhora o desempenho das entregas

Aproveitando o gancho do tópico acima, a gestão de multas da frota tem sim influência direta com a qualidade de suas entregas pelos mais variados motivos já destacados acima.

No entanto, é muito importante reforçar essa questão, já que ainda é comum muitos gestores não assumirem essa relação do gerenciamento com a qualidade das operações.

Como enumeramos acima, uma simples parada policial ou de fiscalização pode atrasar sua entrega, ou mesmo interrompê-la por completo, justamente por falhas ou falta de uma gestão adequada de multas.

Reforça o compromisso da empresa

Sua empresa preza pela boa imagem, reputação e qualidade com os serviços contratados pelos clientes. Então, entenda que uma boa gestão de multas de frotas é ponto crucial para isso e que essa prática pode agregar inúmeros benefícios para a imagem de seu negócio.

Do cumprimento de prazos nas entregas, até a boa relação com os órgãos fiscalizadores, uma gestão de multas eficiente traz diversas vantagens à suas operações.

Qual o peso das multas para a gestão de frotas?

Ainda que seja difícil estipular um panorama geral sobre o peso das multas na gestão de frotas, essas penalidades são consideradas custos logísticos de alta relevância para as empresas.

Além disso, cada atividade e as regiões de atuação podem apresentar índices distintos para cada caso.

Logo, para querer saber qual o real peso das multas na gestão logística, o mais indicado é mensurar esses dados dentro de cada empresa e não tentar enxergar uma visão geral.

Afinal, se a sua empresa investe nessa estratégia e conta com ferramentas adequadas para o controle, tenha certeza de os números e índices serão bem diferentes de qualquer outra transportadora no mercado.

E como reduzir as multas da frota na empresa?

Uma boa gestão de multas de frota requer ações assertivas e um trabalho contínuo de monitoramento e controle das penalidades dos motoristas.

Logo, como sugestão, podemos listar uma série de procedimentos indicados para se buscar uma redução na incidência de multas com os seus caminhões. Confira!

Capacite o seu motorista

Inevitavelmente, o o motorista é o principal personagem responsável pelas multas recebidas nas operações e, portanto, se preocupar com o desempenho e o compromisso deste profissional é fator fundamental em toda entrega.

Com isso, indica-se investir em capacitação profissional, atualização sobre normas e leis de trânsito, treinamentos, eventos etc.

Clique aqui e descubra como realizar uma avaliação de desempenho dos motoristas.

Reforce as políticas de frotas

Toda transportadora deve elaborar uma política de frotas clara e transparente e de fácil acesso aos condutores e outros envolvidos nas operações.

Nesse documento, preze por boas práticas de condução, conservação do patrimônio, estabeleça regras e normas internas, penalidade, premiações etc.

Monitore suas entregas

Hoje, graças ao advento de novas tecnologias e ferramentas, é possível implementar diversas soluções de monitoramento e acompanhamento das entregas.

E dessa forma, é mais fácil reforçar certos cuidados nos trajetos específicos, levantar históricos de ocorrências nas mesmas rotas, mensurar custos passados, entre outros dados.

Implemente um sistema de gestão de multas

Outro exemplo de ferramenta disponível no mercado logístico hoje são softwares de gestão de frotas com funcionalidades de gerenciamento de multas.

Na prática, esses sistemas permitem cadastrar toda e qualquer ocorrência dos caminhões com o máximo de detalhes e dados necessários para seu controle e monitoramento.

E como um software específico pode otimizar a sua gestão de multas?

Dando prosseguimento ao que comentamos acima, hoje já é possível implementar soluções tecnológicas com funcionalidades específicas para a gestão de multas de frotas.

Esse tipo de ferramenta permite não somente melhorar o controle das ocorrência, como otimizar todos os processos inerentes a essa atividade, agregando melhorias administrativas, respeito aos prazos de pagamentos, gestão de dados e informações de cada responsável, gestão dos veículos etc.

Entre as inúmeras vantagens agregadas pela transformação digital da gestão de multas de frotas, vale destacar algumas delas a seguir. Confira!

  • pagamentos em dia;
  • controle de pontos;
  • históricos de ocorrências passadas;
  • controle de custos;
  • gestão de dados e informações (por motorista, veículo, data, hora, local etc.);
  • relatórios gerenciais.

E como gerenciar as multas de sua frota com a solução da OnBlox?

Entre as diferentes soluções logísticas desenvolvidas pela OnBlox, vale destacar o TMS (Transportation Management System) que a empresa oferece a seus clientes e que conta com uma funcionalidade completa e exclusiva para otimização da gestão de multas de frotas.

E para mostrar como a utilização dessa ferramenta é extremamente ampla e simples, nós preparamos um pequeno passo a passo de como funciona essa função dentro da plataforma.

  1. acesse a funcionalidade de gestão de multas no TMS;
  2. o primeiro passo é cadastrar o órgão autuador (Detran, PRF, DER, CMTT etc.);
  3. em seguida, escolha o tipo de infração já pré-definida pelo próprio sistema;
  4. nesse passo, caso a multa já tenha sido cadastrada, o próprio TMS vai identificar e permitir - ou não - o prosseguimento do cadastro;
  5. depois, basta preencher os dados gerais da ocorrência (veículo, motorista, CNH etc.);
  6. por fim, inclua os detalhes relevantes daquela multa, caso ache necessário.

Automaticamente, a partir desses simples passos, o gestor passa a ter total controle das ocorrências e com uma base de dados completa para efetuar as regularizações e tomar as devidas tratativas junto a sua equipe.

Em resumo, essas são algumas dicas essenciais sobre a importância de se realizar uma boa gestão de multas para frotas e como isso pode ser otimizado por meio de ferramentas tecnológicas e avançadas como o TMS da OnBlox.

E se você quer saber mais detalhes sobre essa ferramenta e como implementá-la na prática em sua empresa, não deixe de conversar com um de nossos especialistas e agende uma apresentação de nossas soluções.

 

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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