Sistema para controle de frota: como escolher o seu?

Um Sistema para controle de frota pode ser o que a sua empresa precisa para melhorar o controle dos veículos. Com ele, é possível ganhar em eficiência e produtividade, evitando os trabalhos e retrabalhos manuais.

É nesse sentido que inovações tecnológicas precisam ser compreendidas. Além de inúmeros benefícios, elas trazem praticidade para o controle de tudo o que envolve a frota, por meio de uma plataforma que simplifica a tomada de decisão.

Dentro dessa lógica, o uso de sistema para controle de frota se torna cada vez mais interessante. Saiba mais sobre essa solução e entenda como escolher os produtos mais indicados para o seu negócio.

O que um sistema pode oferecer

Sistemas de gestão são úteis para otimizar o tempo do gestor em relação à determinada tarefa em uma área específica. Assim, no caso da gestão de frotas, ele permite:

  • a análise do cenário da frota;
  • a centralização das informações sobre os veículos;
  • o planejamento de ações envolvendo a frota;
  • entre outros.

Com um sistema específico para a gestão de frotas, como o sistema para controle de frota, por exemplo, o gestor tem como otimizar várias ações. Isso porque ele vai contar com todas as informações reunidas em um único ambiente, no caso, a plataforma de controle.

Em consequência, os processos logísticos tendem a ocorrer de maneira mais rápida e segura, bem como as questões financeiras podem ser simplificadas. Assim, não somente as falhas podem ser amenizadas, como também a criação de calendários de manutenção preventiva pode ser elaborada de maneira criteriosa.

Em resumo, o sistema de controle de frotas tem o potencial para modernizar a ação do gestor em relação aos veículos. Pensando em um mercado competitivo como o atual, esse é um investimento que pode diferenciar empresas.

Em comparação com outras formas de se fazer a gestão, o uso de soluções tecnológicas avançadas, como a do sistema para controle de frota, é uma alternativa racional para ganhar em desempenho.

A importância de pensar no gerenciamento da frota

Veículos são ativos fundamentais para diferentes tipos de negócio. Se você trabalha com entregas, por exemplo, sabe o quanto é importante cuidar dos mais diferentes aspectos. Isso não diz respeito apenas à qualidade dos veículos, mas também à segurança dos condutores, à proteção da carga e, claro, à viabilidade do negócio, ou seja, da capacidade que você e sua equipe têm de fazer entregas dentro do prazo e de acordo com as exigências.

Por isso, sofisticar o gerenciamento da frota é tão importante. É isso o que pode te dar as condições adequadas para estar sempre um passo à frente da concorrência na disputa por mercado.

Em tempos modernos, é preciso considerar as soluções tecnológicas que se apresentam. Vale lembrar que existem diferentes tipos de tecnologias que são disponibilizadas para os empreendedores. Algumas delas, mais generalistas, outras mais específicas, como é o caso do sistema para controle de frota.

Assista ao MáximaCast, podcast do Grupo Máxima, e saiba como ser um gestor de frotas de sucesso.

Como escolher o sistema ideal

Pensando nas necessidades específicas de uma gestão de frotas, o mais importante é identificar no software algumas características que serão úteis para o seu negócio. Entre outras estão:

  • as principais necessidades imediatas da empresa;
  • possíveis necessidades futuras;
  • o que se sabe sobre a qualidade da plataforma em questão;
  • as funcionalidades que o sistema oferece.

É na busca pela compatibilidade entre o que o software oferece e o que a sua empresa precisa que está a solução para o problema. Sistemas de qualidade, geralmente, são aqueles desenvolvidos para setores específicos.

No caso do gerenciamento de frotas, este é um segmento em que é especialmente interessante pensar em fatores como a redução do custo logístico e a simplificação dos processos. É fundamental gerenciar a logística interna e de transporte com qualidade, de maneira que você tenha como acompanhar resultados de viagens, rotas e agrupamentos de forma eletrônica. Assim, é possível reduzir erros e retrabalhos e ainda gerar diferenciais para o seu negócio.

O sistema para controle de frota

Uma inovação que a tecnologia trouxe foi a possibilidade de transformar os aparelhos celulares em ferramentas avançadas para o uso profissional.

Assim, inúmeras empresas investem pesado na construção de soluções para simplificar a ação de seus funcionários no dia a dia, usando apenas os smartphones.

Não é diferente em relação à gestão de frota, que pode ser feita via sistema para controle de frota. Neste caso, mesmo sem sair de casa, já é possível conferir informações úteis sobre o negócio.

Com esse tipo de solução, você tem como automatizar os processos e economizar tempo de sua equipe em trabalhos manuais mais complexos envolvendo:

  • agendamentos;
  • atribuição de status de serviços;
  • definição de prioridades e responsáveis;
  • notificações sobre prazos;
  • automatizações por tarefas.

De que formas um sistema responsivo pode impactar no controle de frotas?

Em termos de simplicidade, a inserção de um sistema para controle de frotas na sua empresa garante que o trabalho com os dados seja aperfeiçoado.

É muito mais útil contar com um sistema intuitivo, desenvolvido para fazer os registros com critérios do que ter que fazer tudo do zero, muitas vezes, manualmente. Por isso, entre outros benefícios do uso de um tablet para controle de frota, está a possibilidade de localizar informações de imediato e com precisão.

A questão é que, como toda empresa, a sua também apresenta especificidades. Com o sistema para controle de frota, você tem como fazer o gerenciamento adequado das informações, além de monitorar a eficiência dos motoristas e até gerar outros diferenciais. Entre eles estão a lucratividade do negócio, ações envolvendo contratações, treinamentos, manutenções, entre outras.

Como escolher o sistema para controle de frota ideal

É preciso considerar alguns elementos essenciais, como a sua real necessidade gerencial e a forma como é feito o controle das informações atualmente na sua empresa. Um bom sistema atende a essas demandas no longo prazo, e funciona de maneira intuitiva, independentemente do porte do seu negócio.

Em resumo, o mais importante é que você conheça a realidade da sua frota e tenha a devida compreensão a respeito do que pode ser feito. As ferramentas serão apenas elementos para facilitar isso. Dessa forma, deve partir de você a noção exata do que procura e daquilo que pode gerar eficiência à sua frota.

Feito isso, pense em como as soluções presentes no mercado facilitam o seu trabalho com o controle de informações. Isso é muito importante. Boa parte dos sistemas pode até apresentar sofisticação, mas é pouco intuitiva, o que tende a dificultar a ação do gestor. Lembre-se de que o sistema precisa funcionar como um elemento para impulsionar a sua ação, e não a atrasá-la.

Também é importante pensar no futuro. Ações voltadas para o longo prazo são aquelas que consideram as demandas que ainda estão por vir na sua empresa. Neste caso, o ideal é que você conte com uma plataforma plenamente capaz de atender a essas necessidades sem riscos ou maiores dificuldades de adaptação.

No geral, não costuma ser difícil encontrar uma boa solução para a sua empresa. Tudo depende da sua capacidade de entender o que o mercado oferece e partir de um conhecimento prévio das suas necessidades de gestão, para, então, fazer as melhores escolhas.

Características de um bom sistema para controle de frota

O ideal é que você consiga acompanhar as diferentes etapas que envolvem as operações. Assim, quanto maior for o grau de detalhamento oferecido pelo sistema, melhor.

Sistemas que te colocam a par de informações, como o lugar onde está o veículo, qual é o serviço que está sendo feito nele, se ele se encontra em uma oficina, se está em aprovação ou liberação, entre outras podem facilitar a gestão dos processos, criando meios para que você organize melhor o seu trabalho.

Isso porque você terá como acompanhar as etapas da operação e ser avisado em casos de eventualidades. Problemas como atrasos, por exemplo, são comuns, e podem ser amenizados quando você trabalha com critérios. É nesse ponto que um bom sistema pode ajudar.

Além disso, um bom sistema para controle de frota costuma ser personalizável. Isso quer dizer que ele pode funcionar de acordo com as suas necessidades.

Também é importante que o sistema seja escalável, já que a ideia é que o seu negócio prospere. Para entender isso, imagine que você precise aumentar o número de veículos na frota dentro de um ou dois anos. Se o software escolhido não for capaz de acompanhar essa evolução do seu negócio, logo ele estará defasado.

Por fim, garanta que você terá em mãos um sistema para controle de frota realmente completo, para não ter que recorrer a outras plataformas diante de eventuais necessidades.

O gerenciamento de frota de qualidade precisa ir além do rastreamento por GPS. Ele deve oferecer, também, um acompanhamento em tempo real, trazendo informações mais precisas a respeito de como os veículos estão sendo conduzidos. Além disso, é importante estimar a manutenção periódica, trabalhar com relatórios específicos sobre colaboradores, expedições, entre outros.

Se você conseguir tudo isso de maneira centralizada, de forma que o gerenciamento possa ser feito de um único lugar, então a tendência é que a sua gestão de frota se qualifique. Esse pode ser um passo decisivo para gerar diferenciais em relação a esse setor tão importante do negócio.

Qual é o papel do gestor de frotas?

O ideal é que o gestor de frotas seja capaz de garantir a eficiência desses ativos empresariais e a segurança dos condutores. Até porque, isso costuma ter um impacto considerável em termos de resultados para a empresa, já que quando o controle é preciso, a tendência é que os processos sejam otimizados.

Cabe a esse responsável pensar em formas de reduzir os riscos no trânsito - estes que, geralmente, têm origem no despreparo ou no cansaço dos condutores ou na inadequação dos veículos para os deslocamentos exigidos.

Para tanto, o uso de um software específico, no caso, um sistema para controle de frota, acaba sendo muito útil, pois ele ajuda a controlar as informações sobre a frota, a partir de uma automação das tarefas. Dessa forma, o responsável tem como saber exatamente quais são as condições atuais dos veículos e dos condutores, e o que precisa ser feito para que todo o processo esteja sempre de acordo com o esperado.

4 vantagens da Onblox

No caso da solução oferecida pela Onblox, os benefícios são consideráveis. Isso porque a plataforma permite algumas soluções realmente avançadas, como a auditoria de frete. Dessa forma, você tem como realizar uma análise minuciosa das atividades exercidas pela sua equipe. E por que isso é importante? Porque, assim, você tem como evitar problemas comuns, como duplicidade de faturas, erros e cobranças indevidas. Isso reduz o custo logístico.

Quer saber mais sobre como reduzir seu custo de transporte?  Ouça o MáximaCast abaixo!

Sem falar em outros diferenciais que darão a você o controle total sobre os processos. Um segundo diferencial de um sistema avançado, como o da onBlox, está na possibilidade de gerenciar a sua distribuição a partir de diferentes centros, mantendo o controle total sobre as despesas. Assim, é possível ganhar em produtividade e, em última instância, melhorar os resultados da empresa a partir do sistema para controle de frota.

A terceira vantagem é que, com esse sistema, você consegue aumentar, inclusive, o aproveitamento das cargas, uma vez que ele tem como diferencial o acesso à informação. Pense em como uma maior assertividade na geração de dados fiscais e gerenciais pode ser útil para o seu dia a dia administrativo, e em como isso pode representar um padrão de serviços mais satisfatório.

Por fim, outra vantagem é que você poderá acompanhar as movimentações por meio de painéis muito simples de serem compreendidos, e disponibilizados para a implementação seja em blocos ou etapas. Tudo de maneira devidamente integrada para que o controle seja total. Dessa forma, as informações são coletadas, armazenadas e podem ser disponibilizadas de maneira criteriosa e segura, facilitando a vida do gestor da frota.

Enfim, conte com um sistema para controle de frota pensado especificamente para a realidade do seu negócio. E para garantir que toda a sua gestão esteja em dia com as exigências, saiba também como lidar com KPI’s de gestão de frota.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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