Tudo o que você precisa saber sobre sistema WMS

Já foi o tempo em que uma gestão de estoque se limitava apenas a alguns processos operacionais, em que o mais importante para as empresas era, simplesmente, controlar o que entrava e saía das prateleiras de seus armazéns.

Hoje, com os novos conceitos de logística 4.0, mercados muito mais dinâmicos, clientes extremamente exigentes e o surgimento de tecnologias com o sistema WMS, esse trabalho se tornou, antes de tudo, parte estratégica de qualquer cadeia de suprimentos.

É justamente sobre esta tendência que vamos abordar, trazendo dicas de como proporcionar mais eficiência à sua gestão de estoque e mostrando como o sistema WMS se tornou uma ferramenta indispensável para o supply chain das empresas nos dias atuais. Acompanhe!

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Afinal, o que é um sistema WMS?

A sigla WMS se refere a Warehouse Management System, que significa sistema de gerenciamento de armazém. Na prática, é exatamente isso que o sistema WMS proporciona: uma gestão de estoque completa.

A ferramenta surgiu – e evoluiu – durante a era da automatização logística nos últimos anos, quando as empresas perceberam que, cada vez mais, o supply chain era parte estratégica da distribuição e que não somente o transporte era o fator de diferenciação de uma entrega eficiente.

Pelo contrário! Uma cadeia de suprimentos realmente “redonda”, em que cada processo logístico interno se comunica e se integra perfeitamente, permite que todos os fatores essenciais do supply chain se tornem eficientes e mais práticos. Dessa forma, ela garante melhoria dos prazos, redução de falhas e custos e, consequentemente, proporciona uma experiência melhor às entregas.

É justamente isso que um sistema WMS se propõe a fazer na cadeia de suprimentos: otimizar e integrar cada processo interno, visando resultados estratégicos para o negócio.

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Quais os problemas que o sistema WMS trata na gestão de estoque?

Apesar de as tecnologias já fazerem parte dos ambientes logísticos no Brasil, ainda há uma carência grande por parte de muitas empresas, que insistem na utilização de ferramentas obsoletas como planilhas, ou até mesmo com processos manuais.

Evidentemente, esse cenário acarreta operações menos eficientes, custos mais altos, possíveis prejuízos, atrasos e gaps na distribuição e, o pior, uma experiência ruim para o cliente.

Para se ter uma ideia, um levantamento realizado pelo site Reclame Aqui apontou que a principal queixa dos brasileiros em relação aos seus pedidos de compras está associada às entregas demoradas e que, nem sempre, a causa disso está ligada ao transporte, mas à falta de uma gestão de estoque eficiente por parte das empresas.

Com isso, reforçamos a importância de olhar para dentro dos armazéns e rever muitos dos processos internos, antes mesmo do que buscar soluções externas na distribuição.

A seguir, confira mais alguns dos principais problemas recorrentes em uma gestão de estoque, aos quais o sistema WMS surge como uma solução eficaz para as empresas.

Falhas na comunicação interna

Qualquer operação que se baseie em processos manuais e operacionais está fadada a falhas de comunicação. Um supply chain envolve diferentes etapas, que precisam estar perfeitamente integradas umas às outras. Caso contrário, certamente haverá falhas no meio do caminho.

Com um sistema WMS, essa integração passa a ser automatizada, e o uso de coletores de dados elimina qualquer possibilidade de erro na comunicação dos operadores.

Erro de contagem durante o inventário

O inventário de estoque é um procedimento fundamental e recorrente dentro da gestão de armazenagem, e, quando feito de forma manual, também pode acarretar falhas graves, retrabalhos desnecessários e até mesmo prejuízos.

O sistema WMS também automatiza essa etapa e agiliza consideravelmente o processo da contagem.

Atrasos e erros na separação dos pedidos

Outra etapa essencial para uma gestão de estoque eficiente é o picking, ou também conhecido como a separação dos pedidos para a expedição. Com a implementação do sistema WMS, o processo passa a ser mais rápido, sem erros e muito mais dinâmico, o que, consequentemente, vai afetar na qualidade de sua distribuição.

Perda de produtos

A perda de produtos do estoque acarreta diretamente no aumento dos custos, e até mesmo em prejuízos incalculáveis para a empresa. Há inúmeras causas para isso ocorrer, desde o endereçamento errado, até a armazenagem inadequada.

O sistema WMS permite um controle muito mais apurado e uma organização superior no armazém, justamente por aumentar as possibilidades de personalização. Por exemplo, imagine poder controlar de forma prática lotes, datas de validades, SKUs, entre outros fatores importantes que influenciam na estocagem.

Custos elevados

Outro problema recorrente, e um dos principais desafios dos gestores logísticos, é a redução de custos. Toda operação no supply chain envolve custos, porém, eles podem ser mais facilmente controlados com a ajuda de tecnologia.

O sistema WMS trabalha de forma integrada com o ERP e dispara tarefas exatas aos operadores, eliminando erros, aumentando a velocidade das movimentações, ajudando a organizar melhor os espaços físicos do armazém e, consequentemente, otimizando as operações como um todo.

O resultado principal desse trabalho são as melhorias dos processos e a redução máxima dos custos envolvidos.

Atrasos nas entregas

Como vimos, nem sempre os atrasos das entregas estão associados ao setor de distribuição e transporte das empresas. Otimizar o supply chain e integrar todas as etapas internas antes da expedição, certamente, influencia na qualidade de seus serviços e, em consequência disso, na velocidade de suas demandas.

Portanto, indiscutivelmente, o sistema WMS interfere de forma direta na experiência de suas entregas e na experiência do cliente também.

Quais as principais funcionalidades do WMS dentro do armazém?

Na prática, o sistema WMS atende a todas as etapas e processos de um supply chain, mas pode ser implementado de forma modular e de acordo com as necessidades de cada negócio.

Essa é uma das facilidades que a tecnologia proporciona aos gestores, garantindo soluções focadas em cada área que necessita ter seus processos revistos.

Para entender melhor na prática como o sistema WMS atua em uma cadeia de suprimentos, listamos cada funcionalidade da ferramenta e as suas principais características em cada etapa da armazenagem. Confira a seguir!

Recebimento

A primeira etapa do supply chain que pode ser automatizada por um sistema WMS é o recebimento dos produtos.

Nesse caso, os itens chegam no seu armazém e são automaticamente registrados no sistema WMS, por meio de documentos importados do seu ERP. A partir disso, o produto é identificado com uma etiqueta e segue com todos os dados e informações necessárias, que serão úteis até o final da operação.

Conheça as principais funcionalidades do sistema WMS nesta etapa:

  • conferência de cargas sem erros;

  • controle prático de divergências;

  • bloqueio de itens em inspeção;

  • conferência completa por peso, datas, lotes e medidas;

  • criação de lotes de recebimento;

  • controle no recebimento de devoluções.

Identificação

Outra etapa importante é a de identificação dos produtos. Com um sistema WMS implantado e com a ajuda de outras ferramentas, como os coletores de dados, é totalmente possível otimizar este processo e agilizar a movimentação dos itens para as próximas sessões.

Com o uso de códigos de barras ou RFID, e até mesmo celulares,  a identificação se transforma em um processo muito mais acurado, permitindo total rastreabilidade do produto e um controle perfeito das operações dentro da gestão de estoque, até o momento da expedição.

Isso possibilita reduzir o tempo de execução da tarefa, custos com a mão de obra, eliminar os riscos de erros de informações e garantir maior integridade ao item movimentado.

Entre as principais funcionalidades do sistema WMS nessa etapa, podemos destacar:

  • geração de etiquetas com códigos de barras ou RFID;

  • identificação rápida e prática de grandes quantidades de SKU’s;

  • personalização das informações cadastradas;

  • integração com outros módulos do sistema.

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Endereçamento

A próxima etapa do supply chain é o endereçamento, e ela é fundamental para uma armazenagem correta e eficiente. Aqui, o sistema WMS permite que os operadores rastreiem cada “passo” do item recebido, e o direcionem na sessão exata para seu estoque ou, no caso de um cross docking, seguir diretamente para o picking e a expedição.

Conheça melhor as principais funcionalidades nessa etapa:

  • rastreabilidade do produto no estoque;

  • controle de dados e informações cadastradas nas etiquetas.

Armazenamento

Imagine reduzir os custos do seu estoque, otimizar a entrada e saída dos itens e melhorar o aproveitamento dos espaços físicos. Este módulo do sistema WMS permite tudo isso, graças às funcionalidades da ferramenta em criar regras específicas e personalizadas para cada tipo de produto.

Isso possibilita obedecer à risca sistemas como FIFO e LIFO, organizar melhor os espaços físicos disponíveis, reduzir os riscos de perdas e otimizar a movimentação interna do armazém.

Os produtos identificados são armazenados seguindo regras criadas para atender às necessidades de sua operação.

Entre as principais funcionalidades deste módulo, vale destacar:

  • personalização da armazenagem por tipo de SKU, peso, medida e número de lotes;

  • endereçamento ativo ou passivo, levando em consideração a proximidade de itens, volumetria etc.

Picking

A separação de pedidos é altamente eficiente com um sistema WMS, já que os coletores de dados permitem disparar tarefas imediatas aos operadores e registram automaticamente todos os dados e informações dos produtos no software.

Dessa forma, o operador já sabe onde se direcionar, qual o material a coletar e o que separar para a expedição, economizando tempo e trabalho.

Confira algumas das funcionalidades do módulo Picking no sistema WMS:

  • separação de itens por diferentes ondas (rotas, transportadora, data do pedido, cliente etc.);

  • picking por níveis de SKU;

  • picking por setor e endereço;

  • picking por quantidades específicas (fracionada, pallet, caixa, tambor etc.);

  • ressuprimento automático dos endereços;

  • montagem de kits para o picking.

Expedição

O momento do embarque também pode – e deve – ser agilizado. O sistema WMS permite automatizar esta etapa e reduzir consideravelmente o tempo de execução.

Isso porque os coletores de dados agilizam a conferência dos itens carregados e transmitem as informações de imediato para o sistema WMS. Ou seja, aquela velha prática de conferir item a item e checar com a nota fiscal passa a ser digitalizada e extremamente rápida e mais segura.

Dentre as funcionalidades desse módulo, se destacam:

  • conferência rápida e prática na hora do embarque da mercadoria, em comparação ao que foi faturado;

  • emissão de documentos relativos à expedição, como ordens de carga, romaneios, pack list etc.

Quais as principais vantagens proporcionadas pelo sistema WMS?

Como vimos até aqui, o sistema WMS é a ferramenta que permite automatizar todas as etapas do supply chain e integrá-las de uma forma eficiente, e com total eficácia no dia a dia das operações.

Evidentemente que essa tecnologia traz resultados imediatos para a cadeia de suprimentos e, também, para a atuação de sua empresa no mercado. Por esse motivo, alguns dos fatores indiscutíveis que a implantação de um sistema WMS pode proporcionar à sua gestão de estoque são:

Otimização de processos

Uma das principais vantagens que um sistema WMS aplicado à gestão de estoque da empresa é a otimização de processos internos do Supply Chain.

Em outras palavras, ele permite integrar e tornar mais eficiente cada etapa de sua cadeia de suprimentos, eliminando erros e gargalos, custos e agilizando todas as atividades.

Para exemplificar isso melhor, podemos destacar, por exemplo, processos como recebimentos de materiais, endereçamento de itens no estoque, rastreamento de produtos, picking, expedição etc.

Dessa forma, é possível realizar tudo isso com base em dados, ferramentas tecnológicas e praticidade sem nenhuma chance de erros de comunicação, retrabalho, atraso, desperdício etc.

Redução de custos

Outro fator indiscutível entre as vantagens do sistema WMS é a possibilidade de redução de custos.

Afinal, como destacamos, o software permite otimizar toda a cadeia de suprimentos, de ponta a ponta, o que, consequentemente, proporciona mais controles, menos ricos e, claro, redução de custos.

Só para ter uma ideia da usabilidade prática do sistema WMS, imagine conseguir controlar seu estoque a partir de dados específicos, como data de validade de produtos, número de lotes, tipo de SKU, entre outras especificidades.

Certamente, isso reduz as possibilidades de perdas e desperdícios e, em paralelo, torna suas operações menos custosas e muito mais eficientes.

Acuracidade do inventário

A realização de inventários é uma atividade imprescindível em qualquer gestão de estoque. No entanto, muitas empresas ainda não conseguem otimizar adequadamente esse processo, o que pode acarretar erros de contagens, demora e até mesmo retrabalhos.

Com um sistema WMS, todo o processo é feito por meio de dados e informações exatas atreladas aos produtos. E, na prática, isso garante mais acuracidade, agilidade na contagem e elimina qualquer possibilidade de erros.

Integração de processos e equipes

A logística inbound é repleta de atividades e etapas interligadas, que nem sempre operam de forma integrada e eficiente, podendo por exemplo, haver gargalos, falhas de comunicação e erros desnecessários que prejudicam o desempenho das operações.

Assim, a automatização de alguns processos internos do armazém a partir da implementação de um sistema WMS pode tornar essas etapas muito mais integradas e eficientes.

Por exemplo, o picking, ou separação de pedidos, é um processo muito delicado e que deve levar em consideração a eficácia de etapas anteriores, como a busca e localização dos itens corretos nas prateleiras.

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Ou seja, caso não haja integração desses processos, certamente haverá gargalos e atrasos na separação e, consequentemente, nas entregas também. E o sistema WMS elimina qualquer possibilidade de erro na comunicação entre as áreas, justamente por operar com base em dados e informações.

E quais os benefícios da implementação de um sistema WMS da onBlox?

Além de todas as vantagens práticas e operacionais proporcionadas por um sistema WMS, vale destacar, também, a praticidade e flexibilidade que oferece às empresas de logística.

Começando, por exemplo, da possibilidade instalação modular ou completa do software.

Isso significa dizer que, caso sua empresa necessite de soluções mais direcionadas e focadas em determinados gargalos de suas operações, é possível implementar um único módulo do sistema WMS para aquela área.

Por outro lado, para quem visa otimizar por completo a sua cadeia de supply chain, é também possível implementar o software por inteiro em todas as áreas e etapas da gestão, desde o recebimento de produtos até a expedição.

Por fim, vale lembrar que o sistema WMS da onBlox não opera necessariamente de forma integrada com o seu ERP, mesmo assim,  aprimora ainda mais os seus controles e amplia as funcionalidades de sua gestão.

Que tipo de empresa pode implantar o sistema WMS?

O WMS é uma solução extremamente flexível e personalizável, podendo ser implantada nos mais variados segmentos industriais, como distribuidoras, transportadoras, fábricas, centros de distribuição, entre outros.

Com a facilidade da implementação modular, sua empresa pode aplicar soluções focadas em áreas específicas, que apresentem gargalos.

Com tecnologia de ponta e equipes altamente capacitadas, a onBlox oferece uma solução exclusiva e totalmente personalizada às necessidades de cada cliente, proporcionando resultados reais e verdadeiros cases de sucesso.

Se a sua empresa quer otimizar a sua gestão de estoque e busca por uma solução eficiente, não deixe de conversar com um de nossos especialistas e conhecer o melhor sistema WMS. Entre em contato e agende uma demonstração.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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