Tipos de estoque: qual o ideal para o seu negócio?
A gestão de estoque é fundamental para o sucesso de um negócio. Com ela é possível operar e otimizar processos usando com qualidade os recursos disponíveis.
Na prática, com uma boa gestão de estoque é possível reduzir custos e ter maior produtividade. Para tanto, fundamental é a escolha correta dos tipos de estoque.
Usando os tipos de estoque adequados, a tendência é que o gerenciamento de estoque seja simplificado. É sobre isso que vamos tratar agora.
Como fazer um inventário cíclico e quais as vantagens?
Entre os diferentes modelos de contagem do estoque, vale destacar o chamado inventário cíclico como um dos mais práticos e eficientes para a gestão de armazéns.
Afinal, manter a acuracidade do estoque, ou seja, a equidade entre os itens do controle físico e o que consta virtualmente no sistema, é o principal objetivo de um bom inventário - e o modelo cíclico permite exatamente isso.
Não é incomum que ocorram erros, perda de produtos ou entradas diferentes nos controles no dia a dia de um estoque, em especial, naqueles que ainda insistem em métodos obsoletos e com processos manuais. Essa situação pode prejudicar muito a qualidade da gestão e, inclusive, acarretar falhas e até prejuízos para as operações.
Por isso, prezar pela eficiência do inventário cíclico é fator estratégico para toda empresa de logística. A seguir, abordamos o conceito do modelo e sua implementação prática. Acompanhe.
O que define um inventário cíclico?
Como destacamos, há diferentes modelos de inventários logísticos, e cada empresa define o método mais adequado e coerente com suas operações.
E entre eles, destaca-se o chamado inventário cíclico, que, na prática, se difere dos demais pelo seu funcionamento em intervalos regulares ao longo do ano, podendo ser diários, mensais, bimestrais, semestrais etc.
Ou seja, é um modelo que preza por uma contagem de itens de forma rotativa e que é realizada periodicamente, conforme estabelecido pela gestão.
Essas contagens são concentradas em um conjunto de determinados itens, porém, ao final do período estipulado, todo o estoque é contabilizado por completo.
Os itens selecionados para o inventário cíclico, assim como a definição da periodicidade da contagem, são estabelecidos de acordo com diferentes parâmetros e critérios de classificação, cabendo a cada empresa a escolha do melhor modelo para o seu negócio.
Nessa definição, podem ser levados em consideração fatores como o giro de estoque, o valor dos itens, índices de divergência, especificidades dos produtos, entre outros.
Qual a diferença entre o inventário cíclico e o inventário geral?
Vale destacar que, em todo inventário, seja ele cíclico ou geral, o objetivo é sempre contabilizar e comparar os itens entre os controles físico e virtual.
Entretanto, há diferenças nas operações de cada um deles, principalmente no que se refere à periodicidade de contagem, à quantidade necessária de pessoas na equipe, ao planejamento da contagem e, também, ao custo de realizar esse controle de estoque.
Periodicidade
No inventário cíclico, ou rotativo, os itens precisam ser agrupados conforme uma classificação estabelecida e, a partir disso, eles são contados periodicamente.
Já no caso do inventário geral, as mercadorias são contabilizadas juntas e de uma única vez.
Por exemplo, vamos imaginar um estoque bem simples de uma indústria de alimentos. Assim, teremos uma classificação de produtos da seguinte forma:
panificação;
salgados prontos;
confeitaria;
mercearia geral;
bebidas.
Em um inventário cíclico, cabe à gestão de estoque efetuar as contagens em um determinado período previamente estabelecido, como por exemplo, toda segunda-feira. Dessa forma, as contagens ficariam assim:
1ª segunda-feira: Panificação;
2ª segunda-feira: Salgados prontos;
3ª segunda-feira: Confeitaria;
4ª segunda-feira: Mercearia em geral;
5ª segunda-feira: Bebidas.
Logo, se esta mesma indústria tivesse optado em realizar um inventário geral, todos os itens deveriam ser contabilizados em um único dia, e de uma só vez.
Disponibilidade de equipes
Dando sequência às principais diferenças entre um inventário cíclico e geral, vale destacar, também, a questão da disponibilidade de equipes para a contagem.
Afinal, no primeiro caso, ou seja, no inventário rotativo, o volume de itens passa a ser menor, já que é reduzido por classificação e dividido em períodos diferentes. Assim, fica mais viável contar com equipes mais enxutas, e com uma contagem bem mais dinâmica.
Por outro lado, um inventário geral demanda equipes maiores e com um tempo de contagem mais longo.
Planejamento
Como destacado, o planejamento da contagem é outro fator que diferencia o inventário cíclico do geral.
Isso porque, no geral, é preciso um planejamento de diversas áreas da empresa. Por exemplo, o setor de compras precisa programar os recebimentos dos itens adquiridos, o RH deve estabelecer escalas diferenciadas de trabalho para esse dia, o gestor do estoque deve garantir todos os lançamentos no sistema e nas prateleiras, a logística acaba paralisando algumas operações de entregas e assim por diante.
Por outro lado, no inventário cíclico, apesar de exigir um planejamento detalhado de diferentes áreas, esse processo passa a ser bem mais tranquilo e prático, já que a contagem é segmentada por itens determinados, enquanto os demais estoques seguem sua rotina normalmente nesse dia.
Custo
Economia na mão de obra e no tempo do procedimento, evidentemente, reflete na redução de custos do inventário cíclico em relação ao geral.
A segunda opção, por sua vez, costuma englobar maior demanda de tempo e de trabalho para a empresa, já que visa concentrar toda a contagem de uma única vez.
Em outras palavras, isso acaba acarretando gastos maiores com pagamentos de horas extras, alimentação, paralisação de operações etc.
Qual a melhor opção para sua empresa: inventário cíclico ou geral?
Isso depende muito de diferentes fatores e, claro, não é possível ter uma resposta única para todo tipo de operação.
O fato é que ambos os inventários são comumente aplicados na gestão de estoque de diversas empresas, cada qual atendendo às necessidades e especificidades dos seus processos.
Assim, podemos considerar, por exemplo, que uma empresa com estoque reduzido e com poucos itens armazenados pode optar pelo inventário geral e tirar proveito da agilidade e contagem única.
Por outro lado, empresas com estoques muito diversificados e com alto giro, certamente se beneficiam do inventário cíclico nas suas operações.
E quais as vantagens de um inventário cíclico?
O inventário cíclico permite uma maior qualidade de contagem, mais segurança nos resultados, agilidade no processo e na divisão de tarefas.
Melhora a qualidade na contagem
Sem dúvidas, a principal vantagem de um inventário cíclico para as empresas é a qualidade das informações coletadas com a contagem, tendo em vista a quantidade menor de itens e por ter uma equipe dedicada e treinada exclusivamente para contar esse estoque.
Na prática, isso reduz significativamente as possibilidades de erros e falhas, além de evitar retrabalhos e checagens extras.
Agrega mais segurança
Um outro destaque positivo do inventário cíclico é o controle de possíveis roubos, perdas ou desvios de mercadorias, que toda empresa é passível de registrar.
Afinal, as contagens são realizadas periodicamente e com frequência, o que garante controles mais apurados e um monitoramento de perto sobre ocorrências desse tipo.
Auxilia na tomada de decisões
Contar com um estoque organizado e devidamente contado proporciona processos mais transparentes e eficientes para a gestão.
Isso proporciona tomadas de decisão mais assertivas, possibilitando vendas mais inteligentes, eliminando erros entre o físico e o virtual, melhorando as projeções financeiras e reduzindo custos operacionais.
Contribui para a margem de lucro
Se o estoque de sua empresa consegue eliminar as discrepâncias entre o físico e virtual e reduzir os índices de erros e perdas de itens, a tendência é ter menos custos e agregar mais eficiência às suas vendas.
Em consequência disso, a margem de lucro de suas operações tende a crescer e proporcionar uma saúde financeira mais estável ao negócio.
Quais são os principais tipos de inventário cíclico?
Como ressaltamos, não há um só tipo de inventário cíclico e cabe a cada gestor reconhecer as necessidades e especificidades de sua empresa para adaptar o modelo mais adequado.
Dentre os tipos, temos:
sequencial - nessa modalidade de inventário cíclico, as categorias de itens são contadas por sequências, não repetindo outras no meio do período;
por amostragem - nesse caso, se determina um percentual de itens a ser contado, no intuito de ter uma amostra geral do nível de qualidade em que o estoque se encontra. Por exemplo, 20% de determinado produtor foram recebidos e movimentados no período;
por movimentação - contagem apenas de itens movimentados em um determinado período no estoque;
por qualidade - aqui, pode-se considerar diferentes fatores qualitativos de um determinado produto, como o estado físico, data de validade, riscos de contaminação, número de lote, entre outros;
geográfico - o chamado inventário cíclico geográfico leva em consideração o endereço do estoque para a contagem dos itens. Ou seja, somente os produtos de determinado endereço interno será contabilizado naquele período;
por item - contagem rotativa por categoria de produto no estoque;
por curva ABC - aqui, leva-se em consideração o giro de estoque de cada item e a periodicidade das vendas. Por exemplo, podem ser definidas regras de contagem em que produtos das curvas A e B (giro elevado) são contados em ciclos mensais, e regras em que produtos B e C (médio e baixo giro) são contados em ciclos trimestrais. Nessa configuração, todos os dias contam-se N itens, nas proporções de cada curva, intercalando as duas regras citadas acima.
Quais os cuidados essenciais em um inventário de estoque cíclico?
Apesar de agregar vantagens em relação a outros tipos de inventários, o modelo rotativo ou cíclico requer alguns controles e cuidados bem específicos, tanto durante o planejamento, como ao longo da execução das contagens.
Por isso, nós destacamos, também, algumas dessas precauções fundamentais. Confira!
defina bem os períodos e modelos de contagem;
conte com equipes capacitadas e disponibilize ferramentas adequadas;
considere todos os produtos, não deixando nenhum para trás;
realize um mapeamento de processos antecipado, para evitar paralisar operações e tornar a contagem mais dinâmica possível;
estabeleça regras e padrões para a contagem.
E como um sistema WMS pode otimizar a sua contagem no inventário cíclico?
Indiscutivelmente, o sistema WMS é considerado o software mais amplo e completo para uma gestão de estoque eficiente.
Afinal, a ferramenta permite otimizar processos de ponta a ponta em um supply chain, desde a chegada dos itens às docas do armazém, até a sua devida expedição.
E todo esse controle baseado em dados variados de cada item estocado também permite agregar benefícios ao processo de inventário.
Assim, a sua empresa passa a ter controles apurados e até mesmo personalizados sobre todos os produtos, permitindo, por exemplo, considerar informações essenciais, como data de validade, nome do fornecedor, tipo de SKU, número do lote, entre outros durante a contagem.
Na prática, isso reflete em:
mais agilidade na apuração;
diminuição possibilidade de erros de contagens manuais;
possibilidade de criar critérios específicos para cada tipo de produto;
redução custos operacionais;
colaboradores responsáveis requeridos em menor número;
mais qualidade e segurança nas informações.
Essas são algumas dicas essenciais sobre o conceito de inventário cíclico e as principais vantagens desse modelo de contagem, que permite agregar mais acuracidade e controle sobre os itens no estoque físico e virtual.
E se você curtiu as dicas e quer saber como implementar esse modelo em sua empresa? Converse com um de nossos especialistas e agende uma apresentação do WMS da OnBlox.
Gestão de estoque para e-commerce: como fidelizar clientes
Com a chegada das festas de final de ano, as demandas aumentam consideravelmente para muitos negócios digitais, e é a hora de se organizar com as entregas e os pedidos. No entanto, é fundamental que esse planejamento não se limite ao transporte logístico, mas também consiga englobar práticas e estratégias de gestão de estoque para e-commerce.
Se sua empresa atua com vendas na internet e reconhece que o estoque é fator crucial para o desempenho de suas entregas e, até mesmo, para a satisfação do cliente final, acompanhe.
Saiba o que é necessário para construir um estoque inteligente dentro da sua empresa.
O estoque inteligente é aquele que permite que o gestor execute ações mais sofisticadas no seu negócio. Indo muito além de simplesmente receber e armazenar itens para a empresa, ele funciona como um ativo na busca por maior faturamento e lucro da companhia.
Não por acaso, um dos desafios mais difíceis de serem superados em qualquer organização é, justamente, o da gestão de estoque. Quando fica aquém das exigências, ela tende a ser um dos principais motivos para o insucesso comercial das companhias.
Em geral, é importante pensar na gestão de estoque como um elemento decisivo na construção de um negócio de sucesso. É por isso que reunimos, a seguir, as principais dicas para você começar a transformar os processos da sua empresa a partir da criação de uma gestão de estoque inteligente. Acompanhe.
1. Preocupe-se em ir além do funcional para ter um estoque inteligente
Seu estoque não precisa se resumir a um espaço com mercadorias no qual o controle é feito manualmente, aliás, não deve. É preciso contar com planejamento e controle, além de ferramentas úteis para lidar com diferentes fatores logísticos imprevisíveis. A ideia é que você entenda a gestão de estoque como um todo dentro do qual estão práticas como o rastreamento de produtos e a automação de processos, por exemplo.
Esse é um entendimento fundamental: você precisa ir além da simples tarefa de armazenar produtos, refletindo a respeito de soluções, sejam elas de curto, médio e longo prazo. É essa busca pela criação de um estoque mais estratégico para os seus interesses que deve ser o primeiro passo na criação de um estoque inteligente. E acredite: ela tende a fazer toda a diferença no resultado final do seu trabalho.
2. Entenda a importância da tecnologia na transformação do estoque
A sofisticação geralmente surge como consequência da inserção adequada de recursos tecnológicos nos mais diferentes tipos de negócio. Em relação a isso, não basta apenas investir em soluções caras e complexas: é preciso compreender de que formas a tecnologia pode se ajustar à realidade do seu negócio a ponto de otimizar o seu funcionamento.
E não é diferente quando pensamos no estoque. Para que esse seja um ativo realmente útil para os seus interesses, você pode contar com recursos como o software de gerenciamento de inventário, atribuindo a ele a missão de integrar as áreas que se conectam com as movimentações do estoque. Soluções desse tipo permitem, entre outros benefícios, o controle em tempo real dos processos, simplificando a ação da sua equipe e tornando a gestão de estoque inteligente.
3. Trabalhe com um inventário detalhado na sua empresa
A construção do inventário é essencial para mensurar a quantidade de produtos disponíveis no seu estoque. É ela que fará com que você mantenha o controle sobre os itens e dê produtividade à empresa. Essa contabilização de itens deve ser feita de maneira criteriosa, se possível, por especialistas via softwares para que você tenha como avaliar se o investimento realizado na aquisição dos produtos está de acordo com os resultados e se é necessário agir no sentido de girar o estoque por meio de ações promocionais.
Para fazer um inventário adequadamente e construir um estoque inteligente você precisa se concentrar em fazer uma listagem completa dos produtos que tem armazenados no estoque da sua empresa, com o intuito de não apenas identificá-los, mas também classificá-los e determinar os valores de cada um.
4. Pense na padronização para criar um estoque inteligente
Para que o seu inventário seja realmente eficaz, nada melhor do que especificar os produtos de acordo com critérios claros. A ideia é que o controle seja o mais simplificado possível. Para tanto, comece a pensar nas especificações de acordo com:
os fornecedores do produto;
seu valor;
tipo de utilização;
data da compra;
entre outros.
É útil também criar rótulos para tornar o estoque inteligente, além de trabalhar com adesivos específicos para cada produto. Isso ajudará você a localizá-los mais facilmente depois, permitindo que não dependa de um mesmo profissional responsável pela organização toda vez que precisar encontrar os itens no estoque.
5. Tenha um registro detalhado e acompanhe sempre
Se você registrar os dados a respeito dos produtos assim que eles chegam, sua validade, bem como informações a respeito de lote, código, entre outros, você terá meios para fazer a devida checagem dos itens de acordo com sua padronização.
É importante também que você defina datas para fazer a revisão desses dados e assim evitar problemas como a perda de produtos perecíveis quando seu prazo de validade é expirado, algo comum entre empresas que não sofisticam esse controle.
Isso ajuda muito a sua empresa a evitar desperdícios e, mais importante, faz com que toda a organização dos produtos em estoque se torne mais racional. Para tanto, você pode contar com recursos sofisticados como softwares específicos para esse tipo de atividade.
6. Defina práticas para a reposição de mercadorias
Vale lembrar que quanto maior for a capacidade da sua equipe de identificar demandas e lidar com a reposição dos produtos em estoque, menores serão as chances de a sua empresa enfrentar problemas. Por isso, é importante adotar medidas para tornar os processos de reposição mais ágeis no dia a dia e criar um estoque inteligente.
Você consegue esse tipo de diferencial quando começa a analisar os resultados dos procedimentos na sua empresa. É interessante trabalhar com registros porque assim você terá como saber, entre outras informações:
qual é o período em que a movimentação dos produtos é maior na empresa;
quando é possível ter a certeza de que é adequado fazer liquidações;
qual é o tempo necessário para se fazer pedidos ao fornecedor para evitar itens em falta.
A partir dessa análise você terá como se organizar em função de práticas mais racionais para a sua equipe fazer a reposição.
7. Entenda que seus colaboradores representam ativos para a sua empresa
O grande diferencial de empresas dominantes no mercado certamente está na forma como elas preparam seus funcionários para práticas de rotina.
Treinamentos são essenciais para tornar os processos mais simplificados, sejam quais forem. A ideia aqui é investir para dar o devido entrosamento à sua equipe, além de domínio a respeito dos procedimentos.
Isso fortalece as relações profissionais e gera agilidade nos processos. Pense que um colaborador que já fez 10.000 vezes determinado procedimento pode até errar, mas sua incidência de erro tende a ser significativamente menor do que a de um iniciante. Isso sem considerar problemas como a falta de orientação a respeito de práticas mais complexas que envolvem a tomada de decisão diante da reposição de produtos. Por isso, invista em treinamentos para garantir a qualidade do trabalho de sua equipe e tornar o estoque inteligente.
8. Conheça sistemas de gerenciamento de estoque
Siglas como FIFO, LIFO e FEFO devem fazer parte da vida de quem lida com o estoque empresarial. Esses termos são muito comuns em logística e abreviam palavras em inglês. No caso, FIFO vem de First in, First Out, LIFO, de Last-In, First Out e FEFO, de First Expire, First Out. Em resumo, todas elas se referem ao tipo de controle da movimentação do estoque.
Assim, o método FIFO é uma estratégia de gestão de estoque que estabelece uma regra para a movimentação dos produtos de acordo com a ordem de chegada. Assim, quem chegou primeiro deve sair antes. A ideia aqui é que não haja uma diferença significativa de custo entre o que é passado para o consumidor e o chamado estoque remanescente.
Já o método LIFO inverte essa lógica. Neste caso, a estratégia é fazer com que o produto que chegou a menos tempo seja despachado primeiro. E por que isso faz sentido? Porque é possível pensar em outros benefícios para a empresa além da questão financeira envolvendo essa diferença entre a mercadoria vendida e o estoque remanescente.
FEFO, por sua vez, é um modelo em que os produtos mais próximos de terem seu prazo de validade expirado precisam ser despachados antes dos demais, independentemente do tempo em que estão em estoque.
No geral, todos esses métodos são úteis para a lógica empresarial, quando se busca a criação de um estoque inteligente, mas desde que sejam aplicados de acordo com as características e necessidades de cada organização.
9. Saiba identificar o melhor sistema para a sua empresa
A melhor forma de escolher o sistema certo é conhecendo as peculiaridades de cada um deles. O método FIFO, por exemplo, é bastante recomendado para giros de estoque mais dinâmicos, considerando elementos como o prazo de validade dos itens. Produtos alimentícios e medicamentos, por exemplo, são melhor controlados dentro dessa metodologia, pois não devem permanecer tanto tempo parados. Uma vantagem considerável neste modelo é permitir às empresas maior rentabilidade considerando o balanço patrimonial, uma vez que os níveis de produção tendem a acompanhar as demandas do mercado.
Já o método FEFO tem como foco o controle mais rigoroso da data de validade dos produtos, sendo mais recomendado para aqueles itens que apresentam duas características marcantes:
o giro mais alto;
a perecibilidade mais urgente.
Neste caso, também há o diferencial em termos de variação de preços. Como o giro é mais rápido, a tendência é que mesmo eventos como a inflação não causem impactos tão severos na empresa que trabalha com esse método.
O LIFO é útil para empresas que trabalham com itens que apresentam prazo de validade mais longo e contarem com maior resistência ao tempo. Seguindo esse método, os produtos podem ser armazenados nas prateleiras, de maneira que as novas aquisições sejam colocadas sempre na frente, o que consequentemente fará com que saiam primeiro. O que justifica isso são as próprias características do produto, que permitem ao empresário atuar de maneira estratégica em relação a seus ativos no estoque. Geralmente, o LIFO é utilizado em estoques de grande rotatividade.
WMS é pra você? Assista ao video abaixo e descubra!
10. A importância de um WMS na construção de um estoque inteligente
WMS nada mais é do que uma ferramenta que consegue auxiliar a gestão em diferentes processos logísticos, tendo como um de seus diferenciais a redução de tempo entre a venda e a chegada do produto ao estabelecimento. Com ele você consegue coletar os dados e cruzá-los em tempo real.
Sigla para Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns em português, o WMS é uma tecnologia que simplifica a criação de um estoque inteligente dentro das empresas, a partir de uma melhor organização dos processos logísticos e da própria cadeia de produção.
A realidade é que se você entende que seus processos precisam de maior agilidade e precisão não só em relação ao estoque, mas sim ao longo da cadeia de produção como um todo, então precisará criar meios para que a informação seja o diferencial nas operações logísticas da sua empresa.
Pense na importância de contar com informações precisas no seu processo de armazenagem e como isso pode ser prejudicial quando você tiver que tomar decisões importantes ou mesmo quando um de seus colaboradores precisar prestar atendimento qualificado a um cliente.
É nesse sentido que um sistema WMS se faz importante dentro da cadeia de suprimentos, pois é ele que pode auxiliar na melhora do processo de armazenagem por meio de um aperfeiçoamento do fluxo não só de materiais como também de informações.
Consequentemente, todo o processo produtivo contará com operações mais ágeis por conta de um melhor aproveitamento dos recursos e da mão de obra disponíveis. O resultado final é um conjunto de informações precisas que permitirão à gestão uma melhor tomada de decisão sempre que isso for necessário.
O estoque inteligente e o futuro da sua empresa
Enfim, uma gestão de estoque inteligente é algo que vai além da adoção de um outro recurso. Para que ela aconteça é preciso pensar no processo como um todo, dando ao estoque da empresa um papel de protagonismo dentro da cadeia de produção.
Para tanto, não existe segredo: é preciso entender o momento em que vivemos e como as novas tecnologias podem ser inseridas dentro de um contexto organizacional planejado.
Trabalhar com informações de maneira criteriosa e promover uma gestão estratégica é o que pode fazer com que a inteligência apareça naturalmente no seu negócio.
Por fim, procure inserir as dicas aqui apresentadas na sua realidade que você terá como desenvolver uma gestão de estoque inteligente e extrair melhores resultados de seus processos produtivos.