10 coisas que você precisa saber sobre controle de estoque

controle de estoque

Entre as inúmeras atividades essenciais de uma boa gestão logística, o controle de estoque é fator estratégico para o sucesso de qualquer operação e requer, além de boas estratégias, uma infraestrutura tecnológica adequada.

Por esse motivo, se a sua empresa reconhece a importância dessa prática e busca soluções inteligentes e otimizadas para melhorar o controle de estoque no dia a dia de seu armazém, preparamos este post com algumas dicas e informações sobre o tema.

Acompanhe.

Afinal, qual a real importância do controle de estoque na logística?

O controle de estoque não se limita a uma questão de organização do armazém É imprescindível enxergar essa prática, hoje, como um fator estratégico para suas operações logísticas, capaz, inclusive, de otimizar suas entregas, reduzir seus custos e até mesmo melhorar os níveis de satisfação de seus clientes.

Por exemplo, um armazém sem o devido controle de estoque pode acarretar erros operacionais clássicos, tais como:

  • discrepância de itens nas prateleiras (físico x sistema);
  • falhas de carregamento;
  • demora no picking;
  • dificuldade na localização dos itens nas prateleiras;
  • perda de produtos;
  • retrabalhos;
  • dificuldade para fazer o inventário;
  • atraso nas entregas.

E como otimizar o controle de estoque na prática?

Assim como tudo na logística, o controle de estoque requer estratégias e ações constantes das empresas ao longo de sua gestão, o que inclui desde análises e monitoramento das operações, até treinamentos e investimentos em tecnologias adequadas.

A seguir, destacamos alguns pontos essenciais para otimizar o controle de estoque.

1. Implemente uma gestão de estoque

De maneira geral, melhorar o seu controle de estoque não é algo tão difícil se você tiver a disciplina necessária. Isso quer dizer que é preciso definir quais serão os padrões e as regras para fazer os procedimentos. Assim, estabeleça requisitos de armazenamento de acordo com as exigências de cada produto, considerando fatores como temperatura, umidade, entre outros.

Também defina questões como horários para a circulação de mercadorias e os procedimentos que devem ser adotados, tanto no recebimento quanto na retirada dos ativos.

Dependendo do porte da sua empresa, delegar tarefas em relação à gestão de estoque terá um nível de dificuldade diferente, mas, em todo o caso, o ideal é que você defina quem será o responsável por cada procedimento. Assim, você tem como sofisticar o seu trabalho com a atualização dos inventários, a análise de resultados, o controle de entradas e saídas, a própria organização do espaço físico, entre outros.

Estabeleça etapas e tarefas para facilitar o trabalho dos colaboradores e atribua os responsáveis por elas. Pode ser interessante contar com um fluxograma para descrever o passo a passo para os procedimentos. Isso facilita a ação do profissional e permite que o controle seja mais rígido.

Para definir o volume mínimo e máximo dos produtos no seu estoque, tenha em mente a velocidade do giro de cada um, além de fatores como o preço pago, a eventual economia de escala em casos em que é possível fazer pedidos maiores, o prazo de entrega oferecido pelo fornecedor e o tempo entre o recebimento do produto e a distribuição para o consumidor final.

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2. Faça o controle por lotes

Com a gestão de estoque, a empresa tem como registrar a movimentação de seus ativos, mas para que isso seja feito corretamente, o ideal é agir com critérios.

Entre as diferentes, destaca-se o controle de estoque por lotes, gerindo e rastreando as mercadorias, tendo como referência as informações de validade e fabricação presentes nelas.

Uma sugestão é trabalhar com softwares específicos, como o sistema WMS, por exemplo, para que você consiga rastrear cada unidade de acordo com seu número de série e, assim, garantir maior rigidez para o processo.

3. Trabalhe com a curva ABC

A curva ABC nada mais é do que um princípio de avaliação. Ela é fator fundamental para uma boa gestão de estoque, pois auxilia na formação da política de vendas, na definição de como pode ser feita a distribuição, entre outros.

Esse é um método muito utilizado nas organizações. Para entender como funciona, pense nas letras A, B e C em função do grau de importância, com a letra A representando os principais itens em estoque, B os itens menos importantes do que A e C os menos importantes do que B.

A partir de então, você tem como estabelecer prioridades e qualificar suas ações em relação ao controle de estoque de seu armazém.

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4. Defina um modelo de reposição

É fundamental que a sua empresa escolha um entre os principais modelos de reposição do estoque conhecidos atualmente: a contínua e a periódica.

No caso da contínua, você opta por um estoque menor de mercadorias, entretanto, precisa refazer suas compras com maior frequência. Isso permite uma diminuição nos custos de armazenagem e, mais importante, serve como um meio para amenizar as perdas. Entretanto, a estratégia diminui o seu potencial de barganha com fornecedores.

Já na reposição periódica, você consegue preços melhores, garantindo a compra em determinada data com os mesmos fornecedores. Essa é uma vantagem para quem trabalha com processos mais previsíveis e conta com bom histórico de organização. Em contrapartida, neste modelo, existe o risco de os produtos serem vendidos antes do tempo e, assim, a empresa ter que repor o estoque antes da hora.

5. Utilize uma ficha de estoque

Você pode contar com uma ficha física ou digital para o controle de seu estoque. Na prática, tudo depende da sua preferência e do que é mais interessante para a sua empresa. De qualquer forma, o ideal é que ela exista e conte com algumas informações essenciais para catalogar as entradas e saídas das mercadorias presentes no seu estoque.

Assim, você faz os registros de entrada logo no recebimento das unidades, podendo tomar como referência as próprias notas fiscais ou de recebimento dos produtos, e faz os registros de saída a partir dos pedidos feitos pelos clientes.

Para uma gestão de estoque qualificada, trabalhe com essas informações:

  • Código e a descrição da mercadoria
  • Unidade de consumo
  • Estoque mínimo
  • Endereço de localização no almoxarifado
  • Datas de entrada ou saída da mercadoria
  • Quantidade de entrada, saída e saldo da mercadoria
  • Valor do custo de entrada, saída e de estoque atual
  • Valor do custo médio e anual da mercadoria

6. Otimize seu inventário

Entre inúmeras atividades essenciais para melhorar o controle do estoque no dia a dia, vale destacar a importância do inventário.

Afinal, essa prática visa justamente conferir as quantidades de itens presentes no estoque físico e ajustar os controles no sistema de gestão.

No entanto, isso requer atenção especial dos operadores e, principalmente, tempo e trabalho dos responsáveis pela contagem. Logo, buscar meios de otimizar esse processo é sinônimo de eficiência e praticidade para as operações.

Em outras palavras, quanto mais ágil e eficaz for o seu inventário, menos retrabalhos serão necessários, menor será o tempo de "paralisação" do armazém e mais dinâmica será essa contagem.

7. Defina critérios para o controle de estoque

Definir os critérios para o controle de estoque em seu armazém é uma estratégia essencial e que pode ter influência direta em diferentes aspectos para a gestão logística.

Por exemplo, métodos clássicos de armazenamento, como FIFO e LIFO são responsáveis por uma melhor otimização e dinâmica do seu estoque e garantem movimentações mais inteligentes e eficientes dos produtos, conforme as necessidades de sua operação.

Mas além disso, diversos outros critérios podem ser definidos em sua gestão, de acordo com o que a sua logística demanda. Por exemplo, implementar controles por data de validade, números de lote, tipo de SKU, nome do fornecedor, entre outros, são exemplos práticos de critérios que podem ser trabalhados em seu controle de estoque e ajudar a criar modelos mais adequados ao que a sua operação precisa.

E, na prática, isso fica muito mais fácil e otimizado com a utilização de ferramentas adequadas para a gestão de estoques.

8. Fique atento à demanda

O giro de cada produto depende, naturalmente, da demanda dele. É em função disso que você tem como saber a quantidade certa a investir na próxima reposição. Sendo assim, é fundamental ter critérios para fazer o acompanhamento da demanda para estar sempre adiantado em relação às eventualidades. Isso permite que a sua empresa se mostre eficiente e segura aos olhos do mercado.

A dica é estruturar o seu controle de movimentações de maneira a ter como prever as demandas. Isso se torna ainda mais relevante quando consideramos questões como a sazonalidade.

Determinadas épocas do ano fazem com que as vendas aumentem ou diminuam. Assim, quanto maior for o preparo da sua equipe em relação a isso, mais eficiente será a gestão de estoque e menores tendem a ser as eventuais perdas. No fim, essa é uma forma de favorecer o caixa da sua empresa.

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9. Promova produtos em excesso

Sempre existe o risco de a sua empresa ficar com o estoque parado. Isso é natural em momentos em que a demanda por determinada solução diminui repentinamente, ou por conta de situações de mercado. De qualquer forma, é importante que sua gestão fique atenta a isso para evitar prejuízos financeiros.

Uma boa gestão de estoque deve ter atenção a questões dessa natureza também.

O melhor a fazer é criar meios para facilitar a saída desses produtos. Considere diminuir os preços, e uma boa ideia é realizar a chamada queima de estoque. Perceba que, fazendo isso, você une o útil ao agradável, ou seja, elimina o excesso no seu estoque e, ao mesmo tempo, estimula a movimentação financeira na sua empresa.

10. Prepare-se para os produtos perecíveis

Evidentemente, você precisará controlar cada produto de acordo com a sua característica. Nesse sentido, é preciso cuidado redobrado com os perecíveis em relação ao estoque. Isso porque esses são produtos que tendem a gerar maior prejuízo para a sua empresa.

Então, o que fazer? O ideal é desenvolver um trabalho mais específico, de preferência, fazendo um controle de estoque mais detalhado quando os produtos demandam maior atenção e cuidado, como é o caso de perecíveis.

Assim, elementos como prazo de validade, dia de entrada e de saída do estoque, entre outros, precisam ser considerados com mais rigor, a ponto de você ter como se antecipar na criação de soluções, como a redução do preço de venda para evitar maiores prejuízos.

A dica, aqui, é estabelecer um controle mais rígido em relação a esses produtos e aceitar com mais naturalidade a redução de preços.

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Como a tecnologia pode otimizar o controle de estoque?

Quando falamos em controle de estoque, precisamos ter em mente que a organização pode ser feita com práticas seguras e critérios. A partir de então, você pode considerar ações mais precisas para facilitar sua vida e, principalmente, para poupar tempo.

É nessa lógica que devemos considerar a tecnologia hoje não só apenas como uma ferramenta de otimização e organização do estoque, mas principalmente como um fator estratégico e indispensável para suas operações logísticas.

E indiscutivelmente, hoje, o que há de mais avançado, robusto e completo em termos tecnológicos para o controle de estoque se chama sistema WMS. Afinal, tal software proporciona controles amplos e detalhados de toda a cadeia de suprimentos, desde a chegada dos produtos nos armazéns até a expedição para suas entregas.

Na prática, um sistema WMS proporciona:

  • melhores controles de produtos com base em dados e informações específicas de cada produto;
  • automatização de atividades e processos;
  • agilidade e praticidade no endereçamento, rastreamento e localização de itens;
  • otimização do picking e packing;
  • redução de custos, erros e retrabalhos;
  • redução do número de operadores necessários nas atividades;
  • redução nos níveis de perdas e desperdícios;
  • agilidade no processo de inventário.

Enfim, com essas dicas e uma boa dose de organização, você já tem tudo para começar a colocar a sua gestão em ordem e implementar um controle de estoque muito mais eficiente, prático e inteligente em sua empresa.

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