O que é e como implementar o 5s na logística?
Nos últimos anos, com o advento de novas tecnologias, métodos e procedimentos aplicados ao setor de distribuição e armazenagem de produtos, veio à tona a implementação de uma das metodologias mais eficazes quando o assunto é busca por melhoria de processos internos: o 5s na logística!
Mas apesar de parecer algo simples de se implantar e seguir na rotina, especialistas reforçam que essas 5 premissas essenciais demandam muita organização, planejamento e, antes de tudo, compromisso e dedicação, tanto por parte dos gestores, como dos próprios colaboradores.
Para entender melhor o que são os 5s na logística, seus principais pilares, como funciona e que vantagens eles podem agregar às operações de uma empresa na prática, acompanhe!
O que define a metodologia 5s?
Após o final da Segunda Guerra Mundial, o Japão se encontrava em uma posição muito fragilizada e com um cenário de enorme devastação. Dessa forma, para se reerguer fortemente na economia e reconquistar o seu espaço no mercado internacional, seus gestores públicos desenvolveram a chamada metodologia 5S, que, na prática, buscava atender às necessidades das indústrias de aumentar a sua produtividade, com o menor uso de recursos possíveis.
Afinal de contas, frente à grande carência de insumos no pós-guerra, as fábricas japonesas precisavam otimizar ao máximo o uso de materiais e, paralelo a isso, possibilitar a entrega de mais qualidade para poder oferecer produtos competitivos.
Apesar de o conceito ter surgido no chão de fábrica, a metodologia 5S, atualmente, é aplicada em diversos tipos de empresas, que se beneficiam enormemente com seus conceitos.
De forma básica e resumida, o propósito desse método é simplificar as rotinas de trabalho, reduzindo radicalmente desperdícios, erros e custos por meio da organização, padronização de etapas e eliminação de atividades supérfluas
As inovações tecnológicas e o avanço dos métodos e procedimentos aplicados no setor de distribuição e armazenagem de produtos tornaram a metodologia 5s na logística a protagonista da área, quando o assunto é a busca por melhorias nos processos internos.
É importante ressaltar que essas 5 premissas demandam muita organização, planejamento, compromisso e dedicação, tanto por parte dos gestores, como dos próprios colaboradores.
Quer entender melhor essa metodologia? Continue lendo este artigo e descubra como implementá-la e quais as vantagens para as operações da sua empresa. Confira!
O que define a metodologia 5s?
A metodologia 5s foi criada por gestores públicos, após o final da Segunda Guerra Mundial, quando o Japão se encontrava em uma posição frágil e em um cenário devastador. O objetivo foi reerguer a economia do país e reconquistar o espaço no mercado internacional.
Na prática, a 5s buscava atender às necessidades das indústrias em aumentar a sua produtividade e com o menor uso de recursos possíveis. Isso porque, com a carência de insumos no pós-guerra, as fábricas japonesas precisavam otimizar ao máximo o uso de materiais e, em paralelo, possibilitar a entrega de mais qualidade e a oferta de produtos mais competitivos.
Atualmente, a metodologia 5s ultrapassou os muros das fábricas e é aplicada em outros segmentos, que têm se beneficiado enormemente com os seus conceitos.
Basicamente, o objetivo dessa metodologia é simplificar as rotinas de trabalho, reduzindo consideravelmente os desperdícios, erros e custos por meio da organização, padronização de etapas e eliminação de atividades supérfluas e que não apresentem resultados relevantes para a empresa.
Outro ponto que merece destaque é que a metodologia 5s preza pela garantia à segurança e elevação dos níveis de qualidade dos processos.
Também é importante destacar que os colaboradores e parceiros comerciais têm um importante papel na metodologia pois agregam muito valor ao atuarem em um ambiente mais estruturado, organizado, agradável e livre de riscos.
Por que se fala muito da implementação do 5s na logística hoje?
Não é por acaso que o conceito dessa metodologia foi implementado rapidamente nos processos logísticos das organizações. Isso porque esse setor é muito dinâmico e envolve custos e processos diversos que exigem agilidade, eficiência e praticidade.
Em suma, o 5s na logística é similar em qualquer que seja o setor de uma empresa: otimizar ao máximo seus processos e, ao mesmo tempo, produzir mais com menos.
A metodologia faz todo o sentido para a área de logística, já que, independentemente do tamanho ou especialização da empresa, todo gestor de armazenagem e distribuição sempre está em busca de soluções para a redução de custos, tempo e melhorias operacionais.
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Quais são, afinal, os 5s na logística?
Como dito anteriormente, os 5s na logística são os mesmos aplicados em qualquer outro setor ou área de atuação de uma companhia.
A seguir, apresentamos cada um deles, com destaque em seus conceitos e objetivos práticos e que podem ser implementados na rotina de uma gestão.
Seiri (senso de utilização)
O primeiro "S" é o Seiri, que está diretamente ligado ao "senso de utilização" e, de acordo com a metodologia 5s original, é o primeiro passo a ser implementado, já que "prepara o terreno" para a aplicação das demais premissas. Seu objetivo principal é identificar o que, de fato, é útil para o ambiente e o que pode - e deve - ser eliminado em prol da eficiência.
Na prática, a sua implementação tem como premissa garantir a otimização do espaço e evitar o desperdício de recursos e insumos com itens que não sejam extremamente necessários à rotina de determinada operação.
Além disso, o Seiri também serve para aprimorar o uso daquilo que já é útil e, do ponto de vista gerencial, pode ajudar a reduzir os tamanhos dos estoques ou os itens operacionais que não estejam agregando o devido valor aos processos.
Seiton (senso de organização)
Após implementar o Seiri, o próximo passo se refere diretamente à organização daquele ambiente da maneira mais adequada e eficiente.
Esse senso de organização - ou seiton em japonês – quando aplicado à logística visa garantir que os itens mais importantes sejam mais facilmente acessados e ainda melhorar o ambiente em geral.
Para que isso seja possível, na rotina de um armazém são utilizadas ferramentas como etiquetas, códigos de barras e métodos de padronização dos itens e insumos, otimizando a gestão de informações e dados.
O estoque passa a ser muito mais útil e eficiente quando nele é aplicado esse senso, permitindo que todos os seus itens armazenados e faturados sejam encontrados e movimentados de forma mais rápida.
Nesse senso do 5s na logística, ainda é possível reforçar a relação com o objetivo de otimizar o tempo, evitando qualquer atraso ou perda em processos comuns do setor, como identificação de produtos, endereçamento e rastreamento, entre outros.
Seiso (senso de limpeza)
A proposta principal do seiso é a “limpeza", que, de fato, está atrelada a um conceito de higiene e, na prática, está ligada com o senso de organização.
Quando esse “s” é inserido em um ambiente logístico, como um armazém ou centro de distribuição, é evidente que essa questão se torna primordial para garantir mais eficiência operacional e evitar problemas comuns em estoques mal geridos e sem cuidados adequados, como desperdícios, perdas de materiais e desorganização, entre outros fatores.
Desse modo, a higiene do ambiente também se torna uma abordagem fundamental e crucial para a construção de um bom local de trabalho, principalmente porque ajuda a aumentar a produtividade e a diminuir os retrabalhos e erros, que podem colocar em risco a integridade de equipamentos, produtos e até mesmo a saúde dos colaboradores.
Esse terceiro dos 5s na logística também está relacionado à questão colaborativa, de fazer com que cada colaborador ajude na conservação daquele ambiente de trabalho, assim como a sua segurança.
Podemos somar esse novo "S" à sequência do que vimos até agora: o que é útil, deve estar organizado e - agora - limpo para ser acessado o mais rápido possível, sem qualquer necessidade de retrabalho e sem perda de tempo.
Seiketsu (senso de normalização)
O quarto “S” é o chamado senso de padronização ou normalização, quando a empresa deve fazer a mudança de suas rotinas para que as mesmas fiquem mais adequadas e, ao mesmo tempo, garantam a consistência do que já foi antes implementado.
Na prática, o que é padronizado dentro da cadeia de suprimentos se entende como um modelo a ser seguido, ou seja, diminuindo qualquer risco de retrabalho e perdas efetivas no cumprimento de qualquer atividade do processo em questão.
Nesse ponto, é possível buscar a melhoria dessa atividade, pois já existe uma referência que funciona e traz resultados. Em outras palavras, esse senso defende a busca contínua de melhorias e ajustes daquilo que já está em operação.
Shitsuke (senso de disciplina)
O último dos 5s na logística se relaciona ao que chamamos de senso de disciplina e, talvez, esse seja um dos principais desafios na implementação eficiente e contínua da metodologia.
É fato que, manter a disciplina é algo que exige uma atenção especial, independente da atividade. Ou seja, a ideia de implementação de qualquer procedimento ou projeto tende a se desgastar com o tempo e, obviamente, se não houver um trabalho de reforço, lembrança ou atualização, certamente, as práticas mudarão dia após dia, podendo perder a sua efetividade.
Portanto, é importante ressaltar que a manutenção de todos os primeiros S exige muita disciplina, pois basta o menor dos descuidos para que os velhos hábitos e práticas retornem e a metodologia não possa oferecer todos os benefícios que é capaz.
Embora seja imprescindível implementar um senso de autodisciplina e que englobe todos os colaboradores envolvidos, isso não se trata de fiscalizar e punir pessoas. A ideia é garantir que cada um desenvolva a consciência necessária para se manter dentro desses padrões esperados.
Também é importante dizer que o quinto dos 5s na logística trata, também, sobre os padrões éticos e morais de cada um que torna aquela operação possível na empresa, o que garante que não seja necessário disponibilizar uma chefia para realizar a fiscalização o tempo todo.
E como implementar, na prática, o 5s na logística?
Agora que você já conhece os 5s na logística, já deu para ter uma ideia geral do que é preciso para tornar esse conceito realmente eficiente na rotina de uma empresa, certo? Agora, vamos ver como é a aplicação de cada S.
Seiri
O senso de utilização analisa os melhores locais para a realocação de ferramentas e materiais, além de implementar as medidas necessárias para combater os desperdícios, mantendo o controle adequado do estoque, realizando inventários periódicos, analisando o uso de cada item e preservando somente o que é útil.
Seiton
Entre as principais práticas do senso de ordem que podem ser adotadas estão a organização da frota – e o investimento em inovação tecnológica para manter o seu perfeito funcionamento; a averiguação dos equipamentos e o descarte daqueles inoperantes; manter os reparos e a manutenção dos equipamentos em dia; reorganização dos ambientes de trabalho; mapeamento dos processos e identificação das atividades repetitivas, desnecessárias e pouco produtivas; implementação de um sistema que permite a etiquetagem e classificação dos materiais, facilitando a sua identificação e acesso.
Seiso
O senso de limpeza envolve educar os colaboradores para que a higienização do local não seja comprometida. Além disso, ajuda a melhorar a melhorar a conservação de ferramentas, equipamentos e demais itens, mantendo uma comunicação mais clara e objetiva com todas as equipes.
Seiketsu
O senso de padronização ajuda a manter um nível mais adequado dos processos logísticos ao adotar tecnologias que otimizem e permitem definir as melhores rotas a serem seguidas no transporte de cargas. Esse senso também permite elaborar um cronograma para realizar a manutenção dos equipamentos, além de otimizar o tempo e as atividades operacionais com a normatização de etiquetagem, localização e placa dos veículos e máquinas.
Shitsuke
O senso de autodisciplina orienta os colaboradores a realizarem da melhor forma possível as suas funções e, assim, melhorar os resultados de forma ideal. Nesse contexto, é importante investir em treinamentos para que cada colaborador desenvolva novas habilidades e, assim, possa alcançar os padrões estabelecidos pela empresa.
Quais as vantagens da metodologia 5s para a logística?
Aplicar uma metodologia no ambiente corporativo é um desafio para qualquer empresa, pois, além de depender de uma mudança no modo de agir e pensar dos colaboradores, precisa do comprometimento de todos para que as práticas adotadas deem certo.
A metodologia 5S na logística pode oferecer ótimos resultados com a sua implementação, que são visíveis tanto na melhora da organização quanto na otimização do trabalho. Existe uma infinidade de vantagens , entre as principais delas, vale a pena destacar:
· Aproveitamento do espaço.
· Ambiente mais limpo e organizado.
· Redução de custos e riscos.
· Melhoria de vida dos colaboradores.
· Melhoria nas condições de trabalho.
· Maior controle de estoque.
· Aumento da produtividade.
· Erros detectados mais facilmente.
· Prevenção de acidentes.
· Redução do desperdício de tempo na busca por equipamentos utilizados nos processos diários.
· Redução de falhas na logística.
· Maior segurança para as cargas.
· Melhoria na qualidade das entregas.
A metodologia 5S na logística é uma forma de motivar organização, limpeza, produtividade e resultados financeiros para a empresa. Ao conhecer os princípios envolvidos, o gestor tem mais facilidade em colocar a metodologia em prática e assim aproveitar seus resultados.
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