Realizar uma auditoria de estoque é uma forma de analisar cuidadosamente os processos e identificar os pontos que podem ser melhorados na empresa.
A auditoria de estoque é uma estratégia muito importante para entender o setor e aperfeiçoar todo o processo operacional, tornando-o mais organizado, produtivo, eficiente e econômico.
O fluxo contínuo do estoque, torna difícil a tarefa de organização de todos os documentos de entrada e saída de mercadorias e ativos. E, na contabilização, podem surgir alguns problemas, tais como:
• Falta dos documentos de entrada e/ou saída de produtos e equipamentos;
• Discrepância entre a quantidade de produtos declarados e contados;
• Extravio de mercadorias ou ativos no estoque;
• Com o passar do tempo, pode ocorrer o desgaste e a desvalorização de produtos e ativos.
Por este motivo, de tempos em tempos, é importante realizar esse procedimento porque, na rotina de trabalho, é mais difícil identificar os problemas e gargalos. Vale ressaltar que a auditoria prioriza os detalhes, além de facilitar as análises críticas.
Ter um setor logístico alinhado e efetivo é fundamental para o sucesso e desenvolvimento de qualquer empresa, independente do porte e do setor.
Quer saber mais sobre esse processo logístico? Continue lendo este artigo e descubra tudo o que ele pode fazer pela sua empresa. Confira!
O que é auditoria de estoque?
Basicamente, a auditoria de estoque é um procedimento de verificação minuciosa, sistemática e independente da quantidade e da qualidade dos produtos estocados no armazém ou depósito de uma empresa.
Essa auditoria tem como objetivo determinar se os registros dos itens são precisos e se as quantidades indicadas correspondem aos registros contábeis e nos sistemas de gerenciamento e controle de estoque, a fim de garantir a credibilidade e a totalidade das informações, que devem retratar a realidade exata de tudo o que está armazenado.
Além disso, esse levantamento pode apontar os problemas de controle e a ineficácia dos processos de armazenamento e distribuição das mercadorias, prevenindo as perdas financeiras, sejam por quebra de estoque, roubo, danos ou extravio de mercadorias.
A auditoria de estoque realiza a contagem de todos os produtos, item por item. O auditor também deve examinar todos os documentos e notas fiscais que comprovem a entrada e saída de mercadorias.
Uma situação que pode trazer sérios problemas para a empresa é a quebra de estoque. Isso porque traz consequências como a perda de confiança no mercado e o desperdício de recursos, por exemplo.
Se um produto não estiver disponível, será necessário adiar a entrega, o que pode causar uma grande insatisfação para o cliente. Esse problema também pode causar a perda de vendas ou a necessidade de reposição imediata de um item para atender a demanda, o que pode levar a custos adicionais.
A auditoria pode ser rotativa, periódica ou permanente e deve ser feita, pelo menos, duas vezes ao ano. Conheça, em detalhes, as características de cada uma delas:
Rotativa: realizada de acordo com um calendário pré-determinado e que não altere os processos rotineiros da empresa. Aqui, a ideia é tornar a auditoria como parte da rotina; a sua periodicidade pode ser diária, semanal ou bimestral, por exemplo.
Periódica: feita toda vez que um período se encerra na empresa, como o ano fiscal.
Permanente: esse é tipo mais sofisticado de auditoria de estoque, porque é feito automaticamente, ou seja, toda vez que ocorre alguma movimentação no estoque, a informação é registrada no sistema. Geralmente, essa auditoria é realizada mediante o uso de ferramentas tecnológicas.
Vale ressaltar que esse procedimento, independente do seu tipo, permite ao gestor conhecer a realidade dos estoques e, com base nesses dados, melhorar a administração do negócio.
Desse modo, se a empresa deseja garantir o seu sucesso e evitar problemas em seu estoque, é essencial saber mais sobre auditoria de estoque e como realizá-la de modo eficiente.
O que deve ser auditado no estoque?
Qualquer processo do setor logístico deve, antes de mais nada, ser mapeado para ser analisado. No entanto, é necessário compreender detalhadamente os aspectos que fazem parte da auditoria.
Esses fatores são separados em variáveis qualitativas, que estão mais relacionados à execução do planejamento, e variáveis quantitativas, as quais fornecem informações relacionadas ao processo e satisfação do cliente.
Entre as variáveis quantitativas estão:
• Exatidão da entrada de pedido.
• Números de pedidos realizados.
• Processo de rastreamento e acompanhamento das mercadorias despachadas.
• Grau de satisfação do cliente com as entregas efetivadas.
• Todos os custos relativos ao atendimento ao cliente.
• Percentual de resolução de problemas.
Esses dados servem como base para o resultado da auditoria e apontam os processos que necessitam de melhorias para que o setor obtenha mais qualidade e eficiência.
Já as variáveis qualitativas são relacionadas a execução do planejamento realizado para o setor. Entre elas, podemos citar:
• Planejamento de distribuição e terceirização de funções.
• Desempenho dos colaboradores do setor logístico.
• Relacionamento com os fornecedores.
• Processo de produção.
• Relação dos equipamentos utilizados no setor.
• Estocagem das mercadorias.
Também é importante realizar a simulação de algumas situações, com o objetivo de compreender se a empresa possui a capacidade de atender as demandas que podem surgir no mercado, futuramente.
Benefícios da auditoria de estoque
Veja quais são os benefícios de realizar uma auditoria de estoque, seja para realizá-la internamente ou externamente, ao contratar um profissional especializado.
Identificação de gargalos e pontos de ineficiência nos processos logísticos
A primeira vantagem da auditoria de estoque é o diagnóstico dos processos logísticos com a identificação de gargalos e pontos de ineficiência. Os dados obtidos permitem que o gestor tenha uma clareza total sobre os problemas e é mais fácil pensar nas melhorias e planejar o futuro do negócio.
Otimização do uso dos recursos
Uma maior agilidade dos processos resulta também em uma otimização do uso de recursos, o que inclui estoque, espaço e mão de obra. Essa otimização significa que esses recursos serão aplicados de modo mais inteligente, aumentando a produtividade e eficiência do setor.
Melhoria na acuracidade do estoque e redução de perdas
A auditoria promove a verificação regular do estoque e, assim, o gestor tem a noção da velocidade com que os produtos são vendidos e possa prever a necessidade de reabastecimento, evitando excessos de estoque e reduzindo a perda de mercadorias.
Aumento da eficiência operacional e redução de custos
A verificação e o ajuste periódico dos registros de estoque garantem a precisão e eficiência operacional, além de evitar erros. Além disso, utilizar ferramentas de gerenciamento de estoque, automatiza e simplifica o processo, reduzindo custos e aumentando a competitividade da empresa no mercado.
Garantia do cumprimento de normas e regulamentações aplicáveis
O treinamento de colaboradores garante que todos os envolvidos no processo logístico de controle de estoque entendam e apliquem as políticas, normas, regulamentos e procedimentos estabelecidos por lei.
Principais objetivos da auditoria de estoque
Uma auditoria de estoque tem como maior objetivo a prevenção. A ideia é coletar dados e avaliar estratégias que contribuam para melhores tomadas de decisão.
Mas a prática também tem outros objetivos, conforme a seguir:
• Comprovar a quantidade de mercadorias declaradas no estoque.
• Conferir a quantidade de produtos existentes no estoque.
• Verificar se a posse das mercadorias existentes é realmente da empresa auditada.
• Confirmar se o valor dos itens em estoque está avaliado corretamente.
• Organizar toda a documentação referente a entrada e saída de produtos e ativos da empresa.
• Obter conhecimento do controle de qualidade de estoque da companhia.
Para que esses objetivos sejam alcançados, é necessário realizar um longo e complexo processo, dividido em várias etapas. A seguir, apresentamos as principais delas.
5 etapas da auditoria de estoque
A auditoria de estoque, como já mencionado, pode ser realizada de duas formas distintas: interna ou externa. Na primeira, é a própria empresa que realiza o processo, sem a interferência de terceiros. Já no segundo caso, é contratada uma empresa, ou profissional, especializada para realizar o processo de auditoria.
Assim como qualquer auditoria, a ideia é prezar pela eficiência da gestão do setor. Para isso, são realizadas 5 etapas principais, sendo:
Planejamento da auditoria
É fato que a auditoria já tenha como foco identificar pontos de melhoria, porém, é necessário que a empresa tenha clareza sobre os objetivos do processo. E, para isso, é necessário realizar um planejamento da auditoria, que deve ser de curto, médio e longo prazo.
Coleta de dados
Depois de planejar, é necessário coletar os dados sobre todas as operações logísticas, com o objetivo de ter uma ampla visão do cenário. Desse modo, deve ser realizada uma análise completa e bastante detalhada de cada processo, como a organização do armazém, a separação de pedidos, o embarque e o transporte de mercadorias, entre outros.
Análise e avaliação
Após a etapa de coleta de dados, é a hora de analisá-los. É nesse momento que o auditor identifica e avalia os pontos fortes e fracos da operação logística da empresa. Mas, para que essa análise seja bem-sucedida, é necessário que as informações obtidas no passo anterior sejam de qualidade e fidedignas.
Identificação de não conformidades
Outra etapa importante é a que identifica as não conformidades (NCs), ou seja, os procedimentos, práticas ou resultados de um processo que não atende os parâmetros aceitáveis e esperados.
As não conformidades geram resultados insatisfatórios e, para reduzir esses fatores, é necessário padronizar os processos rotineiros da empresa, com parâmetros aceitáveis de atendimento, produção e gestão.
Recomendações e plano de ação
A última etapa da auditoria de estoque consiste na criação de um relatório propondo um plano de ação com recomendações e soluções para aumentar a eficácia do processo logístico. Esse relatório pode apresentar ações que apresentem resultados como:
• Diminuição de retrabalho;
• Prevenção e redução de perdas de produtos;
• Melhor utilização dos recursos da companhia;
• Aumento da segurança contra perdas de mercadorias e acidentes com colaboradores;
• Diminuição do risco de falta de itens ou insumos para a produção;
• Maior produtividade.
Vale lembrar que as etapas podem variar de acordo com o porte da empresa, o tamanho do armazém ou depósito, entre outros.
Tecnologias e ferramentas de suporte à auditoria de estoque
As ferramentas tecnológicas são peças fundamentais para uma auditoria de estoque eficiente. Com a tecnologia certa, é possível transformar a forma como a empresa gerencia seu estoque e, com isso, é possível obter resultados melhores.
Veja abaixo algumas formas pelas quais essas ferramentas podem ajudar na auditoria de estoque:
Automatização de tarefas
A automatização permite que as tarefas sejam realizadas de forma mais rápida e precisa, eliminando a repetição de atividades e a burocracia. Assim, gestor e equipe podem se concentrar em questões mais estratégicas, aumentando a produtividade do negócio.
Armazenamento e análise de dados
Com um sistema de gestão, é possível coletar, armazenar e acessar as informações em tempo real. Outra vantagem é que esses dados estão sempre acessíveis, permitindo que as decisões sejam tomadas com mais rapidez e precisão.
Também com a tecnologia é possível fazer análise de dados em grande escala. Isso permite que o gestor tome decisões mais assertivas e baseadas em dados.
A capacidade de analisar uma grande quantidade de informações permite a identificação precisa de padrões, tendências e oportunidade de melhoria não apenas na auditoria de estoque, mas também em toda a sua gestão, infraestrutura e processos logísticos.
A onBlox desenvolve diferentes ferramentas tecnológicas para a otimização logística das empresas e, entre as principais soluções, o destaque é o sistema WMS (Warehouse Management System), considerado um dos mais atuais, completos e dinâmicos do mercado.
A partir da implementação deste software, a empresa passa a ter um controle de todas as etapas de sua gestão de estoque, desde o recebimento das mercadorias no armazém, até a expedição e carregamento para as entregas.
Com esse sistema, é possível otimizar não apenas a auditoria de estoque, mas também processos como recebimento de mercadorias, endereçamento, localização e conferência entre outros.
Conclusão
A auditoria de estoque é um processo essencial para garantir que o controle de inventário seja preciso e eficiente. Por meio dessa prática, é possível identificar os pontos críticos e corrigir eventuais problemas, além de tomar medidas para melhorar o gerenciamento do estoque.
É importante ressaltar que, ao auditar o estoque, a empresa tem uma integridade do inventário muito maior, e evita perdas e fraudes, garantindo o sucesso do negócio.
Por fim, com essas dicas, você já pode planejar a auditoria de estoque da sua empresa. Se você quer saber mais como otimizar essa auditoria e implementar um sistema WMS, entre em contato agora com um de nossos especialistas e agende uma apresentação da Onblox.
