7 dicas para otimizar conferência de mercadorias no estoque

Conferência de mercadorias: conheça um passo a passo para fazer corretamente.

A conferência de mercadorias deve ser tida como parte fundamental em qualquer estratégia empresarial de sucesso. Isso porque ela pode trazer benefícios que vão desde a melhor gestão de tempo até o ganho de produtividade e, consequentemente, a geração de economia.

Assim, se você souber como fazer desse procedimento de rotina algo realmente eficiente dentro do seu negócio, a tendência é que consiga otimizar ações e garantir maior qualidade para o que a sua empresa coloca no mercado.

A pergunta que fica é: como fazer a conferência de mercadorias de uma maneira que pode ser considerada a ideal? Reunimos algumas dicas para ajudar você em relação a isso. Acompanhe.

A importância de fazer a conferência de mercadorias corretamente

A realidade é que, quando a conferência é feita de maneira assertiva, com entradas e saídas de produtos conferidas corretamente, os benefícios são inúmeros. Entre eles estão a redução de perdas, a diminuição de erros que levam ao retrabalho, a considerável redução de problemas com mercadorias inadequadas, além de um controle muito mais preciso do que entra e o que sai da sua empresa.

Pensando no estoque e na importância que sua devida organização tem, vale destacar que sem políticas que simplifiquem e qualifiquem sua gestão, a tendência é que os processos não aconteçam de acordo com o esperado e assim os efeitos dessa falha sejam sentidos onde menos se espera: naquilo que chega até o cliente. É por esse motivo que vale a pena ter uma atenção maior a tudo o que diz respeito a essa parte do negócio.

Em resumo: confira as informações que serão passadas neste artigo, avalie a forma como a sua conferência de mercadorias é feita atualmente e reflita a respeito do que pode ser melhorado. Ao chegar a uma conclusão, faça um passo a passo do que deve ser modificado pensando na realidade da sua empresa e considerando as peculiaridades dos processos. A partir desse planejamento você pode começar a adotar medidas e a investir nas soluções indicadas.

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Os problemas comuns na conferência de mercadorias

Saiba que é fundamental evitar problemas muitas vezes incompreendidos pelas empresas, mas que podem comprometer significativamente seus processos.

O maior deles certamente é a falta de planejamento. Sempre que uma mercadoria chega é importante que exista um passo a passo a ser seguido pelos responsáveis pelo recebimento. Do contrário, as ações acontecem aleatoriamente e os erros acabam sendo mais comuns.

Além disso, quando não há a devida supervisão na conferência de mercadorias, problemas provocados por condutas inadequadas, por exemplo, tendem a aumentar ainda mais as dificuldades. É preciso considerar as melhores abordagens desde o recebimento da mercadoria até o encaminhamento do documento fiscal aos responsáveis. Para tanto, o ideal é que a empresa crie um manual a ser entregue para os funcionários, ensinando essa padronização.

Também em relação a isso é preciso apontar outro problema grave: a falta de orientação dos colaboradores na conferência de mercadorias. Por se tratar de um processo que envolve um grupo de pessoas, sem que haja o devido treinamento, acaba aumentando a probabilidade de a empresa se ver diante de problemas. Isso sem falar na questão do sentimento de valorização que um colaborador sente quando se vê como parte de um projeto bem desenhado.

É preciso refletir se a empresa faz a devida integração entre seus diferentes setores do empreendimento. Quando os departamentos não são integrados, essa falta de conexão faz com que apareçam problemas como informações diferentes entre o que aparece no estoque físico e na contabilidade. Sem que os processos sejam devidamente controlados, especialmente com o uso da tecnologia, esse tipo de dor de cabeça pode se tornar constante.

E é em relação ao uso de recursos tecnológicos que as empresas apresentam falhas terríveis, capazes de comprometer sua agilidade e otimizar a relação entre os departamentos. Nessa lógica, determinados softwares precisam ser entendidos dentro do contexto de cada companhia. Vale destacar também problemas pontuais na contagem e verificação de notas fiscais. Muitas vezes sem contar com um procedimento detalhado para essa conferência, as empresas cometem equívocos evitáveis.

No geral, sempre há muito o que ser feito para otimizar a conferência de mercadorias no estoque. Para simplificar o seu caminho, considere as dicas na sequência.

1. Pense no agendamento da entrega

Ao optar pela organização, sua empresa tem como controlar uma série de variáveis no dia a dia do negócio. Uma das principais diz respeito à questão do espaço. Como fazer quando você tem que receber novas mercadorias, mas ao mesmo tempo precisa realizar outros procedimentos?

Para evitar qualquer tipo de desvio de foco da equipe, o importante é criar um sistema de agendamento de entregas. Assim você tem como garantir a exclusividade do uso do espaço para receber e estocar produtos, além de contar com a mão de obra necessária para que a conferência de mercadorias seja feita corretamente.

Em resumo, com o agendamento da entrega, você tem como evitar problemas comuns à falta de organização, como as falhas humanas e a falta de espaço para os procedimentos.

2. Capacite os funcionários da sua empresa

A quem será atribuída a tarefa de receber os produtos? Será uma única pessoa ou você terá uma equipe com diferentes funções? E o que fazer para revisar os produtos que já estão em estoque, caso seja necessário reorganizá-los? Outro ponto importante: como será realizado o confronto entre o pedido e a nota fiscal que o fornecedor apresenta?

De qualquer forma, você precisa treinar a sua equipe de modo que cada ação envolvendo a conferência de mercadorias seja feita de maneira previamente pensada. Existe a possibilidade, cada vez mais vantajosa, de automatizar esse processo a partir da adoção de sistemas avançados. Alguns deles permitem o trabalho com o cruzamento de dados e conferência, entre outras medidas.

No geral, essa sofisticação no uso dos dados permite que a sua equipe ganhe tempo e amenize eventuais falhas humanas. Uma dica é investir em eventos como workshops e até cursos online que capacitem seus colaboradores para lidar com soluções tecnológicas mais avançadas. Assim você tem como inserir novas práticas dentro das ações de dia a dia sem que isso interfira na qualidade dos procedimentos realizados atualmente.

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3. Atenção à questão tributária

Erros acontecem na conferência de mercadorias e para evitar que a sua empresa tenha prejuízos maiores quando isso acontecer, você pode contar também com uma ferramenta ou um serviço de consultoria tributária.

A ideia é ter uma ferramenta para lidar com casos como inconformidades entre a tributação dos produtos na nota fiscal e o cadastro da loja, por exemplo. Isso porque, sempre que acontece a entrada de uma nota fiscal com erros de tributação, mais do que eventuais prejuízos financeiros, sua empresa tem que arcar com a ameaça de autuações a partir de um cálculo tributário errado.

Em relação a esse tema, vale a pena considerar a adoção de sistemas tecnológicos para simplificar todo o trabalho envolvendo a questão fiscal na sua empresa. Atualmente, existem soluções que permitem a você garantir maior segurança a partir do uso de softwares completos, capazes não só de agilizar os registros e armazenamentos de dados como também de amenizar a incidência de erros, tão comuns quando os processos são integralmente conduzidos manualmente. A realidade é que é perfeitamente possível diminuir a quantidade de falhas humanas na sua empresa quando você consegue automatizar ações, especialmente contando com recursos mais modernos.

Lembrando que a questão tributária é essencial para qualquer tipo de negócio e adotar medidas para evitar problemas com a lei em cada etapa do seu processo produtivo é algo muito importante para manter a credibilidade da sua empresa, além de auxiliar na conferência de mercadorias.

4. Crie uma política de relacionamento com os fornecedores

É sempre recomendável pensar em formas de padronizar os processos que a sua empresa realiza. Isso diz respeito também a maneiras de melhorar a relação com quem participa do seu projeto. E no caso dos fornecedores isso se torna ainda mais relevante, uma vez que eles estão na base da sua cadeia de produção.

Uma boa relação com os fornecedores permite acesso a preços e condições melhores, mas também pode fazer com que as entregas sejam feitas sempre de acordo com a logística e a qualidade dos processos da sua empresa.

Algumas regras essenciais podem nortear positivamente as ações da sua empresa desde o momento em que você entra em contato com o fornecedor até a hora de ter que rever informações imprecisas. Para tanto, procure estabelecer um acordo ou então um contrato com essas regras. Assim, sempre que houver qualquer tipo de divergência entre o que for pedido e o que for entregue, você saberá que existe um caminho para o processo de troca ou de ressarcimento.

Além disso, tenha atenção às condições que norteiam o seu trabalho com seus atuais parceiros e esteja sempre em busca de alternativas, seja em termos de valores, formas de pagamento, entrega, entre outros.

5. Faça a conferência quantitativa e qualitativa de mercadorias

Ao receber os produtos, começa a contagem deles. É preciso conferir a quantidade de lotes e se em todos há a mesma quantidade de unidades. Essa é a avaliação quantitativa dos produtos e ela é a mais comum de ser vista nas empresas.

Entretanto, para aperfeiçoar ainda mais o procedimento, você também pode fazer a conferência qualitativa, trabalhando com amostragens. Assim, escolha itens aleatoriamente de cada produto e avalie se as especificações dessas amostras conferem com o que foi solicitado. É preciso avaliar elementos como tamanhos, formatos, versões, sempre de acordo com a natureza do produto que você compra e da qualidade que espera dele. Também é importante verificar a integridade dos itens, conferindo se estão dentro do prazo de validade, se estão adequadamente acondicionados ou ainda, aparentando ter algum tipo de problema.

Nesse tipo de processo você também tem como ver se o produto está fora do peso, se apresenta algum tipo de avaria que pode comprometer a venda ou se está de alguma forma desalinhado com o que foi solicitado no ato da compra.

6. Reflita a respeito das melhores formas de conferir as notas

Uma forma de você encontrar inconformidades em relação às notas fiscais é fazendo a chamada conferência cega, na qual o estoquista não conta com a nota indicando a quantidade e os tipos de produtos que está recebendo. Assim, ele precisa apurar as entregas de maneira cuidadosa para que o resultado seja compatível com os valores informados.

A importância da conferência cega é dar ao colaborador uma responsabilidade que possivelmente ele não assumiria caso estivesse apoiado nos números da nota fiscal. Consequentemente, esse tipo de conferência de mercadorias elimina o chamado “corpo mole” na contagem de itens, evitando assim que falhas humanas sejam intensificadas.

É importante se movimentar para garantir que o processo de conferência de notas fiscais não seja negligenciado dentro da sua empresa. Essa preocupação pode ser decisiva para evitar o surgimento de problemas futuros.

7. Aplique a gestão estratégica na conferência de mercadorias

Quando pensamos em formas de tornar as movimentações mais estratégicas na sua empresa, o que deve ser considerado é o objetivo principal dela. É nesse ponto que a tecnologia se apresenta como uma aliada. Ao inserir soluções que permitam a você aperfeiçoar o trabalho em determinados setores que melhoram o resultado final do projeto, você age de maneira estratégica e a tendência é que isso apareça na forma como você é visto no mercado.

Por isso é tão interessante contar com um sistema de gestão para otimizar todo esse processo envolvendo o estoque. Com ele você tem como aumentar a velocidade das ações, além de atuar com precisão na redução de danos.

Um sistema sofisticado consegue automatizar diferentes tipos de tarefas e ainda gerar economia de tempo, dando à sua equipe, condições para atuar de maneira mais profissional no dia a dia.

A realidade é que, em tempos modernos, é o uso da tecnologia na conferência de mercadorias o que permite a você atuar de maneira estratégica no seu negócio. Isso porque esses recursos permitem um acompanhamento detalhado do histórico dos produtos, começando da entrada e indo até sua saída, além de uma série de outros benefícios que serão fundamentais na questão competitiva de mercado.

Por fim, saiba que a correta conferência de mercadorias no estoque deve ser parte fundamental na busca da sua empresa pela sofisticação de processos. Será ela uma das principais responsáveis para que a organização se torne um elemento importante para o seu negócio.

Quer saber mais sobre como sistemas podem auxiliar na conferência de mercadorias, além de gerar outros diferenciais para o seu negócio? Então confira abaixo como o WMS pode ser útil para a sua empresa.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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