9 dicas para otimizar o seu recebimento de mercadorias

Faça do recebimento de mercadorias um diferencial para o seu negócio.

A maneira como você organiza os diferentes processos dentro da sua empresa faz toda a diferença no resultado final que ela apresenta a cada mês. Não por acaso, empreendimentos marcados pela maior rigidez no controle de processos costumam ser os que mais se destacam em seus respectivos setores. Um caminho que poucos consideram e que, por isso mesmo, costuma diferenciar empreendimentos é o da conferência no recebimento de mercadorias.

Com o recebimento sendo feito de maneira criteriosa e controlada, ele serve não só para preservar os ativos da empresa, mas também para dar a ela condições para agir em função de um melhor uso de informações coletadas.

Quer saber como fazer esse procedimento corretamente e aumentar o seu controle organizacional? Então, confira nossas dicas.

1. Entenda o que representa a etapa de recebimento de mercadorias

Quando você recebe as mercadorias, dá início a um processo que vai desencadear no recebimento de um produto pelo cliente ou na execução de um serviço. Para que todo esse processo seja realizado de maneira adequada, a primeira etapa precisa ser feita com qualidade, o que pode ser garantido com a adoção de algumas práticas muitas vezes negligenciadas pelas companhias.

Empresas que se organizam devidamente para receber suas mercadorias tendem a ser aquelas que conseguem controlar com maior eficiência todo o processo que vem adiante, não só por já começarem suas ações de maneira organizada, mas fundamentalmente porque podem contar com informações mais precisas a respeito dos itens que entram em seu estoque.

No geral, para evitar que todas as etapas adiante sejam prejudicadas, é preciso que haja a devida conferência não só dos produtos, mas também da nota fiscal recebida, a fim de remover itens avariados ou que possam trazer prejuízos futuros.

Além disso, é preciso pensar na importância dessa etapa em termos de gestão. Quando existe um controle rigoroso, ela permite a coleta de informações que podem ajudar na gestão de estoque e nos processos futuros de reposição dos produtos.

A ideia é alinhar o setor com as políticas da gestão, visando não só a garantia de receber os produtos com a qualidade esperada, mas também obter informações que certamente farão a diferença na busca por uma ação mais estratégica no negócio.

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2. Saiba como se planejar para os recebimentos de mercadorias

Então, fica a pergunta: como fazer para, de fato, tornar o recebimento de mercadorias algo útil para otimizar as diferentes etapas que vão seguir? Para começar a responder essa pergunta, precisamos falar sobre o planejamento, que é fundamental na construção de projetos sólidos.

É interessante notar que mesmo gestores que costumam valorizar o bom planejamento na elaboração de projetos podem negligenciar essa prática em questões mais pontuais do negócio. Entre elas, podemos citar o recebimento de mercadorias.

Com um bom planejamento, é possível detalhar como serão feitos os procedimentos. Dessa forma, quanto maior for o grau de especificidade, mais racionais serão as ações dos funcionários responsáveis e mais simplificado poderá ser o supervisionamento de suas ações.

Vale lembrar que, em boa parte dos casos, os erros e desvios não são consequência de conduta inadequada dos colaboradores, mas, sim, de uma inadequação dos próprios procedimentos. É preciso que cada ação seja padronizada, de maneira a diminuir a incidência de erros envolvendo tanto as eventuais avarias nos produtos quanto as incompatibilidades nos documentos fiscais.

Esse planejamento precisa respeitar o universo de cada empresa, ainda assim, é possível seguir um direcionamento mais geral que costuma dar certo para diferentes tipos de negócio. Nesse sentido, você pode criar um manual e entregá-lo para seus colaboradores para, independentemente de quem for o responsável pelas ações, você tenha como mantê-las sob controle.

No geral, o passo a passo segue as seguintes fases:

1. O recebimento de mercadorias em um espaço apropriado para tanto.

2. A conferência entre o que foi pedido e o que consta no documento fiscal.

3. A verificação de eventuais avarias.

4. O lançamento de materiais no estoque.

5. O encaminhamento do documento fiscal aos responsáveis.

Leia também  Como programar o recebimento de mercadorias do seu armazém?

3. Aprenda a fazer uma conferência quantitativa

Os números sempre são aliados de uma gestão competente, além de ser os responsáveis por gerar dados e, consequentemente, trazer informações úteis para que a tomada de gestão seja facilitada.

Por isso, não deixe de começar conferindo as notas. Em um primeiro momento, procure verificar o valor total na busca por inconformidades. Além disso, é possível ir mais adiante, conferindo se os itens estão de acordo com o que foi solicitado.

Em seguida, garanta que você terá como receber adequadamente os produtos no seu estabelecimento. Para tanto, é preciso organizar o ambiente, garantindo que ele esteja livre de ameaças, como chuvas e outros imprevistos que podem prejudicar a contagem correta dos itens.

Concentre-se em avaliar se os lotes apresentam o mesmo número de unidades. Faça essa conferência com o cuidado de separar tudo para evitar contagem duplicada. Ao identificar qualquer incompatibilidade, você já pode tomar as medidas possíveis para evitar sair no prejuízo.

4. Aprenda como fazer uma avaliação qualitativa

Feita a análise quantitativa, você já tem como aprimorar o seu recebimento de mercadorias por meio qualitativo.

O procedimento é relativamente simples: escolha aleatoriamente alguns itens de cada produto. Confira suas especificações e veja se elas batem com aquilo que a sua empresa solicitou. Avalie elementos como cores, medidas e tamanhos dos itens em análise, bem como outras informações de acordo com a natureza do seu negócio.

Os produtos precisam estar dentro do prazo de validade, devidamente acomodados na embalagem e sem apresentar problemas de qualquer tipo. Assim, note se existem sinais de produtos amassados, com a validade expirada, em desacordo com as especificações, apresentando avarias de qualquer tipo ou sem respeitar aquilo que foi pedido.

Garantir a qualidade tanto na análise quantitativa quanto na qualitativa é um importante passo para fazer do recebimento de mercadorias um diferencial no seu negócio. Perceba que quando adotadas com critérios, ambas se complementam, permitindo que o seu trabalho e o de sua equipe se tornem mais sofisticados e confiáveis no processo de recebimento de mercadorias.

5. Defina como será feito o registro

É importante que você tenha um sistema de controle eficiente e que as informações coletadas sejam devidamente repassadas para ele. Independentemente da solução que você adotar na sua empresa, é recomendável organizar dados a respeito de:

  • Quantidades;
  • Lotes;
  • Fabricantes;
  • Validade dos produtos.

A ideia é que, já na fase de registro, você comece a simplificar suas ações de controle de estoque. Nesse sentido, é possível recorrer a planilhas ou então a softwares de automação, caso você pretenda fazer um investimento maior para simplificar e modernizar os procedimentos de sua equipe.

De qualquer modo, é preciso agir com critérios, sempre de acordo com as possibilidades de sua empresa e os diferenciais que pretende para ela.

6. Conheça estratégias que podem ser consideradas

Você pode trabalhar com a chamada “conferência cega” no recebimento de mercadorias, um procedimento de verificação que inibe a incidência de erros por parte de um único responsável. Isso porque, nesse método, a ideia é o estoquista receber os itens sem a nota responsável por identificar a quantidade e os tipos de produtos. Assim, é preciso que ele receba e confira a mercadoria com maior cuidado para que o resultado final fique de acordo com o esperado.

A conferência entre o que o responsável contou e a nota é feita somente em um segundo momento, garantindo um processo muito mais seguro para a empresa.

Além disso, é importante que a sua empresa trabalhe com o agendamento de entrega das mercadorias. Essa definição de data permite uma melhor organização do espaço em que serão feitas as entregas e, principalmente, da estocagem dos produtos. Sem isso, as entregas não seguem uma ordem adequada, o que pode até prejudicar a rotina da sua empresa, uma vez que seus colaboradores terão que pausar as atividades cotidianas para cuidar das entregas.

7. Faça o treinamento correto dos funcionários

Uma equipe bem treinada é um diferencial em qualquer empreendimento. Pense nas equipes de Fórmula 1 e na necessidade de o conjunto de mecânicos trabalhar de maneira certeira e sincronizada em questão de segundos para fazer as trocas de pneus. Eles têm pouco tempo para agir e, na maioria das vezes, sua ação é precisa. Isso só é possível com muito treino e o domínio pleno das ações de cada integrante.

É evidente que você não precisa ter tanta pressa no recebimento de mercadorias na sua empresa, mas esse é um exemplo bastante interessante de como o trabalho em equipe depende de treino para ser bem executado. Tenha em mente que cada funcionário da sua empresa deve saber exatamente qual é o papel dele dentro do processo de recebimento de mercadorias. A ideia é que o seu conjunto tenha a agilidade necessária para receber e analisar os itens de acordo com as diretrizes da empresa.

A dica é treinar constantemente sua equipe com foco no recebimento de mercadorias. Isso será importante para que os processos sejam executados com maior qualidade.

Além da orientação em relação ao que melhor pode funcionar dentro do seu projeto, é importante, também, disponibilizar soluções que automatizem os procedimentos. Entre elas, podemos citar os softwares desenvolvidos especificamente para o trabalho com conferência e cruzamentos. Isso permite uma coleta de dados mais precisa e conferência mais ágil entre o que foi pedido e o que aparece na nota.

Outro aspecto que deve ser considerado na preparação da sua equipe para os recebimentos de mercadorias é a definição de uma política de relacionamento com os fornecedores. Valorize acordos mais profissionais, com contratos nos quais existam regras para casos como de divergência entre aquilo que foi pedido e o que foi entregue. É preciso que haja segurança em relação ao processo interno de troca ou até um percentual aceitável de erros.

8. Saiba a importância de agir de maneira estratégica no seu negócio

Independentemente do que for necessário ser feito, o ideal é que você defina meios para agir de maneira estratégica, ou seja, com foco nos resultados do seu negócio. Em função disso, é válido repensar na forma como os setores são organizados, pois mesmo os detalhes podem fazer toda a diferença.

Pense em uma empresa de varejo, por exemplo, que costuma desperdiçar unidades por conta de processos pouco controlados no recebimento de mercadorias. Somando todo o material perdido e as incompatibilidades entre o que foi pedido e o que foi entregue, é possível que, ao longo de anos, a empresa tenha perdido dinheiro por conta da ausência de uma política mais robusta de controle nessa fase da entrega.

Além disso, quando falamos no estoque, precisamos ter em mente a necessidade que as empresas têm de otimizar a reposição de mercadorias. Em alguns casos, evitar perdas no recebimento dos pedidos é um passo decisivo para que a empresa seja vista como referência de qualidade aos olhos do consumidor.

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9. Comece a modificar os processos de recebimento de mercadorias já

É natural que as empresas tenham seus métodos próprios e que, muitas vezes, partem da necessidade de simplificar os processos. Entretanto, muitos desses processos podem ser prejudiciais ao empreendimento. Assim, quando é muito difícil estabelecer novos critérios para as diferentes atividades empresariais, o mais importante é saber como delegar tarefas.

Escolha os colaboradores de acordo com suas características e tente passar para eles qual é a ideia por trás das mudanças de procedimentos. Delegando tarefas corretamente, você distribui as responsabilidades de maneira mais eficiente e, assim, tem como atingir os resultados com mais facilidade.

Não deixe, também, de contar com recursos capazes de automatizar ações no recebimento de mercadorias. Assim, você facilita o trabalho de seu colaborador, além de simplificar o controle dos dados gerados a cada entrega.

Em resumo, para transformar uma etapa dentro dos inúmeros processos realizados por sua empresa em um diferencial de mercado, o mais importante é estabelecer um método e preparar a sua equipe, bem como os fornecedores envolvidos para sofisticar esse processo. Ao conseguir isso, será uma questão de tempo para notar os resultados em termos de economia e agilidade da equipe.

Ficou mais claro agora como otimizar seu recebimento de mercadorias? Então, confira também quais são os impactos do Coronavírus na logística das empresas.

 

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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