Como programar o recebimento de mercadorias do seu armazém?

Entenda a importância de otimizar o recebimento de mercadorias em seu armazém e quais os impactos disso no supply chain

O recebimento de mercadorias é uma das etapas essenciais do supply chain e pode ter impacto direto na eficiência logística de suas entregas. Afinal, dependendo do modelo adotado para a sua gestão de estoque e da própria infraestrutura do seu armazém ou centro de distribuição, esse processo tende a contribuir expressivamente com as operações, até o momento da expedição.

No entanto, apesar de parecer um setor simples e sem grandes mistérios dentro da cadeia de suprimentos, o recebimento de mercadorias requer organização, planejamento, tecnologia e algumas estratégias, que podem fazer a diferença na logística inbound.

Além disso, vale considerar a atual situação em que o mundo se encontra: a pandemia tem feito com que as empresas se adaptem e modifiquem boa parte de suas operações por questões de saúde e segurança, o que envolve, claramente, os setores de recebimento de mercadorias.

Tudo isso, e muito mais, nós abordaremos ao longo do artigo e traremos dicas e sugestões práticas de como organizar e programar melhor essa etapa fundamental do supply chain, não apenas para garantir a segurança dos colaboradores, mas, também, proporcionar mais produtividade e eficiência para a sua logística interna. Acompanhe.

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Recebimento de mercadorias na pandemia de COVID-19: o que deve mudar?

Antes de destacarmos algumas dicas de como programar o recebimento de materiais no armazém, é válido ressaltar algumas estratégias mais atuais, que têm sido debatidas por profissionais de logística na pandemia.

Afinal, a indústria brasileira não parou, porém precisou se adaptar em diferentes aspectos para não afetar a produtividade e, ao mesmo tempo, garantir a segurança de seus colaboradores.

Em relação ao recebimento de mercadorias, setor que demanda contato pessoal direto, os gestores têm precisado reinventar ou adotar certas medidas operacionais e estratégicas na fase inicial da cadeia de suprimentos.

Para exemplificar melhor, destacamos, primeiro, algumas ações no plano operacional que podem ser implementadas na etapa de recebimento de materiais. São elas:

  • Criação de novas políticas de operação, mantendo o distanciamento entre pessoas;

  • Distribuição de materiais de proteção individual, como máscaras, luvas, álcool em gel etc.;

  • Realocação de equipes e tarefas;

  • Implementação e distribuição de avisos, placas e materiais de conscientização;

  • Orientação dos fornecedores e parceiros em relação aos novos procedimentos;

  • Reorganização de horários e datas para entregas de materiais e insumos na empresa.

Também, algumas ações no patamar estratégico têm sido tendências dessa etapa logística na pandemia:

  • implementação do método cross-docking, a fim de reduzir e agilizar os processos da logística interna e, consequentemente, depender de menos pessoas e setores envolvidos;

  • Investimento em softwares de gestão logística e aumento do uso de gadgets específicos, como os coletores de dados, que ajudam a automatizar as tarefas e a reduzir o trabalho manual dos operadores;

  • Planejamento estratégico das programações de recebimento, conforme a necessidade ideal das demandas.

E como melhorar o recebimento de mercadorias na logística?

Além dessas ações e estratégicas, outras medidas são consideradas essenciais na rotina das portarias e docas das empresas e armazéns.

Agendamento de recebimento

Organização e planejamento sempre serão dois pilares fundamentais da logística e podemos garantir que, hoje, a tecnologia nos proporciona muito mais praticidade e facilidade nesses quesitos.

Trazendo essa ideia para a etapa de recebimento de mercadorias, imagine que as transportadoras e fornecedores cheguem ao mesmo tempo no pátio para descarregar. Certamente, isso vai acarretar em filas e demoras para a liberação dos materiais e, até mesmo, impactar diretamente sua linha de produção ou distribuição, concorda?

Parece um pouco óbvio, mas, então, por que esses gargalos são tão comuns dentro das organizações? A resposta pode estar na falta de capacidade para agendamento e programação dos recebimentos de produtos, quase sempre associada à falta de tecnologias e de um software de gestão realmente eficiente.

Investir em ferramentas e sistemas específicos permite uma visão ampla de sua gestão, facilitando o planejamento e a organização de seus processos com mais eficiência e inteligência.

Conferências cegas

Um dos processos mais comuns na logística de varejo é o de conferência cega, que, basicamente, engloba a identificação e comparação das informações do produto com o documento fiscal ou a ordem de serviço.

Ao mesmo tempo em que isso agiliza o processo de recebimento de mercadorias, requer um controle mais apurado e rotineiro nessa etapa, a fim de evitar erros pequenos de contagens, falta de produtos e, até mesmo, fraudes.

Mais uma vez, a tecnologia tem papel fundamental aqui, e é capaz de substituir qualquer capacidade de controle manual. Um módulo do WMS, por exemplo, garante maior eficiência na identificação e conferência dos materiais recebidos, e as etiquetas de códigos de barras ou RFID possibilitam armazenar variados dados e informações - inclusive, personalizadas - dos itens.

Mapeamento e endereçamento do estoque

A gestão de armazenagem só se torna eficiente quando se trabalha de forma estratégica. E isso requer um mapeamento completo e inteligente de cada setor e prateleira disponível no armazém, respeitando fatores essenciais, como números de lotes, datas de validade, tipos de SKUs, entre outras.

Seria possível esse gerenciamento manual ou sem ferramentas adequadas? Definitivamente, não - em especial, quando estamos tratando de resultados realmente eficientes. Ou seja, o uso da tecnologia no processo de armazenagem é imprescindível para proporcionar estoques mais automatizados e armazéns mais inteligentes.

Um dos fatores que mais contribui com isso é o endereçamento correto dos itens aos seus setores, localizando de forma fácil os espaços vazios de armazenagem e monitorando cada "passo" dado dentro do centro de distribuição, até a sua expedição.

Imagine a otimização que isso permitiria ao seu estoque, o impacto causado pela redução de perdas e a movimentação interna mais rápida e eficaz dos itens.

Ouça o MáximaCast #29  e saiba como realizar uma gestão de estoque logístico eficiente durante a pandemia.

Implementação do cross docking

Outra estratégia bastante usada para melhorar o recebimento de mercadores nas empresas é o chamado cross docking. O processo se resume em "encurtar" os processos intralogísticos, fazendo uma ligação direta entre a chegada dos materiais e a expedição, e permitindo entregas muito mais ágeis e ligeiras aos clientes - sendo uma excelente alternativa para reduzir os gastos de armazenagem.

No entanto, na prática, o método requer uma cadeia de suprimentos extremamente "redonda" e sem riscos de falhas. Afinal, um pequeno gargalo no cross docking de uma empresa com pouca capacidade de armazenagem, por exemplo, pode expô-la a prejuízos ou à perda da mercadoria por falta de prateleiras em caso de atrasos.

Por isso, não há espaço para erros e a tecnologia é o fator de maior segurança para um cross docking perfeito e eficiente, desde o controle no recebimento de mercadorias, passando por um picking altamente rápido e uma expedição ligeira.

Quais tipos de tecnologias podem melhorar o recebimento de mercadorias?

Em tempos de logística 4.0, não faltam tendências e ferramentas tecnológicas associadas ao setor de distribuição. Para a gestão de armazém, há uma infinidade de softwares, dispositivos e até maquinários inteligentes, que garantem desempenhos e resultados muito mais eficientes nos dias de hoje.

Mas quais são essas soluções que ajudam a otimizar o recebimento de mercadorias nas empresas e, consequentemente, contribuem para o melhoramento das cadeias de suprimento dessas organizações?

WMS (Warehouse Management System)

Na tradução literal, o WMS é um sistema de gerenciamento de armazéns. Na prática, o software proporciona aos gestores uma visão ampla e completa de cada etapa de um supply chain, permitindo total otimização e controle dos processos, desde o recebimento de mercadorias nas docas, passando pela identificação, endereçamento, armazenagem, picking até a expedição do item.

Normalmente, o WMS opera de forma modular com soluções específicas para cada uma dessas etapas do supply chain, conforme as necessidades da empresa. Além disso, o sistema trabalha em comunicação direta com o ERP, o que garante uma gestão mais ampla de todos os setores da organização, e de forma centralizada.

WMS é pra mim? Assista ao vídeo abaixo e descubra!

Roteirizador de entregas

Quase sempre, esse tipo de software é utilizado para planejar e monitorar as entregas finais das empresas, porém, suas funcionalidades podem ir muito além disso, e chegar ao recebimento de mercadorias.

Lembra que falamos da importância do planejamento e agendamento dos recebimentos na empresa? Pois bem, os roteirizadores são ferramentas essenciais para isso, e permitem não só definir as rotas mais eficientes, como também um acompanhamento em tempo real das entregas ou coletas.

Com esse tipo de tecnologia, você também consegue emitir relatórios baseados em históricos e dados importantes para melhorar, cada vez mais, as operações logísticas de sua empresa, como o monitoramento dos check-ins e check-outs, datas e horários, tempo de permanência nos descarregamentos, entre outros exemplos.

Controladores de dados

Outra tecnologia indispensável no recebimento de mercadorias na logística, hoje em dia, é o coletor de dados. Esse dispositivo opera em conjunto com o WMS e permite um controle altamente eficaz, não somente na portaria do armazém, mas como em todas as demais etapas da cadeia de suprimentos.

Durante o recebimento de materiais, o coletor de dados consegue ajudar a otimizar tarefas como identificação, contagem, endereçamento correto, controle de devoluções e conferências dos produtos.

Além disso, as etiquetas de códigos de barras ou RFID conseguem armazenar uma quantidade enorme de dados e informações de cada produto, como o número do lote, a data de fabricação, nome do fornecedor e validade, que serão comunicadas ao software de gestão em segundos pelos coletores.

Isso proporciona mais segurança, economia de tempo, redução de riscos e maior produtividade no recebimento de materiais - e ao longo de toda o supply chain.

Sistemas de gestão comercial

Um supply chain só é considerado eficiente quando há integração total de seus processos internos e externos. E isso deve estar de comum acordo com a área comercial.

Ou seja, a gestão de estoque precisa estar integrada diretamente ao setor comercial, no intuito de permitir que o armazém consiga planejar suas demandas, capacidades e operações.

Imagine, por exemplo, que uma equipe de vendas preveja um aumento acima da média nos pedidos e não comunique ao gestor de estoque sobre isso. Certamente, haverá gargalos e faltará produtos para atender às demandas, acarretando em abastecimentos emergenciais, compras com preços mais elevados e impactos no supply chain. O primeiro setor a sofrer as consequências é o de recebimento de mercadorias.

Enfim, isso serve para mostrar que a logística eficiente não deve se limitar apenas ao setor de armazenagem e ao de distribuição, devendo integrar os demais, em especial a área comercial. Por isso, a importância de contar com sistemas específicos, capazes de gerar dados e informações úteis ao supply chain.

E quais os benefícios de melhorar o recebimento de mercadorias?

Até aqui, vimos algumas das principais ações e investimentos que podem - e devem - ser feitos na parte inicial de qualquer supply chain, o recebimento de mercadorias.

Além de toda a otimização dos processos e automatização das tarefas, outras vantagens podem ser consequências dessas medidas.

  • Mais agilidade na primeira etapa da cadeia, o que, consequentemente, proporcionará mais velocidade aos demais processos do supply chain;

  • Aumento do controle da portaria e das docas de recebimento;

  • Otimização da gestão de estoque, facilitando processos como identificação, conferência e endereçamento dos produtos;

  • Redução de erros, de pedidos inadequados e de fraudes;

  • Melhor gestão das devoluções;

  • Redução de custos, economia de tempo e automatização das tarefas.

Em resumo, o recebimento de mercadorias é um dos setores mais importantes e fundamentais do supply chain, e a etapa de início para uma cadeia eficiente e otimizada. Portanto, ele requer total organização, planejamento e, principalmente, estratégias de gestão inteligentes e eficazes.

Quer saber como podemos ajudar a otimizar o seu recebimento de mercadorias? Entre em contato com a gente e até a próxima!

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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