O gestor de frotas desempenha um papel importante na logística das empresas, sendo responsável por otimizar o transporte de pessoas e bens. Sua atuação abrange tanto o planejamento estratégico quanto as operações diárias da frota. Não por acaso, são vários os impactos que esse profissional costuma gerar na eficiência operacional.
Os principais incluem:
- organização da documentação;
- monitoramento da localização dos veículos e;
- implementação de políticas de manutenção.
Além disso, no quesito segurança, o gestor de frotas também costuma ser decisivo, tendo como implementar soluções para conscientizar condutores e melhorar as condições dos veículos.
Em suma, trata-se de um profissional capaz de influenciar a qualidade operacional da empresa, gerando redução de custos, aumento da produtividade e maior confiabilidade da frota.
Quais as responsabilidades de um gestor de frotas?
Para que tudo isso dê certo é preciso que o gestor de frotas desempenhe diversas funções. Em geral, sob ele, recaem as seguintes responsabilidades:
1. Planejamento e coordenação de rotas
É o gestor de frotas quem cuida do mapeamento estratégico para rotas otimizadas. Ele precisa estar apto para a utilização de tecnologia para rotas dinâmicas e atualizadas em tempo real e a análise do histórico de entregas e sazonalidade para ajustar os caminhos a serem percorridos.
2. Manutenção e segurança da frota
Em relação à manutenção e segurança, podemos considerar 3 responsabilidades claras do gestor. São elas:
- a implementação de cronograma de manutenções preventivas;
- o monitoramento constante do estado dos veículos e;
- os treinamentos para práticas de direção segura.
3. Gestão e controle de custos
Cabe a ele também lidar com a criação de estratégias para redução do consumo de combustível. Assim, ele deve fazer uma escolha assertiva de pneus para aumentar sua vida útil, além de atuar na negociação com fornecedores.
Outro ponto fundamental é a análise constante de todos os aspectos que envolvem a frota: combustível, motoristas e veículos.
4. Liderança e gestão da equipe
Um bom gestor precisa trabalhar para gerar:
- motivação e engajamento na equipe de motoristas;
- comunicação aberta e transparente;
- monitoramento individual do desempenho dos motoristas.
5. Análise de produtividade
Também em relação à produtividade, ele pode mensurar e otimizar a partir do momento em que:
- define indicadores de performance relevantes;
- faz a coleta e análise constante de dados para identificar oportunidades de otimização;
- atua na elaboração de relatórios periódicos para a alta gerência.
6. Busca por novas tecnologias e inovação
Também cabe ao gestor fazer a investigação e avaliação de novas tecnologias, trabalhar na adoção estratégica de novas tecnologias e prestar incentivo à cultura da inovação na equipe.
7. Responsabilidades adicionais
Além disso, podemos considerar que faz parte da rotina do gestor de frotas de alto nível, ações como a aquisição e disposição de veículos, gestão de seguros e o controle sobre o cumprimento de legislações, entre outras.
Medidas como o registro e licenciamento de veículos e até o atendimento ao cliente em alguns casos, aparecem como diferenciais importantes.
8 características essenciais para um gestor de frotas de sucesso
Tendo esse cenário em mente, acreditamos que para um gestor de frotas ser bem-sucedido, é fundamental desenvolver as seguintes características.
1. Liderança e comunicação
É essencial que, do ponto de vista individual, o líder seja capaz de gerar inspiração e se comunicar claramente com a equipe. É válido lembrar que a comunicação eficaz com diferentes partes interessadas será sempre uma exigência.
2. Gestão de tempo e organização
É preciso também trabalhar de maneira eficiente com o tempo disponível, além de controlar as tarefas da equipe. Logo, o planejamento estratégico e a organização impecável são importantes.
3. Conhecimento técnico específico
É necessário ter conhecimento profundo dos veículos, legislação de trânsito e tecnologia da frota.
4. Análise de dados
É da rotina do gestor fazer a coleta e análise de dados para tomada de decisões informadas. Assim, capacidade de definição e monitoramento de indicadores de desempenho relevantes são características essenciais.
5. Visão estratégica
Isso diz respeito à compreensão da integração da frota aos processos da empresa e capacidade de antecipação de tendências e definição de estratégias de longo prazo.
6. Familiaridade com a tecnologia
É importante ser aberto à inovação e avaliação criteriosa de novas tecnologias, bem como possuir adaptabilidade à mudança e aprendizado contínuo.
7. Habilidades interpessoais
Também é útil contar com boas habilidades de negociação e resolução de problemas, além de capacidade de trabalho em equipe e relacionamento interpessoal.
8. Comprometimento e ética
Por fim, tanto o comprometimento com a excelência e padrões éticos elevados quanto a consciência ambiental e priorização da segurança são relevantes nessa função.
Como ser um gestor de frotas de sucesso?
Existem ações recomendadas para o gestor que pretende alcançar a excelência na gestão de frotas:
1. Pesquise estratégias para otimização da frota
É preciso ser capaz de otimizar os processos da empresa. E isso é possível quando você se concentra nos seguintes elementos:
- Domine as rotas mais eficientes — utilize softwares inteligentes e sistemas de rastreamento para mapear rotas otimizadas, considerando tempo, trânsito, condições das vias e restrições de entrega. Ajuste as rotas em tempo real para desviar de imprevistos e garantir entregas no prazo.
- Torne-se um especialista em consumo de combustível — implemente programas de direção defensiva, monitore o comportamento dos motoristas e otimize as rotas para reduzir o consumo de combustível, um dos maiores custos da frota.
- Previna falhas antes que elas aconteçam — adote um cronograma rigoroso de manutenções preventivas. Isso garante que os veículos estejam sempre em boas condições, evitando falhas inesperadas, custos com reparos e paradas na operação.
- Negocie como um profissional — negocie valores com fornecedores de combustíveis, peças, serviços de manutenção e aquisição de novos veículos.
2. Invista em ferramentas de gestão de frotas
Utilize softwares completos que oferecem funcionalidades como:
- rastreamento de veículos;
- monitoramento de consumo de combustível;
- controle de manutenções;
- gestão de motoristas e;
- relatórios gerenciais.
Você pode explorar o poder da telemática, por exemplo. A telemática fornece dados valiosos sobre o comportamento dos veículos e dos motoristas. Isso permite identificar gargalos, oportunidades de otimização e tomar decisões estratégicas baseadas em dados.
Também é útil adotar soluções móveis para otimizar o dia a dia. Para tanto, implemente aplicativos móveis específicos. Com eles, os motoristas têm acesso a informações importantes, como rotas, prazos de entrega e comunicados da empresa, em tempo real.
Mantenha-se atualizado sobre as últimas tendências. É importante pesquisar e avaliar constantemente novas tecnologias que podem ser úteis para otimizar a gestão da frota. Exemplos são inteligência artificial, internet das coisas e soluções telemáticas avançadas.
3. Analise indicadores de desempenho
Em relação a isso, sugerimos que você se concentre nas seguintes exigências:
- Defina os KPIs certos: determine os indicadores de performance (KPIs) mais relevantes para a sua frota, como tempo de entrega, consumo de combustível, índice de sinistralidade, quilometragem percorrida e custos por quilômetro.
- Monitore os KPIs de perto: acompanhe os KPIs de forma constante através de relatórios e dashboards, identificando tendências, áreas de melhoria e oportunidades para otimizar a operação da frota.
- Analise os dados e aja: utilize os dados coletados para tomar decisões estratégicas que impactam positivamente a frota, como ajustar rotas, implementar programas de treinamento para motoristas e buscar novas tecnologias para otimizar a operação.
4. Peça feedbacks
É importante que, além de se dedicar à tecnologia, você também seja capaz de interpretar os dados que ela gera. É nesse momento que o trato com as outras pessoas se torna um diferencial.
Por isso, reúna feedbacks frequentes dos motoristas. Avalie assim:
- condições dos veículos;
- rotas;
- prazos de entrega e;
- ambiente de trabalho.
Utilize essas informações para identificar problemas e áreas de melhoria.
Também é válido abrir um canal de comunicação com os motoristas para que eles possam se manifestar sempre que necessário.
Outra medida interessante é realizar pesquisas de satisfação periodicamente com os motoristas para avaliar o nível de satisfação com a gestão da frota e identificar pontos que precisam ser aprimorados.
5. Aprimore-se constantemente
Além disso tudo, para se manter atualizado e melhorar suas habilidades na gestão de frotas, é essencial:
- participar de treinamentos, cursos e eventos;
- ler livros e artigos especializados;
- trocar experiências com outros profissionais via fóruns e comunidades, e:
- buscar mentores experientes para orientação e insights valiosos.
A proatividade em relação a isso é o que tende a fazer de você um profissional diferenciado no ramo em que atua.
Recapitulando
Em resumo, um gestor de frotas de sucesso precisa ser um líder ao construir um ambiente de trabalho positivo e colaborativo. Para tanto, ele deve dominar a tecnologia, ser um analista perspicaz e se comunicar com clareza. Consequentemente, terá como agir com proatividade e, aprimorando-se continuamente, tende a se manter em alto nível independentemente do que as transformações do mercado exigem.
É sempre válido destacar que a importância de um profissional desse nível no sucesso da operação logística permite:
- otimização de custos, pois sua atuação eficaz reduz gastos com combustível, manutenção, multas e outros custos associados à frota.
- aumento da produtividade, já que ele atua para melhorar o tempo de entrega, reduzir atrasos e garantir a pontualidade das operações.
- garantia da segurança: ao implementar medidas de segurança para proteger os motoristas, os veículos e as cargas transportadas, o processo como um todo se torna menos arriscado.
- contribuição para a sustentabilidade: uma atuação profissional ajuda a reduzir a emissão de poluentes e promove práticas ecologicamente corretas na gestão da frota.
Enfim, ao colocar em prática as estratégias recomendadas, você tem como se posicionar no caminho certo para conduzir a gestão de frotas de maneira realmente útil para a empresa em que trabalha. E esse é um diferencial importante não só para o gestor de frotas, mas para o mercado como um todo.
Gostou do conteúdo? Então confira também quais são os principais desafios na gestão de frotas e como superá-los.
