Inventário de estoque: o que é e como fazer?

inventário de estoque

Empresas que trabalham com grande quantidade de itens precisam se organizar devidamente - do contrário, elas correm uma série de riscos, como, por exemplo, vender um produto e só perceber que ele não consta no estoque na hora da entrega. Quando isso acontece, são grandes as chances de o cliente nunca mais querer fazer negócio com essa companhia. É para evitar esse tipo de problema que o inventário de estoque precisa ser considerado.

Acompanhe, a seguir, e saiba como ele pode ser implementado na sua empresa.

O que é o inventário de estoque?

Um inventário de estoque é um sistema utilizado para controlar entradas e saídas dentro de uma empresa. Por meio dele, é possível listar e descrever de maneira mais rigorosa aquilo que consta no estoque. Muito importante para fins contabilísticos, o inventário de estoque também é útil para identificar produtos e simplificar a reposição dos itens vendidos.

Para a gestão, ele serve como uma ferramenta para mensurar os resultados em um dado momento. Logo, isso costuma estar por trás da organização de processos mais eficazes. Não por acaso, o inventário de estoque está presente na rotina de algumas das empresas mais bem-sucedidas do mundo.

Qual a necessidade de realizar um inventário de estoque

O inventário é feito sempre com um mesmo objetivo: dar ao responsável a condição de conferir se os itens no estoque estão de acordo com os registros.

Assim, para que esse sistema funcione, é preciso identificar, classificar e fazer a contagem de produtos armazenados. Confrontando essas informações com aquilo que apareceu como entrada e saída de mercadorias é que o gestor terá a certeza de que seus dados estão corretos.

De maneira geral, o inventário de estoque serve para que a empresa controle melhor as informações que gera no dia a dia e, também, consiga se organizar para:

  • evitar furtos e perdas;
  • manter o abastecimento de itens sempre de acordo com a demanda;
  • lidar com extravios e deterioração de produtos.

Quando a empresa deve fazer o inventário?

É fundamental que haja uma periodicidade para o inventário de estoque. Assim, é possível que seja feita a contagem dos produtos armazenados de maneira recorrente em função da rotatividade da empresa.

O ideal é que isso aconteça ao menos duas vezes ao ano. O motivo é que, assim, você reforça o seu controle tendo em vista a prestação de contas junto ao Fisco. Fazendo essa conferência semestralmente, é possível avaliar a avaliação anterior para evitar emitir informações erradas a respeito dos bens em estoque. Isso pode livrar a empresa de penalizações e multas.

Passo a passo para a realização do inventário de estoque

Existe um caminho seguro para uma empresa trabalhar com o inventário de estoque. Em resumo, ele começa com a definição da metodologia, passa pela organização e recontagem dos itens e vai até a recontagem. Saiba como fazer isso de maneira organizada na sequência.

Primeiro passo: defina a metodologia

É importante estabelecer um método de contagem. Assim, mesmo que eventualmente ela seja feita por pessoas diferentes, o padrão será sempre respeitado.

Isso facilita, inclusive, no trabalho de auditoria. Sabendo qual foi o padrão utilizado, os responsáveis terão maior facilidade para entender os critérios e, assim, avaliar os processos realizados.

Segundo passo: pense no momento certo de agir

O ideal é que o inventário de estoque seja planejado. Isso quer dizer que a equipe precisa saber com antecedência quando ele será realizado. Assim, será possível fechar o departamento em um dia tranquilo para que a atividade seja feita, caso haja a necessidade.

Entre outros benefícios de agir assim está a segurança de não ter novos registros sendo feitos no momento da contabilização, o que diminui a incidência de erros - ideal para empresas que não têm condições de investir em soluções mais sofisticadas.

Terceiro passo: determine qual será o tipo de inventário

Quando falamos em tipo, estamos nos referindo à periodicidade do inventário de estoque, ou seja, de quanto em quanto tempo ele será realizado. Essa definição aumenta a segurança dos dados e também ameniza a incidência de erros enviados ao fisco.

No geral, existem 3 tipos de inventário:

  • rotativo;
  • periódico;
  • permanente.

A diferença entre eles é que no rotativo os itens são sempre contados em momentos previamente definidos. Geralmente, de maneira diária, semanal ou bimestral. Portanto, trata-se de algo simples que pode ser feito mesmo sem interferir no trabalho de dia a dia.

Já o inventário periódico ocorre sempre quando um período se encerra na empresa. Assim, o controle de estoque é atualizado e novos relatórios são gerados. A ideia é visar sempre um momento passado, evitando interferir na rotina da organização.

Por fim, o inventário permanente é o mais avançado de todos. Isso porque ele é feito de maneira automática. A ideia é simples: cada movimentação é registrada de imediato, assim que acontece. Como é feito de forma contínua, geralmente com recursos sofisticados, ele não exige que um período específico seja selecionado.

Quarto passo: pense na organização dos itens

É importante categorizar cada item de acordo com sua especificidade. E isso deve ser feito no dia a dia, pensando na realização futura do inventário. Esse é um jeito de simplificar o controle e facilitar a realização do inventário.

Como exemplos de ações de categorização é possível citar o trabalho com etiquetas e separação dos produtos de acordo com tamanho ou cor. Isso tudo viabiliza uma contagem mais eficaz sempre que ela precisar ser feita.

Quinto passo: faça a recontagem

Uma ação especialmente determinante para o sucesso do inventário é trabalhar com a recontagem para garantir que os dados estejam sempre de acordo com as movimentações. Algumas empresas apostam em contagem manual do estoque sucedida por uma eletrônica. Assim, um profissional conta os itens de um setor e, posteriormente, faz uso da leitura de códigos de barra para contrastar as informações.

Isso pode até levar mais tempo, mas é algo que costuma diminuir consideravelmente a incidência de erros no processo.

Sexto passo: não se esqueça do backup

É recomendável que tudo aquilo que o coletor extrair do inventário seja armazenado de maneira segura. Cópias de segurança e armazenagem são fundamentais nesse processo. Elas protegem os documentos de problemas como extravios de informações.

Por isso, é fundamental que o backup seja feito de maneira periódica. Assim, a coleta se torna mais segura e pode ser reavaliada sempre que for necessário.

A equipe e sua função no inventário de estoque

Operadores serão fundamentais tanto no controle de estoque quanto na realização do inventário. As medidas citadas só poderão ser aplicadas corretamente com o comprometimento dessa equipe.

Por isso, é adequado criar um cronograma de execução e compartilhar com todos os envolvidos. De preferência, nomeie responsáveis por cada procedimento. Assim eles terão clareza de suas funções e poderão se preparar melhor.

Fazendo a divisão do processo por etapas você pode começar com a contagem dos itens para então estabelecer de que formas serão realizadas as recontagens. Dessa maneira a precisão da contabilização das informações tende a ser maior.

Dependendo da quantidade de funcionários na sua equipe, pode ser interessante criar times diferentes para cada tarefa. O benefício disso é poder acompanhar o trabalho de cada grupo e intervir com maior facilidade caso algo saia do controle. Isso evita desperdícios e aumenta a qualidade dos processos.

Vale também pensar na forma como será feita a auditoria, delegando funções de maneira criteriosa para os envolvidos. Nesta etapa, o mais importante é evitar que um mesmo colaborador assuma a função de rever algo que ele mesmo fez anteriormente. Dessa forma a confiabilidade se torna maior a tendência é que mesmo os erros mínimos sejam identificados.

O inventário WMS

A forma de se fazer o inventário é muito importante. É ela que vai permitir que o processo não interfira na produtividade da empresa, além de impedir o aparecimento de maiores erros.

No caso do inventário geral, por exemplo, é preciso fechar as portas da empresa, congelar as entregas e se planejar para maiores gastos com horas extras e adicionais noturnos da equipe.

Logo, quanto mais vezes a prática precisar ser feita, mais vezes a dificuldade aparecerá.

Nesse sentido, o inventário de estoque cíclico aparece como solução. Neste caso, os registros podem ser feitos sem interferência no funcionamento da organização. Para que esse método funcione, o caminho é pensar na forma como cada item é registrado, ou seja, de acordo com critérios previamente estabelecidos.

Uma opção é usar a classificação ABC, que prioriza os produtos que mais vendem. Já a classificação 123 tem como referência a dificuldade para a aquisição do item.

Consequentemente, esse tipo de método facilita a realização do inventário, uma vez que não exige parada para sua análise.

Esse tipo de solução é possível com o uso dos sistemas WMS, do inglês Warehouse Management System. Com eles a empresa conta com apoio tecnológico para fazer o gerenciamento do armazém.

O sistema WMS nada mais é do que um software que recolhe dados e os distribui para diferentes setores como o armazenamento e a logística.

Isso faz com que a solução seja perfeita para a gestão do estoque, já que permite que todas as fases, do recebimento das mercadorias até seu envio, sejam acompanhadas com precisão.

Como um todo, o sistema WMS permite que o controle de processos logísticos seja aperfeiçoado e a gestão de estoque ganhe em qualidade e eficiência.

A auditoria

Quanto à auditoria, é importante que ela seja feita regularmente. Para tanto, existem métodos que costumam ser muito úteis.

O primeiro é o inventário de estoque físico, que consiste na contagem simples dos produtos que estão no estoque. Esse tipo de auditoria geralmente é realizado assim que o ano se encerra para que a data bata com o fechamento contábil. Outra possibilidade ainda considerando o inventário de estoque físico é trabalhar como a auditoria regular, de modo que o processo não fique apenas para o fim do ano.

O método de verificação de pontos ocorre ao longo do ano, quando o gestor escolhe um produto e faz a contagem e a comparação com um resultado estimado. Como complemento do inventário físico, esse tipo de solução é excelente. Ele é especialmente útil quando a empresa tem encontrado problemas recorrentes.

Por fim, com a contagem cíclica, a empresa faz a auditoria do inventário considerando um ciclo. A ideia aqui é fazer a análise de um item diferente dentro de uma programação rotativa. Isso pode ser feito diariamente, semanalmente ou até mensalmente. Cabe à empresa definir como será essa organização de acordo com suas necessidades e interesses.

Porque se preocupar com o inventário e as formas de fazê-lo

No geral, o inventário de estoque é um elemento fundamental na busca de qualquer empresa por resultados mais satisfatórios.

Quando essa atividade é feita corretamente, a tendência é que haja uma sofisticação em relação a tudo o que diz respeito ao trabalho com a informação, evitando perdas e erros constantes.

Agindo com critérios é possível tornar o estoque um elemento essencial para diferenciar a sua empresa no mercado. Vale lembrar que sistematizando as ações você traz aquilo que de mais avançado existe para o seu lado. Isso distancia o seu negócio do amadorismo e tende a gerar protagonismo no setor em que atua.

A realidade é que a devida preocupação com o inventário revela o quanto você valoriza o seu estoque, quantificando com exatidão os produtos disponíveis para adquirir matérias-primas de maneira criteriosa, sempre acompanhando a demanda.

Se isso tudo não bastasse, também é extremamente importante considerar a questão legal envolvendo a reposição de produtos. A identificação de eventuais inconsistências entre o que aparece no inventário físico e no contábil fatalmente farão com que a sua empresa seja autuada pelo FISCO.

Logo, todo o cuidado é pouco para evitar penalizações com multas que podem comprometer a saúde financeira da organização.
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