Estoque morto: como identificar as principais causas?

Estoque morto é como chamamos aquele que não pode mais ser vendido. Isso não significa que ele está expirado. Não necessariamente. O estoque morto pode ser o produto que está fora da temporada ou mesmo de moda. De qualquer forma, é um item absolutamente irrelevante para o seu negócio em determinado momento.

O ideal é que o bom gerenciamento de estoque conte com uma política adequada. E entre as medidas mais importantes está a ausência ou menor incidência do que chamamos de estoque morto.

É sobre isso que vamos falar a seguir. Acompanhe.

O estoque e sua importância para as empresas

É fato que o estoque tem papel importante na dinâmica da empresa. Quando ele apresenta um fluxo compatível com as entradas e saídas do dia a dia, é provável que seja elemento central em uma estratégia de sucesso.

Da mesma forma, quando o estoque não é controlado de maneira racional, a tendência é que a empresa sofra com uma série de problemas. Entre outros, podemos citar:

- a dificuldade para repor itens quando necessário;
- a perda de ativos por conta da validade;
- a incerteza em relação ao atendimento ao cliente;
- a desorganização na base do projeto.

Na prática, evitar o estoque inativo é uma maneira de qualificar qualquer projeto empresarial. Isso, a partir de algo que está no coração dele: o armazenamento e a reposição de produtos.

Como cuidar do estoque

O mais importante é existir uma lógica na forma como o estoque é construído e administrado. São diferentes modelos que se aplicam a uma série de situações vividas pelas empresas.

O Just in Time, por exemplo, é uma abordagem na qual a reposição é pensada de maneira estratégica. Desse modo, os pedidos são feitos somente em função da demanda real do negócio.

Já o UEPS, sigla para Último que Entra, Primeiro que Sai, diz respeito à ordem como os produtos devem ser organizados no armazém. Assim, o último produto que chega deve ficar sempre à frente dos outros. Seu opositor é o PEPS, de Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. Neste caso, os produtos que entram primeiro no estoque precisam ficar à frente dos demais.

Além disso, vale a pena pensar em toda uma estrutura de organização. Em relação a isso, nada melhor do que contar com a tecnologia para ter um controle eficaz. Ela, ao lado de processos operacionais bem construídos, permite fazer uma gestão rigorosa e que compreenda as necessidades mais profundas de um empreendimento.

Os principais problemas na gestão do estoque

Não é só o estoque morto que pode comprometer o ritmo de uma organização. Ele, aliás, nada mais é do que reflexo de problemas causados pela desorganização e a falta de controle. Dentre os problemas, temos:

- a gestão comprar mais itens do que precisa;
- não trabalhar com inventários periódicos;
- não haver segurança para os processos;
- armazenamento inadequado dos produtos;
- falta de registro das movimentações.

A realidade é que quando não existe o cuidado necessário com o estoque, a empresa não cria uma política de gestão. É isso o que costuma estar por trás desses problemas e de muitos outros.

Pense em uma empresa que tem por hábito não fazer conferências logo que recebe os produtos. Entre os inúmeros problemas que isso pode gerar está a possibilidade de receber produtos em quantidades ou até preços diferentes do que foi pedido para o fornecedor.

Pensando na qualidade da operação logística, o simples fato de não cuidar do estoque pode gerar uma série de consequências para o negócio como um todo.

Por que se atentar ao estoque morto?

Existe um motivo especial para se preocupar com esse problema, que pode estar afetando a sua empresa. É que o estoque inativo revela algumas brechas que a gestão comete em relação à organização do negócio.

Se uma empresa vende produtos de limpeza, por exemplo, e em determinado momento ela vê seu estoque acumular um único produto, isso certamente pode representar um erro estratégico.

A escolha do produto pode ter sido mal calculada no ato da compra. E isso pode ter tido motivação em resultados sazonais, que certamente não teriam como se repetir, a não ser naquele período específico. Esse é só um exemplo do que pode representar o estoque morto para uma organização.

É importante entender esse estoque obsoleto muito mais como uma representação daquilo que está errado no planejamento da empresa do que como uma eventualidade.

Como identificar as principais causas do estoque morto

Em geral, o estoque morto pode ser consequência de uma série de erros que a empresa comete na forma como lida com o estoque. Entre os principais, estão os seguintes.

Previsão imprecisa

Ao tentar adivinhar a demanda para um período futuro a empresa corre sérios riscos. Sem um histórico com registros pontuais de cada movimentação, dificilmente será possível estimar as compras de acordo com a demanda futura.

Logo, a previsão imprecisa é uma das principais causas do estoque morto. Organizar os registros e fazer previsões de acordo com o histórico da empresa é essencial. Isso evita que a imprecisão aconteça e comprometa o futuro do seu negócio.

Produtos com baixa qualidade

Mesmo que a previsão seja exata e dê conta daquilo que realmente será exigido pelos consumidores, ela depende da qualidade dos produtos que você comprar. Não faz sentido economizar se, na prática, a economia na compra de produtos não oferece ao cliente aquilo que ele precisa.

Faz sentido, não? O consumidor vai entrar na loja, conferir elementos como preço, qualidade, validade, entre outros. Logo, cabe ao gestor pensar em formas de atrair a atenção desse cliente. E também de convencê-lo a tomar uma decisão favorável à empresa. Do contrário, a tendência é que o produto ruim fique parado no estoque e se torne um peso para a companhia.

Comprar mais que o necessário

É preciso considerar a demanda em todos os seus aspectos. Sem isso, tanto a falta de produtos, quanto o excesso deles também pode ser um problema.

O recomendável é que a empresa trabalhe com o chamado estoque máximo. Ele representa a perspectiva da quantidade máxima de produtos necessários para o estoque em um período específico.

Para encontrar o estoque máximo é preciso ter em mente o limite máximo para a compra de mercadoria em função de:

- espaço para armazenamento;
- necessidades financeiras da empresa.

Falta de um processo bem definido

No fim, tudo se resume à capacidade que a empresa tem de se organizar. Principalmente considerando empreendimentos grandes.

É fundamental criar uma política de gestão do estoque. Isso tem a ver com uma série de atribuições para quem lida com esse departamento. Entre outras estão:

- o registro detalhado das movimentações;
- a criação de inventários para as informações mais importantes;
- o controle tanto das receitas quanto dos custos;
- o uso de soluções avançadas para sofisticar esse controle;
- o gerenciamento mais cuidadoso das mercadorias antigas.

Havendo um padrão para o controle de estoque, a tendência é que problemas comuns como o estoque morto se tornem cada vez menos presentes na rotina da companhia.

Emissão incorreta da nota fiscal

Um problema que pode afetar qualquer empresa é a emissão incorreta da nota fiscal. Principalmente se ela não contar com um processo rigoroso e, de preferência, com um sistema avançado para tanto.

Em relação ao estoque esse problema pode gerar uma série de consequências. Talvez a pior delas seja o surgimento de divergências nos inventários.

É importante que a emissão desse documento seja feita com rigor. Isso significa seguir exatamente a descrição de produto e operação.

Com a movimentação de vários produtos dentro de uma empresa, a falta de atenção em relação a isso pode comprometer o funcionamento do estoque e pegar a gestão de surpresa na hora que aparecerem itens inviáveis.

Alteração na descrição

É importante pensar em tudo na hora de organizar o estoque. Desde os primeiros movimentos a partir da hora que o produto chega até a empresa até sua entrega nas mãos do cliente.

Isso porque mesmo alterações na descrição ou a inserção de informações incompletas dos itens são alguns erros que mais tarde vão tornar bem mais difícil a consulta da disponibilidade.

Em casos em que a empresa não trabalha com código de identificação isso fica ainda mais difícil. Logo, um cuidado maior com as descrições e a forma de fazer essa tarefa precisa ser parte da rotina da equipe. Em especial, dos profissionais a quem se atribui esse tipo de atividade.

Falta de controle eficiente

Sem um controle eficiente e sistemático, o fluxo do estoque tende a se tornar um problema para a empresa.

É preciso trabalhar com inventários periódicos e estar sempre de olho para que nenhum item se torne negativo.

O ideal é definir procedimentos e organizar as informações. Além disso, o bom controle depende também do devido treinamento dos colaboradores e de uma rotina de acompanhamento constante dos processos.

Mais importante ainda é adequar a equipe à automação. Com softwares mais avançados e uma equipe preparada, toda a gestão do estoque pode ser simplificada. Dessa maneira, cada produto pode ser entendido de acordo com sua natureza e dessa forma ser administrado corretamente.

Estoque morto, estoque obsoleto ou estoque inativo: o que fazer quando ele já existe

Esses termos dizem respeito ao mesmo problema: no varejo, mercadorias que por algum motivo não apresentaram seu melhor desempenho em vendas e foram deixadas de lado pelos clientes representam o estoque morto, obsoleto ou inativo.

Quando se depara com esse tipo de situação, o responsável pela gestão precisa pensar em meios para amenizar ou eliminar de vez o problema. O ideal é pensar em ações preventivas, como ensinamos ao longo do artigo. Entretanto, quando o problema já se tornou real, o mais importante é o responsável recorrer a algumas soluções conhecidas.

Talvez a mais comum e indicada delas seja procurar os fornecedores para fazer negociações, ou melhor, renegociações. Nesse caso, a dica é tentar trocar os itens parados por outros de maior saída. Para tanto é preciso ter um bom relacionamento com esses parceiros, já que sem isso dificilmente bons negócios vão surgir.

Também é viável explorar as épocas de saldão e trabalhar com ofertas especiais para os itens parados. Claro, desde que eles estejam dentro do prazo de validade e conservados. Uma boa opção é pensar em combos promocionais, os famosos kits em que produtos mais vendidos puxam os demais.

Essa é uma prática que costuma dar certo desde que a empresa tenha um devido conhecimento do mercado e do comportamento do consumidor, de modo que consiga formular combinações irresistíveis.

E porque pensar no gerenciamento de estoque como diferencial para a sua empresa

O motivo é que, com um mercado cada vez mais exigente em termos de concorrência, recorrer a soluções que tornam os processos mais eficientes acaba sendo a solução que distancia empresas bem organizadas das demais.

E dar protagonismo para o gerenciamento de estoque é uma maneira de ocupar espaço no mercado a partir da boa administração de processos internos. Com o gerenciamento de estoque avançado é possível atuar nos problemas que geram danos como o estoque morto. Isso ajuda não só a economizar dinheiro, mas também a melhorar o fluxo de caixa de diferentes formas.

Um bom jeito de começar a controlar melhor esse departamento da sua empresa é observando as principais causas que tornam o seu estoque obsoleto. Além das regras gerais acima observadas, vale a pena ter atenção também às peculiaridades dos produtos que a sua empresa comercializa. Alguns deles, por conta de suas características, exigem um controle preciso que muitas vezes são bem diferentes considerando a realidade de duas organizações.

Por fim, não deixe de contar com técnicas avançadas de gestão de estoque, incluindo sistemas que podem simplificar sua ação no dia a dia. Assim os registros podem ser feitos de maneira automática e padronizada, dando à gestão as condições necessárias para atuar de uma maneira mais estratégica, ou seja, em função dos resultados que ela deseja atingir.

Agora que sabe lidar com estoque morto, entenda também como fazer um inventário de estoque e sofisticar o trabalho com seu armazém.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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