Como fazer um inventário cíclico e quais as vantagens?

inventário ciclico

Entre os diferentes modelos de contagem do estoque, vale destacar o chamado inventário cíclico como um dos mais práticos e eficientes para a gestão de armazéns.

Afinal, manter a acuracidade do estoque, ou seja, a equidade entre os itens do controle físico e o que consta virtualmente no sistema, é o principal objetivo de um bom inventário - e o modelo cíclico permite exatamente isso.

Não é incomum que ocorram erros, perda de produtos ou entradas diferentes nos controles no dia a dia de um estoque, em especial, naqueles que ainda insistem em métodos obsoletos e com processos manuais. Essa situação pode prejudicar muito a qualidade da gestão e, inclusive, acarretar falhas e até prejuízos para as operações.

Por isso, prezar pela eficiência do inventário cíclico é fator estratégico para toda empresa de logística. A seguir, abordamos o conceito do modelo e sua implementação prática. Acompanhe.

O que define um inventário cíclico?

Como destacamos, há diferentes modelos de inventários logísticos, e cada empresa define o método mais adequado e coerente com suas operações.

E entre eles, destaca-se o chamado inventário cíclico, que, na prática, se difere dos demais pelo seu funcionamento em intervalos regulares ao longo do ano, podendo ser diários, mensais, bimestrais, semestrais etc.

Ou seja, é um modelo que preza por uma contagem de itens de forma rotativa e que é realizada periodicamente, conforme estabelecido pela gestão.

Essas contagens são concentradas em um conjunto de determinados itens, porém, ao final do período estipulado, todo o estoque é contabilizado por completo.

Os itens selecionados para o inventário cíclico, assim como a definição da periodicidade da contagem, são estabelecidos de acordo com diferentes parâmetros e critérios de classificação, cabendo a cada empresa a escolha do melhor modelo para o seu negócio.

Nessa definição, podem ser levados em consideração fatores como o giro de estoque, o valor dos itens, índices de divergência, especificidades dos produtos, entre outros.

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Qual a diferença entre o inventário cíclico e o inventário geral?

Vale destacar que, em todo inventário, seja ele cíclico ou geral, o objetivo é sempre contabilizar e comparar os itens entre os controles físico e virtual.

Entretanto, há diferenças nas operações de cada um deles, principalmente no que se refere à periodicidade de contagem, à quantidade necessária de pessoas na equipe, ao planejamento da contagem e, também, ao custo de realizar esse controle de estoque.

Periodicidade

No inventário cíclico, ou rotativo, os itens precisam ser agrupados conforme uma classificação estabelecida e, a partir disso, eles são contados periodicamente.

Já no caso do inventário geral, as mercadorias são contabilizadas juntas e de uma única vez.

Por exemplo, vamos imaginar um estoque bem simples de uma indústria de alimentos. Assim, teremos uma classificação de produtos da seguinte forma:

  • panificação;
  • salgados prontos;
  • confeitaria;
  • mercearia geral;
  • bebidas.

Em um inventário cíclico, cabe à gestão de estoque efetuar as contagens em um determinado período previamente estabelecido, como por exemplo, toda segunda-feira. Dessa forma, as contagens ficariam assim:

  • 1ª segunda-feira: Panificação;
  • 2ª segunda-feira: Salgados prontos;
  • 3ª segunda-feira: Confeitaria;
  • 4ª segunda-feira: Mercearia em geral;
  • 5ª segunda-feira: Bebidas.

Logo, se esta mesma indústria tivesse optado em realizar um inventário geral, todos os itens deveriam ser contabilizados em um único dia, e de uma só vez.

Disponibilidade de equipes

Dando sequência às principais diferenças entre um inventário cíclico e geral, vale destacar, também, a questão da disponibilidade de equipes para a contagem.

Afinal, no primeiro caso, ou seja, no inventário rotativo, o volume de itens passa a ser menor, já que é reduzido por classificação e dividido em períodos diferentes. Assim, fica mais viável contar com equipes mais enxutas, e com uma contagem bem mais dinâmica.

Por outro lado, um inventário geral demanda equipes maiores e com um tempo de contagem mais longo.

Planejamento

Como destacado, o planejamento da contagem é outro fator que diferencia o inventário cíclico do geral.

Isso porque, no geral, é preciso um planejamento de diversas áreas da empresa. Por exemplo, o setor de compras precisa programar os recebimentos dos itens adquiridos, o RH deve estabelecer escalas diferenciadas de trabalho para esse dia, o gestor do estoque deve garantir todos os lançamentos no sistema e nas prateleiras, a logística acaba paralisando algumas operações de entregas e assim por diante.

Por outro lado, no inventário cíclico, apesar de exigir um planejamento detalhado de diferentes áreas, esse processo passa a ser bem mais tranquilo e prático, já que a contagem é segmentada por itens determinados, enquanto os demais estoques seguem sua rotina normalmente nesse dia.

Custo

Economia na mão de obra e no tempo do procedimento, evidentemente, reflete na redução de custos do inventário cíclico em relação ao geral.

A segunda opção, por sua vez, costuma englobar maior demanda de tempo e de trabalho para a empresa, já que visa concentrar toda a contagem de uma única vez.

Em outras palavras, isso acaba acarretando gastos maiores com pagamentos de horas extras, alimentação, paralisação de operações etc.

Qual a melhor opção para sua empresa: inventário cíclico ou geral?

Isso depende muito de diferentes fatores e, claro, não é possível ter uma resposta única para todo tipo de operação.

O fato é que ambos os inventários são comumente aplicados na gestão de estoque de diversas empresas, cada qual atendendo às necessidades e especificidades dos seus processos.

Assim, podemos considerar, por exemplo, que uma empresa com estoque reduzido e com poucos itens armazenados pode optar pelo inventário geral e tirar proveito da agilidade e contagem única.

Por outro lado, empresas com estoques muito diversificados e com alto giro, certamente se beneficiam do inventário cíclico nas suas operações.

E quais as vantagens de um inventário cíclico?

O inventário cíclico permite uma maior qualidade de contagem, mais segurança nos resultados, agilidade no processo e na divisão de tarefas.

Melhora a qualidade na contagem

Sem dúvidas, a principal vantagem de um inventário cíclico para as empresas é a qualidade das informações coletadas com a contagem, tendo em vista a quantidade menor de itens e por ter uma equipe dedicada e treinada exclusivamente para contar esse estoque.

Na prática, isso reduz significativamente as possibilidades de erros e falhas, além de evitar retrabalhos e checagens extras.

Agrega mais segurança

Um outro destaque positivo do inventário cíclico é o controle de possíveis roubos, perdas ou desvios de mercadorias, que toda empresa é passível de registrar.

Afinal, as contagens são realizadas periodicamente e com frequência, o que garante controles mais apurados e um monitoramento de perto sobre ocorrências desse tipo.

Auxilia na tomada de decisões

Contar com um estoque organizado e devidamente contado proporciona processos mais transparentes e eficientes para a gestão.

Isso proporciona tomadas de decisão mais assertivas, possibilitando vendas mais inteligentes, eliminando erros entre o físico e o virtual, melhorando as projeções financeiras e reduzindo custos operacionais.

Contribui para a margem de lucro

Se o estoque de sua empresa consegue eliminar as discrepâncias entre o físico e virtual e reduzir os índices de erros e perdas de itens, a tendência é ter menos custos e agregar mais eficiência às suas vendas.

Em consequência disso, a margem de lucro de suas operações tende a crescer e proporcionar uma saúde financeira mais estável ao negócio.

Quais são os principais tipos de inventário cíclico?

Como ressaltamos, não há um só tipo de inventário cíclico e cabe a cada gestor reconhecer as necessidades e especificidades de sua empresa para adaptar o modelo mais adequado.

Dentre os tipos, temos:

  • sequencial - nessa modalidade de inventário cíclico, as categorias de itens são contadas por sequências, não repetindo outras no meio do período;
  • por amostragem - nesse caso, se determina um percentual de itens a ser contado, no intuito de ter uma amostra geral do nível de qualidade em que o estoque se encontra. Por exemplo, 20% de determinado produtor foram recebidos e movimentados no período;
  • por movimentação - contagem apenas de itens movimentados em um determinado período no estoque;
  • por qualidade - aqui, pode-se considerar diferentes fatores qualitativos de um determinado produto, como o estado físico, data de validade, riscos de contaminação, número de lote, entre outros;
  • geográfico - o chamado inventário cíclico geográfico leva em consideração o endereço do estoque para a contagem dos itens. Ou seja, somente os produtos de determinado endereço interno será contabilizado naquele período;
  • por item - contagem rotativa por categoria de produto no estoque;
  • por curva ABC - aqui, leva-se em consideração o giro de estoque de cada item e a periodicidade das vendas. Por exemplo, podem ser definidas regras de contagem em que produtos das curvas A e B (giro elevado) são contados em ciclos mensais, e regras em que produtos B e C (médio e baixo giro) são contados em ciclos trimestrais. Nessa configuração, todos os dias contam-se N itens, nas proporções de cada curva, intercalando as duas regras citadas acima.

Quais os cuidados essenciais em um inventário de estoque cíclico?

Apesar de agregar vantagens em relação a outros tipos de inventários, o modelo rotativo ou cíclico requer alguns controles e cuidados bem específicos, tanto durante o planejamento, como ao longo da execução das contagens.

Por isso, nós destacamos, também, algumas dessas precauções fundamentais. Confira!

  • defina bem os períodos e modelos de contagem;
  • conte com equipes capacitadas e disponibilize ferramentas adequadas;
  • invista na automação desse processo com sistemas específicos de gestão de estoque;
  • considere todos os produtos, não deixando nenhum para trás;
  • realize um mapeamento de processos antecipado, para evitar paralisar operações e tornar a contagem mais dinâmica possível;
  • estabeleça regras e padrões para a contagem.

E como um sistema WMS pode otimizar a sua contagem no inventário cíclico?

Indiscutivelmente, o sistema WMS é considerado o software mais amplo e completo para uma gestão de estoque eficiente.

Afinal, a ferramenta permite otimizar processos de ponta a ponta em um supply chain, desde a chegada dos itens às docas do armazém, até a sua devida expedição.

E todo esse controle baseado em dados variados de cada item estocado também permite agregar benefícios ao processo de inventário.

Assim, a sua empresa passa a ter controles apurados e até mesmo personalizados sobre todos os produtos, permitindo, por exemplo, considerar informações essenciais, como data de validade, nome do fornecedor, tipo de SKU, número do lote, entre outros durante a contagem.

Na prática, isso reflete em:

  • mais agilidade na apuração;
  • diminuição possibilidade de erros de contagens manuais;
  • possibilidade de criar critérios específicos para cada tipo de produto;
  • redução custos operacionais;
  • colaboradores responsáveis requeridos em menor número;
  • mais qualidade e segurança nas informações.

Essas são algumas dicas essenciais sobre o conceito de inventário cíclico e as principais vantagens desse modelo de contagem, que permite agregar mais acuracidade e controle sobre os itens no estoque físico e virtual.

E se você curtiu as dicas e quer saber como implementar esse modelo em sua empresa? Converse com um de nossos especialistas e agende uma apresentação do WMS da OnBlox.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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