Se sua empresa não conta com um padrão eficiente para fazer as reposições, então, ela pode ter problemas. A realidade é que o estoque é um dos elementos fundamentais para o sucesso de uma organização. É nessa lógica que o planejamento de estoque ganha importância. Quando ele é realizado corretamente, consegue dar as diretrizes que a empresa precisa para repor com maior eficiência.
Embora possa parecer desafiador, o planejamento de estoque costuma ser essencial para garantir que o fluxo de vendas se dê de maneira eficiente e que o estoque se torne um de seus grandes diferenciais.
É o que vamos ver a partir de 6 dicas. Confira.
1. Saiba o que realmente é o planejamento de estoque
Por planejamento de estoque entendemos a prática em que se levanta os dados sobre produtos e serviços que uma empresa oferece e se define quais são os recursos necessários para que ela continue em operação.
Entretanto, isso não se limita à catalogação dos itens, abrangendo, também, questões sobre períodos de reposição e velocidade de vendas dos produtos.
É por meio do planejamento de estoque que a empresa consegue monitorar as movimentações e fazer previsões a respeito de suas atividades corretamente.
No geral, o planejamento de estoque é uma prática que se concentra nos recursos do empreendimento, de maneira que seu uso se dê de maneira lógica. Com ele, os itens podem ser movimentados com critérios, a gestão tem como criar um calendário estratégico de compras e seguir um plano de ação muito mais eficiente.
Para tanto, é preciso considerar 3 pilares. São eles:
- as pessoas;
- os processos;
- os sistemas.
Quando observamos as pessoas, precisamos ter em mente que os conceitos devem ser claros para serem colocados em prática pela equipe.
Em relação aos processos, eles têm que ser simples, porém eficientes para serem facilmente implantados pelos colaboradores.
Por fim, os sistemasé que dão suporte às ações. São recursos que ajudam a criar o planejamento, a acompanhar sua execução e apontar para os ajustes necessários.
2. Entenda a importância do planejamento de estoque
O primeiro ponto que precisa ser destacado em relação a isso é a possibilidade de a empresa ter como evitar vendas além de sua capacidade. Pense no seguinte cenário: um cliente acostumado a comprar em lojas físicas que experimenta uma oportunidade em ambiente digital.
Entretanto, ele faz compra em uma loja que confirma o pedido, solicita o pagamento e somente dias depois se dá conta de que não conta com o item em estoque.
Naturalmente, isso vai gerar insatisfação e fazer com que o cliente pense duas vezes antes de confiar de novo nesse tipo de solução. Tudo porque a companhia não contava com um planejamento de estoque eficiente.
Outro ponto a ser considerado está no investimento. Com o estoque parado, como é comum em situações em que há desorganização, a tendência é que o dinheiro também esteja parado.
Logo, o planejamento de estoque costuma ser o que a empresa precisa para garantir o chamado giro de estoque, ou seja, saber a quantidade de vezes que o estoque precisa ser reposto por período. Assim, ela consegue comprar as mercadorias de acordo com suas necessidades e não gastar mais do que precisa.
Em resumo, com o planejamento de estoque, é possível ter um controle muito mais eficaz sobre os produtos e suas peças de reposição. E isso pode ser estratégico para os interesses do empreendimento, mesmo considerando o processo de vendas e atendimento ao cliente.
3. Saiba qual é o objetivo do planejamento e controle de estoque
Para entender como um estoque pode ser útil para a empresa, é importante conhecer os 4 elementos que ele ajuda a controlar numa organização. São os seguintes:
- Evitar desperdícios.
- Reduzir custos.
- Garantir processos mais ágeis.
- Proporcionar maior satisfação do cliente.
Tendo isso em mente, sabemos quais objetivos devem ser alcançados nesse tipo de trabalho. Quanto aos desperdícios, ele cria meios para que as aquisições acompanhem o giro. Logo, faz com que o investimento da empresa aconteça de acordo com seu histórico de resultados. Isso é importante porque torna mais racional o processo de reposições.
Em relação aos custos, a própria compra feita de maneira criteriosa acaba sendo a responsável por criar oportunidades. Empresas que sabem controlar bem as reposições podem negociar situações muito mais vantajosas com os fornecedores - e, assim, obter descontos especialmente para médio e longo prazo.
Também com o planejamento de estoque e seu maior controle, os processos se tornam mais eficientes. A partir de um plano de ação, é possível determinar o que cada colaborador deve fazer e atuar no acompanhamento do dia a dia. Com o passar do tempo, a tendência é que isso crie uma cultura empresarial mais sofisticada em função de processos mais ágeis.
Em relação ao cliente, o planejamento de estoque permite que as entregas sejam garantidas. Isso ajuda a diminuir o índice de insatisfação com a empresa e permite fidelizar compradores.
4. Saiba quais são as práticas e ações que podem ser usadas no planejamento de estoque
Busque padronizações para o seu estoque
Uma boa dica é trabalhar com a padronização. É importante que o lugar onde será depositado cada item seja definido de acordo com requisitos de armazenamento. Assim, é preciso pensar em questões como:
- temperatura;
- umidade;
- circulação de ar;
- entre outros.
Com critérios em relação a isso, a tendência é que a empresa consiga criar um ambiente muito mais propício para a conservação dos ativos e viável para reposições.
Também é necessário definir normas para que os diferentes colaboradores atuem sempre de acordo com orientações. Assim é preciso considerar os horários para movimentações, como proceder antes, durante e depois das chegadas e saídas de produtos.
Planeje bem a sua projeção de pedidos
É preciso ter maior controle sobre o que ocorre no dia a dia. Isso, entre outros benefícios, permite que a empresa construa um histórico de sua rotatividade. Dessa forma, ela tem como pensar em estratégias de acordo com a velocidade com que os produtos são movimentados.
É normal que dentro de um estoque existam produtos importantes que saem com maior facilidade e outros, tão importantes quanto, mas que podem demorar mais para serem vendidos. De qualquer forma, a empresa deve ser capaz de projetar pedidos de acordo com um planejamento. E isso é algo estratégico na busca por melhores resultados.
Também com a projeção de pedidos fica mais fácil avaliar os fornecedores e seu desempenho no negócio.
Controle o giro de estoque
Com o controle do giro de estoque é possível saber com maior precisão em quanto tempo será necessário repor os itens em estoque. Portanto, esse é um cálculo muito importante.
A ideia é que o giro sirva como um instrumento do planejamento de estoque para evitar a compra de mercadorias em excesso de maneira que isso traga um custo desnecessário para a empresa.
Na prática, o giro dá a referência necessária para que os investimentos no estoque sejam feitos com critérios.
Treine sua equipe
Regras e procedimentos devem ser ensinados e devidamente treinados. Só assim a equipe tem como atuar de maneira adequada em função do que a sua empresa precisa.
Mais do que contratar colaboradores competentes é importante criar meios para que eles evoluam de acordo com as necessidades da organização.
Por isso, o investimento em diferentes tipos de programas de treinamento é essencial.
Monitore constantemente suas operações
O acompanhamento serve para garantir que os procedimentos estão de acordo com o planejado e também para gerar dados. Assim, mesmo com eventuais erros é possível coletar informações que serão úteis para abordagens futuras.
Pensando no controle de estoque como uma prática a ser aperfeiçoada com o tempo, o monitoramento adequado é um passo essencial nessa busca.
Realize inventários com frequência
Perder produtos no estoque é um problema e tanto. E esse risco é comum quando a empresa não sabe ao certo quanto tem de mercadoria. Assim ela pode deixar seus ativos empilhados sem critérios de forma que os prejuízos sejam inevitáveis.
Uma maneira de lidar com isso é trabalhando com o inventário de estoque. Essa atividade que deve constar no planejamento, pode ser dividida entre:
- contagem;
- cadastro;
- categorização dos itens.
Logo, isso permite um maior controle sobre o que consta no estoque.
Confie em seus fornecedores
Sem fornecedores capazes de cumprir com os prazos de entrega, mesmo tomando todos os cuidados, é possível que sua empresa tenha problemas.
Assim, uma dica é pesquisar bem antes de definir quem serão seus fornecedores. O ideal é encontrar parceiros para o longo prazo. Por isso, converse com representantes de outras empresas, verifique como esses fornecedores são vistos no mercado e avalie se eles oferecem soluções vantajosas para uma parceria mais duradoura.
Defina uma margem de perda
E se alguma coisa der errado? Saiba que isso é possível acontecer mesmo com as dicas aqui apresentadas. Por isso, é importante definir um limite que a sua empresa consegue suportar. Entendendo isso, a busca tem que ser se manter dentro da meta, mesmo diante de eventualidades.
Perceba que se o estoque for bem controlado, a tendência é que as perdas, se ocorrerem, sejam mínimas. É o caso de um produto que caiu no processo de reposição, por exemplo.
Invista em softwares de gestão de estoque
O software de gestão permite automatizar esse controle do estoque. Logo, a definição do seu uso já na etapa do planejamento pode ser um passo importante rumo à simplificação dos processos.
Com um sistema avançado é possível, por exemplo:
- simplificar os registros dos produtos que entram;
- facilitar a ação dos colaboradores e;
- gerar informações para agir de maneira estratégica nas decisões futuras a respeito do estoque.
Logo, essa é uma dica especial, que pode dar à sua empresa uma possibilidade ainda mais interessante no mercado.
5. Explore as principais ferramentas de controle
Controlar o estoque não precisa ser tarefa complexa. Uma maneira de conseguir isso é trabalhando com as chamadas ferramentas de controle. Existem algumas que são bem simples, úteis inclusive para empresas com poucos recursos para investir. Outras, mais robustas, podem ser entendidas como um investimento capaz de diferenciar organizações dentro do mercado.
No caso da planilha de modelo de controle de estoque, por exemplo, ela permite identificar se há elementos que podem fazer com que um modelo de produto se destaque em relação a outro. Isso porque ela traz dados a respeito de características, quantidades, preços, volume, entre outros.
Já a planilha de entrada e saída de materiais identifica o fluxo de movimentações. E isso ajuda no controle da rotatividade, ainda que esse tipo de registro seja feito de maneira bastante simples.
A planilha de giro de estoque, por sua vez, indica o ritmo com o qual o inventário é renovado. Esse índice é determinado a partir da divisão entre o número de unidades que são vendidas pelo estoque médio. Assim é possível saber qual é a velocidade de renovação e quanto tempo o produto deve permanecer em estoque.
Considerando soluções mais avançadas, vale a pena considerar os sistemas WMS. É o que vamos mostrar no próximo tópico.
6. Conte com um sistema WMS para melhorar o seu planejamento de estoque
Esta é uma solução mais robusta e muito útil para diferenciar as empresas a partir do controle de dados. WMS é sigla para Warehouse Management System, em português, sistema de gerenciamento de armazém.
Na prática, com esse sistema é possível: integrar processos;
- automatizar tarefas;
- ter auxílio na gestão logística do negócio.
Ele costuma ser de grande utilidade especialmente em armazéns e centros de distribuição. O motivo é que com o WMS é possível ter maior eficiência nas operações logísticas a partir da centralização do controle de inúmeros processos.
Assim, determinar o uso do WMS já na fase de planejamento de estoque permite à empresa assumir controle das atividades e das informações provenientes deste departamento. É tudo o que a organização precisa para fazer o devido acompanhamento do produto desde o momento que ele chega até o momento em que é expedido.
Entendeu agora como fazer um planejamento de estoque eficiente? Confira também nosso artigo com 10 coisas que você precisa saber sobre controle de estoque.
