9 dicas para manter a oficina organizada

Manter a oficina organizada é uma prática fundamental dentro de uma boa gestão de frotas na empresa, ainda mais quando falamos de caminhões, tendo em visto que isto pode garantir mais agilidade e qualidade aos serviços prestados de manutenção. 

No entanto, para que esta estratégia seja colocada em prática e gere efeitos positivos em sua rotina, é necessário seguir alguns passos diários e manter a organização em dia em cada detalhe do ambiente. 

E é justamente por isso que preparamos este post, destacando dicas e conselhos importantes sobre como manter a sua oficina de caminhões organizada e quais benefícios isso tende a proporcionar dentro de seu negócio. Acompanhe.

Afinal, qual a importância de ter uma oficina de caminhões na empresa? 

Quem preza pela qualidade de sua gestão de frotas reconhece logo de cara a importância de possuir uma oficina de caminhões interna na empresa. 

Afinal, por melhores cuidados e procedimentos que se tenha com os veículos, estes equipamentos têm vida útil e podem apresentar desgastes de uso ao longo do tempo. 

Portanto, contar com uma estrutura adequada para manutenções e uma equipe devidamente capacitada para realizá-las pode ser um diferencial estratégico para o seu negócio. 

Além disso, possuir uma oficina de caminhões dentro da própria empresa não se limita unicamente à realização de consertos e reparos dos veículos. Devemos incluir aqui, também, a necessidade de manutenções preventivas, que visam evitar problemas futuros e reduzir custos com reparações mais graves. 

E por que manter a oficina organizada no dia a dia? 

Muito além de possuir uma oficina de caminhões dentro da empresa, é fundamental manter o seu funcionamento em perfeito estado. E, portanto, prezar pela organização e disciplina é ponto crucial para isto. 

Para se ter uma ideia melhor sobre a real importância de manter a oficina de caminhões organizada, nós listamos alguns benefícios indiscutíveis agregados por esta estratégia. Confira! 

Mais produtividade 

Desorganização em uma oficina pode ser sinônimo de baixa produtividade e até mesmo de má qualidade nos serviços prestados. 

Imagine, por exemplo, ferramentas espalhadas pelo chão, peças jogadas pelo ambiente, sujeira e equipamentos largados na oficina. Como um mecânico e sua equipe podem produzir mais nessas condições? 

No entanto, ainda que a organização e limpeza sejam de responsabilidade destes profissionais, muitas vezes é necessário criar políticas e regras internas para que as boas práticas sejam aplicadas. 

Sendo assim, é papel da gestão de frotas cobrar e fiscalizar se a oficina está devidamente organizada no dia a dia. 

Redução de tempo nos serviços 

Outra vantagem em manter a oficina organizada se refere à redução de tempo na realização dos serviços. Ou seja, isso pode refletir até mesmo na qualidade de suas entregas, já que a tendência é diminuir o tempo dos caminhões parados para a manutenção e aumentar a rotatividade dentro da oficina. 

Uma dica para tornar isso ainda mais mensurável e viável no dia a dia é tentar trabalhar com KPIs específicos com a equipe de mecânicos, registrando e monitorando o tempo médio de cada conserto, por exemplo. 

Redução de custos 

Oficina organizada é também sinônimo de redução de custos, já que boas práticas ajudam a evitar perdas de peças, demora na entrega dos veículos, maior eficiência nos consertos e melhor desempenho no trabalho dos mecânicos. 

Sendo assim, manter a organização dos estoques, do ambiente e das ferramentas essenciais pode servir como estratégia para evitar desperdícios e gastos desnecessários na oficina, o que vai refletir positivamente no resultado da empresa no final de cada período. 

Desempenho dos profissionais 

Manter a oficina organizada em sua empresa também vai agregar benefícios práticos à rotina de seus mecânicos e profissionais. E isso pode refletir em diferentes aspectos, desde a qualidade dos serviços prestados até o bem-estar e satisfação dos colaboradores. 

Afinal, ninguém quer trabalhar em um ambiente desorganizado e com más condições para suas atividades. Fora isso, proporcionar espaços adequados e com os devidos cuidados para a realização das tarefas é fator estratégico para melhorar o engajamento, o desempenho e a satisfação do funcionário. 

Otimização de espaços 

Uma das estratégias fundamentais que a oficina de caminhões deve prezar dentro da empresa se refere à otimização do espaço físico.  

E isso está totalmente atrelado à sua capacidade de organização interna! Ou seja, ambientes desorganizados e mal cuidados tendem a "ocupar" mais espaços e atrapalhar o desempenho diário das atividades. 

Estoques mais eficientes 

Um ponto importante ao manter uma oficina de caminhões organizada se refere ao estoque. Afinal, estes ambientes necessitam de peças de reposição, de ferramentas diversas e de equipamentos variados. 

Logo, não dá para deixar tudo isso espalhado pelo ambiente e querer que o mecânico se desdobre para encontrar o que precisa a cada prestação de serviço. 

Pelo contrário, uma oficina organizada deve prezar pela eficiência e organização de seus estoques, dedicando espaços para cada utensílio essencial usado no dia a dia e agregando mais agilidade e praticidade às atividades da equipe. 

Segurança  

Por fim, uma vantagem de manter a oficina organizada em sua empresa está relacionada à segurança das pessoas, em especial, dos mecânicos e suas equipes. 

Afinal, ferramentas e peças espalhadas no ambiente podem acarretar acidentes e, claro, riscos graves à saúde e ao bem-estar do funcionário. Portanto, além dos benefícios operacionais, uma oficina mecânica devidamente organizada também agrega vantagens à qualidade e segurança do trabalho de seus colaboradores. 

Veja também: 8 vantagens de usar um sistema TMS

Como manter a oficina de caminhões organizada? 

Visto todos os benefícios e vantagens em manter a oficina de caminhões devidamente organizada, seguimos agora com algumas dicas e sugestões sobre como implementar esse processo em sua empresa. 

1. Demarque as áreas de sua oficina 

Uma estratégia simples, prática e de baixo custo é demarcar as áreas internas de sua oficina, tais como espaços para vagas dos caminhões, categoria de serviços realizados, ambientes específicos (atendimento, espera, estoque etc.), entre outras. 

Na prática, isso vai ajudar a organizar a oficina no dia a dia e criar determinadas regras, tanto para os mecânicos, como para os motoristas que chegam para realizar suas manutenções. 

Como dica, essas demarcações podem ser realizadas de diferentes formas e locais, como no próprio chão, em colunas e nos corredores. Por exemplo, podem ser feitas pinturas com tintas, adesivos ou fitas. 

2. Delimite a localização das ferramentas 

Como destacamos, a organização dos estoques da oficina é uma estratégia fundamental para manter o bom desempenho e qualidade no trabalho de suas equipes. 

E isso inclui, evidentemente, a organização das ferramentas e equipamentos utilizados no dia a dia. Sendo assim, uma dica é delimitar o espaço e localização de cada um desses utensílios no ambiente, garantindo que o dia de trabalho não se encerre com tudo espalhado pelo chão ou mesmo perdido. 

Como dica, há painéis específicos que servem como organizador de ferramentas em oficinas e que permitem pendurar as peças de forma bem prática e visível. Além disso, outras alternativas podem ser utilizadas para este fim, tais como as tradicionais caixas de ferramentas ou mesmo gavetas convencionais. 

O importante é que as ferramentas se mantenham em um local definido e de fácil acesso aos profissionais. 

3. Invista em equipamentos automotivos profissionais 

Investir em equipamentos automotivos para a sua oficina de caminhões pode ser uma estratégia fundamental para mantê-la organizada e mais eficiente. Afinal, lembra quando falamos da questão de segurança e até da otimização de espaços? 

Pois bem! Os equipamentos profissionais estão diretamente ligados a isso! Por exemplo, o uso de elevadores automotivos e rampas de alinhamento é muito mais eficiente e seguro do que aquelas canaletas convencionais abertas no chão. 

Além de manter o ambiente mais organizado e otimizado, esses equipamentos também proporcionam mais flexibilidade e praticidade aos mecânicos na hora de realizarem seus serviços, evitando acidentes e mais esforço físico no dia a dia. 

4. Crie regras para a limpeza e organização 

Como destacamos, apesar de a responsabilidade da organização da oficina de caminhões ser basicamente da equipe de mecânicos, se não houver controle e fiscalização por parte da gestão de frotas, pode ser que essa prática não seja aplicada na rotina. 

Sendo assim, se torna imprescindível criar políticas e regras internas, que orientem os responsáveis a manterem os seus ambientes de trabalho limpos e organizados. 

Para isso, é interessante aplicar as seguintes práticas:  

- ofereça treinamentos aos funcionários;
- disponibilize equipamentos e utensílios para uma limpeza adequada;
- ofereça estrutura para a organização de peças e ferramentas;
- crie regras e estabeleça horários e procedimentos para a limpeza;
- fiscalize frequentemente.  

5. Identifique peças e ferramentas com etiquetas 

Uma dica muito importante e extremamente eficiente para manter uma oficina para caminhões organizada é identificar e categorizar as peças e ferramentas com etiquetas

Essa simples prática pode ajudar a evitar perdas e misturar utensílios desnecessariamente no dia a dia. 

Sendo assim, identifique as ferramentas dos mecânicos por categoria, separe peças adequadamente nos estoques e defina os locais de armazenamento sem bagunça ou desorganização. 

6. Preze por uma boa gestão de estoque 

O estoque é parte fundamental para uma oficina mecânica organizada, e isso não se limita apenas a manter as peças arrumadas e em suas devidas prateleiras. 

Estamos falando, também, da gestão eficiente! Ou seja, o controle de compras, a movimentação adequada dos itens, a armazenagem ideal de cada peça, entre outros fatores, também contam para manter a organização em dia. 

Por exemplo, a compra desnecessária de peças pode impactar na qualidade da armazenagem e até mesmo gerar perdas e desperdícios futuros. A falta de controle de validade e de outros aspectos também pode influenciar negativamente na sua gestão. 

Logo, busque criar critérios e controles apurados dentro desse ambiente e manter a oficina organizada e com um estoque realmente eficiente. 

7. Priorize os equipamentos de segurança 

A segurança é ponto crucial para o bom desempenho de uma oficina organizada. E isso vai muito além de manter os ambientes limpos e sem bagunça! 

Na prática, é imprescindível que os profissionais tenham consciência e prezem pelo uso correto de seus EPIs, garantindo, assim, mais segurança e responsabilidade sobre suas atividades. 

Aqui, vale reforçar mais uma vez o papel dos gestores em relação às orientações, treinamentos e fiscalização sobre essas práticas, e não simplesmente repassar as obrigações ao funcionário. 

8. Tenha responsabilidade sobre o descarte adequado 

Manter a oficina organizada não se limita apenas a ter ambientes limpos e arrumados. Outras práticas também são necessárias e de suma importância para o funcionamento do estabelecimento. 

Um exemplo prático se refere ao descarte adequado de peças e equipamentos, assim como lubrificantes, fluidos, filtros etc. 

Afinal, tais peças não devem ficar armazenadas no local de manutenção após o seu uso, o que pode acarretar acidentes, contaminações e, claro, ocupar espaços desnecessários no estoque. 

Por outro lado, esses materiais não podem ser descartados de qualquer jeito e em qualquer local, já que podem ser prejudiciais ao meio ambiente e, inclusive, gerar riscos para a imagem da empresa. 

Sendo assim, é fundamental reconhecer as necessidades específicas de descarte de cada item e, principalmente, seguir os cuidados e procedimentos indicados pelos fabricantes e órgãos fiscalizadores. 

9. Use recursos digitais para a gestão de sua oficina 

Por fim, uma forma inteligente e moderna de manter a oficina organizada em sua empresa é investir na automatização digital de tarefas e atividades por meio de sistemas específicos de gestão. 

Hoje, há uma infinidade de softwares de gestão de frotas e de oficinas mecânicas, como é o caso do TMS. Na prática, trata-se de uma ferramenta ampla e com funcionalidades diversificadas, que permitem otimizar inúmeras responsabilidades de uma equipe mecânica. 

Estamos falando, por exemplo, de atividades como:  

- Controle de Frota;
- Controle de Peças;
- Controle de Manutenção;
- Frota Própria ou Agregada;
- Controle de Pneus;
- Lubrificantes e Agregados;
- Controle de Combustível;
- Cadastro de Mão-de-obra;
- Gerenciamento de Estoque;
- Agendamentos de Manutenção.
- Manutenção Preventiva;
- Manutenção Corretiva.  

Essas são algumas dicas essenciais sobre como e o porquê manter a oficina de caminhões organizada em sua empresa, e quais benefícios podem ser agregados com estas boas práticas no dia a dia. 

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