6 vantagens de usar um sistema TMS

Sistema TMS: saiba do que se trata e como ele pode ser útil para o seu negócio.

Sempre que se fala a respeito do impacto da tecnologia na realidade das empresas, é preciso considerar o que, de fato, ela pode trazer para os diferentes setores de um empreendimento. Soluções óbvias, como sistemas de gestão e softwares de controle de produção, são muito eficientes e permitem que uma organização simplifique uma série de processos.

Entretanto, existem setores que podem ter uma atuação muito mais estratégica dentro do negócio quando são reavaliados em função daquilo que a modernidade pode oferecer. Nesse contexto, aparece o sistema TMS.

No caso do transporte de cargas, em especial no que diz respeito ao trabalho com a documentação referente a ele, o TMS pode ser o que uma empresa precisa para se diferenciar no mercado. Acompanhe!

O registro de documentos

A maioria das empresas faz, de maneira manual, todo o trabalho com documentos que envolve o registro de informações a respeito do transporte de cargas. Não há problema algum com isso quando a companhia ainda é pequena e consegue controlar adequadamente todos os processos.

Entretanto, quando se trata de uma organização de maior porte, os problemas para o gestor de transportadora começam a aparecer em função da dificuldade de organizar os dados que surgem e se acumulam.

A começar pela questão legal. Pense na quantidade de exigências que um responsável por esse setor precisa lidar em uma área marcada pela constante atualização nas leis. Sejam elas municipais, estaduais ou federais, o fato é que medidas fiscais estão sempre exigindo desses profissionais uma nova maneira de lidar com suas obrigações e de transmitir isso para todos os envolvidos.

É nesse sentido que se faz cada vez mais necessário o desenvolvimento da chamada visão integrada do negócio, capaz não só de simplificar o trato com os documentos, como também de torná-lo mais confiável, amenizando a incidência de erros.

A boa notícia é que isso é perfeitamente possível de ser feito, e é algo que atende pela sigla TMS, que, na prática, significa Transportation Management System, ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte.

Para empresas que pretendem informatizar os processos envolvendo o setor de transportes de maneira a obter ganhos significativos a partir de uma visão integrada do negócio, essa é a solução que precisa ser considerada.

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Entenda o que é sistema TMS

Esse sistema de gerenciamento é desenvolvido com o objetivo de reunir em si todas as diferentes etapas que compõem uma gestão de transporte. A ideia é que o gestor, responsável pelo setor, tenha maior controle a respeito de tudo o que compreende sua área, sempre de maneira ampla e integrada. Dessa forma, ele tem como gerar dados, coordenar informações e simplificar a execução de tarefas.

De que forma isso pode ser feito? Por meio da automatização, a mesma que permite que uma série de outros departamentos funcionem melhor dentro da sua empresa.

Pense em automatizar eventos como os cadastros de taxas e tarifas, relatórios de desempenho e pedidos e orçamentos.

Isso tudo via acesso local ou pela internet, de maneira que sua equipe possa entrar no sistema de qualquer lugar, desde que com a devida autorização. Certamente, isso fará com que todo o gerenciamento de processos feito pela empresa se torne muito mais eficiente, não acha? Não precisando lidar com a burocracia dos processos manuais, os colaboradores terão como amenizar a incidência de erros e trazer agilidade para o trabalho com informações no setor em que atuam.

A importância da tecnologia

Na prática, o que o sistema TMS faz é modernizar o trabalho com os transportes, criando diferenciais para as empresas. Da mesma forma que soluções como os sistemas ERP permitem que as ações dos gestores se tornem mais sofisticadas dentro de um contexto geral, o sistema TMS permite um avanço no controle dos processos relacionados ao transporte, de maneira a torná-los estratégicos aos interesses da empresa.

É fato que softwares de gestão já deixaram de ser opcionais para empresas bem administradas há muito tempo. É nessa lógica que o sistema TMS deve ser compreendido: uma vez inserido na realidade de uma companhia, ele tem como trazer funcionalidades úteis o bastante para dar a ela um desempenho mais satisfatório e, assim, se tornar peça-chave para o seu crescimento.

É questão de tempo para que essa inovação deixe de ser um diferencial e se torne investimento obrigatório para qualquer companhia que não queira encontrar dificuldades para se posicionar no mercado em que atua.

No geral, esse é um grande benefício que a tecnologia nos traz nos dias de hoje. Com ela, é possível encontrar soluções avançadas o bastante para mudar o mercado e direcionar os empreendimentos em função de uma maior sofisticação em seus processos. Isso vale para todos os setores, em especial para o de transportes.

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As principais funcionalidades do sistema

O sistema TMS serve para que você controle melhor as informações produzidas pela sua empresa. Em resumo, o que ele faz é simplificar o fluxo de operações, trazendo agilidade e otimização para as diferentes etapas do processo. Em última instância, isso ajuda a melhorar a produtividade.

E por que isso acontece? Porque eventualidades nas entregas, que muitas vezes são consequência de um gerenciamento incorreto do transporte, trazem prejuízos dos mais diversos à companhia. Pense no impacto da soma de problemas pontuais com erros recorrentes na imagem do seu negócio. Alguns exemplos são situações como o extravio de mercadoria, quando não identificada a tempo, assim como os próprios atrasos, muito comuns em grandes cidades e que se acumulam com o tempo.

É nessa lógica que contar com um sistema TMS é de grande valia para a gestão. Com ele, é possível contar com ferramentas capazes de fazer:

  • Um melhor planejamento orçamentário;
  • O dimensionamento adequado da frota e equipamentos da empresa;
  • A própria criação de rotas mais racionais e seguras para o transporte;
  • O devido controle de transbordo;
  • O cálculo dos custos envolvidos nas diferentes operações;
  • A emissão de notas, faturas e documentos em geral;
  • A análise rigorosa de performance, entre outros.

Imaginando o trabalho de ter que lidar com essas informações referentes à programação de toda a operação de maneira manual, não fica difícil perceber que as empresas capazes de se modernizar em função desse tipo de ferramenta são aquelas que conseguem se diferenciar no mercado.

É por isso que o futuro está na tecnologia e na simplificação de processos que ela consegue gerar a partir de uma solução planejada especificamente para a questão do transporte.

Sabendo disso, confira as principais vantagens que o TMS oferece para um empreendimento.

1. Gestão racional

Quando você consegue sofisticar seus processos, a tendência é que, em médio e longo prazo, seus resultados sejam significativos, e o que é melhor, a partir de um crescimento planejado, no qual você consegue extrair dados e deles gerar informações úteis para a sua tomada de decisão.

O mais interessante é que o sistema TMS é bastante flexível, com controles intuitivos que permitem uma rápida adaptação da companhia. Assim, a sua equipe não precisa de uma curva muito grande de aprendizagem para começar a trabalhar com um recurso capaz de dar a ela condições para modernizar seus processos.

Outra vantagem: ele pode ser personalizado se a empresa assim desejar, o que significa que é possível criar módulos para integrá-lo com softwares de outra natureza, como os de gestão, os famosos ERP. Neste caso, o grande diferencial é proporcionar aos responsáveis pelas tomadas de decisão da companhia informações articuladas com o empreendimento como um todo.

Esse é um diferencial e tanto. Softwares de gestão são muito úteis para facilitar a ação dos gestores por darem a eles um entendimento mais simplificado do que acontece na empresa. A ideia é recolher dados e transformá-los em informações. Quando você moderniza o setor de transportes por meio do sistema TMS, consegue inseri-lo nesse processo, ou seja, cada ação realizada pode gerar um dado que será transformado em informação para o gestor ter como direcionar melhor o negócio em função dos objetivos estratégicos da companhia.

No geral, o sistema TMS é útil, inclusive, para facilitar a vida de quem se responsabiliza pelo crescimento do negócio, fazendo com que a empresa tenha sempre como prosperar e alcançar metas mais ousadas.

Você encontra dificuldades para traçar estratégias para o seu negócio? Então, pode ser que o problema esteja tanto na sua capacidade de extrair dados das atividades realizadas por sua equipe quanto na confiabilidade do que aparece nos seus registros. É nesse sentido que o sistema TMS pode ajudar a mudar o seu empreendimento de patamar. Ele fornece informações de maneira fácil e com alto grau de precisão, o que é ideal para que você tenha como planejar suas ações com maior segurança.

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2. Melhorias dos processos empresariais

Quando entramos na questão estratégica do negócio, percebemos que não são poucos os motivos que fazem com que o sistema TMS seja uma solução interessante para o empreendimento de quem lida com veículos. Com ele, é possível racionalizar ações que, até então, permitiam falhas humanas, e assim evitar problemas comuns, mas que costumam gerar prejuízos para as empresas.

Imagine poder analisar tudo o que diz respeito aos procedimentos envolvendo a sua frota, sem ao menos precisar acompanhar os motoristas a cada viagem.

Pense nos benefícios que o devido controle das operações pode trazer para o trabalho com o transporte de cargas da sua empresa. A partir de um painel de controle, será possível acompanhar a coleta dos dados, administrar adequadamente o volume de informações que envolvem custos, documentos, entre outros, e realizar uma série de registros de maneira intuitiva e rápida.

Com esse trabalho diferenciado com a informação, mesmo as suas negociações podem se tornar mais eficientes. Basta conferir o que for preciso no sistema, o que é mais importante a respeito de contratos e despesas para ter o conhecimento necessário para agir com critérios, buscando os melhores resultados para a companhia. Na relação com seus fornecedores e outros parceiros, isso pode ser de grande valia.

3. Ganhos na rentabilidade da empresa

Essa melhor negociação com os parceiros do negócio é somente um diferencial que pode ser notado com a implementação desse tipo de solução.

O fato é que toda empresa precisa se preocupar com sua taxa de lucro para continuar operando com segurança. No caso de companhias que dão maior protagonismo para sua frota de veículos, como as transportadoras, por exemplo, essa preocupação deve ser constante. É preciso evitar problemas, como desperdícios e eventuais erros. Nesse sentido, ter um maior controle sobre os processos é essencial.

Para tanto, vale a pena contar com o sistema TMS para controlar as ações por meio de relatórios qualificados e indicadores de desempenho. Ele tem uma atuação essencial na identificação de falhas, sinistros e quaisquer outros problemas que geram baixa produtividade.

Isso tudo com a devida transparência. Se a sua ideia é criar meios para aumentar a lucratividade da sua empresa, mas pretende investir em soluções seguras e com boa relação custo/benefício, então, o sistema TMS é um caminho que precisa ser considerado.

4. Maior agilidade nos processos

A busca pela segurança nos processos realizados pela sua empresa deve estar presente em todas as áreas. Pensando nisso, uma das peculiaridades mais interessantes do sistema TMS é facilitar o monitoramento dos carregamentos. Assim, entre outras ações, ele pode gerar documentos, como o manifesto e o romaneio de carga. Essa é uma solução que pode não somente agilizar os processos, mas também aperfeiçoar ações como o embarque, o desembarque e a fiscalização das mercadorias, evitando problemas futuros com a existência de informações incompatíveis com a realidade das entregas.

Outra vantagem de adotar o sistema é poder programar a distribuição dos pedidos em função da frota e dos itinerários.

Em relação ao recebimento do frete, o sistema TMS auxilia ao eliminar a famosa lentidão dos processos. É a tecnologia sendo aplicada à logística com foco na melhora dos processos, sejam eles internos ou externos. Como exemplo, podemos citar a digitalização dos CT-es e a integração via EDI, o que permite uma entrega mais rápida das informações aos clientes e ganho de tempo nos procedimentos.

Em resumo, são muitas as funcionalidades capazes de dar ao empreendimento uma coordenação precisa de suas exigências, gerando documentos e prestando informações aos órgãos reguladores de maneira ágil e segura.

5. Integração entre setores

Imagine sofisticar a gestão de transportes a ponto de ter como integrar o departamento comercial da sua empresa com o financeiro, por exemplo. Isso pode ser um diferencial, não acha? Pense, também, em fazer uso desse diferencial na elaboração do seu planejamento financeiro, podendo contar com informações extraídas de um controle fiscal mais avançado.

Um sistema TMS permite que você realize o cálculo automático da tabela de fretes em tempo real para amenizar a incidência de erros e, assim, fazer melhores escolhas na busca por soluções mais vantajosas para seus clientes. Além disso, ele pode avaliar a quilometragem que precisa ser percorrida para evitar atrasos e até simular cenários visando a otimização das entregas. Nesse ponto, sua empresa pode criar uma logística estratégica combinando modais e rotas, e fazendo comparações.

Rastreando cargas em tempo real, você aumenta a segurança dos processos e gera credibilidade, podendo, inclusive, informar o seu cliente a respeito do andamento dos processos com o agendamento de notificações, que podem ser feitas automaticamente de acordo com o status da mercadoria.

Um elemento fundamental para qualquer empresa que pretende atuar em conformidade com a legislação é a chamada conciliação eletrônica, que, na prática, nada mais é do que o processo de auditoria em que são analisadas as faturas que a transportadora e os documentos fiscais. Esse trabalho pode ser simplificado quando se tem um sistema avançado o bastante para automatizar processos e otimizar a troca de informações, exatamente o que o TMS pode oferecer. Vale lembrar que, em tempos modernos, diferentes tipos de exigências legais são mais bem atendidas quando existe essa integração de dados.

6. Qualidade no processamento de dados

O grande diferencial de um sistema TMS, certamente, está na forma como processa as informações – tanto de entrada quanto de saída dos itens movimentados pela empresa. Assim, entre o que fica registrado estão os recursos humanos e materiais, informações sobre o tráfego, como o tempo de deslocamento e a localização geográfica, janela para entregas, entre outros.

Dessa forma, sempre que uma entrega é realizada, ela já pode ser avaliada em relação aos custos que gerou, e a qualidade dos serviços prestados.

Conhecendo os custos de cada tarefa, o gestor pode atuar com maior precisão na busca por soluções capazes de gerar economia para essa atividade e, assim, melhorar o caixa da empresa.

No fim, quando a sua empresa conta com uma solução desenvolvida para o trabalho com os dados extraídos de um setor específico e consegue conectar essas informações com o negócio como um todo, a tendência é que ela seja um motor para o crescimento do projeto.

Tão importante quanto procurar modernizar a sua empresa é entender o que, de fato, pode trazer diferenciais significativos para ela em função de cada departamento. E é isso o que o sistema TMS oferece.

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OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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