Manutenção de frotas: como reduzir os custos?

Dentro do amplo e complexo universo logístico de qualquer empresa, a redução de custos sempre é um dos principais desafios para os gestores. Entre as estratégias buscadas para isso, se destaca uma em especial: adotar uma manutenção de frotas realmente eficiente.

Afinal, seja próprio ou terceirizado, o transporte de produtos e insumos, indiscutivelmente, é um dos processos mais custosos - e ao mesmo tempo indispensável - dentro da cadeia de suprimentos. Por isso, cabe a cada empresa dominar suas operações e mapear onde sua frota mais pesa dentro do orçamento.

Pensando justamente nisso, reunimos dicas e informações úteis sobre como fazer uma manutenção de frotas, unindo a redução de custos com o aumento da produtividade. Quer saber como isso é possível? Continue a leitura!

Quanto a manutenção de frotas pode pesar na sua logística?

Evidentemente que há variáveis para responder a esta pergunta com exatidão, porém, pesquisas recentes apontam que o transporte de cargas ainda representa a maior parcela nos custos logísticos - e boa parte disso está atrelada ao baixo controle na manutenção de frotas.

De acordo com a Confederação Nacional de Transportes (CNT), o custo logístico – soma dos gastos com transporte, estoque, armazenagem e serviços administrativos – consome 12,7% do PIB (Produto Interno Bruto) do Brasil, que corresponde ao total das riquezas produzidas pelo país.

Ainda segundo a entidade, os números são elevados e impactam na competitividade da produção brasileira. Para se ter uma ideia, nos Estados Unidos, o custo logístico corresponde a 7,8% do PIB.

Para ter uma ideia melhor, no setor de mineração ou do agronegócio, mais de 2/3 dos custos operacionais estão ligados diretamente ao transporte. E isso não se reserva apenas a esses setores da economia. Um simples e-commerce, por exemplo, pode ter até 58% de seus custos operacionais associados aos fretes de entregas.

E quem arca com isso tudo: fornecedor, transportador ou cliente? Na prática, todo mundo!

No entanto, as empresas que conseguem otimizar tais gastos tendem a se tornar muito mais competitivas e podem repassar essa margem aos preços dos produtos, aliviando, assim, o bolso de todos os envolvidos na cadeia e flexibilizando as estratégias comerciais.

Quais são os pontos mais críticos de uma gestão de frotas?

Quem trabalha com logística deve saber, na prática, que o transporte envolve operações de alto valor, até mesmo para aqueles que buscam soluções na terceirização de transportadoras.

São inúmeros os fatores para que isso ocorra, e destacamos alguns deles para exemplificar:

- O Brasil é uma país de dimensões continentais, no qual as distâncias entre os pontos de entrega e coletas podem ser imensas e, consequentemente, encarecer a operação;
- O modal rodoviário representa quase que toda a malha logística do país;
- As condições das estradas e a própria segurança pública são dois grandes problemas que precisam ser levados em consideração na logística nacional e, principalmente, nos custos da manutenção de frotas;
- O alto preço do diesel e dos pedágios também é outro fator que pesa para as empresas brasileiras.
- Além desses pontos, a falta de investimento em tecnologias específicas para gestão e manutenção de frotas, e a própria ausência de organização e planejamento das empresas, ajudam a reforçar ainda mais esses custos.

O que deve ser controlado na manutenção de frotas?

A melhor resposta para isso seria: tudo aquilo que engloba uma operação! Ou seja, na prática, isso deve envolver desde os gastos diretos com peças e combustíveis, até o planejamento estratégico de seus fretes.

Indiscutivelmente, todos esses objetivos só podem ser atingidos por meio de um software ou sistema capaz de abranger cada custo específico de uma frota. A boa notícia é que esse tipo de tecnologia já existe no mercado, e o melhor: é viável para qualquer tamanho de empresa!

Antes de falarmos sobre a ferramenta em si, destacamos, a seguir, uma série de funcionalidades que ela pode proporcionar à sua manutenção de frota, que é justamente tudo aquilo que precisa ser controlado no dia a dia de suas operações. Confira!

Controle de entregas

Esse é um dos pontos mais essenciais dentro de uma operação logística e que, atualmente, tem a tecnologia a seu favor. Enquanto até pouco tempo atrás monitorar e acompanhar uma entrega significava ter que ligar ou enviar mensagens ao motorista para informar o seu posicionamento, agora, graças ao avanço de ferramentas tecnológicas, essa tarefa se tornou muito mais prática, segura e inteligente.

Com um software de gestão de frotas, sua empresa passa a ter um monitoramento constante e em tempo real sobre a posição exata de seus veículos, sem a necessidade – e custos – de, literalmente, "correr atrás" do motorista para obter essas informações.

Além disso, a funcionalidade de monitoramento virtual tem impacto direto na redução de custos, na manutenção de frotas e, claro, na relação comercial com seus clientes. Afinal, a tecnologia permite detectar qualquer tipo de parada ou abastecimento não planejado durante o trajeto, proteger contra possíveis furtos ou roubos de carga e, finalmente, informar previsões de chegadas muito mais exatas ao comprador.

Controle de compras de peças e manutenção

Outro ponto crucial que toda empresa deve se atentar à sua manutenção de frota é o gasto direto com consertos, compras de materiais e prevenções para seus veículos. O uso de um software específico para gestão logística já conta com tal funcionalidade, e o gestor passa a ter uma visão ampla de todas as suas demandas.

Isso deve englobar desde a aquisição de uma peça até o valor cobrado pela mão de obra da oficina. O quanto isso ajudaria a organizar ou até mesmo economizar em suas manutenções?

Gestão de estoques

Assim como o supply chain, sua oficina ou almoxarifado também precisam de uma boa gestão de estoques. Aliás, comprar peças ou acessórios para a manutenção de frotas sem um devido controle, pode significar mais custos e até desperdícios para a sua empresa.

Portanto, esse controle é ponto fundamental para a gestão de compras do seu negócio, e tem impacto direto na redução de custos da empresa.

Manutenção dos caminhões

O controle dos custos com a manutenção dos caminhões é um dos pontos fundamentais para reduzir os gastos com esses veículos. Portanto, a manutenção preventiva permite ao gestor de frotas veiculares identificar antecipadamente as falhas que podem levar o caminhão a parar e, assim, reduzir o tempo de ociosidade e aumentar a disponibilidade da frota.

Quando a manutenção preventiva é periódica e planejada, o gestor consegue ter uma maior previsibilidade relacionada a gastos e planejar as paradas de veículos para que não prejudiquem a operação. Além disso, é possível resolver pequenos contratempos com o caminhão antes que eles se tornem um grande problema e gerem mais custos.

A manutenção preventiva também aumenta significativamente a vida útil das peças, adiando a sua reposição. Dessa forma, a eficiência do veículo aumenta, fazendo com que o consumo de combustível previsto em fábrica se mantenha por mais tempo.

O ideal é que a empresa tenha um calendário com as manutenções de cada veículo. Um software de gestão de frotas pode ser um grande aliado nessa tarefa porque, com ele, é possível elaborar calendários personalizados, garantindo uma maior segurança no planejamento dessas manutenções preventivas.

Controle de pneus

Um dos pontos mais essenciais para a manutenção de frotas é o controle de pneus. Afinal, estamos nos referindo a uma das peças de maior desgaste nas operações. Além disso, o pneu está relacionado a outros fatores fundamentais, como a segurança das pessoas e o próprio consumo do veículo.

Fazer esse controle de forma manual ou mesmo com a ajuda de mecânicos não é estratégico e muito menos eficiente. Portanto, a tecnologia é a solução mais eficaz para essa tarefa, e os resultados serão infinitamente maiores.

Basta colocar no papel o real custo das últimas trocas de pneus em sua frota e imaginar o quanto isso renderia, caso sua empresa tivesse um controle maior e conseguisse aumentar a vida útil dessa peça nas operações.

Controle de combustível e lubrificantes

Custos rotineiros com combustíveis, lubrificantes e Arla 32 são inevitáveis dentro das operações, mas podem – e devem – ter impactos menores nos custos logísticos, desde que sejam devidamente controlados e monitorados.

Com um sistema próprio de gestão, a sua empresa tem a capacidade não só de acompanhar esses gastos no dia a dia, mas também de gerar históricos e análises para melhorias estratégicas, como roteirização e planejamento das entregas futuras.

Além disso, esse controle tem influência direta na manutenção preventiva dos veículos, já que contribui para uma melhor organização de abastecimentos mais confiáveis, trocas de óleos em períodos certos etc.

Leia também: 8 dicas para economizar o consumo de combustível na sua frota

Controle de pedágios e outros gastos

Os pedágios também influenciam muito nos custos logísticos e, portanto, precisam de um controle mais apurado. Além dessas cobranças, outros gastos podem fazer parte da rotina de operações, como alimentação e hospedagem dos motoristas.

Tudo isso precisa ser levado em consideração no momento de precificar um frete e no planejamento das entregas e, sem dúvida, o uso da tecnologia viabiliza toda e qualquer mensuração desse tipo de gasto.

Cadastro de mão de obra

Como a sua empresa lida hoje com os serviços mecânicos e a manutenção de frotas? Se você espera o problema acontecer para buscar uma oficina ou um fornecedor específico, saiba que essa estratégia pode acarretar custos mais altos e até mesmo soluções de baixa qualidade.

Um software de gestão de frotas permite o cadastro e a edição de dados completos desses parceiros, o que facilita muito para as necessidades de manutenção, tanto preventivas quanto corretivas.

Além disso, ter esse tipo de controle integrado a um único sistema de manutenção de frotas possibilita enxergar de forma mais ampla as suas demandas por compras e serviços, já que o software permite buscar históricos e análise dos últimos pedidos.

Controle de documentação da frota e dos funcionários

O controle de documentação da frota é uma atividade estratégica porque verifica e confronta informações relevantes para a manutenção de frotas.

Os profissionais envolvidos na gestão de frotas precisam acessar constantemente as documentações relacionadas à manutenção dos veículos e particularidade do trabalho, como consumo de combustível, horas extras, prazos e valores de serviços, entre outras.

Os gestores de frota também são responsáveis pela administração de motoristas, terceiros e demais funcionários que precisam estar em dia com a legislação vigente relacionadas a multas e infrações de trânsito ou com o código de conduta da própria empresa.

Por isso, o controle de documentação é de suma importância para o funcionamento de uma organização, sob a ótica legal, contratual ou ética.

É importante dizer também que, muitas vezes, essa estratégia funciona como um suporte seguro para as tomadas de decisões empresariais.

Agendamentos e programações

Outra estratégia indispensável para uma manutenção de frotas realmente eficiente é o controle de agendamentos e programações dos veículos, em especial para empresas que contam com demandas altas e um número elevado de carros.

Afinal, esse gerenciamento vai permitir montar uma programação mais organizada para as manutenções, obedecendo prazos e períodos recomendados pelos mecânicos e, claro, sem precisar influenciar ou atrapalhar as operações.

Isso também contribui para uma manutenção preventiva dos veículos, o que consequentemente tem impacto direto para a redução de custos, já que aumenta a vida útil dos mesmos e possibilita diagnosticar e resolver problemas, antes que se tornem mais graves.

E como realizar essa gestão de frotas na prática?

Como já mencionado, a manutenção de frotas envolve inúmeros fatores que, inevitavelmente, geram custos altos para qualquer operação. Ao mesmo tempo, eles são indispensáveis para as entregas das empresas e, portanto, a única solução viável é uma gestão eficiente e constante desses fatores.

Tendo em vista toda a complexidade da logística de transporte, esse gerenciamento só se torna realmente possível e eficiente por meio de uma tecnologia que já existe, é viável e, sem dúvidas, é considerada uma das soluções mais avançadas e eficientes nessa Era de Logística 4.0, quando o assunto é gestão de frotas.

Conhecido como CFT, esse software é o que há de mais completo e capaz de abranger todas as necessidades para uma manutenção eficiente e estratégica em sua empresa, independentemente da área de atuação e tamanho.

Entre as inúmeras vantagens do CFT, vale destacar os principais resultados que o sistema proporciona com a sua implementação. São eles:

Redução de custos operacionais

Um dos maiores benefícios obtidos na implantação eficaz de um sistema de logística é a redução de custos operacionais, o que pode ajudar no aumento da receita e na otimização dos processos de entrega.

Controle ampliado de custos

O primeiro passo para criar estratégias e reduzir os custos de forma eficaz, é o monitoramento integral da frota veicular. Por isso, é importante que o gestor, com o auxílio de um software, monitore separadamente os custos por viagens, por motoristas, com manutenção e com trocas de peças. Somente deste modo será possível elaborar um plano eficaz e que otimize todo o processo da empresa.

Cadastro organizado de fornecedores e prestadores de serviços

Um software de gestão, diferentemente dos trabalhos realizados em planilhas, permite que o cadastro de fornecedores e prestadores de serviços seja mais organizado, já que as informações  estarão concentradas em um único lugar, além de evitar a perda de dados e indicadores importantes  para relatórios e estratégias da operação .

Análise estratégica de custos

A análise de custos tem o objetivo de identificar e desenvolver estratégias mais assertivas, além de apresentar estimativas sobre possíveis cenários da empresa no futuro, que contribuem para alcançar uma vantagem competitiva no mercado.

Gestão para os veículos da empresa

Controle completo dos custos gerados pelos veículos, incluindo deslocamentos, consumo de combustível e manutenção, entre outros.

Geração de economias

A boa gestão da manutenção de frotas torna possível a redução de gastos com compras de peças e contratação de serviços desnecessários, entre outros, gerando economias que podem ser repassadas no valor do frete que, por consequência, poderá atrair mais contratos e fidelização de clientes.

Aumento da vida útil da frota

A manutenção preventiva da frota aumenta a vida útil dos caminhões, garantindo a qualidade e agilidade do serviço, e melhorando a gestão do negócio como um todo.

Melhor desempenho dos veículos

Outra vantagem ao se adotar uma solução moderna que automatiza o gerenciamento da frota de caminhões é a melhora no desempenho dos veículos, reduzindo gastos com combustível e manutenção, além de diminuir o tempo de atendimento ao cliente.

Confira 7 dicas para reduzir os custos na manutenção de frotas

Para te ajudar nessa tarefa, separamos sete dicas essenciais para reduzir os custos na manutenção de frotas veiculares. Confira!

1. Tenha um plano de manutenção preventiva

Para que você tenha uma maior previsibilidade nos custos de manutenção da sua frota, é necessário ter um plano periódico de manutenção preventiva. Esse plano ainda permite que você programe as datas de parada dos veículos de forma que a operação não seja afetada.

2. Analise a condução dos motoristas

Você sabia que o modo de condução do motorista influencia no consumo do combustível e no desgaste de peças do veículo?

Para ajudar nessa questão, o sistema de telemetria pode ser uma ótima solução pois permite controlar todas as variáveis envolvidas e assim obter informações precisas para analisar e avaliar a forma de condução dos motoristas.

Uma boa estratégia é criar um ranking para premiar os motoristas que apresentarem notas mais altas e treinar os que obtiverem notas baixas.

Leia também: Como fazer uma avaliação de desempenho dos motoristas?

3. Controle a jornada do motorista (evite estradas ruins)

É muito comum os motoristas começarem a jornada muito cedo e terminam muito tarde, e isso pode acontecer pelos mais variados motivos, como rota muita grande ou problemas que surgiram ao longo do dia. O resultado disso é o aumento dos custos com horas extras.

Para evitar esse tipo de dor de cabeça, é importante controlar a jornada do motorista rigorosamente, levando em conta o tempo de cada etapa: direção, espera, descanso e hora do almoço.

Outro fator importante nesse controle é evitar ao máximo as rodovias ruins, que geralmente aumentam o tempo de viagem, além de elevar o custo de manutenção de frotas.

4. Registre todas as informações

O registro de todas as informações relacionadas aos custos com a manutenção da frota, pneus, consumo de combustível, horas extras, entre outros dados, é fundamental para que você tenha o controle de todas as informações a respeito da sua frota veicular e, a partir delas, realizar tomadas de decisão mais eficientes para a redução de custos.

5. Estabeleça metas mensuráveis

Para atingir melhores resultados e poder acompanhá-los, você pode estabelecer metas criando planos de ação como reduzir  X% de gastos com combustíveis, encontrando fornecedores mais baratos de peças como correias e filtros, por exemplo.

6. Capacite seus motoristas

Capacitar seus motoristas evitam situações que podem provocar desgaste excessivo e reduzir a vida útil de motores e peças, aumentando o custo com combustível, manutenção e até mais com troca de veículos.

7. Use um software de gestão

A tecnologia é sempre uma importante aliada para reduzir custos de manutenção de frotas. E com um software de gestão você tem a possibilidade de analisar os dados mais relevantes e gerar relatórios mais confiáveis e precisos, que irão te ajudar na tomada de decisões e trazer resultados positivos para o seu negócio.

Essas são algumas dicas e informações úteis sobre investir em uma boa manutenção de frotas. Como vimos, tal prática já é uma realidade para muitas empresas no Brasil e no mundo, que não consideram a gestão de transporte como uma necessidade de redução de custos apenas, mas também como uma estratégia muito mais ampla e positiva para o negócio como um todo.

Investir na manutenção de frotas é sinônimo de mais economia, produtividade e eficiência para toda a cadeia: empresa, transportadora e clientes.

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OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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