Manutenção de frotas: como reduzir os custos?

Entenda como uma boa manutenção de frotas pode trazer resultados diretos para a redução de seus custos e para a produtividade de suas entregas.

Dentro do amplo e complexo universo logístico de qualquer empresa, reduzir custos sempre será um dos principais desafios para os gestores. Entre as infinitas estratégias buscadas para isso, se destaca uma em especial: conseguir uma manutenção de frotas realmente eficiente.

Afinal, seja próprio ou terceirizado, o transporte de produtos e insumos, indiscutivelmente, é um dos processos mais custosos e ao mesmo tempo indispensáveis dentro de uma cadeia de suprimentos. Por isso, cabe a cada empresa dominar suas operações e saber mapear onde sua frota mais pesa dentro do orçamento.

Pensando justamente nisso, reunimos dicas e informações úteis sobre como fazer uma manutenção de frotas, unindo a redução de custos com o aumento da produtividade. Quer saber como isso é possível? Vamos lá!

Quanto a manutenção de frotas pode pesar na sua logística?

Evidentemente que há muitas variáveis para responder a esta pergunta com exatidão, porém, pesquisas recentes apontam que o transporte de cargas ainda representa a maior parcela nos custos logísticos – e boa parte disso está atrelada ao baixo controle na manutenção de frotas.

Para ter uma ideia melhor, no setor de mineração ou do agronegócio, mais de 2/3 dos custos operacionais estão ligados diretamente ao transporte. E isso não se reserva apenas a esses setores da economia. Um simples e-commerce, por exemplo, pode ter até 58% de seus custos operacionais associados aos fretes de entregas.

E quem arca com isso tudo: fornecedor, transportador ou cliente? Na prática, todo mundo!

No entanto, as empresas que conseguem otimizar tais gastos, tendem a se tornar muito mais competitivas e podem repassar essa margem aos preços dos produtos, aliviando, assim, o bolso de todos os envolvidos na cadeia e flexibilizando as estratégias comerciais.

Quais são os pontos mais críticos de uma gestão de frotas?

Quem trabalha com logística deve saber, na prática, que o transporte envolve operações de alto valor, até mesmo para aqueles que buscam soluções na terceirização de transportadoras.

São inúmeros os fatores para que isso ocorra, e destacamos alguns para exemplificar. Confira!

  • O Brasil é uma país de dimensões continentais, no qual as distâncias entre os pontos de entrega e coletas podem ser imensas e, consequentemente, encarecerem a operação;

  • O modal rodoviário representa quase que toda a malha logística do país;

  • As condições das estradas e a própria segurança pública são dois grandes problemas que precisam ser levados em consideração na logística nacional e, principalmente, nos custos da manutenção de frotas;

  • O alto preço do diesel e dos pedágios também é outro fator que pesa para as empresas brasileiras.

Além desses pontos, a falta de investimento em tecnologias específicas para gestão e manutenção de frotas, e a própria ausência de organização e planejamento das empresas, ajudam a reforçar ainda mais esses custos.

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O que deve ser controlado na manutenção de frotas?

A melhor resposta para isso seria: tudo aquilo que engloba uma operação! Ou seja, na prática, isso deve envolver desde os gastos diretos com peças e combustíveis, até o planejamento estratégico de seus fretes.

Indiscutivelmente, todos esses objetivos só podem ser atingidos por meio de um software ou sistema capaz de abranger cada custo específico de uma frota. A boa notícia é que esse tipo de tecnologia já existe no mercado, e o melhor, é viável para qualquer tamanho de empresa.

Antes de falamos sobre a ferramenta em si, destacamos a seguir uma série de funcionalidades que ela pode proporcionar à sua manutenção de frota, que é justamente tudo aquilo que precisa ser controlado no dia a dia de suas operações. Confira!

Controle de entregas

Um dos pontos mais essenciais dentro de uma operação logística que, hoje, conta com o papel fundamental da tecnologia ao seu favor. Enquanto até pouco atrás, monitorar e acompanhar uma entrega significava ter que ligar ou enviar mensagens ao motorista para informar o seu posicionamento, agora, graças ao avanço de ferramentas tecnológicas, essa tarefa se tornou muito mais prática, segura e inteligente.

Com um software de gestão de frotas, sua empresa passa a ter um monitoramento constante e em tempo real sobre a posição exata de seus veículos, sem a necessidade – e custos – de, literalmente, “correr atrás” do motorista para obter essas informações.

Além disso, a funcionalidade de monitoramento virtual tem impacto direto na redução de custos, na manutenção de frotas e, claro, na relação comercial com seus clientes. Afinal, a tecnologia permite detectar qualquer tipo de parada ou abastecimento não planejado durante o trajeto, proteger contra possíveis furtos ou roubos de carga e, finalmente, informar previsões de chegadas muito mais exatas ao comprador.

Controle de compras de peças e manutenção

Outro ponto crucial que toda empresa deve se atentar à sua manutenção de frota é o gasto direto com consertos, compras de materiais e prevenções para seus veículos. O uso de um software específico para gestão logística já conta com tal funcionalidade, e o gestor passa a ter uma visão ampla de todas as suas demandas.

Isso deve englobar desde a aquisição de uma peça até o valor cobrado pela mão de obra da oficina. O quanto isso ajudaria a organizar ou até mesmo economizar em suas manutenções?

Gestão de estoques

Assim como o supply chain, sua oficina ou almoxarifado também precisam de uma boa gestão de estoques. Aliás, comprar peças ou acessórios para a manutenção de frotas sem um devido controle pode significar mais custos e até desperdícios para a sua empresa.

Portanto, esse controle é ponto fundamental para a sua gestão de compras na oficina, e tem impacto direto para a redução de custos da empresa.

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Gestão de frotas terceirizadas

Não há dúvidas de que a terceirização de frotas é uma estratégia positiva para a maior parte das empresas de logística. No entanto, para que ela gere resultados ainda melhores, é fundamental que gestor tenha controle das operações, ainda que boa parte das responsabilidades seja transmitida à empresa parceira.

A vantagem de contar com um software específico de gestão e manutenção de frotas é justamente a possibilidade de monitorar as operações, mesmo que elas sejam realizadas por terceiros.

Ou seja, sua empresa terá um controle muito mais amplo e transparente na terceirização e, assim, poderá tomar decisões, impor novas estratégias e até cobrar o seu parceiro por melhores resultados.

Controle de pneus

Um dos pontos mais essenciais para a manutenção de frotas é o controle de pneus. Afinal, estamos nos referindo a uma das peças de maior desgaste nas operações. Além disso, o pneu está relacionado a outros fatores fundamentais, como a segurança das pessoas e ao próprio consumo do veículo.

Fazer esse controle de forma manual ou mesmo com a ajuda de mecânicos não é estratégico e muito menos eficiente. Portanto, a tecnologia é a solução mais eficaz para essa tarefa, e os resultados serão infinitamente maiores.

Basta colocar no papel o real custo das últimas trocas de pneus em sua frota e imaginar o quanto isso renderia, caso sua empresa tivesse um controle maior e conseguisse aumentar a vida útil dessa peça nas operações.

Controle de combustível e lubrificantes

Custos rotineiros com combustíveis, lubrificantes e Arla 32 são inevitáveis dentro das operações, mas podem – e devem – ter impactos menores nos custos logísticos, desde que sejam devidamente controlados e monitorados.

Com um sistema próprio de gestão, a sua empresa tem a capacidade não só de acompanhar esses gastos no dia a dia, mas também de gerar históricos e análises para melhorias estratégicas, como roteirização e planejamento das entregas futuras.

Além disso, esse controle tem influência direta na manutenção preventiva dos veículos, já que contribui para uma organização melhor de abastecimentos mais confiáveis, trocas de óleos em períodos certos etc.

Leia: 8 dicas para economizar combustível na sua frota 

Controle de pedágios e outros gastos

Os pedágios também influenciam muito nos custos logísticos e, portanto, precisam de um controle mais apurado. Além dessas cobranças, outros gastos podem fazer parte da rotina de muitas operações, como alimentação e hospedagem dos motoristas.

Tudo isso precisa ser levado em consideração na precificação de um frete e no planejamento das entregas e, sem dúvidas, o uso da tecnologia viabiliza toda e qualquer mensuração desse tipo de gasto.

Cadastro de mão de obra

Como a sua empresa lida hoje com os serviços mecânicos e a manutenção de frotas? Se você espera o problema acontecer para buscar uma oficina ou um fornecedor específico, saiba que essa estratégia pode acarretar em custos mais altos e até em soluções de baixa qualidade.

Os softwares de gestão de frotas permitem o cadastro e a edição de dados completos desses parceiros, o que facilita muito para as necessidades de manutenção, tanto preventivas, como corretivas.

Além disso, ter esse tipo de controle integrado a um único sistema de manutenção de frotas vai viabilizar enxergar de forma mais ampla as suas demandas por compras e serviços, já que o software permite buscar históricos e análise dos últimos pedidos.

Agendamentos e programações

Outra estratégia indispensável para uma manutenção de frotas realmente eficiente é o controle de agendamentos e programações dos veículos, em especial para empresas que contam com demandas altas e um número elevado de carros.

Afinal, esse gerenciamento vai permitir montar uma programação mais organizada para as manutenções, obedecendo prazos e períodos recomendados pelos mecânicos e, claro, sem precisar influenciar ou atrapalhar as operações.

Isso também contribui para uma manutenção preventiva dos veículos, o que consequentemente tem impacto direto para a redução de custos, já que aumenta a vida útil dos mesmos e possibilita diagnosticar e resolver problemas, antes que se tornem mais graves.

O que é WMS? o que é TMS? assista ao vídeo abaixo e descubra!

E como realizar essa gestão de frotas na prática?

Como vimos, a manutenção de frotas envolve inúmeros fatores que, inevitavelmente, geram custos altos para qualquer operação. Ao mesmo tempo, eles são indispensáveis para as entregas das empresas e, portanto, a única solução viável é uma gestão eficiente e constante desses fatores.

Tendo em vista toda a complexidade da logística de transporte, esse gerenciamento só se torna realmente possível e eficiente por meio de uma tecnologia que já existe, é viável e, sem dúvidas, é considerada uma das soluções mais avançadas e eficientes nessa Era de Logística 4.0, quando o assunto é gestão de frotas.

Conhecido como CFT, esse software é o que há de mais completo e capaz de abranger todas as necessidades para uma manutenção eficiente e estratégica em sua empresa, independentemente da área de atuação e tamanho.

Entre as inúmeras vantagens do CFT, vale destacar os principais resultados que o sistema proporciona com a sua implementação. São eles:

  • Redução de custos operacionais durante as entregas;

  • Controle ampliado de custos, tanto com manutenções, como com as operações em si;

  • Cadastro organizado de fornecedores e prestadores de serviços ligados à manutenção de frotas;

  • Análise estratégica de históricos de custos nas operações;

  • Gestão completa de compras, estoques e demandas para os veículos da empresa;

  • Geração de economias, que podem ser repassadas no valor do frete;

  • Aumento da vida útil e melhor desempenho dos veículos.

Em resumo, essas são algumas dicas e informações úteis sobre investir em uma boa manutenção de frotas. Como vimos, tal prática já é uma realidade para muitas empresas no Brasil e no mundo, que não consideram a gestão de transporte como uma necessidade de redução de custos apenas, mas também como uma estratégia muito mais ampla e positiva para o negócio como um todo.

Investir na manutenção de frotas é sinônimo de mais economia, produtividade e eficiência para toda a cadeia: empresa, transportadora e clientes.

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