Dentro do universo da logística, o extravio de mercadorias é um problema muitas vezes comum nas empresas e que, por sua vez, pode causar prejuízos significativos para as operações.
Afinal, a perda ou desaparecimento de produtos no processo de armazenagem e transporte pode resultar em perdas financeiras, danos à reputação da empresa e insatisfação dos clientes.
Por outro lado, evitar esse problema e minimizar seus riscos ao negócio é algo completamente factível e viável, desde que haja organização e planejamento dentro das etapas do supply chain, de preferência, suportadas por tecnologias adequadas e eficientes.
A seguir, confira as principais causas do extravio de mercadorias e as melhores práticas para evitá-lo seu armazém logístico.
Boa leitura!
Quais são as principais causas que levam ao extravio de mercadorias?
Da falta de controles internos até casos de má fé de terceiros, o extravio de mercadorias na logística pode ocorrer por inúmeros motivos. Portanto, é fator crucial monitorar e tentar sempre diagnosticar esses casos, no intuito de implementar tratativas eficazes para eliminar os riscos de vez.
A seguir, listamos alguns exemplos comuns que podem acarretar o extravio de mercadorias em um armazém ou no transporte logístico de sua empresa. Confira!
1. Falhas no processo de embalagem
Um dos principais fatores que contribuem para o extravio de mercadorias é a embalagem inadequada.
Ou seja, se os produtos não forem embalados corretamente, eles podem ser danificados durante o transporte ou armazenamento, levando à perda total ou parcial dos itens.
Além disso, dentro desse "processo de embalagem", é fundamental reforçar que, além da qualidade do material utilizado, existem também inúmeras ferramentas e tecnologias que podem ajudar na questão da identificação, rastreio e localização do item dentro do armazém, bem como códigos de barras, RFID, QR Code, entre outros.
2. Perda de produto por falta de controle na armazenagem
Aproveitando o gancho do tópico acima, a falta de controle adequado na armazenagem também pode resultar no extravio de mercadorias.
Logo, se não houver um sistema eficiente para registrar a entrada e saída dos produtos no armazém, é possível que ocorram erros e que alguns itens acabem sendo perdidos.
Assim, como exemplificado, quando as embalagens de seu estoque são devidamente identificadas, elas passam a ganhar um controle muito mais apurado e, por vezes, até personalizado.
Por exemplo, a partir de sistemas de gestão de estoque, como um WMS, é completamente possível personalizar o tipo de controle necessário sobre cada item armazenado, bem como por seu número de lote, fabricante, SKU, data de validade, entre outros inúmeros aspectos.
Na prática, esse tipo de controle ajuda a minimizar perdas e extravios da mercadoria, seja por erros ou falhas durante os processos.
3. Erros no registro de informações
Outra causa comum de extravio de mercadorias na gestão de estoque logístico, são os erros no registro de informações.
Assim, se os dados sobre os produtos, como quantidade, código de barras e descrição, forem registrados de forma incorreta, é provável que ocorram problemas de rastreamento e localização dos itens.
Além disso, como destacado acima, a personalização desse controle pode ser fundamental para muitos casos. Por exemplo, produtos perecíveis e com datas de validade apertadas demandam um monitoramento muito mais apurado e, portanto, as perdas podem ser frequentes se não forem identificados corretamente.
4. Roubos e furtos
Infelizmente, roubos e furtos são uma realidade que afeta a cadeia logística em nosso país. A falta de segurança adequada no armazém e durante o transporte pode facilitar a ação de criminosos, levando ao extravio de mercadorias.
Logo, o extravio de mercadorias por conta desses crimes acaba sendo algo recorrente no Brasil, em especial, entre aquelas empresas que não têm qualquer tipo de controle sobre seus itens ou que insistem em mecanismos obsoletos e ineficientes.
É importante destacar que, atualmente, existem inúmeras soluções que ajudam a melhorar esse tipo de monitoramento, como o Sistema WMS.
5. Danos durante o transporte
Além das ocorrências de crimes contra as mercadorias, há ainda outros riscos de extravios e perdas durante o transporte, tendo em vista que, dentro dos veículos, os itens estão sujeitos a impactos, trepidações e variações de temperatura.
Se não forem tomadas as devidas precauções para proteger os produtos durante esta etapa, eles podem ser danificados e até mesmo se perderem ao longo do percurso.
Para isso, é fundamental que a gestão logística identifique os principais riscos durante o carregamento, transporte e descarga, e assim, invista nos esforços para melhorar cada vez mais esses processos, seja por meio de treinamentos dos operadores, em sistemas mais eficazes de manuseio e transporte, em equipamentos adequados e nos próprios veículos.
6. Falta de capacitação dos operadores
Outra causa que contribui para o extravio de mercadorias é a falta de capacitação dos operadores. A ausência de treinamento adequado pode resultar em erros no manuseio, armazenamento e controle dos produtos, levando a extravios e perdas.
Quando os operadores não recebem o treinamento necessário, podem ocorrer, por exemplo, falhas na identificação correta dos produtos, na utilização de equipamentos de movimentação e na aplicação de técnicas adequadas de armazenagem.
Além disso, a falta de capacitação dos operadores pode afetar a compreensão e o cumprimento dos procedimentos de segurança. Por exemplo, eles podem não estar familiarizados com as medidas preventivas contra roubos e furtos, ou não saber como lidar com situações de emergência.
Quais são as melhores práticas para evitar o extravio de mercadorias?
Para evitar o extravio de mercadorias no seu armazém logístico, é importante adotar algumas práticas no dia a dia das operações e, claro, buscar sempre formas de otimização e controles mais apurados para a cadeia de suprimentos.
E na prática, isso engloba desde treinamentos de capacitação de sua equipe logística, até investimentos em ferramentas e softwares de gestão.
Sendo assim, separamos algumas dicas essenciais a seguir. Confira!
Planejamento eficiente do estoque
Um planejamento eficiente do estoque é fundamental para evitar extravios de mercadorias na logística.
Logo, é necessário conhecer a demanda dos produtos, estabelecer níveis de estoque adequados e planejar as reposições de forma mais precisa, evitando excessos e faltas.
Na prática, o planejamento eficiente de estoque envolve uma série de métodos e procedimentos, que vão desde a definição do layout do armazém, até os sistemas de armazenagem aplicados.
Para ajudar nesse processo, destacamos a seguir alguns dos principais aspectos que devem ser levados em consideração nesse planejamento. Confira!
- Escolha do layout mais adequado;
- Identificação e endereçamento dos espaços do armazém;
- Definição dos métodos de armazenagem;
- Controle e monitoramento de cada etapa do supply chain;
- Definição dos melhores equipamentos e ferramentas para os operadores;
- Conhecimento do giro de estoque de cada item armazenado;
- Previsão de vendas e de reposição dos itens.
Embalagem adequada e rastreável
A embalagem adequada dos produtos é essencial para protegê-los durante o transporte e armazenamento.
Além disso, é importante que a embalagem seja rastreável, permitindo a identificação e o rastreamento dos itens ao longo de toda a cadeia logística.
Assim, tecnologias que hoje são facilmente aplicadas, como códigos de barras ou RFID, podem ajudar enormemente nos controles e monitoramentos das mercadorias dentro do estoque.
Na prática, além de otimizar a movimentação, essas soluções reduzem casos de perdas e extravios dos itens dentro da cadeia de suprimentos.
Controle de entrada e saída de mercadorias
Implementar um sistema de controle eficiente para registrar a entrada e saída de mercadorias é fundamental para evitar extravios.
Mais uma vez, isso inclui o uso de tecnologias como código de barras e RFID (Identificação por Radiofrequência), em especial, quando integradas a sistemas de gerenciamento de estoque (WMS).
Vale reforçar que o recebimento de mercadorias é uma das etapas mais fundamentais dentro do supply chain e, portanto, deve ser otimizada por se tratar de um processo inicial sobre o controle do produto.
Em outras palavras, se há falhas durante esta etapa, provavelmente acarretará erros e até prejuízos futuros ao longo dos demais processos. Por exemplo, se um item chega às docas do armazém e é cadastrado erroneamente de forma manual e endereçado a um setor indevido no estoque, certamente ele se perderá.
Rastreamento e monitoramento dos itens dentro do armazém
É muito importante também implementar um sistema de rastreamento e monitoramento dos itens dentro do armazém para evitar o extravio de mercadorias.
Na prática, isso pode ser feito por meio de tecnologias de gestão de estoque, como o próprio sistema WMS, que utiliza os coletores de dados como ferramentas para este fim.
Ou seja, através desses equipamentos e da correta identificação dos produtos, os operadores terão todas as informações que precisam daquele item, sem erros ou falhas manuais.
Realização de inventários eficientes
Realizar inventários regulares e precisos é essencial para identificar eventuais extravios de mercadorias.
Ao realizar tal prática de forma sistemática, é possível detectar discrepâncias entre o estoque físico e o estoque registrado no sistema, permitindo a correção rápida de possíveis problemas.
Além disso, durante a contagem dos itens armazenados, caso se encontre um produto "perdido" em outro setor por conta de falhas humanas, esses materiais podem ser realocados aos seus devidos lugares e, consequentemente, resolver o problema daquele extravio.
Hoje, existem diferentes métodos de inventário de estoques e, portanto, cabe aos gestores identificarem suas reais necessidades e, assim, definir os processos que mais se adequem a elas.
Capacitação dos operadores
Investir na capacitação dos operadores do armazém é fundamental para evitar extravios de mercadorias na logística também.
Logo, os operadores devem ser treinados para realizar as atividades de forma correta, seguindo os procedimentos adequados de armazenagem, separação de pedidos, manuseio e controle de mercadorias.
Isso engloba desde o uso correto dos sistemas de gestão, até boas práticas e condutas sobre a segurança dos produtos em toda a cadeia de suprimentos.
Investimento em tecnologias de gestão de estoque
Os sistemas de gerenciamento de estoque, conhecidos como WMS (Warehouse Management Systems), são ferramentas tecnológicas que auxiliam no controle e gestão eficiente do armazém.
Na prática, esses sistemas automatizam processos, proporcionam maior visibilidade sobre as operações e otimizam toda a cadeia de suprimentos de ponta a ponta, desde o recebimento dos itens no armazém até o seu carregamento.
Logo, no que se refere a extravio de mercadorias dentro do armazém, é praticamente impossível ocorrer casos por falhas humanas ou erros de controles com um sistema WMS, tendo em vista que ele opera por meio de dados e equipamentos tecnológicos que eliminam esse tipo de ocorrência.
Tecnologia de rastreamento de carga no transporte
Por fim, para evitar e minimizar casos de extravio de mercadorias na logística, além do investimento na otimização dos processos internos do armazém com o sistema WMS, é fundamental também contar com tecnologias de monitoramento e rastreio de cargas durante o transporte.
Para isso, o uso de ferramentas como GPS e de sistemas de monitoramento em tempo real se tornam fundamentais nesse processo. Essas tecnologias permitem acompanhar a localização e o desempenho das entregas, reduzindo os riscos de extravios e fornecendo informações precisas aos clientes e à própria empresa.
Em resumo, o extravio de mercadorias é um problema que pode trazer sérias consequências para as empresas. No entanto, com a adoção das melhores práticas mencionadas neste post, é possível reduzir significativamente as chances de ocorrências no seu armazém e durante o transporte logístico.
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