O setor de logística é um dos mais importantes dentro de uma empresa e o dinamismo de todos os seus processos é um diferencial. No entanto, é preciso também estar atento ao centro de distribuição (CD), a unidade capaz de armazenar estrategicamente as mercadorias e dar a agilidade necessária para que os processos sejam eficientes. Desse modo, a empresa terá um diferencial logístico considerável e que será notado, principalmente, na satisfação do cliente.
Mas, como fazer do centro de distribuição uma peça-chave para o seu negócio? Neste artigo, apresentaremos a resposta. Saiba mais sobre o assunto e entenda como organizar o seu centro de distribuição do jeito certo para atuar em conformidade e competir com os líderes de mercado.
O que é um centro de distribuição
O centro de distribuição é um ambiente físico com importância estratégica dentro de uma organização, pois é nele que são centralizados todos os processos que envolvem o recebimento, armazenamento, separação e encaminhamento das mercadorias para seus destinos, como os pontos de venda ou o endereço do cliente, por exemplo.
No geral, centros de distribuição precisam ser espaços físicos grandes para abrigar uma grande quantidade de itens que chegam dia após dia.
Outro aspecto importante é que esse centro deve garantir mais agilidade no processo logístico, ou seja, na entrega dos produtos, que devem ser encaminhados aos seus destinos, conforme a demanda de compra.
É importante ressaltar que tanto as empresas podem manter um centro de distribuição para armazenar os produtos e gerenciar o estoque quanto as transportadoras podem ter esse espaço para armazenar os produtos de diferentes empresas.
Quando o centro de distribuição é devidamente planejado, a ponto de permitir que todos os processos ocorram de maneira eficiente, a grande tendência é que a operação como um todo seja de alto nível. Isso vai desde o recebimento dos produtos até a entrega nas mãos do cliente.
Nesse cenário, o centro de distribuição acaba se tornando um elemento de suma importância, o qual permite a diferenciação da empresa diante de um mercado tão competitivo.
Como funciona um centro de distribuição?
Um centro de distribuição é muito mais do que apenas receber e despachar as mercadorias. Existem outras funções que podem transformar esse setor logístico e torná-lo mais eficiente e versátil, trazendo, inclusive, economia para a empresa.
Veja, a seguir, quais são as funções de uma central de distribuição.
Recebimento
Esta é a primeira etapa, onde se iniciam as atividades de um centro de distribuição. O recebimento de mercadorias é uma operação cujo fluxo é frequente e, por isso, é uma função de extrema importância. Por isso, é necessário que os colaboradores sejam ágeis para receber, descarregar, conferir e organizar as mercadorias, garantindo que os itens não sofram danos e se os produtos recebidos estão em conformidade com a documentação.
Movimentação
Na segunda etapa, as mercadorias recebidas começam a ser efetivamente organizadas dentro do centro de distribuição. Assim, o transporte interno dos produtos pode ter duas finalidades: ser armazenado dentro da própria central, até que chegue o momento da mercadoria ser despachada para o cliente, ou ser transferido para outra unidade da empresa.
É necessário que a movimentação das mercadorias seja realizada de forma bastante ágil e, sobretudo, cuidadosa, a fim de garantir a integridade dos produtos e evitar acidentes de trabalho, já que, geralmente, esses centros possuem muitas cargas, equipamentos e máquinas de grande circulação.
Armazenamento
Com certeza, esta é a etapa mais dinâmica dentro de um centro de distribuição. Isso porque as mercadorias não ficam armazenadas por muito tempo, apenas o tempo suficiente para atender os pedidos de compra que entram constantemente na empresa.
Nessa fase, é importante que os produtos sejam transportados com agilidade para os seus destinos, seja para os pontos de vendas ou a residência do consumidor.
Um fator importante é que é preciso armazenar mercadorias suficientes para atender as demandas, ou seja, sem excesso ou falta de produtos.
Separação
O processo de separação tem um papel fundamental dentro de um centro de distribuição, pois é a etapa anterior à expedição. Por isso, esse processo deve ser muito bem organizado durante a conferência de mercadorias que devem estar de acordo com a documentação de compra, a fim de evitar erros, que podem originar atrasos na entrega, reclamações dos clientes e retrabalhos.
Expedição
A expedição é a última etapa do processo logístico dentro de um centro de distribuição. Após a separação, as mercadorias são carregadas nos veículos e despachadas até o seu destino final. O transporte desses produtos pode ser realizado pela própria empresa ou por transportadoras especializadas.
É na expedição que, geralmente, ocorre a emissão de nota fiscal, rotulagem e colocação dos produtos dentro da embalagem
Dicas para aperfeiçoar a gestão de um centro de distribuição
Quando existe uma boa gestão no centro de distribuição, a empresa só tem a ganhar. Um bom planejamento é o caminho para que os processos logísticos se tornem um recurso decisivo para o crescimento do negócio.
Por isso, os mais diferentes processos que envolvem desde o registro de um pedido até o que acontece depois que a mercadoria é entregue ao cliente, precisam ser devidamente planejados e padronizados, tendo o centro de distribuição papel central dentro dessa estrutura.
Considerando a missão de gestores dos mais diferentes tipos, sabemos que determinadas dificuldades são recorrentes. E saber lidar com elas é essencial para que a sua empresa tenha como ocupar um espaço mais qualificado no mercado em que atua.
Por isso, confira a seguir algumas dicas para aperfeiçoar a gestão do seu centro de distribuição e tornar o processo logístico mais ágil e eficiente.
O trabalho com o inventário
É imprescindível organizar os inventários para simplificar os processos logísticos. Assim, a dica é procurar fazê-los de maneira periódica ao longo do ano, a partir da classificação das mercadorias.
Dessa forma, a gestão não precisa mobilizar muitos colaboradores para as tarefas e tem como estar sempre atenta a possíveis falhas e suas causas.
Uma boa política em relação a isso é fazer o inventário a cada trimestre e integrar os dados com o setor de compras.
Independentemente do modelo a ser adotado, não deixe de reservar um tempo para planejar como serão feitos e avaliados os registros. Isso faz toda a diferença para se ter um empreendimento de sucesso.
A preocupação com o layout
A agilidade nos procedimentos internos certamente vai depender do layout do centro de distribuição. É essencial que a organização seja qualificada. Assim os produtos que chegam e que saem seguem uma lógica mais dinâmica.
Dessa forma, o mais indicado é que o gestor tenha total conhecimento a respeito da estrutura disponível. É necessário medir o tamanho do galpão e, em função das entradas e saídas das mercadorias, armazenar os itens de maior demanda em locais de fácil acesso. É importante também ter atenção a aspectos como a sazonalidade, já que ela interfere nessa dinâmica de acordo com cada época.
O fluxo de mercadorias pode ser a referência principal para a construção do seu layout. A partir de uma linha reta, os produtos podem ser recebidos em uma ponta do centro de distribuição e enviados na outra extremidade. Isso evita congestionamentos e dá o dinamismo necessário, e tão desejado, a esse tipo de negócio.
Atenção a segurança
Essa dica pode valer ouro, ou pelo menos, garantir a eficiência de todo o processo logístico dentro do centro de distribuição. A segurança precisa de especial atenção em todas as etapas – recebimento, movimentação, armazenamento, separação e expedição – incluindo o próprio centro de distribuição.
Para aumentar a segurança durante todo o processo logístico, a empresa pode (e deve) adotar procedimentos para aumentar a segurança dos espaços onde circulam tanto os colaboradores, quanto parceiros.
Também é de extrema importância investir na comunicação adequada, principalmente no que tange a informar sobre medidas preventivas que podem ser adotadas nas atividades do dia a dia.
A adoção de recursos tecnológicos
Para que a armazenagem seja feita da melhor forma possível, o ideal é ter a tecnologia como aliada do seu centro de distribuição. Um software de gestão, por exemplo, permite que os processos sejam automatizados e, consequentemente, as falhas sejam amenizadas e a produtividade aumente.
Sistemas como os famosos ERPs, além de soluções mais específicas como WMS e TMS modulares, permitem uma personalização de acordo com a necessidade do negócio.
Atualmente, os recursos tecnológicos são o melhor investimento que uma empresa pode fazer para otimizar as atividades dentro do centro de distribuição. Esses recursos permitem que o trabalho com dados seja mais efetivo, além de diminuir a incidência de erros. Para qualquer negócio, em qualquer atividade, a tecnologia é um suporte inestimável e indispensável.
Por isso, a dica é procurar saber sobre as diferentes soluções que o mercado apresenta e estudar a viabilidade de aplicá-las na lógica da empresa, sempre com foco na redução de custos e aumento da produtividade.
A gestão das entregas
A entrega das mercadorias é um grande desafio para as empresas. Pensar nos prazos é essencial. A partir deles, bons gestores conseguem direta ou indiretamente controlar datas, equipes e processos de entregas com agilidade e eficiência. A empresa que não consegue se organizar em função da gestão das entregas, pode perder espaço para a concorrência.
É por esse motivo que esse tema deve ser considerado. Também em relação a isso, a tecnologia se mostra um diferencial. Os sistemas de gestão automatizados permitem registrar, centralizar e distribuir informações para os mais diferentes destinos. Logo, as entregas se tornam mais eficientes e podem ser realizadas em menos tempo.
Pensar na qualidade das entregas é papel do gestor. Dentro de um centro de distribuição, se isso não for uma prioridade, então, possivelmente, os resultados ficarão abaixo das expectativas. É por isso que a organização a respeito de prazos, processos e profissionais deve ser o foco de uma política bem-sucedida no centro de distribuição.
O mapeamento dos trajetos
A roteirização dos trajetos precisa ser clara. Isso quer dizer que cada ponto a ser percorrido deve ser descrito detalhada e antecipadamente, para que o motorista possa se organizar e realizar o trajeto mais adequado e seguro. Sem as informações necessárias, os atrasos podem ser recorrentes, além do gasto excessivo, e desnecessário, de combustível, por exemplo.
Vale lembrar que esse processo de mapeamento não diz respeito apenas aos trajetos diários. Ele precisa ser feito antes mesmo da empresa definir onde pretende montar seu galpão. O recomendável é estudar as principais vias próximas ao local do centro de distribuição e avaliar questões como a distância média dos possíveis locais de entrega, entre outras referências.
Ao fazer esse mapeamento, o gestor tem como estimar sua ação futura e tomar decisões mais qualificadas e assertivas. De repente é até mais vantajoso pagar mais por um galpão mais bem localizado do que fazer economia em um local que certamente fará seus veículos rodarem mais e, pior, apresentarem custo com frete de entrega acima das suas possibilidades.
KPIs para pautar decisões
Adotar parâmetros para avaliar se há evolução no seu projeto é fundamental. Para tanto, precisamos trabalhar com os chamados KPIs, que nada mais são do que indicadores de desempenho. O KPI certo nos permite avaliar o nível de desempenho de determinado processo empresarial, sendo útil para diversos fins.
No caso do centro de distribuição, é válido observar como anda a qualidade, além do desempenho de cada serviço. Para tanto, o ideal é trabalhar com o KPI específico para cada necessidade. Pensando no que pode ser feito dentro do centro e também nas entregas, o mais importante é se concentrar em KPIs logísticos. Entre os principais deles podemos citar o OTIF, que serve para monitorar a qualidade da entrega que a empresa faz.
Além desse KPI, existem outros, como o KPI de giro de estoque, no qual é medida a quantidade de vezes que o estoque empresarial foi utilizado de acordo com determinado período, o KPI de distribuição, que compara, entre outros fatores, a produtividade e o volume que a empresa movimenta, e o KPI de gerenciamento de pedidos, responsável pela avaliação da eficiência na gestão de pedidos.
Há ainda os KPIs de transporte, que são aqueles que calculam o custo médio de cada operação. No caso, é feito um cálculo da porcentagem das entregas dentro de um prazo ou então pelo índice de ocorrências. KPIs de índices de extravios ou roubos podem ser avaliados a partir do percentual de itens que sofreram extravios sobre o total em um período específico.
Benefícios de um sistema WMS para potencializar os resultados
O sistema WMS é uma ferramenta específica para a gestão do centro de distribuição. O software possui funcionalidades que permitem controlar a movimentação das mercadorias, monitorar e localizar os itens, além de planejar as rotas, organizar os horários de recebimento e expedição dos produtos.
Com o WMS é possível trabalhar com códigos de barras, RFID e sistemas de voz, garantindo que as etapas dos processos logísticos sejam mais ágeis e eficientes.
Em resumo, a tecnologia certamente é o grande diferencial que a gestão do centro de distribuição pode adotar para se posicionar melhor no mercado.
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