Como potencializar os resultados do centro de distribuição

centro de distribuição

Quando pensamos na importância que a logística tem para uma empresa, geralmente apontamos o dinamismo dos processos como um diferencial. O problema é que pouco se fala a respeito do centro de distribuição. Uma unidade capaz de armazenar as mercadorias de maneira estratégica e que dê agilidade aos processos é fundamental. Isso dá à empresa um diferencial logístico considerável, que será notado, principalmente, na satisfação do cliente com a solução apresentada.

Então, a pergunta que fica é: como fazer do centro de distribuição essa peça chave para o seu negócio? Nossa ideia, com este artigo, é te dar essa resposta. Saiba mais sobre o assunto e entenda como organizar o seu centro de distribuição do jeito certo para atuar em conformidade com os líderes de mercado.

O que é um centro de distribuição

O centro de distribuição é um espaço físico com função estratégica para uma empresa. Nele, todas as mercadorias que vem da fábrica podem ser armazenadas até o momento de serem transportadas para seus destinos. No caso, os pontos de venda ou o endereço do comprador.

Do ponto de vista estratégico, esse centro é muito importante. É ele que dá agilidade aos processos, concentrando os produtos para futuro envio, conforme a demanda.

Assim, tanto as empresas podem contar com centros de distribuição para armazenar os produtos e gerenciar o estoque quanto transportadoras podem armazenar os produtos de diferentes empresas.

No geral, centros de distribuição precisam ser espaços físicos grandes para abrigar uma grande quantidade de itens que chegam dia após dia.

Quando o centro de distribuição é devidamente planejado, a ponto de permitir que todos os processos ocorram de maneira eficiente, a grande tendência é que a operação como um todo seja sofisticada. Isso vai desde o recebimento dos produtos até a entrega nas mãos do cliente. Logo, este é um elemento que permite a diferenciação no mercado.

A importância de uma boa gestão

O que poucas empresas entendem é que quando existe uma boa gestão no centro de distribuição, toda a organização ganha. Este é um caminho para que os processos logísticos se tornem um recurso decisivo para o crescimento do negócio.

Isso tem a ver com uma série de fatores, como o trabalho com a informação, o próprio design do espaço físico, a gestão das entregas, entre outros. Entraremos mais adiante em detalhes a respeito de como construir isso. No momento, o mais importante é compreender os impactos disso em um projeto de qualidade.

A realidade é que sem o devido controle, os problemas fatalmente aparecerão. Por isso, os mais diferentes processos que envolvem desde o registro de um pedido até o que acontece depois que o produto é entregue ao cliente, precisam ser devidamente planejados e padronizados, tendo o centro de distribuição papel central dentro dessa estrutura.

Entendendo isso, você já tem como seguir para o próximo passo, que é justamente saber o que deve ser observado para fazer da gestão do centro de distribuição um diferencial para o seu negócio.

Assista ao vídeo abaixo e descubra o que as pequenas e médias empresas podem aprender com os grandes centros de distribuição!

Os maiores desafios

Considerando a missão de gestores dos mais diferentes tipos, sabemos que determinadas dificuldades são recorrentes. E saber lidar com elas é essencial para que a sua empresa tenha como ocupar um espaço mais qualificado no mercado em que atua.

Por isso, confira a seguir algumas dicas para você aperfeiçoar a gestão do seu centro de distribuição logística.

O trabalho com o inventário

É imprescindível organizar os inventários para simplificar os processos logísticos. Assim, a dica é procurar fazê-los de maneira periódica ao longo do ano, a partir de classes de produtos.

Dessa forma, a gestão não precisa mobilizar muitos colaboradores para as tarefas e tem como estar sempre atenta a possíveis falhas e suas causas.

Uma boa política em relação a isso é fazer o inventário a cada trimestre e integrar os dados com o setor de compras.

Independentemente do modelo a ser adotado, não deixe de reservar um tempo para planejar como serão feitos e avaliados os registros. Isso faz toda a diferença em um empreendimento de sucesso.

A preocupação com o layout

A agilidade nos procedimentos internos certamente vai depender do layout do centro de distribuição. É essencial que a organização seja qualificada. Assim os produtos que chegam e que saem seguem uma lógica mais dinâmica.

Dessa forma, o mais indicado é que você tenha total conhecimento a respeito da estrutura disponível. Meça o tamanho do galpão e em função das entradas e saídas dos produtos, organize os de maior demanda em locais de acesso facilitado. Tenha atenção também a aspectos como a sazonalidade, já que ela interfere nessa dinâmica de acordo com cada época.

O fluxo de produtos pode ser a referência principal para a construção do seu layout. A partir de uma linha reta, os produtos podem ser recebidos em uma ponta do centro de distribuição e enviados na outra extremidade. Isso evita congestionamentos e dá o dinamismo tão desejado a esse tipo de negócio.

A adoção de recursos tecnológicos

Para que a armazenagem seja feita da melhor forma possível, o ideal é ter a tecnologia como aliada do seu centro de distribuição. Um software de gestão, por exemplo, permite que os processos sejam automatizados e, consequentemente, as falhas sejam amenizadas e a produtividade aumente.

Sistemas como os famosos ERPs, além de soluções mais específicas como WMS e TMS modulares, permitem a devida personalização de acordo com a realidade do seu projeto.

Recursos tecnológicos hoje são o melhor investimento que você pode fazer para fazer com que as atividades no seu centro de distribuição fluam com maior naturalidade. São eles que permitem o trabalho com dados e a diminuição na incidência de erros. Para qualquer empreendedor, em qualquer atividade, isso é um auxílio inestimável. Por isso, a dica é procurar saber sobre as diferentes soluções que o mercado apresenta e estudar a viabilidade de aplicá-las na lógica da sua empresa.

Em resumo, esse tipo de tecnologia permite redução de custos com mão de obra e ganho de produtividade.

A gestão das entregas

Pensar nos prazos é essencial. A partir deles, bons gestores conseguem direta ou indiretamente controlar datas, equipes e processos de entregas do jeito certo. Portanto, esse é um grande desafio do mercado. Se a sua empresa não consegue se organizar em função da gestão das entregas, então sua concorrência tende a encontrar uma brecha para se destacar.

É por esse motivo que esse tema deve ser considerado. Também em relação a isso, a tecnologia se mostra um diferencial. É ela que permite, com sistemas de gestão automatizados, registrar, centralizar e distribuir informações para os mais diferentes destinos. Logo, as entregas se tornam mais sofisticadas e podem ser realizadas em menos tempo.

Pensar na qualidade das entregas é papel do gestor. Dentro de um centro de distribuição, se isso não for uma prioridade, então possivelmente os resultados ficarão abaixo das expectativas. É por isso que a organização a respeito de prazos, processos e profissionais deve ser o norte para uma política bem-sucedida no centro de distribuição.

O mapeamento dos trajetos

A roteirização dos trajetos precisa ser clara. Isso quer dizer que cada ponto a ser percorrido deve estar apontado de antemão e, além disso, ele deve ser estudado. Isso garante, acima de tudo, segurança para os condutores e maior possibilidade para que as entregas sejam feitas de acordo com o esperado. Do contrário, os atrasos podem ser constantes. E gasto excessivo gera maior consumo de combustível, demora nas entregas e outros gastos.

Vale lembrar que esse processo de mapeamento não diz respeito apenas aos trajetos do dia a dia. Ele precisa ser feito antes mesmo de a empresa definir onde pretende montar seu galpão. O recomendável é que você estude as principais vias que ligam o lugar onde pretende montar o centro e avalie questões como a distância média dos possíveis locais de entrega e de outras referências.

Fazendo isso, você tem como estimar sua ação futura e tomar decisões mais qualificadas. De repente é até mais vantajoso pagar mais por um galpão mais bem localizado do que fazer economia em um local que certamente fará seus veículos rodarem mais e, pior, apresentarem custo com frete de entrega acima das suas possibilidades.

Os principais KPIs a serem analisados pensando no centro de distribuição

Adotar parâmetros para avaliar se há evolução no seu projeto é fundamental. Para tanto, precisamos trabalhar com os chamados KPIs, que nada mais são do que indicadores de desempenho. Do inglês Key Perfomance Indicator, algo como indicador-chave de performance, o KPI certo nos permite avaliar o nível de desempenho de determinado processo empresarial, sendo útil para diversos fins.

No caso do centro de distribuição, é válido observar como anda a qualidade, além do desempenho de cada serviço. Para tanto, o ideal é trabalhar com o KPI específico para cada necessidade. Em função disso, a partir de reuniões constantes com gestores é possível fazer a análise de dados e trabalhar pela melhora contínua dos serviços. É dessa forma que grandes empresas conseguem evoluir, encontrando sempre novas maneiras de sofisticar as soluções que entregam no mercado.

Pensando no que pode ser feito dentro do centro de distribuição e também nas entregas, o mais importante é nos concentrarmos em KPIs logísticos. Entre os principais deles podemos citar o OTIF, sigla para On Time In Full em inglês, algo como no tempo e completo. Em resumo, ele serve para monitorar a qualidade da entrega que a empresa faz. Assim, o “In Time” diz respeito à data e horário esperados pelo cliente enquanto o “In Full” refere-se à mercadoria entregue dentro das condições esperadas.

Como o ponto de vista é sempre o cliente, é do feedback dele a respeito de fatores como qualidade, dimensões, entre outros, que o gestor passa a ter dados para agir.

Além desse KPI, existem outros, como o KPI de giro de estoque, no qual é medida a quantidade de vezes que o estoque empresarial foi utilizado de acordo com determinado período, o KPI de distribuição, que compara, entre outros fatores, a produtividade e o volume que a empresa movimenta, e o KPI de gerenciamento de pedidos, responsável pela avaliação da eficiência na gestão de pedidos. Por meio dele é avaliado o percentual de Ctes emitidos sem erros ou então o custo médio dos processos que vai do recebimento à entrega no centro de distribuição.

Os chamados KPIs de transporte são aqueles que calculam o custo médio de cada operação. No caso, é feito um cálculo da porcentagem das entregas dentro de um prazo ou então pelo índice de ocorrências.
Mais um ponto que também deve ser foco de análise é a quantidade de produtos que sofreram atrasos na entrega ou que foram extraviados, os quais são um grande problema para o setor logístico.

KPIs de índices de extravios ou roubos podem ser avaliados a partir do percentual de itens que sofreram extravios sobre o total em um período específico.

O uso de tecnologias para otimizar o dia a dia e potencializar os resultados com baixo custo

Tudo isso pode ser aperfeiçoado quando o centro de distribuição conta a tecnologia como uma aliada. Soluções especializadas em gestão de entregas, por exemplo, permitem que os prazos e a qualidade das entregas sejam otimizados.

Sempre que a mercadoria parte da fábrica em direção ao centro de distribuição ou quando vai do centro até o cliente, o sistema de gestão pode atuar. Controle, registro e monitoramento então se tornam diferenciais para as mais diferentes etapas da entrega.

Nesse sentido, é válido destacar a qualidade da comunicação envolvendo o transporte e os demais processos no centro de distribuição.

Outra solução interessante, o sistema roteirizador, permite que as empresas trabalhem com rotas de entrega inteligentes, tendo em vista necessidades que vão além da própria logística empresarial. São fatores como a janela de entrega do cliente, as prioridades das entregas, o tráfego, as tarifas, entre outros.

Em resumo, a tecnologia certamente é o grande diferencial que a gestão do centro de distribuição pode adotar para se posicionar melhor no mercado.

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OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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