Se você precisa montar um checklist da frota de sua empresa e ter um controle maior sobre informações essenciais de seus caminhões e motoristas, saiba que isso já pode ser completamente automatizado por meio de sistemas tecnológicos de gestão, otimizando tarefas e atividades do seu dia a dia.
Na prática, mais do que facilitar a vida do gestor, esse processo de otimização do checklist da frota ainda pode agregar inúmeros benefícios práticos para a empresa, reduzir custos e falhas na operação e, inclusive, melhorar o desempenho de suas entregas.
Por isso, se a sua empresa busca um modelo de checklist para os seus veículos, a seguir, destacamos como elaborar esse documento, e o melhor, que tipo de ferramenta tecnológica é imprescindível para otimizar esse processo.
Sendo assim, sem mais delongas, vamos direto aos pontos. Boa leitura!
Afinal, o que é e para que serve um checklist de frota?
Uma boa gestão de frota engloba uma série de atividades e rotinas, que envolvem controles inerentes aos veículos da empresa.
Logo, o checklist da frota é uma ferramenta utilizada para reunir, em um único documento, todas as informações e detalhes que a gestão considera como essencial para aquele veículo.
Em outras palavras, estamos falando de uma lista de itens fundamentais que precisam ser conferidos e analisados antes e depois de cada operação realizada com o automóvel, visando, assim, cumprir as políticas, obrigações e condições impostas pela gestão.
Na prática, isso serve como uma forma de prevenir falhas, problemas e até prejuízos, além de garantir mais qualidade, segurança e desempenho nas viagens dos veículos.
É importante reforçar que o checklist da frota não se refere à conferência de carregamento, um outro documento muito utilizado na logística, que visa analisar todos os itens carregados no caminhão, conforme as informações da nota fiscal. Na verdade, ele visa conferir fatores essenciais sobre o veículo em si, como funcionamento de peças e acessórios, documentos, controles etc.
Quais os benefícios de um bom checklist da frota?
Como destacamos, uma gestão de frotas eficiente proporciona uma série de vantagens e controles mais apurados a tudo que é inerente aos veículos da empresa e, claro, o checklist é ferramenta indispensável para que isso se torne realidade no dia a dia do negócio.
Sendo assim, podemos dizer que este tipo de documento pode agregar benefícios práticos, tanto à rotina do gestor, como ao desempenho das operações logísticas.
A seguir, destacamos alguns dos principais pontos positivos agregados por um bom checklist de frota. Confira!
Maior controle sobre a frota
Toda gestão de frotas precisa considerar uma série de controles essenciais dos seus veículos durante as operações e esses itens podem variar de acordo com as características e necessidades de cada empresa.
Logo, o primeiro benefício a ser destacado de um bom checklist da frota se refere à possibilidade de adaptar o documento e reunir informações e itens que, de fato, sejam fundamentais para a sua gestão.
Ou seja, isso permite aumentar os controles considerados imprescindíveis para a empresa e aprimorar a gestão sobre aqueles veículos.
Estamos falando, por exemplo, de controles de manutenção, como necessidades de trocas de peças, reforço de orientações básicas aos motoristas, checagem de itens de segurança, conferência de documentos etc.
Ao reunir tudo em um único documento e otimizar a análise de cada um desses itens, certamente, seus controles serão maiores e mais apurados.
Redução de custos e falhas nas operações
Outro benefício agregado pelo checklist da frota se refere à redução de custos e de falhas operacionais antes, durante e depois das viagens.
Como é sabido, uma operação logística envolve uma série de riscos, tanto financeiros, como operacionais e, até mesmo, de acidentes com o veículo. Nesse sentido, um bom checklist da frota permite reduzir tais possibilidades e, inclusive, minimizar riscos que podem gerar custos e prejuízos incalculáveis à sua empresa.
Estamos falando, por exemplo, desde a conferência básica de documentos obrigatórios para uma entrega, até a checagem de itens fundamentais para a segurança do motorista e do veículo.
Para entender melhor como isso influencia na redução de custo, imagine que uma entrega saia do armazém sem os devidos documentos ou com problemas que podem gerar dor de cabeça com a fiscalização, tais como multas, atrasos e até mesmo apreensões do veículo ou da mercadoria.
Fora essas questões, um checklist completo da frota ainda pode considerar fatores essenciais para a segurança da viagem, como checagem dos pneus, sistema de freios, luzes, capacidade de carga etc.
Na prática, isso melhora o desempenho da entrega e, claro, agrega mais eficiência, segurança e qualidade em suas operações.
Maior eficiência para a manutenção
Além de todos os controles já destacados, uma boa gestão de frotas deve levar em consideração a importância da manutenção preventiva dos veículos da empresa.
E o checklist da frota tem papel fundamental nesse processo, já que o documento também pode considerar a conferência de diferentes itens e peças do veículo.
Por exemplo, antes de cada viagem, os operadores podem conferir a qualidade dos pneus, checar o sistema elétrico, freios, itens obrigatórios (extintor, triângulo, ferramentas etc.), entre outros.
No retorno do veículo, essas mesmas conferências podem ser novamente realizadas para avaliar a necessidade de trocas ou manutenções.
Além disso, o próprio motorista pode indicar problemas ou falhas no checklist e contribuir com a gestão de manutenções da frota a cada operação.
Otimização das entregas
Hoje, mais do que nunca, a logística precisa ser eficiente, rápida e prática! Logo, perder tempo em processos internos e com conferências desnecessárias pode impactar no tempo e na eficiência das entregas.
Dessa forma, é preciso pensar que o checklist da frota é algo de extrema necessidade, e, ao mesmo tempo, não deve se tornar um fator de atraso ou de burocracia nas operações.
Em outras palavras, o documento precisa cumprir o seu papel de segurança e eficiência, mas obrigatoriamente deve estar integrado um processo inteligente, prático e dinâmico de funcionamento, possibilitando, assim, garantir mais rapidez, qualidade e otimização.
Na prática, isso pode influenciar até mesmo na agilidade de suas entregas e, claro, na satisfação de seus clientes.
Maior segurança
Por fim, vale reforçar o papel indiscutível do checklist da frota no que se refere à segurança das operações logísticas.
Estamos falando, por exemplo, da redução de riscos de acidentes durante as viagens, do reforço de orientações básicas aos motoristas, da manutenção preventiva dos veículos e da checagem de itens fundamentais desses automóveis.
Sendo assim, mais do que um documento de conferência, o checklist da frota é, também, um compromisso com a qualidade e a segurança de suas entregas no dia a dia.
Como montar um checklist para seus veículos?
Depois de conferir os principais benefícios agregados desta ferramenta, vamos a um pequeno passo a passo sobre como elaborar um checklist de frotas de caminhões e quais informações e itens são considerados indispensáveis nele.
Confira!
Inicie pelas informações essenciais do veículo e da viagem
O primeiro passo para montar o checklist da frota é separar e mensurar quais itens são considerados fundamentais para a sua gestão e controles. E, como destacamos, isso pode variar conforme as necessidades e características de cada empresa.
Podemos considerar como indispensáveis nesse quesito os seguintes pontos e informações:
-
placa do caminhão;
-
datas e horários;
-
origem e destino;
-
motoristas e ajudantes;
-
tipo de carga transportada.
Se necessário, crie categorias para o checklist
Vale reforçar a ideia de que não há um padrão único para o checklist da frota, e ele pode ser adaptado conforme as especificidades de cada operação ou empresa.
Porém, não se esqueça de que a ideia do documento é otimizar e garantir mais controles - portanto, evite criar burocracias ou checagens desnecessárias que possam influenciar na agilidade do processo.
Caso seja necessário, é possível criar checklists específicos para diferentes conferências ou separar o documento em categorias, tais como: checklist para carrocerias, baús, partes mecânicas, segurança, motorista etc.
Baseie as informações na política de frotas
Este é um ponto muito importante ao elaborar o checklist de caminhões, pois, em muitos casos, a empresa não segue ou mesmo não detém de uma política de frota definida, o que pode dificultar e atrapalhar alguns tipos de controles.
Por exemplo, uma empresa que não define uma política de manutenções preventivas pode encontrar mais problemas com a conferência de certos itens do veículo durante o checklist.
Por isso, é muito importante criar essas políticas e, acima de tudo, segui-las e praticá-las no dia a dia para que o checklist faça mais sentido e esteja mais coerente com o seu papel prático.
Busque ser prático, objetivo e direto
Um bom checklist de frota precisa ser prático e objetivo! Em outras palavras, a ideia é que esse documento reúna os pontos essenciais de forma clara e transparente para que o motorista não se esqueça de nada e cumpra com as condições necessárias impostas pela gestão para suas operações.
Ou seja, o checklist não deve ser muito longo, complexo e conter informações desnecessárias, pois isso pode dificultar o entendimento dos profissionais e até mesmo deixar de ser útil para eles.
O papel de informar e orientar é das políticas de frota, dos gestores e dos treinamentos. O do checklist é de, literalmente, reforçar pontos fundamentais para as viagens.
Como a tecnologia permite automatizar o checklist da frota?
Em tempos de logística 4.0, o uso de sistemas de gestão inteligente tem permitido que diversos controles possam ser automatizados e otimizados na rotina de uma empresa.
Evidentemente que isso engloba a elaboração e utilização do checklist da frota! Sistemas como o TMS e o CFT são exemplos práticos de softwares de gestão de frota, que oferecem funcionalidades diversas de controles de veículos, tais como:
-
controles de manutenções;
-
controles de horários, veículos e motoristas;
-
gestão de custos e gastos operacionais;
-
disponibilidade de veículos;
-
detalhes e informações de pré-viagem.
Além dessas facilidades, essas ferramentas de gestão de frotas possibilitam outras funcionalidades práticas, o que garante uma otimização de processos, maior eficiência gerencial, redução de custos e de falha e maior controle das operações no dia a dia.
Essas são algumas dicas essenciais sobre a importância do checklist da frota de caminhões e como elaborar tal documento, no intuito de melhorar seus controles internos e agregar mais qualidade e segurança em suas entregas.
Gostou do post? Quer saber mais dicas para otimizar os seus controles inerentes aos veículos? Então, não deixe de conferir nosso próximo artigo e conheça os principais KPIs de Gestão de Frota e como mensurá-los na prática. Boa leitura!
