Frota própria: como montar e as principais vantagens

Frota própria

Dependendo das características da sua empresa, determinadas soluções precisam ser consideradas. Entre elas, a possibilidade de montar uma frota própria. Seja para quem está começando, ou para quem já terceiriza esse tipo de atividade, pensar em formas de se organizar melhor em função das entregas é fundamental.

Vale destacar que, ao terceirizar o serviço, geralmente, o empreendedor tem uma falsa sensação de tranquilidade, acreditando que empresas qualificadas estão se responsabilizando pela gestão do deslocamento dos veículos. Entretanto, nem sempre essa é a solução mais vantajosa. Entre outros motivos está a falta de controle sobre os profissionais que cuidarão das suas mercadorias e a falta de entendimento a respeito da lógica do seu negócio.

É para resolver esse problema e ajudar você a montar sua frota própria do jeito certo que nós preparamos este artigo. Saiba por que acreditar neste investimento, como fazer do jeito certo e conheça as principais vantagens que ele traz para o seu negócio.

Por que investir em uma frota própria?

Porque essa é uma solução que traz uma série de benefícios. O principal deles é a centralização da logística empresarial nas mãos do gestor. Com a frota própria, é possível que um especialista cuide de todos os processos da forma como julgar pertinente. Logo, ele tem como aperfeiçoar ações e gerar economia.

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Para empresas que fazem entregas rápidas, por exemplo, a frota própria ajuda a dar agilidade às atividades. Isso porque as entregas podem ser feitas de imediato, a partir do comando do gestor. A verdade é que empresas como as prestadoras de serviço não devem perder tempo à espera de recursos para atender aos clientes. Ainda mais em um momento em que os pedidos dependem de um único clique no smartphone para acontecer.

Considerando o longo prazo, a frota própria pode representar uma economia, já que tendo acesso a dados de perto, o gestor consegue fazer escolhas para qualificar seu trabalho. Assim, existem diversas ações que podem ser feitas. Como exemplo, podemos destacar a manutenção preventiva, capaz de aumentar a vida útil dos veículos e representar um ganho para o caixa empresarial.

No geral, é válido pensar em investir em uma frota própria dependendo do tipo de empresa que você administra e das necessidades dos clientes. Isso não quer dizer que a terceirização seja ruim. É preciso avaliar caso a caso. No geral, vale a pena recorrer a ela quando não é possível controlar os recursos envolvendo veículos, condutores e processos.

As vantagens de ter uma frota própria

Entre outras vantagens, podemos citar, além do controle amplo das operações, a possibilidade de planejar melhor as rotas e até de aumentar a previsibilidade envolvendo esse ativo. Tão importante quanto programar as revisões é pensar, também, na contratação e qualificação dos condutores. E isso você pode fazer de maneira mais alinhada com os seus interesses, assumindo o controle sobre a frota da sua empresa.

Outro fator interessante é a simplificação dos processos. Com a frota própria, o controle orçamentário é facilitado e você ganha autonomia nas decisões.

Contando com um software específico para esse tipo de atividade, mesmo os registros mais específicos envolvidos com cada deslocamento podem ser facilitados.

No geral, ter uma frota própria permite que o gerenciamento desse ativo dê a você a opção de tomar decisões. Motoristas, veículos, rotas, entre outros, passam a ser inseridos dentro das exigências do gestor, podendo ser repensados de acordo com aquilo que ele vê no dia a dia.

Empresas que optam pela terceirização têm, no máximo, o acesso a relatórios com resultados que os serviços contratados geraram. Em algumas situações, isso as impede de fazer qualquer movimento no sentido de adequar suas soluções às necessidades dos clientes e aos resultados desejados.

Fatores a considerar na hora de montar uma frota

Se a ideia de montar uma frota própria parece interessante, então, fique atento aos principais fatores que você deve considerar quando partir para essa solução.

Primeiro, atenção à qualificação dos condutores. É preciso que os profissionais que estarão nas estradas tenham preparo para lidar com as exigências. Assim, ao fazer as contratações, considere a experiências, mas não se contente com apenas isso. Boas empresas investem em treinamento para que a atuação do motorista seja segura e de acordo com as regras de trânsito. Portanto, defina uma política de treinamento para garantir a devida conformidade entre seus talentos e as normas de trânsito.

Além disso, os veículos também precisam estar de acordo com as exigências legais. É por isso que dedicar tempo à inspeção periódica dos ativos é fundamental.

Outro fator a ser considerado diz respeito ao planejamento e estruturação dos processos logísticos. Tanto o carregamento quanto o transporte precisam ser pensados pelo gestor a cada viagem.

Para que esse modelo de transporte não seja um problema, é preciso que o controle e o gerenciamento de toda a frota sejam feitos com maior atenção. Assim, gastos como o de frete precisam estar sob controle. É nesse ponto que a boa gestão também se faz necessária.

Em relação ao controle de despesas, gastos a mais como a instalação de sistemas de GPS e mecanismos que auxiliam tanto na carga quanto na descarga dos produtos estarão sob sua responsabilidade, portanto, eles precisam ser pensados como investimentos para não causar um impacto excessivo no seu caixa.

Por fim, é importante também pensar na equipe que vai se dedicar mais diretamente a esse setor para você e a sua empresa. Monte equipes menores e com alta qualificação. Caso você precise se dedicar a diferentes modelos de entrega, procure compor esses times sempre de acordo com um padrão. Isso dá previsibilidade à ação dos motoristas e aumenta a qualidade dos serviços.

Documentações necessárias

Providencie todos os documentos que são legalmente exigidos para esse tipo de atividade. Eles são:

  • o cartão CNPJ ativo, constando o transporte rodoviário de cargas como atividade principal;
  • o contrato Social da Matriz da Empresa ou Estatuto da Cooperativa;
  • o comprovante de pagamento da Contribuição Sindical Patronal;
  • o CPF do Responsável Legal;
  • a Identidade e CPF do Responsável Técnico;
  • a comprovação de pelos menos 3 anos de experiência do responsável técnico ou comprovante da aprovação em curso específico, de acordo com a ANTT;
  • o CPF dos Sócios da empresa ou dos cooperados;
  • o CPF do Diretor (caso houver);
  • o CRLV comprovando a propriedade ou arrendamento de no mínimo um veículo de carga da categoria “aluguel”, com capacidade de carga útil ou superior a 500 quilos, registrado em seu nome no órgão de trânsito;
  • a relação das Filiais com seus respectivos CNPJ (caso houver).

Além disso, existem documentos que você deve emitir na rotina desse tipo de atividade. Eles são:

  • o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, ou MDF-e, obrigatório sempre que há transporte de mercadoria. Ele traz informações a respeito do veículo, do seguro do transporte, do motorista, além de remetente e destinatário da carga;
  • a Nota fiscal de Produto Eletrônica, ou NF-e, que formaliza a venda de produtos e serviços;
  • o Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou Cte, indicado para clientes que estão emitindo para transportadoras e precisam de mais informações dentro do documento fiscal;
  • o Registro Nacional dos Transportadores Rodoviários de Cargas, ou RNTRC, obrigatório para regulamentar os profissionais brasileiros de transporte de carga. Emitido por pessoa física ou jurídica, em que são cadastrados todos os veículos da frota.

Fique atento também ao novo DT-e, sigla para Documento Eletrônico de Transporte, que vem para unificar documentos, informações e obrigações das empresas que trabalham com carga. Com ele será possível otimizar os processos nas estradas a partir de tecnologia avançada e monitoramento dos veículos. Em resumo, as empresas precisarão se adaptar às exigências do programa e se você quiser trabalhar com frota própria, precisará lidar com a plataforma.

Como fazer uma boa gestão de frota

Confira algumas orientações essenciais para você fazer um melhor controle da frota própria e transformar este em um ativo para a sua empresa. Afinal, de nada adianta você assumir o comando de um setor tão importante do seu negócio se não tiver como lidar com isso da maneira correta. Portanto, fique atento aos tópicos abaixo.

Planejamento

Defina uma política de uso dos veículos. Basicamente, é preciso considerar 3 elementos, que são:

  • a disponibilidade de cada um deles;
  • as manutenções;
  • a qualificação dos condutores.

Estabeleça regras em relação a esses 3 elementos. Assim, por exemplo, defina quem pode usar o veículo, em quais situações, qual é a proposta para a manutenção preventiva dos veículos, quais as prioridades, entre outros.

Óbvio que dependendo do porte do seu negócio e do tipo de nicho ao qual sua empresa se dedica, outros aspectos também precisarão ser considerados, mas o essencial são esses 3 pontos.

Controle

Só é possível fazer o devido controle de seus ativos empresariais quando você conhece cada movimento do seu negócio. Logo, informação é essencial. É importante se organizar em relação a isso. E um primeiro passo é estudar o seu próprio projeto, além das necessidades de sua empresa. Considere o estado de cada veículo e a necessidade de fazer novos investimentos.

Além disso, é preciso mapear toda a operação para fazer escolhas visando um melhor desempenho. Nesse sentido, nada melhor do que contar com sistemas avançados, pois eles podem ajudar você a qualificar esse trabalho.

Nunca é demais destacar os impactos do novo DT-e. Com ele, as obrigações envolvendo as informações sobre as frotas serão registradas de maneira eletrônica. Isso trará, entre outras vantagens, a simplificação dos dados e o controle sobre os ativos por parte da empresa. Assim, vale a pena considerar soluções para viabilizar essa transformação antes mesmo de ela se tornar uma obrigatoriedade. Dessa forma, você tem como sofisticar o controle empresarial.

Produtividade da frota

Não adianta fazer uma mudança significativa desse porte na sua empresa se isso não tiver o potencial de melhorar os resultados dela.

Pensar em produtividade é atuar na extração daquilo que de melhor os processos podem trazer. A partir de uma política de controle precisa sobre os dados, você tem como tomar decisões visando a melhoria dos processos.

Em relação à frota isso diz respeito à definição de rotas, à substituição de peças, à orientação dos condutores, entre outros.

Em resumo, é importante que você esteja sempre observando a adequação da sua frota às necessidades e possibilidades empresariais.

Política de uso dos caminhões

É preciso deixar claro como os veículos da sua empresa devem ser utilizados. E isso pode ser feito a partir de algumas regras. Fique atento a 3 elementos:

  • a disponibilidade dos veículos;
  • a responsabilidade dos condutores;
  • as normas para o transporte.

Para que o trabalho com a frota própria traga benefícios para o seu negócio, o mais importante é que os parâmetros sejam claros. Assim você evita problemas legais e garante segurança para a sua equipe.

Treinamento dos motoristas

Não basta contratar condutores. É preciso que eles sigam as diretrizes da sua empresa. Assim, não só as técnicas dos motoristas precisam estar em dia, mas também seus conhecimentos como um todo.

Para tanto, invista em programas de aperfeiçoamento. Existem soluções para diferentes necessidades. Entre elas, a adequação às normas de trânsito, o melhor desempenho nos trajetos e o manejo com as mercadorias.

Manutenção da frota

Por fim, vale lembrar que quando falamos em manutenção, precisamos pensar em abordagens preventivas, preditivas e corretivas.

manutenção de frota

Isso quer dizer que você pode, e deve, atuar não só quando os veículos apresentam falhas, mas também em momentos anteriores.

Em resumo, quando a manutenção é preditiva, existe um acompanhamento periódico dos recursos e trabalho constante de inspeção. Quando ela é preventiva, a ideia é evitar falhas ou quebras, além de amenizar o desgaste das peças, sendo assim, ela é programada de maneira a estimar o desgaste natural dos recursos. Já a corretiva é específica para momentos de falha. Ela é o pior cenário e que geralmente causa maiores prejuízos para a empresa.

Tendo um plano de manutenção para a sua frota própria, a tendência é que você invista mais em ações preditivas e preventivas para economizar com abordagens corretivas. No fim, isso garante maior segurança aos processos e aumenta a vida útil dos veículos.

Agora que entendeu como montar a sua frota própria, saiba mais como outras soluções tecnológicas podem impactar o seu negócio. Saiba se WMS é para você.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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