Custos da frota: quais são e como controlá-los?

Dentro da gestão logística, os custos da frota são, sem dúvidas, alguns dos mais importantes a serem controlados e que mais pesam para a saúde financeira das operações. No entanto, conseguir mensurar, monitorar e, principalmente, reduzi-los é desafio recorrente entre os gestores nas companhias.

Afinal, estamos lidando com um conjunto complexo e amplo de gastos, entre eles aqueles indispensáveis e diretos - como combustíveis, pedágios, manutenções etc. -, assim como os indiretos e muitas vezes inesperados - como multas, pernoites do motorista, estoques etc.

E para entender mais detalhadamente o que cada um desses custos da frota representam dentro da gestão e como buscar controlá-los melhor, nós preparamos este post completo com informações e dicas para você se orientar. Acompanhe.

Afinal, o quais são os principais custos da frota de uma empresa?

São inúmeros os custos da frota em uma empresa e, além disso, eles podem ser variáveis conforme as características e especificidades das operações.

Logo, para fazer controles mais apurados e detalhados sobre cada gasto inerente aos veículos da empresa, é indicado separar estes custos entre diretos e indiretos.

E é justamente nesse ponto que muitos gestores encontram dificuldades, e, até mesmo, deixam de considerar alguns controles essenciais em suas operações.

Confira quais são esses principais custos diretos e indiretos da frota de uma empresa.

Custos diretos da frota

Começando pelos custos diretos da frota da empresa, podemos considerar aqui todos aqueles gastos relacionados diretamente ao uso do veículo ao longo de uma operação.

Aliás, de acordo com levantamentos da CNT (Confederação Nacional de Transportes), os custos diretos com transporte logístico consomem mais de 12% do PIB do Brasil, sendo considerados os de maior impacto nas operações logísticas rodoviárias.

Gasto com abastecimentos

Sem dúvidas, o gasto com combustíveis é um dos controles mais importantes dentro de uma gestão de frotas e, quase sempre, é o primeiro ponto a ser levado em consideração pelos gestores.

No entanto, as ferramentas disponíveis e os métodos usados para esse tipo de controle é quem nem sempre são tão eficazes e adequados dentro das empresas - em especial aquelas que ainda insistem em processos manuais ou com simples planilhas.

Pedágios

Outro custo direto da frota é o gasto com os pedágios, o que nem sempre é possível evitar nas operações rodoviárias.

Logo, além do planejamento e na precificação dos fretes, esses valores precisam ser considerados com custos da frota, independentemente de seus preços.

Em outras palavras, mesmo que os pedágios possam parecer insignificantes dentro de determinados trajetos, a soma final deles ou o peso em roteiros mais longos pode ter um peso importante e até impactar a margem de lucro daquela operação.

Manutenção dos veículos

O reparo de caminhões, troca de peças e manutenções gerais dos veículos também podem ser considerados como custos diretos da frota. Afinal, são valores que têm ligação direta com as operações e, portanto, estão atreladas ao transporte.

Dentro dessa categoria de "manutenção de frota" é possível destacar inúmeros tipos de controles necessários e que nem sempre são realizados de forma eficiente pelos gestores. Por exemplo:

Rodízio de pneus

Controlar o consumo dos pneus dos caminhões e realizar rodízios ou trocas de forma mais estratégica é tarefa que requer um monitoramento apurado e avaliações técnicas de especialistas.

Por isso, muitas vezes, essa prática deixa de ser realizada em muitas empresas ou é feita sem muitos critérios. E portanto, quando isso ocorre, inevitavelmente, passa a ser considerada um custo da frota também.

Para otimizar o rodízio de pneus dos caminhões, o indicado é contar com sistemas de gestão de frota específicos e que disponibilizem tal funcionalidade, como controle de datas das últimas trocas, monitoramento dos desgastes, entre outros.

Manutenções preventivas

Outro fator essencial em uma boa gestão de frotas é o planejamento e execução de manutenções preventivas nos caminhões. Quando isso não é feito de forma eficiente, muito provavelmente novos custos serão agregados ao longo do tempo, e muitos deles podem ser incalculáveis.

Trocas de lubrificante

Outro exemplo de custos da frota ligados diretamente à prática de manutenções dos veículos é a troca de óleo dos caminhões. Apesar de ser uma prática comum e de conhecimento dos motoristas e gestores, nem sempre há um controle adequado e estratégico sobre isso.

Por exemplo, se o mecânico ou motorista faz a troca do óleo meramente por um controle visual do nível abaixo no cárter, isso pode ajudar a preservar o veículo, mas está longe de ser algo estratégico para a gestão de frota.

Afinal, se o veículo está consumindo óleo de forma mais rápida que os demais, se não houver controles de datas e volumes das trocas, será difícil perceber isso e até mesmo realizar comparações.

Manutenções corretivas

Assim como as manutenções preventivas, quando há problemas diagnosticados no veículo ao longo das operações, é preciso considerar estes custos com o conserto como custos da frota.

Isso vale, por exemplo, para casos de quebras, enguiços, panes, entre outros problemas.

Custos indiretos da frota

Após listar os principais custos diretos da frota, temos os indiretos e que, quase sempre, não são levados em consideração adequadamente pelos gestores.

Em geral, esses tipos de custos da frota são aqueles que não têm uma ligação direta com as operações em si, mas que podem influenciar na soma final das entregas.

Multas

As multas são exemplos de custos indiretos da frota, pois são variáveis e não contemplam todas as operações na logística.

O ideal, claro, é não precisar incluí-las nos controles, mas muitas vezes podem ser inevitáveis.

E como não é possível prever quando e quanto elas pesarão nos seus controles, o ideal é sempre considerar uma margem de segurança na precificação de seus fretes e contar com sistemas que permitam acompanhar os históricos e a frequência desses gastos, assim como identificar os motoristas e veículos mais recorrentes.

Estoques

Outro custo imprescindível a ser levado em consideração em qualquer gestão de frotas é o estoque de peças dos veículos.

Para isso, recomenda-se fazer esse controle de forma estratégica e separá-lo como custos indiretos, já que não têm ligação direta com as operações.

Como dica, mais uma vez recomenda-se buscar controles mais apurados por meio de dados e informações históricas de suas manutenções, como as quantidades necessárias para cada pedido, os tipos de peças mais demandados, a variação de preços no mercado, entre outros.

Somente com base nisso que é possível fazer uma gestão de estoque mais eficiente e sem desperdícios para a empresa.

Mão de obra

O custo com pessoal também deve ser incluído como custos da frota. Afinal, motoristas e ajudantes também demandam valores da empresa, como salários, serviços extras, alimentação, pernoites etc.

Alguns destes custos são fixos e é possível mensurá-los mensalmente. Já outros podem ser variáveis dependendo dos trajetos a serem percorridos, dos valores cobrados nas paradas e hotéis, da quantidade de profissionais em cada operação etc.

Logo, cabe ao gestor mensurar, avaliar e monitorar esses dados por meio de históricos e relatórios analíticos de sistemas de gestão.

Quais os desafios para controlar custos da frota?

Sabendo quais são os principais custos da frota em uma empresa, é hora de buscar soluções práticas para reduzi-los e, até mesmo, eliminá-los em certas ocasiões.

Mas para isso, é fundamental, também, reconhecer alguns dos principais desafios que todo gestor encara em suas rotinas, por inúmeros motivos.

Falta de ferramentas adequadas

Indiscutivelmente, o principal gargalo que uma gestão pode encontrar para controlar os custos da frota é a falta de ferramentas adequadas para tal.

Muitos dos controles destacados acima, além de outros, necessitam de registros e monitoramento de dados diários, o que, muitas vezes, fica inviável de se realizar de forma manual ou apenas com planilhas convencionais.

Portanto, investir em sistemas de gestão de frotas é estratégia fundamental e primordial para empresas que buscam otimizar seus custos.

Falta de planejamento estratégico

Outro erro clássico e que faz aumentar a frequências de custos da frota é ausência de planejamentos estratégicos por parte da gestão da empresa.

Para se ter ideia mais claro sobre isso, podemos destacar, por exemplo, o não planejamento e monitoramento do rodízio de pneus, como bem destacamos no tópico anterior.

Não roteirizar e não conhecer, de fato, quais custos estarão presentes em cada operação realizada também é um exemplo dessa falta de planejamento.

Logo, mesmo com ferramentas adequadas em sua gestão, é fundamental que se preveja e considere cada gasto a ser investido naquela entrega, antes mesmo de o veículo iniciar a viagem.

Falta de manutenções preventivas

Um dos erros mais cometidos pelas empresas é a falta de um cronograma de manutenções preventivas de suas frotas.

Ou seja, quase sempre, os consertos e reparos acabam tendo um peso a mais, tanto para o financeiro, como para operacional, justamente porque os problemas não foram evitados de forma preventiva.

Porém, vale ressaltar que essa prática, muitas vezes, ocorre não pelo fato dos mecânicos ou gestores não entenderem a importância da manutenção preventiva, mas, principalmente, por não terem ferramentas adequadas de como controlá-las e organizá-las de forma mais adequada.

E por isso, mais uma vez, se reforça a importância de se investir em softwares de gestão de frotas, que disponibilizem essa funcionalidade de controles sobre as manutenções.

Falta de controles em frotas agregadas

Outro desafio muito comum na gestão de custos de frotas é quando a empresa opera com veículos agregados e, por esse motivo, encontra dificuldades em monitorar dados e informações desses automóveis.

Porém, com o advento de tecnologias avançadas, é possível realizar os mesmos controles feitos com uma frota própria, desde o consumo dos combustíveis, até a frequência das manutenções.

Dificuldades em processos gerenciais

Por fim, podemos destacar como desafio no controle de custos da frota a dificuldade que muitas empresas têm em seus processos gerenciais.

Estamos falando, por exemplo, da emissão de relatórios analíticos, registros de operações e gastos em operações passadas, comparativos, bancos de dados, entre outros.

E para isso, o uso de softwares de gestão se faz mais uma vez indispensável, o que permite análises constantes, tomadas de decisões mais assertivas e implementação de novas estratégias por parte da gestão de frota.

Quais as vantagens de otimizar os custos da frota?

São inúmeros os benefícios agregados com a otimização dos custos da frota, desde questões ligadas diretamente à saúde financeira da empresa, até mesmo à produtividade de suas entregas.

Quando o gestor consegue ter uma visão mais ampla de cada centavo inerente em suas operações, as suas ações passam a ser mais estratégicas, e isso pode influenciar até mesmo na experiência final do seu consumidor.

A seguir, listamos alguns desses benefícios práticos que a otimização de custos da frota pode agregar ao seu negócio. Confira!

  • melhora saúde financeira da empresa;

  • aumenta o desempenho de suas operações;

  • melhora produtividade de seus motoristas e ajudantes;

  • evita manutenções mais caras e pesadas;

  • minimiza riscos durante as operações;

  • melhora a organização e planejamento da gestão de frotas;

  • pode influenciar no aumento da vida útil dos veículos.

E como otimizar os custos da frota em sua empresa?

Como vimos, há inúmeros desafios e controles necessários dentro de uma gestão de frotas. Evidentemente que cada empresa e operação carrega consigo suas especificidades e características.

Porém, de uma forma geral, em tempos de logística 4.0, o primeiro passo para essa otimização se dá pelo investimento em tecnologias próprias para isso.

Como exemplo prático, o sistema CFT de manutenções de frota é a solução mais dinâmica e moderna existente no mercado da logística atualmente. Afinal, o software contempla inúmeras funcionalidades distintas de uma gestão, o que permite controlar basicamente tudo o que é inerente aos custos da frota.

Em outras palavras, sua empresa passa a controlar exatamente fatores como:

  • consumo de combustíveis;

  • gastos com manutenções;

  • estoque de peças;

  • rodízio de pneus;

  • trocas de lubrificantes;

  • agendamento de manutenções;

  • controle de frotas agregadas.

Esses são alguns dos principais custos da frota em uma empresa, e, como vimos, a otimização dos mesmos é fundamental dentro de uma gestão eficiente. Apesar dos desafios diários, hoje há soluções de excelente custo-benefício que podem ser implementadas nas empresas e permitem controlar cada gasto inerente aos seus veículos.

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OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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