Sistema de manutenção de frota: como escolher o seu?

Precisando de um sistema de manutenção de frota? Confira as dicas e descubra as vantagens práticas desse tipo de ferramenta logística.

Em tempos de logística 4.0, o uso de tecnologias aplicadas às operações das empresas já deixou de ser unicamente uma estratégia e é uma necessidade de sobrevivência e competitividade no mercado. Em outras palavras, é praticamente inviável se manter eficiente e atender às exigências do mercado sem contar com ferramentas aptas para isso hoje em dia, e aqui entra o sistema de manutenção de frota.

Por esse motivo, o investimento está longe de ser uma mera forma de controlar custos e gastos com o transporte. Com um sistema de manutenção de frota, você coloca o seu negócio à frente no mercado, o tornando mais eficiente e proporcionando melhores experiências ao seu público final.

Sabendo disso, quer entender melhor como funciona um sistema de manutenção de frota na prática, suas principais vantagens e o que levar em consideração na hora de contratá-lo? Acompanhe.

Afinal, o que é o controle de manutenção de frotas?

Por mais nova e moderna que seja a frota de sua empresa, veículos precisam passar por manutenções preventivas e corretivas periodicamente. Sendo assim, uma organização simplesmente não pode comprar carros novos e utilizá-los a vida inteira sem passar pela oficina, reabastecê-los, trocar de peças etc.

Portanto, o papel da manutenção de frotas é justamente cuidar desse processo de conservação e utilização eficiente ao longo da vida útil do veículo. A princípio, parece algo um tanto quanto óbvio (e não deixa de ser), porém, na prática, sabemos que a realidade das empresas é muito diferente da teoria.

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Ou seja, por mais que haja cuidados e controles especiais, são poucas as organizações que conseguem, de fato, realizar o que chamamos de “Gestão eficiente de frotas”.

E é justamente esse o ponto que vamos abordar, destacando principalmente que, hoje, existem opções de sistema de manutenção de frota específicos, o que permite otimizar todo esse controle e, de quebra, proporcionar um desempenho melhor das operações – chegando, inclusive, a influenciar a satisfação final do cliente.

Logo, esqueça a ideia de que um sistema de manutenção de frota é uma simples ferramenta para controlar e monitorar seus custos com transporte. Pelo contrário! Esse tipo de software pode agregar valores incontáveis nas estratégias de sua empresa e tornar a sua logística uma referência máxima em qualidade.

Assista ao vídeo abaixo com dois grandes especialistas de da onBlox e saiba como ser um gestor de frotas de sucesso!

Que tipos de controles são indispensáveis na manutenção de frotas?

Vale ressaltar que não há uma receita pronta de manutenção de frotas para todas as empresas. Logo, cabe ao gestor reconhecer quais as necessidades e especificidades de suas operações, buscando, assim, direcionar suas ações e decisões para tal fim.

Por exemplo, se uma empresa opera em uma zona rural, basicamente com estradas de terra e de má qualidade, a tendência é que o controle de manutenção de frotas seja focado em consertos específicos, como embreagens, suspensões etc.

Porém, uma gestão de frotas não se limita apenas à parte mecânica. É possível, por exemplo, criar campanhas de conscientização e uma cultura de conservação do patrimônio, visando “educar” os motoristas sobre boas políticas de uso.

Esses exemplos servem para mostrar como o controle pode ser amplo e muito além da atividade mecânica em si. E o mais importante é que um bom sistema de manutenção de frota permite gerir tudo isso e mais um pouco.

Para exemplificar melhor quais tipos de controles são recomendados em uma gestão de frotas, confira:

Compras de peças

Um dos pontos mais importantes que um sistema de manutenção de frota precisa abranger é o custo periódico com compras e reposições de peças. Afinal, trata-se de um procedimento rotineiro e com certo peso para a saúde financeira do negócio.

Logo, o sistema de manutenção de frota deve permitir controles sobre estoques, históricos de uso, frequência da demanda, valores etc.

Vale destacar ainda que este tipo de controle tem impacto direto no desempenho das operações. Afinal, se um caminhão quebra e não há peças disponíveis para troca, isso pode acarretar a sua paralização por tempo indeterminado.

O mesmo vale para compras de peças sem planejamento, que ficam estocadas sem uso nos almoxarifados. A ideia do software é justamente otimizar esse processo e torná-lo mais eficiente na prática.

Abastecimentos

O controle de abastecimentos da frota é, também, fator essencial em uma gestão eficiente. Afinal, além de ser um dado importante para o gerenciamento das operações como um todo, saber quanto cada veículo está consumindo é estratégia fundamental no controle de frotas.

Será que há problemas mecânicos envolvidos nesse consumo? Será que a idade do veículo já aponta a hora de trocá-lo? Será que é o motorista que não conduz da maneira adequada?

Essas e outras questões passam a ser mais fáceis de ser respondidas quando se trabalha com dados e informações numéricas no dia a dia.

Desempenho de carros e motoristas

Sua empresa consegue mensurar, de forma eficaz, quanto cada veículo e motorista gasta em suas operações?

Aqui, estamos falando de dados gerenciais e não “chutes” ou “médias” gerais. Ou seja, quando se opera com um sistema de manutenção de frota, sua empresa passa a ter um controle muito mais detalhado e apurado de cada carro ou profissional responsável pelas entregas.

Isso abre um leque para o monitoramento de perto de cada trajeto, como também possibilita criar, por exemplo, campanhas com metas e objetivos entre os colaboradores.

Gerenciamento de estoque de peças

Assim como os itens de seu estoque logístico, o almoxarifado de sua oficina também precisa de uma gestão eficiente de estoque. Afinal, estamos lidando com custos, espaço físico, prazos de validade, obsolescência de peças etc.

Logo, um sistema de manutenção de frota eficiente precisa, também, levar em consideração esse controle interno e oferecer uma funcionalidade de gestão de estoque da oficina, garantindo que suas compras e reposições sejam mais eficazes, dinâmicas e com foco na redução de custos.

Pneus e peças mais rotineiros

Inevitavelmente, itens como pneus, lubrificantes, ARLA 32, pastilhas de freios, entre outros, têm uma vida útil mais acelerada conforme o uso do veículo. Portanto, precisam ser monitorados com mais eficiência e acuracidade.

Por outro lado, quando não há esse tipo de controle, além dos riscos à segurança, a empresa pode estar gastando além do necessário para esse processo.

Com isso, um sistema de manutenção de frota permite registrar as últimas trocas e monitorar de perto o prazo adequado para a substituição ou rodízio dessas peças. O resultado é a maior segurança ao usuário, menos custos para a empresa e mais desempenho do veículo nas operações.

Agendamento automatizado de manutenções

Já se foi o tempo dos cadernos, pranchetas e até adesivos colados no vidro para lembrar das manutenções da frota. Hoje, como sistemas mais completos e avançados, esse tipo de controle passa a ser automatizado e muito mais prático.

Isso garante uma gestão mais dinâmica e eficiente, cujos prazos, fornecedores, tipos de peças e outras informações úteis já são previamente cadastradas e controladas pelo software.

Que tipos de sistema de manutenção de frotas são indicados?

O controle de frotas automatizado se dá basicamente a partir de dois softwares conhecidos e utilizados no mundo inteiro: o CFT e o TMS.

Porém, apesar de ambos cumprirem perfeitamente as atividades necessárias de uma boa gestão de frotas, são sistemas distintos, e cada qual oferece funcionalidades diferentes dentro das operações.

TMS

O sistema TMS (Transportation Management System) é um modelo de software amplamente utilizado na gestão de transportes no mundo inteiro. Suas funcionalidades permitem otimizar toda a logística de entrega, de ponta a ponta, desde o carregamento do veículo no armazém, até a entrega na porta do cliente.

Porém, como o nosso foco é sobre manutenção de frotas, o TMS contempla funções importantes nesse quesito, que atendem perfeitamente às necessidades básicas de controles das empresas, como despesas com entregas e fracionamentos, autorização de compras e serviços e desempenho dos motoristas.

No entanto, as demais funções do TMS na logística são muito mais focadas na gestão das entregas do que nas manutenções em si. Logo, mais uma vez, cabe a você, gestor logístico, reconhecer as necessidades e objetivos de sua gestão.

CFT

Já o software CFT é exclusivamente desenvolvido como sistema de manutenção de frotas. Ou seja, trata-se de uma ferramenta direcionada unicamente para a gestão de consertos e conservação do veículo.

Entre as principais funcionalidades do sistema, vale destacar as seguintes:

  • Controle de Frota
  • Controle de Manutenção
  • Frota Própria ou Agregada
  • Controle de Peças
  • Controle de Pneus
  • Controle de Combustível
  • Lubrificantes e Agregados
  • Gerenciamento de Estoque
  • Manutenção Preventiva
  • Manutenção Corretiva
  • Cadastro de Mão-de-obra
  • Agendamentos de Manutenção

Com todas essas funcionalidades exclusivas, o sistema de manutenção de frota CFT visa gerar economia direta de peças e combustíveis, além de proporcionar controle total de serviços mecânicos e monitoramento completo do desempenho das operações.

E como escolher o melhor sistema de manutenção de frota para sua empresa?

Hoje, graças ao advento das ferramentas tecnológicas, há uma infinidade de soluções e softwares disponíveis no mercado.

No entanto, é preciso levar em consideração uma série de fatores importantes na hora de bater o martelo, justamente para evitar investimentos não satisfatórios ou contratos que não vão agregar muito valor prático às suas operações.

Para ajudar nessa escolha em sua empresa, destacamos, a seguir, uma pequena lista de cuidados e análises recomendadas antes de fechar qualquer negócio desse tipo. Confira!

Avalie as especialidades do desenvolvedor

Como destacamos, o mercado é repleto de opções de sistema de manutenção de frotas. No entanto, em muitos casos, os desenvolvedores não são especializados no setor logístico, oferecendo inúmeras soluções para diversas áreas.

Logo, ainda que não seja uma regra de qualidade, empresas focadas e direcionadas no nicho tendem a conhecer mais as necessidades do mercado e contam com equipes técnicas e especialistas.

Sendo assim, prefira sempre desenvolvedores de softwares especializados no setor logístico.

Confira todas as funcionalidades do software

Outro ponto fundamental para escolher o sistema de manutenção de frotas é conferir detalhadamente todas as funcionalidades anunciadas.

Para isso, lembre-se de levar em consideração os pontos que sua empresa mais necessita como solução. Por exemplo, se há gargalos no controle de estoque de peças, verifique a capacidade do software de solucionar o problema, entre outros.

Consultoria e treinamentos

Um grande diferencial que pode ser oferecido pela empresa, além da solução tecnológica, são treinamentos e serviços de consultoria. Afinal, um software, por si só, sem a devida análise e estudo de caso, nem sempre é a solução de tudo.

Ou seja, um sistema de manutenção de frotas permite que você otimize seus processos na oficina da empresa, mas como e onde implementar suas funcionalidades requer análises gerenciais mais estratégicas.

E é justamente aí que o papel de bons treinamentos e consultorias se faz essencial na prática.

Reputação no mercado

Entra as dicas de como escolher o melhor desenvolvedor de sistemas de gestão de frotas, recomenda-se, também, avaliar a reputação da marca perante o mercado.

E para isso, uma dica é conferir que são as empresas parceiras da marca, seu histórico no setor e sua participação efetiva nas operações dessas companhias.

Agende uma apresentação prévia da solução

A primeira avaliação do sistema de manutenção de frota pode ser realizada diretamente no site do desenvolvedor ou em uma reunião com os especialistas. No entanto, para isso, solicite uma apresentação mais completa e detalhada do uso prático da ferramenta em uma empresa, destacando as principais funcionalidades e vantagens de investir naquele sistema.

Essas são algumas dicas essenciais de como e por que escolher um sistema de manutenção de frota para a sua empresa. Como vimos, muito mais do que uma forma automatizada de controles, a ferramenta tem peso estratégico dentro das suas operações logísticas, permitindo desde uma redução significativa de custos, até a influência direta na experiência de suas entregas.

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OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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