Com um inventário de estoque é possível criar meios para tornar a gestão mais eficiente e organizada. E isso faz toda a diferença.
Empresas que não contam com essa organização costumam sofrer com problemas que são fruto da falta de planejamento.
Situações como a falta de um produto em estoque podem dificultar o posicionamento da empresa em um mercado competitivo. E o pior é que elas podem ser evitadas desde que haja um inventário de estoque bem administrado.
Em resumo, o inventário é um documento que ajuda a evitar desperdícios, produtos parados e torna o funcionamento das suas prateleiras mais realista em relação à realidade do seu negócio.
O que é o inventário de estoque
Todo inventário é uma lista ordenada. Ela apresenta os detalhes e os valores das mercadorias que a empresa armazena. Assim, com o inventário, os produtos podem ser classificados e avaliados em função de suas características.
A ideia é que o inventário de estoque no armazém faça os contrastes dos estoques, de modo que suas quantidades e características sejam comparados com aquilo que consta no registro ou então no sistema da empresa. Dessa forma, o inventário serve para detectar:
- se há produtos danificados ou então vencidos;
- se há obsolescência no estoque;
- se há desvios ocasionados por falhas humanas ou do sistema;
- se determinados produtos simplesmente desapareceram.
O resultado do inventário deve ser a apresentação de um relatório. Nele devem ser apontadas as porcentagens de variação por valor e unidades entre registros iniciais e estoque final, as diferenças mais importantes encontradas e possíveis causas dos desequilíbrios, além das ações propostas para melhorar a gestão do estoque.
No geral, o inventário pode ser mais ou menos completo, dependendo de como ele é montado. O segredo é criar essa listagem de acordo com a realidade da empresa e de seus produtos.
Qual a necessidade de realizar um inventário de estoque
Na prática, o inventário de estoque funciona como um sistema de identificação, classificação e contagem dos produtos. Assim, tudo o que consta no estoque pode ser listado em função de suas características e disponibilidade.
Ele oferece dados para a tomada de decisão e revela se existem itens em falta ou então sem giro, avariados ou vencidos.
Na prática, o inventário de estoque pode ser entendido como parte essencial da estratégia de gestão. Isso porque, além do controle de entradas e saídas das mercadorias, o inventário permite melhorar a administração ao aperfeiçoar a gestão de compras.
Fato é que o inventário é o recurso capaz de manter as prateleiras abastecidas, evitar problemas como furtos e perdas, além de extravios e a deterioração dos produtos.
Também do ponto de vista contábil, ter um inventário alinhado com esse setor é o que pode garantir à empresa evitar problemas como multas aplicadas pelo fisco.
Vale destacar que os mais comuns são inventários rotativos e periódicos. O rotativo pede a contagem com frequência predefinida, semanal, quinzenal ou mensalmente, sendo ideal para empresas onde existe um alto giro das mercadorias.
Já o inventário periódico ocorre sempre no fim de um período determinado pela companhia, visando atualizar as informações que aparecem no sistema, corrigir eventuais problemas e criar demonstrativos financeiros mais detalhados.
Além disso, é possível trabalhar com um sistema permanente, caso a empresa tenha recursos para investir em soluções mais avançadas.
Quando a empresa deve fazer o inventário?
A periodicidade depende do tipo de atividade exercida pela empresa. Quanto a isso, não existe uma recomendação mais precisa. De maneira geral, o mais importante é que essa periodicidade seja definida de maneira que seja possível exercer o devido controle sobre as informações.
Tendo como conferir os produtos armazenados de maneira recorrente, a rotatividade da empresa pode funcionar como uma importante referência em termos de organização.
De qualquer forma, é indicado fazer o inventário pelo menos duas vezes por ano. Isso ajuda a gestão a reforçar o controle.
Do ponto de vista legal, é o suficiente para que a prestação de contas junto ao Fisco seja feita com maior rigor. O motivo é que fazendo a conferência semestralmente, eventuais erros cometidos na primeira análise podem ser corrigidos antes de as informações serem enviadas em definitivo.
Ainda assim, vale a pena considerar essa periodicidade de acordo com os processos de cada organização. Dessa forma é possível evitar que a empresa sofra com penalizações e multas provenientes de avaliações erradas sobre os bens em estoque.
5 benefícios do inventário de estoque
Um inventário de estoque é importante porque ele ajuda a manter um setor importante da sua empresa sob controle. E com o estoque sob controle é possível evitar uma série de erros que aparecem naturalmente em empresas desorganizadas. Pior, de maneira que elas sequer conseguem assimilar a sua origem.
É por isso que vale a pena saber mais sobre os benefícios do inventário de estoque. Confira na sequência.
1. Melhoria no atendimento ao cliente
É evidente que um melhor controle sobre as movimentações que a empresa realiza se converte em melhor atendimento ao cliente.
Assim, o inventário de estoque permite que a equipe tenha acesso a dados precisos sobre os itens em reposições. E esse é um caminho para tornar o atendimento mais profissional e qualificado.
2. Tomada de decisões mais rápidas
Da mesma forma, o inventário de estoque gera dados. E estes costumam ser fundamentais para que a gestão tenha como tomar decisões mais rapidamente.
É muito mais fácil escolher o caminho ideal para seguir quando você conta com dados precisos sobre o que realmente acontece no empreendimento. E esse tipo de diferencial só costuma aparecer quando a empresa trabalha com o inventário de estoque.
3. Controle de produção
A produção pode ser muito mais sofisticada se o processo de reposição se der de acordo com o que realmente é solicitado no dia a dia.
Essa compatibilidade é essencial para qualquer empresa e ela pode ser obtida a partir do inventário de estoque. Com ele, erros comuns têm como ser amenizados de maneira que a produção seja devidamente controlada.
4. Priorização na saída dos produtos
Sempre que um produto chama a atenção em um empreendimento, ele se torna a prioridade para o empreendedor. Entretanto, nem sempre a identificação do ativo que merece maior atenção é tão fácil.
Nesse sentido, com o inventário de estoque é preciso ter clareza a respeito dos verdadeiros protagonistas do negócio, aqueles que devem ser sempre colocados em primeiro plano quando for necessário pensar em estratégias de reposição.
Veja como ser mais assertivo sobre previsão de demanda das mercadorias.
5. Evita perda e avaria nos produtos
Por fim, um benefício claro é ter um documento que levanta o histórico da empresa em relação aos produtos.
E isso ajuda, entre outros, a evitar perda e avarias de itens. Ao observar eventuais erros, o gestor tem como atuar na elaboração de uma nova proposta e assim criar processos mais seguros para não perder produtos, seja por roubo, avaria ou vencimento.
Passo a passo para a realização do inventário de estoque
É preciso pensar em um caminho seguro para lidar com o inventário de estoque. E isso geralmente começa com a definição da metodologia a ser usada. É possível pensar também em elementos como a organização e a recontagem.
Para simplificar sua ação em relação a essas exigências, confira o passo a passo na sequência.
Primeiro passo: defina a metodologia
Estabeleça qual será o seu método de contagem. A ideia é que a empresa não dependa de um único profissional para fazer esse trabalho.
Assim, o ideal é estabelecer um padrão que deve ser respeitado. Entre outros benefícios, isso permite que no momento da auditoria os responsáveis tenham maior facilidade para compreender os critérios utilizados e em função disso reavaliar os processos realizados.
Segundo passo: pense no momento certo de agir
O inventário de estoque deve ser planejado. Isso permite que a equipe saiba com antecedência quando ele precisa ser feito.
Essa definição permite que a empresa feche determinado departamento em um dia mais tranquilo para fazer o inventário.
Dessa forma será possível evitar que novos registros sejam feitos na mesma hora em que a contabilização é realizada. E isso permite diminuir a incidência de erros.
Terceiro passo: determine qual será o tipo de inventário
O inventário pode ser de 3 tipos:
- rotativo;
- periódico;
- permanente.
É importante que a empresa tenha uma definição em relação à periodicidade para aumentar a segurança de dados e diminuir a incidência de erros. Especialmente no que diz respeito aos envios para o Fisco.
No caso do rotativo, os itens são contados em momentos previamente definidos. Isso pode ser diariamente, semanalmente ou bimestralmente. Portanto, essa é uma solução tida como mais simples.
Já o inventário periódico acontece quando um período é encerrado na empresa. Assim, ocorre a atualização do controle de estoque e a geração de novos relatórios. Neste caso, a referência é sempre a um momento passo, de modo que a operação não interfira na organização.
Por fim, o inventário de tipo permanente é considerado o mais avançado. O motivo é que é realizado automaticamente, assim que a movimentação é realizada. A proposta é fazer registros de imediato, continuamente. Para tanto, são utilizados recursos mais sofisticados. Por isso, não existe a necessidade de selecionar um período específico.
Quarto passo: pense na organização dos itens
Cada item deve ser categorizado sempre em função de sua especificidade. E o ideal é que isso seja feito no dia a dia. Dessa forma, fica mais fácil pensar na previsão futura do inventário.
Como resultado, tanto o controle pode ser simplificado quanto a própria realização do inventário tem como ser aperfeiçoada.
Podemos citar como exemplos de ações que visam essa categorização o trabalho com etiquetas e separação dos produtos por tamanho ou cor.
Na prática, ações desse tipo viabilizam uma contagem mais eficaz cada vez que ela precisa ser realizada.
Quinto passo: faça a recontagem
Com a recontagem é possível ter certeza de que os dados estão de acordo com as movimentações.
Determinadas empresas fazem a contagem manual do estoque em um primeiro momento e na sequência utilizam uma contagem eletrônica para conferência. A ideia é que um profissional conte os itens e depois trabalhe com a leitura de códigos de barra contrastando as informações.
Essa é uma dica útil. Mesmo que o processo leve mais tempo, ele ajuda a reduzir a margem de erros e gera maior confiabilidade ao processo.
Sexto passo: não se esqueça do backup
Fazer o backup é proteger os dados. Assim, sempre que determinado coletor extrair informações do inventário, o ideal é que ele as armazene. Nesse sentido, é útil utilizar cópias de segurança e armazenagem. Elas servem para proteger os documentos, evitando dores de cabeça como extravios de informações.
O backup precisa ser realizado de forma periódica. É dessa forma que a coleta pode se tornar mais segura, sendo reavaliada sempre que necessário.
Sétimo passo: faça registros
Tenha o hábito de anotar tudo o que acontece na empresa. E isso vai além daquilo que diz respeito ao estoque. E procure fazer isso com critérios.
De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, é preciso seguir padrões para fazer o inventário. O chamado registro de inventário nada mais é do que um livro para registrar tudo o que consta no inventário. Nele devem constar os produtos armazenados para que sempre que for necessário fazer o levantamento do balanço da empresa isso se dê da maneira correta.
Oitavo passo: oriente a equipe
Por fim, não deixe de dar o devido direcionamento para quem vai lidar direta ou indiretamente com o inventário. É importante que os envolvidos entendam a importância de seguir um padrão, seja para o registro de informações no dia a dia, seja para qualquer outra necessidade. Somente assim, o trabalho em equipe pode funcionar como um diferencial em relação ao inventário.
Em resumo, todas essas dicas servem para ajudar você a fazer da sua empresa uma organização que controla o estoque da melhor maneira. E isso pode trazer uma série de benefícios a ela. Tenha atenção às dicas apresentadas e experimente colocar cada uma delas em prática. Será questão de tempo para isso gerar um efeito cada vez mais perceptível no dia a dia.
Entendeu agora como fazer um inventário de estoque do jeito certo para a sua empresa? Então confira também como fazer um inventário cíclico e quais as vantagens.
