Você sabia que otimizar o recebimento de mercadorias pode ser um diferencial para o seu negócio?
A forma como você organiza os diversos processos dentro da sua empresa pode fazer toda a diferença no resultado final que é apresentado todos os meses.
Não é por acaso que as empresas que são marcadas por uma maior rigidez no controle interno de seus processos costumam ser as que mais se destacam em seus respectivos setores.
Um caminho que geralmente não é considerado, mas que costuma diferenciar o empreendimento é o da conferência no recebimento de mercadorias.
A prática de receber as mercadorias de maneira controlada e criteriosa serve não apenas para preservar os ativos do empreendimento, mas também para dar condições para tomar decisões e agir de acordo com as informações levantadas.
A seguir, descubra como fazer esse procedimento de forma correta e, assim, aumentar o seu controle organizacional. Confira!
Como funciona o recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é uma das principais etapas para organizar e aplicar uma logística mais eficiente.
Receber, armazenar e direcionar as mercadorias de forma correta é essencial dentro do processo logístico de qualquer empreendimento, independentemente do seu porte ou segmento.
Esse processo pode variar de acordo com a empresa e suas particularidades. No entanto, existem 6 etapas comuns ao procedimento. Confira a seguir.
1. Receber mercadorias
A primeira etapa é a preparação para a carga e descarga de mercadorias, que deve ser realizada conforme a espécie e a característica dos produtos. Esse processo pode ser paletizado ou fracionado.
2. Estoque
Quando a mercadoria chega ao endereço enviado, o operador precisa conferir se tudo está correto. A partir daí, o produto é direcionado para o local de armazenamento.
Vale lembrar que, nesse momento, é preciso ter cuidado com o espaço de estocagem, a fim de evitar possíveis desperdícios e, ao mesmo tempo, manter o controle de quantidade.
3. Identificação
Nessa etapa, a mercadoria é separada do estoque para ser identificada. É neste momento que o pedido é inserido no sistema de gestão de estoque.
Depois de incluídas, as informações são direcionadas para o coletor de dados, que identifica os produtos e encaminha para o setor de separação.
4. Separação
Também chamado de picking, esse procedimento é feito depois que a mercadoria chega ao setor de separação, quando é fracionada e desfeita de acordo com as especificações que constam no pedido.
Para que a separação e preparação sejam realmente eficazes, recomenda-se seguir o posicionamento dos produtos, o fluxo de documentos e as respectivas informações.
Ao realizar o processo desse modo, é possível evitar a perda de mão de obra, bem como os custos mais elevados.
5. Embalagem
Nessa etapa, a mercadoria é embalada de acordo com o pedido e o tipo de produto que será transportado.
6. Expedição
A última etapa consiste em encaminhar a mercadoria embalada para o setor de expedição, já com as informações do endereço da entrega. É na expedição que a mercadoria é carregada no transporte que irá realizar a entrega.
Por que é importante otimizar o recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é uma das operações mais importantes no processo logístico de uma empresa, pois é nessa fase que se dá o início do fluxo de materiais. Quando o gerenciamento não é bem feito, a possibilidade de acontecer erros é alta, refletindo no inventário e prejudicando a produtividade do negócio.
Por isso, fazer uma mudança nesse processo envolve transformar o modo como as demais atividades operacionais serão organizadas e integradas entre si. Nesse sentido, otimizar o recebimento de mercadorias é extremamente importante para analisar e corrigir falhas e, ao mesmo tempo, alcançar os resultados desejados.
Como otimizar o recebimento de mercadorias?
Quer saber como otimizar o recebimento de mercadorias e fazer esse procedimento de modo correto, aumentando o controle organizacional? Veja nossas dicas!
1. Entenda o que representa a etapa de recebimento de mercadorias
Após a empresa receber a mercadoria, começa o processo que vai finalizar no recebimento do produto pelo cliente (ou na execução de um serviço). Para que esse processo seja feito de maneira mais eficiente, a primeira etapa precisa ser feita com critério e com foco na qualidade, e ambos podem ser garantidos com a adoção de algumas práticas geralmente ignoradas pelas empresas.
Quando a empresa se organiza corretamente para receber suas mercadorias, a tendência é que consiga controlar de maneira mais eficaz todo o processo logístico posterior. E isso acontece não apenas por já começar suas ações de forma organizada, mas principalmente porque pode contar com informações mais precisas a respeito dos produtos que entram em seu estoque.
Geralmente, a fim de evitar que todas as etapas sejam prejudicadas, é necessário conferir não apenas item por item, mas também fazer a conferência da nota fiscal recebida e, assim, conseguir identificar e recolher os produtos avariados ou que possam trazer prejuízos futuros. Além disso, é preciso pensar na importância dessa etapa em termos de gestão. Quando existe um controle rigoroso, ela permite a coleta de informações que podem ajudar na gestão de estoque e nos processos futuros de reposição dos produtos.
Nessa etapa, a ideia é organizar o setor com políticas de gestão. O objetivo é garantir o recebimento de mercadorias com a devida qualidade e ter as informações necessárias para elaborar uma ação mais estratégica no negócio.
2. Saiba como se planejar para os recebimentos de mercadorias
Antes de mais nada, é importante ter em mente que o planejamento é fundamental na construção de qualquer projeto. No entanto, muitas vezes, o planejamento é deixado de lado em alguns processos mais pontuais do negócio, como é o caso do recebimento de mercadorias.
O bom planejamento permite detalhar como serão feitos os procedimentos. Desse modo, quanto mais específico, mais assertivas serão as ações da equipe responsável e mais fácil serás supervisionar esses processos.
Outro ponto importante a ser observado está relacionado aos erros e desvios: na maioria dos casos, eles não são consequência de uma conduta inadequada dos colaboradores, mas, sim, de uma inadequação dos próprios procedimentos. Por isso, é necessário que cada ação seja padronizada, de modo a reduzir a ocorrência de erros, que podem envolver tanto as eventuais avarias nos produtos quanto as incompatibilidades nos documentos fiscais.
É importante ressaltar que esse planejamento precisa respeitar o universo de cada empresa, mas, ainda assim, é possível seguir um direcionamento que costuma dar certo para diferentes tipos de negócio. No geral, o passo a passo segue as seguintes fases:
- O recebimento de mercadorias em um espaço apropriado;
- A conferência entre o que foi pedido e o que consta no documento fiscal;
- A verificação de eventuais avarias;
- O lançamento de materiais no estoque;
- O encaminhamento do documento fiscal aos responsáveis.
3. Aprenda a fazer uma conferência quantitativa
Os melhores aliados de uma gestão competente são os números. Eles também são responsáveis por gerar dados e trazer informações úteis para que a tomada de decisão seja facilitada.
Portanto, não deixe de conferir as notas fiscais, conferir se os produtos estão de acordo com o que foi pedido e verificar o valor total na busca por inconformidades.
Em seguida, garanta que a empresa tem como receber adequadamente a mercadoria. Para tanto, é preciso organizar o local, principalmente garantindo que esteja livre de ameaças como chuvas e outros imprevistos que podem prejudicar a contagem correta dos produtos.
Tenha especial atenção ao checar se os lotes apresentam o mesmo número de unidades. Realize essa conferência cuidadosamente, separando os itens de modo organizado a fim de evitar contagem duplicada. Ao identificar qualquer incompatibilidade, tome as medidas necessárias para evitar sair qualquer prejuízo.
4. Aprenda como fazer uma avaliação qualitativa
Depois de realizar a análise quantitativa, é hora de aprimorar o recebimento de mercadorias por meio qualitativo.
Esse procedimento é relativamente simples, basta apenas escolher, de modo aleatório, alguns itens de cada produto.
O primeiro passo é conferir as especificações, verificando se as mesmas batem com o que a empresa solicitou. Avalie elementos como cores, medidas e tamanhos, bem como outras informações de acordo com a natureza do negócio.
Os produtos precisam estar dentro do prazo de validade, devidamente acomodados na embalagem e sem apresentar problemas de qualquer tipo. Assim, não se esqueça de verificar se existem sinais de produtos amassados, com a validade expirada, em desacordo com as especificações, apresentando avarias de qualquer tipo ou sem respeitar aquilo que foi pedido.
É de suma importância garantir a qualidade na análise quantitativa e na qualitativa porque são duas etapas cruciais para fazer do recebimento de mercadorias um diferencial da empresa.
Quando adotadas com critérios, ambas se complementam, permitindo que o trabalho do gestor e da equipe se tornem mais sofisticados e confiáveis no que se refere ao processo de recebimento de mercadorias.
5. Defina como será feito o registro
Outro aspecto importante é ter um sistema de controle eficiente das informações coletadas. Independentemente da ferramenta utilizada, é recomendável organizar todos os dados que se referem a:
- Quantidades;
- Lotes;
- Fabricantes;
- Validade dos produtos.
Nessa etapa, a ideia é que na fase de registro, o gestor consiga simplificar as ações de controle de estoque, tornando possível utilizar planilhas ou softwares de automação. Nesse último, o investimento é maior, porém, os procedimentos serão ainda mais simples, além de modernos.
De qualquer maneira, é preciso agir com critério, sempre de acordo com as possibilidades da empresa e os diferenciais que pretende para o negócio.
6. Conheça estratégias que podem ser consideradas
É possível trabalhar com a conhecida “conferência cega” no recebimento de mercadorias, no entanto, esse procedimento de verificação inibe a incidência de erros por parte de um único responsável. Isso porque, nesse método, a ideia é o estoquista receber os itens sem a nota e assim fica difícil identificar a quantidade e os tipos de produtos.
Desse modo, é preciso que o responsável receba e confira a mercadoria com maior cuidado para que o resultado final fique de acordo com o esperado.
A conferência entre o que foi contado e o que consta na nota é feita somente em um segundo momento, garantindo um processo muito mais seguro para a empresa.
Além disso, é importante que a empresa trabalhe com o agendamento de entrega das mercadorias. A definição de data permite uma melhor organização do espaço em que serão feitas as entregas e, principalmente, da estocagem dos produtos.
Sem isso, as entregas não seguem uma ordem adequada, o que pode até prejudicar a rotina do negócio, uma vez que os colaboradores terão que pausar as atividades cotidianas para cuidar das entregas.
7. Faça o treinamento correto dos funcionários
Ter uma equipe bem treinada é ter um diferencial e se destacar diante da concorrência. Portanto, para que um trabalho seja executado com excelência e dentro do prazo estipulado, é necessário treinamento.
Nesse contexto, é preciso ter em mente que cada funcionário da empresa tem que saber qual o seu papel dentro do processo de recebimento de mercadoria e, assim, ter a agilidade necessária para receber e analisar os produtos conforme as diretrizes da empresa.
Por isso, é importante que esses treinamentos sejam realizados de forma constante. Somente assim os processos serão realmente executados com qualidade.
Além da orientação em relação ao que melhor pode funcionar dentro do projeto, também é importante disponibilizar ferramentas que automatizem os procedimentos. Entre elas, podemos citar os softwares desenvolvidos especificamente para o trabalho com conferência e cruzamentos. Isso permite uma coleta de dados mais precisa e uma conferência mais ágil entre o que foi pedido e o que aparece na nota.
Outro ponto que deve ser considerado na preparação da equipe no que se refere aos recebimentos de mercadorias é a definição de uma política de relacionamento com os fornecedores.
É importante valorizar acordos mais profissionais, com regras especificadas no contrato, como nos casos de divergência entre aquilo que foi pedido e o que foi entregue. É preciso que haja segurança em relação ao processo interno de troca ou até um percentual aceitável de erros.
8. Saiba a importância de agir de maneira estratégica no seu negócio
O ideal é definir meios para agir de maneira estratégica, ou seja, com foco nos resultados do seu negócio. Em função disso, é válido repensar na forma como os setores são organizados, pois mesmo os pequenos detalhes podem fazer toda a diferença.
Quando falamos em estoque, precisamos ter em mente a necessidade que as empresas têm de otimizar a reposição de mercadorias. Em alguns casos, evitar perdas no recebimento dos pedidos é um passo decisivo para que a empresa seja vista como referência de qualidade aos olhos do consumidor.
9. Comece a modificar os processos de recebimento de mercadorias já
É comum que os empreendimentos tenham seus próprios métodos, os quais, muitas vezes, partem da necessidade de simplificar os processos. Porém, muitos desses processos podem ser prejudiciais para a empresa. Assim, quando é muito difícil estabelecer novos critérios para as diferentes atividades empresariais, o mais importante é saber como delegar tarefas.
É importante saber escolher os colaboradores conforme as características da empresa, além de saber passar para eles qual é a ideia por trás das mudanças de procedimentos. Ao delegar tarefas corretamente, é possível distribuir as responsabilidades de maneira mais eficiente e, desse modo, atingir os resultados com mais facilidade.
Não deixe, também, de investir em recursos capazes de automatizar ações no momento de receber as mercadorias. Assim, o trabalho do colaborador se torna mais fácil, além de simplificar o controle dos dados gerados para cada entrega.
Em suma, para transformar uma etapa dentro dos inúmeros processos realizados pela empresa em um diferencial de mercado, o mais importante é definir um método e preparar todos os colaboradores, assim como os fornecedores envolvidos, para sofisticar o processo de recebimento de mercadoria.
