Como fazer uma auditoria de frete completa?

No geral, com a auditoria de frete, é possível validar os valores cobrados para ter maior segurança em relação ao que foi negociado.

A auditoria de frete permite que a empresa encontre falhas nos seus processos. Assim, ela tem como corrigir mecanismos que levam a essas falhas para otimizar suas ações. Isso pode acontecer já no curto prazo, mas é especialmente relevante no médio e no longo prazo.

A importância de fazer a auditoria de frete

São vários os motivos para uma empresa investir na auditoria de frete. Confira, a seguir, os principais:

Controle de processos e de gastos

O primeiro benefício diz respeito ao controle de processos e de gastos da empresa.

A realidade é que, com esse tipo de auditoria, é possível centralizar o controle das ações. Assim, a empresa tem como reunir em uma única base de dados tudo aquilo que importa para as operações. Pensando na realidade de uma transportadora, isso torna as ações muito mais rápidas, fáceis e simplifica a tomada de decisão pelos responsáveis.

Ações que geram desperdícios e outros problemas precisam ser identificados para que sejam corrigidos. Quando isso acontece, a empresa tem como gerar economia nos seus processos e, consequentemente, lucrar.

Aperfeiçoamento da gestão

Atuando com uma periodicidade, a empresa tem como fazer as auditorias sempre de acordo com os prazos dos órgãos fiscalizadores e, claro, das suas próprias necessidades. Assim ela consegue extrair dados, interpretá-los e trabalhar com informações adequadas.

O tempo necessário para a prestação de serviços, por exemplo, a forma como se dá o fluxo de caixa, entre outros, são alguns dos principais resultados de um serviço de auditoria eficaz. Além deles, é possível identificar a melhor forma de trabalhar com questões como:

- a identificação do custo total da operação;

- a frequência no aparecimento de erros;

- a forma como os preços são compostos.

Aperfeiçoamento das entregas

Esse tipo de iniciativa representa, também, uma forma de investir na qualidade das entregas. Isso porque existe uma preocupação com a identificação dos problemas nas operações. Logo, a empresa tem como estabelecer indicadores e atuar na diminuição do custo dos projetos, seja trabalhando com veículos menores ou com caminhões.

Isso geralmente tem a ver com a análise do histórico de fretes realizados, dos trâmites envolvidos, com o controle dos investimentos e da própria forma como a empresa organiza suas operações.

Quais os tipos de auditoria existentes?

Sempre que necessário fazer uma conferência, o mais indicado é que a empresa procure um serviço de auditoria. E ele pode ser de diferentes tipos. Conheça os principais na sequência.

Auditoria interna

É um tipo de avaliação da gestão feita pela própria empresa. Seu objetivo é verificar se os processos internos estão sendo realizados adequadamente. Assim, é possível identificar falhas humanas e operacionais.

Consequentemente, essa é uma boa maneira de melhorar a produtividade da companhia.

Auditoria contábil e fiscal

Aqui, a ideia é analisar o patrimônio da empresa. Isso é feito considerando a forma como esse patrimônio é administrado.

Também é pertinente conferir se as diferentes ações respeitam os princípios contábeis. Com a análise dos documentos, é possível ter a garantia de que as demonstrações estão de acordo com a situação financeira e patrimonial.

Auditoria operacional

É um tipo de operação geralmente externa, que se dá no staff da administração. Com ela, é feito o assessoramento do desempenho das funções e suas responsabilidades. A ideia é garantir que a gestão atue de acordo com um planejamento.

Para tanto, são avaliados os objetivos traçados em comparação com os resultados, a ação dos diferentes setores do negócio, funções, entre outros. No fim, a busca é por eficiência, economicidade e eficácia.

Auditoria de compliance

Compliance é seguir à risca algo previamente legalmente determinado. Assim, empresas que investem em auditorias de compliance estão querendo avaliar seus processos para saber se eles respeitam as exigências legais.

Leis, normas, determinações de diferentes origens e mesmo práticas internas se encaixam nessa análise. Em resumo, a busca é entender se existem problemas em relação ao cumprimento das exigências e criar meios para viabilizá-lo.

Auditoria de sistemas

É o acompanhamento dos controles do desenvolvimento e dos processos envolvendo sistemas, informação e infraestrutura operacional. No geral, hardwares, processos, softwares e arquivos são auditados pensando em aperfeiçoar o ambiente tecnológico.

Auditoria de qualidade

É um serviço que faz uma análise completa de sistemas, processos e produtos. Com ele, é possível prevenir e corrigir problemas por meio do aperfeiçoamento do controle de qualidade. Para tanto, são analisados os sistemas de gestão, as formas como são feitas as operações e a eficácia do trabalho em geral.

Auditoria ambiental

Considera os passivos ambientais em casos em que a empresa participa de aquisições e fusões. Com ela, é possível identificar um valor exato para esse passivo. No caso, obrigações com o meio ambiente e a preservação da natureza.

Auditoria externa

São serviços prestados por profissionais independentes. Eles geralmente são experientes em ações específicas. Com base nisso, validam dados financeiros, contábeis e patrimoniais de uma empresa com pareceres técnicos.

Auditoria das folhas de pagamento

É um serviço que analisa todos os documentos e cálculos relativos aos salários dos colaboradores. Assim, problemas com os cálculos das férias, obrigações trabalhistas, desligamentos, entre outros, podem ser identificados para que tudo esteja dentro da lei.

Auditoria governamental

É a avaliação dos resultados operacionais de uma instituição pública. Ela pode ter origem interna para garantir que os diferentes órgãos atuam em conformidade com suas obrigações, e também externa, para garantir que os gestores estão, de fato, cumprindo seu papel social.

A auditoria de frete e as divergências de informações

Existem riscos que fazem parte do dia a dia da administração de uma empresa que trabalha com frete. Entre outros, podemos citar as cobranças duplicadas e o cálculo realizado fora da tabela negociada.

Para esse tipo de situação, existe a auditoria de frete. Com ela, eventuais divergências podem ser evitadas. Medidas como maior controle nos processos, uma gestão financeira mais qualificada, direcionamento para os colaboradores, entre outras, fazem parte desse conjunto.

Vale lembrar que é preciso lidar com uma série de eventos, que vão desde a validação dos documentos fiscais até a revisão de procedimentos.

Principais problemas que uma auditoria de frete pode ajudar a resolver

Em resumo, a auditoria de frete serve para dois objetivos:

- criar condições para a gestão aperfeiçoar seus processos;
- aumentar o grau de qualidade dos serviços prestados.

Logo, ela qualifica a ação empresarial, tanto interna quanto externamente. Assim, podemos pensar em uma série de problemas que esse tipo de auditoria ajuda a resolver:

Falta de rigor nos envios

Isso acontece especialmente quando o transportador envia as cobranças mais de uma vez para a empresa.

Sem um processo rigoroso de controle das faturas, isso se torna comum. Consequentemente, novos documentos precisam ser gerados para corrigir os anteriores e isso faz a empresa gastar mais.

Erros de cálculo

Problemas como a inclusão errada dos valores das tarifas geram transtornos de ordem legal. É importante criar meios para que os riscos envolvendo o Fisco sejam amenizados. Do contrário, penalizações e multas podem se tornar uma constante.

É nesse sentido que a auditoria de frete também ajuda. Com ela, a empresa tem como identificar serviços não realizados, defasagem em valores, além de problemas recorrentes de outra ordem.

Na prática, essa costuma ser a melhor maneira de atuar de forma preventiva, evitando que dores de cabeça maiores apareçam como fruto de uma má gestão.

Falta de controle sobre as ações

No geral, esse é o grande problema que as empresas podem enfrentar. Vale lembrar que erros fazem parte da rotina de qualquer negócio, entretanto, saber lidar com eles é o que diferencia empresas de sucesso das demais. E isso só pode ser feito com o devido controle das ações.

Sem controle, os problemas podem começar já no estoque e chegar às entregas.

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Como fazer uma auditoria de frete realmente eficiente

Existem alguns passos para que a sua empresa faça da auditoria de frete um instrumento útil para alavancar o seu negócio:

1. Comece com a avaliação dos componentes da tabela de frete

Com a tabela de frete, pode-se conferir os valores mínimos para o transporte em território nacional. Assim, de acordo com a Agência Nacional de Transportes Terrestres, é possível conhecer todos os custos considerados na determinação desses valores.

É importante avaliar cada um desses componentes para ter parâmetros na hora de pensar na organização do serviço de frete.

2. Faça uso de indicadores de controle

Com os indicadores certos, é possível acompanhar a evolução dos processos e identificar o momento exato em que as ações começam a dar errado. Assim, os indicadores de controle permitem que a auditoria identifique erros, conheça as etapas em que a incidência deles é maior e, assim, estabeleça níveis aceitáveis.

Essa costuma ser a forma mais inteligente de agir com critérios, mesmo considerando uma realidade empresarial que se divide em diversas etapas.

3. Realize conferências periódicas

É válido que exista uma regularidade no controle das ações. Em relação à auditoria empresarial, isso diz respeito à criação de hábitos para que ela aconteça.

Tendo a auditoria de frete como rotina, o controle naturalmente é maior sobre os processos. Assim, os erros não se acumulam com tanta facilidade e os problemas diminuem.

É possível trabalhar com auditorias bimestrais, trimestrais, semestrais, entre outras. O importante é definir a periodicidade e garantir a busca pelos melhores resultados.

4. Faça a confrontação de valores e a identificação de erros

Em relação à divergência de dados é fundamental ter uma atuação mais precisa no momento da auditoria.

Com a confrontação de valores, é possível viabilizar maior controle financeiro. Isso é essencial na busca por uma maior lucratividade.

Aqui, o objetivo é fazer com que os saldos sejam mais bem controlados pela transportadora. E em função disso, os valores cobrados, os descontos, entre outros, podem ser identificados com maior facilidade.

O acúmulo de erros, mesmo os aparentemente insignificantes, pode causar um prejuízo enorme para qualquer companhia. Por isso, é importante ter atenção especial a eles.

Com um controle específico sobre erros, a auditoria entra em contato com a empresa para refazer os cálculos em função da tabela. Assim, danos, atrasos e extravios podem ser avaliados com maior rigor.

5. Não se esqueça do investimento em tecnologia

Com a tecnologia, todo esse processo pode ser feito de maneira simplificada. Como a tecnologia da informação se encontra em estágio bem avançado, ela permite diferenciar projetos de alto nível dos demais. O motivo é que ela atua de maneira específica no aperfeiçoamento de projetos. Isso vai desde a coleta de dados até o armazenamento e distribuição das informações.

Essa é uma forma de diminuir a incidência de erros e agir com maior rigor nos processos do dia a dia.

E o que é melhor: com sistemas mais avançados, é possível atuar 100% dentro da lei. Isso porque eles são construídos com foco nesse tipo de exigência.

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Porque automatizar a gestão de frete

Em resumo, com a automatização da gestão do frete, você controla melhor os dados movimentados dia após dia e, além de facilitar o processo de auditoria, também simplifica a tomada de decisão.

É muito mais fácil fazer escolhas certas quando se tem informações úteis do que quando elas não existem.

No geral, uma empresa, para ser competitiva, precisa ser produtiva. E isso a automatização da gestão de frete oferece.

A importância da tecnologia no processo empresarial

Por fim, pensar em tecnologia para empresas vai muito além de contar com um sistema generalista de gestão.

É preciso pensar em cada setor. Principalmente quando a empresa atua com uma frota de veículos. Softwares mais específicos, como os voltados para gestão de frete, por exemplo, fazem com que um departamento traga melhores resultados. Isso costuma estar por trás de projetos de maior sucesso no mercado.

Problemas, como a falta de controle e de planejamento para os processos, podem ser facilmente contornados com o uso de um sistema próprio. É nessa lógica que a tecnologia deve ser entendida: como uma solução para otimizar cada etapa da cadeia produtiva.

Ficou clara a importância da auditoria de frete e como ela pode ser feita de maneira adequada para a sua empresa? Então, confira também a nossa planilha de gestão de frota.