A transformação digital, que, diga-se de passagem, ocorre a todo tempo, fez com que as organizações, independente de seu segmento e tamanho, tenham uma atenção maior com a prática de separação de mercadorias, afinal, os consumidores dessa nova era querem cada vez mais receber os seus produtos de modo prático e muito mais ágil.
Assim, dentro do processo logístico, é importante que os gestores estejam atentos não apenas com os custos que envolvem essa separação, mas também como se pode otimizar tais operações.
Portanto, a fim de evitar imprevistos e prejuízos, é importante controlar a eficiência da separação de mercadorias.
Continue lendo este artigo e garanta para a sua empresa um processo logístico com qualidade e mais otimizado. Confira!
O que é a separação de mercadorias e qual sua importância na logística empresarial?
O processo de separação de mercadorias pode parecer algo simples, mas, na prática, pode ser bastante crítico, principalmente porque pode interromper a linha de produção ou até mesmo atrasar a entrega ao cliente.
De forma resumida, a separação de mercadorias dentro de um armazém está sob a responsabilidade do departamento de logística e está relacionada a mão de obra e as etapas necessárias para retirar um item do estoque e atender ao pedido feito por um cliente.
Dentre as regras consideradas nas etapas de separação, podemos citar FEFO, FIFO, estado dos produtos e separações especificas, dentre outras.
Quanto aos problemas, para evitá-los, é importante ressaltar a necessidade de avaliar as categorias de operações, exigências e características especificas de cada uma delas, a fim de definir as melhores estratégias para a separação de mercadorias.
Essa separação pode ser feita manualmente, com o uso de coletores, ou de modo automatizado, em que é aplicado uma separação com alto nível de fracionamento com a utilização de flow rack, que permite ir até a conferência e depois para a expedição.
Outro ponto que merece ser mencionado é que o processo de separação de produtos equivale a cerca de 55% dos custos operacionais de um armazém e a utilização de sistemas ineficazes pode ser extremamente prejudicial à produtividade e ao crescimento do negócio como um todo.
Se a empresa atende a pedidos de clientes finais, é fundamental que os gestores desenvolvam uma estratégia de separação de mercadorias que foquem na rapidez, precisão e organização do estoque.
Esses fatores são fundamentais para evitar o atraso das demais etapas e assim aumentar a satisfação e a fidelização do cliente, melhorando o faturamento da empresa.
Por fim, embora esse processo pareça ser simples, ele necessita do empenho de todos os colaboradores envolvidos na separação de mercadorias para que a empresa consiga cumprir seus prazos e oferecer a melhor experiência de compras para os clientes.
Conheça as etapas do processo de separação de mercadorias
O processo de separação de mercadorias envolve, basicamente, cinco etapas macro. São elas: recebimento, conferência, armazenagem, separação e expedição.
Etapa 1 – Recebimento das mercadorias
É na primeira etapa que ocorre o recebimento das mercadorias que serão armazenadas. Normalmente, esse processo é feito no armazém, onde os produtos são descarregados para serem conferidos antes de serem devidamente estocados no devido local dentro do armazém.
Etapa 2 – Conferência das unidades
Esta é uma etapa fundamental para o controle do estoque. Isso porque é quando acontece a descoberta de possíveis inconsistências, como faltas, excessos e avarias dos itens.
Durante a conferência, é possível identificar e endereçar os produtos para o local correto de armazenagem.
Geralmente, essa operação é feita com o auxílio de tecnologias, como o código de barras e a radiofrequência (RFID), que, inclusive, permitem que a equipe responsável identifique rapidamente produto, lote, fabricação, validade e número de série, informações muito importantes e que podem influenciar em todas as etapas seguintes: desde a organização - incluindo alocação, movimentação e controle - até a fase final de expedição.
Etapa 3 – Armazenagem dos produtos
Depois de conferir, identificar e endereçar os produtos recebidos, eles são direcionados para o local onde serão armazenados.
Depois de estocados, os itens passam a fazer parte do estoque e qualquer movimentação precisa ser registrada para não causar problemas nas etapas seguintes.
Existem diversas estruturas e maquinários próprios para movimentar e alocar as mercadorias, além de diferentes modos para organizar e gerir os produtos em um armazém.
O sistema a ser implantado irá depender do tipo de mercadoria que será armazenada, suas características físicas e também a demanda pelo produto.
Nesse contexto, é fundamental que o gestor conheça bem o seu estoque para que possa aplicar as melhores estratégias a fim de otimizar o espaço físico e agilizar a movimentação dos produtos.
Também é nessa etapa que ocorre o controle do inventário (listagem de todos os produtos armazenados), que deve ser conferido com uma certa constância para que seja verificado se as informações do sistema são as mesmas do espaço físico.
Esse procedimento permite controlar com maior exatidão o que consta no estoque, além de verificar inconsistências, como avarias e furtos.
Etapa 4 – Separação de mercadorias
A etapa de separação de mercadorias envolve o início da preparação do produto para ser enviado para o cliente final. Nessa fase, os itens vendidos são identificados no sistema, localizados no estoque e encaminhados até a área de separação, que normalmente é diferente da área de armazenagem.
Embora pareça simples, se essa etapa não for bem gerida, ou mesmo apresentar alguma falha, pode causar o atraso da entrega, inclusive afetando toda a cadeia de produção da empresa.
São muitos os sistemas que permitem agilizar e otimizar o processo de separação de mercadorias, como o já citado flow rack, e o mini porta pallet.
O tipo de sistema irá depender da categoria dos produtos armazenados e, mais uma vez, irá depender do grau de conhecimento do gestor em relação ao estoque para que possa entender e adotar o melhor método para o negócio.
Etapa 5 – Expedição
A última etapa do processo de separação de mercadorias é a expedição, que é quando ocorre o despacho dos produtos para o cliente final.
É nessa fase que os produtos devem ser preparados, conferidos e encaminhados para o transporte, que pode ser feito tanto pelo operador logístico do armazém quanto por terceiros.
Também é na etapa de expedição que é feita toda a preparação para a saída das mercadorias, como documentação, nota fiscal e informações do destino, entre outras.
É importante dizer que a conferência dos produtos também deve ser feita durante o processo de expedição, a fim de evitar problemas com o pedido e falhas na gestão de estoque.
Conheça os principais desafios enfrentados na separação de mercadorias e saiba como superá-los
Os desafios no gerenciamento da separação de mercadorias não estão somente associados ao estoque e à redução de custos, mas também na gestão eficaz das etapas mencionadas anteriormente. Nesse sentido, é preciso levar em consideração os seguintes fatores:
Separação e expedição
A separação de mercadorias é uma etapa que exige não apenas planejamento, mas também uma avaliação rigorosa das regras. Desse modo, é importante analisar fatores como data crítica, estado da mercadoria e bloqueios de estoque, entre outros.
No caso da expedição, estão envolvidos aspectos relacionados ao planejamento e a emissão de mapas de entrega, que devem conter detalhes dos pedidos para que os motoristas responsáveis pelo transporte da mercadoria tenham acesso às informações necessárias.
Distribuição
A distribuição consiste na conferência de quantas mercadorias foram realmente entregues, se foram devolvidas ou algum produto foi avariado, dentre outros acertos.
Também é de suma importância atualizar o sistema com essas informações, a fim de evitar atrasos nas entregas que ainda não foram realizadas, erros de estoque e até mesmo a perda de mercadorias.
Esse controle permite que a gestão de entregas seja otimizada em todas as etapas. O objetivo é reduzir o risco desses problemas.
Formação de carga
Esse fator envolve a vinculação dos pedidos à emissão das ordens de carga, que deve conter informações como região da entrega, veículo utilizado e motorista responsável, entre outros dados.
Também é importante dizer que o controle automatizado nessa etapa é de suma importância para monitorar o desempenho dos colaboradores envolvidos e melhorar o aproveitamento dos veículos, além de reduzir os custos das viagens.
Financeiro
A questão financeira está relacionada ao controle dos acertos por ordem de carga depois do retorno do veículo ao centro de distribuição do armazém. Vale ressaltar que isso é fundamental para evitar erros nos registros e cobranças indevidas, bem como as falhas operacionais.
Todos os desafios relacionados acima podem ser automatizados ou melhorados com a adoção de tecnologias apropriadas. Um bom exemplo é o sistema de gestão empresarial integrado (ERP), que padroniza e viabiliza a integração dos processos para aprimorar e agilizar os processos operacionais.
Dicas para tornar o processo mais eficaz
É fato que melhorar a separação de mercadorias é uma das estratégias para o aumento de eficiência e produtividade de uma empresa. Por isso, separamos algumas dicas para tornar esse processo mais eficiente. Confira!
Elimine os produtos que estão fora de estoque
Um dos principais motivos de desperdício de tempo dos colaboradores que trabalham com a separação de mercadorias é a procura por itens que não existem mais.
Estudos já comprovaram que, quando o colaborador precisa procurar um produto que não está disponível, o tempo gasto chega a ser 30% maior do que na procura por algo que existe no estoque. Por isso, elimine do sistema os produtos que estiverem fora de estoque.
Cada mercadoria deve possuir um endereço único
É necessário que cada mercadoria tenha o seu próprio endereço porque isso pode acelerar bastante o processo de separação. Não tem problema se dois produtos ocuparem o mesmo espaço, mas cada um deve ter seu próprio endereço.
Endereços devem ter uma sequência lógica
A maior parte do trabalho de separação de mercadorias envolve o deslocamento entre os endereços. Desse modo, é preciso que os endereços tenham uma sequência lógica para facilitar o trabalho do colaborador. Por exemplo, se o primeiro corredor for o “A”, os seguintes são o “B” e o “C”, e assim por diante.
Crie listas de separação mais simples
Uma lista de separação ideal precisa ter fontes grandes e a impressão deve ser bastante clara, além de conter somente as informações essenciais para encontrar os produtos. Quanto menos tempo o colaborador gastar tentando ler a lista ou encontrar a informação de que precisa, maior será a sua produtividade.
Utilize um sistema eficiente
Evite a necessidade de o colaborador usar escadas ou até mesmo precisar se abaixar ou se esticar com frequência para ter acesso aos produtos. Além da perda de tempo, gera fadiga no profissional.
No momento de organizar as mercadorias nas paleteiras, coloque os de maior rotatividade em uma altura equivalente à região acima da cintura e abaixo dos ombros para facilitar o acesso dos colaboradores.
Contrate profissionais capacitados
O profissional que trabalha com separação de mercadorias precisa ter treinamentos específicos para operar os equipamentos utilizados dentro do armazém, seja uma empilhadeira ou um sistema de gestão de armazéns.
Melhores instalações
O armazém ideal precisa ter uma estrutura que permita aos gestores verificarem o andamento dos trabalhos realizados pelos colaboradores bem como a área de separação de mercadorias, para que posso verificar se há engarrafamento de empilhadeiras, mercadorias ou pessoal.
Escolha um parceiro de confiança
Por fim, e não menos importante, é preciso sempre contar com um parceiro de confiança, seja no aluguel de equipamentos, na contratação de colaboradores, na compra de uma tecnologia ou no suporte de TI. E não se esqueça: sempre exija a excelência máxima desses parceiros.
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