Para que uma empresa seja bem administrada, é preciso que a gestão tenha controle sobre as mais diversas operações. No caso de uma organização que lida com frotas, isso tem a ver, entre outros elementos, com o conhecimento a respeito de gastos com pedágios. A isso damos o nome de gestão de pedágios.
A realidade é que sem o devido entendimento não só em relação aos gastos referentes aos pedágios, mas também sobre os impactos que eles geram na dinâmica do negócio, fica muito difícil controlar adequadamente as rotas, economizar nas estradas, simplificar as entregas, entre outros.
Por isso, a seguir, saiba mais sobre gestão de pedágios e conheça os benefícios dessa prática, além de dicas para fazer dela um diferencial no seu negócio.
O que é gestão de pedágios?
Gestão de pedágios diz respeito ao controle que uma empresa faz em relação aos pedágios que aparecerão diante dos veículos da companhia. E esse controle tem especial importância, pois permite que a atividade de transporte gere economia de tempo e de dinheiro. Logo, ele pode representar um ganho em termos de custos logísticos empresariais.
Quando pensamos em gestão de pedágios, não podemos nos concentrar apenas no momento da parada. É preciso ter em mente todo o processo que leva a ela.
É para garantir que isso aconteça que recomenda-se criar uma política clara de gestão de pedágios. Assim, é possível estabelecer critérios para controlar uma parte fundamental da atividade empresarial.
Vale lembrar que o cálculo do pedágio vai além da pesquisa a respeito dos pontos de cobrança nas vias. É preciso pensar, também, em variáveis como:
- o tipo de veículo em questão;
- o trajeto ideal a ser feito;
- os caminhos de ida e de volta;
- o número de eixos por caminhão.
O motivo é que esses elementos interferem na tarifa base do pedágio. Sendo assim, empresas que trabalham com mais de um veículo precisam ter atenção a essas variáveis.
O problema de não controlar os pedágios
A questão é muito simples: empresas que não controlam sua relação com os pedágios costumam gastar mais do que o necessário. E isso tem a ver não só com as tarifas, mas com todo o impacto que esse tipo de parada causa nas entregas.
Um veículo pode partir para seu destino sem o devido planejamento a respeito dos pedágios. O problema é que, neste caso, ele não tem como trabalhar com rotas alternativas, por exemplo. Assim, fica vulnerável a gastos desnecessários e paradas mais demoradas.
Por isso, o ideal é que exista a prática por parte do motorista ou do gestor de frotas de calcular os pedágios previamente. É preciso que seja feito um levantamento de todos os custos de uma operação de entrega. Somente assim será possível calcular as rotas de maneira precisa e recorrer a soluções para dar maior dinamismo a esse tipo de procedimento.
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Quais os benefícios da gestão de pedágios?
Uma gestão de pedágios é importante para a empresa lidar com um procedimento que é uma obrigação natural dos condutores que circulam pelo país. Pensar na gestão de pedágios é ir além do simples momento da parada do veículo. É cuidar para que as entregas sejam mais rápidas e econômicas.
Como a gestão de pedágios tem a ver com o processo como um todo, ela vai desde o momento do planejamento das rotas até as entregas. Assim, ela gera benefícios como:
- aumento da eficiência nas entregas;
- melhoria na comunicação com a equipe;
- melhoria no fluxo de trabalho dos condutores;
- redução de custos com a viagem;
- entre outros.
Em resumo, isso pode gerar economia, previsibilidade e ganho de tempo para as companhias que trabalham com cargas.
Empresas que contam com frotas maiores precisam necessariamente fazer a gestão de pedágios. O motivo é que somente assim elas conseguem controlar melhor seus diferentes ativos em trânsito. Consequentemente, podem fazer com que o desempenho deles traga resultados melhores para seus projetos.
5 formas para ser mais eficiente na gestão de pedágios
A questão que fica é: como criar uma política de gestão de pedágios que seja eficiente o bastante para garantir um melhor aproveitamento da empresa?
A resposta depende do perfil de cada empreendimento. É preciso ter atenção às características dos veículos e das rotas, mas, em geral, existem caminhos que as empresas podem seguir na criação de uma gestão de pedágios mais racional. Confira as dicas a seguir e saiba como colocá-las em prática no seu negócio.
1. Tenha uma roteirização eficiente
Roteirização de veículos é um termo chave quando pensamos em gestão de pedágios. Resumidamente, ela diz respeito a um processo no qual as rotas são previamente definidas para as entregas. Assim, o roteirizador serve para reduzir custos operacionais logísticos relacionados aos trajetos, de maneira que elementos como tempo, distância percorrida e até a qualidade das vias possam ser devidamente controlados pela gestão.
No geral, para ter previsibilidade é importante trabalhar com a roteirização. É ela que ajuda a reduzir custos com o transporte, faz com que os procedimentos se tornem mais seguros e ainda cria os meios para que a produtividade seja maior.
Basta pensar em como um roteiro bem elaborado pode fazer com que as entregas não sofram com atrasos, acidentes e até gastos excessivos em postos de combustíveis.
Empresas capazes de roteirizar adequadamente as entregas elaboram os trajetos com maior eficiência. Assim, os condutores podem atuar com mais segurança em relação às rotas. Da mesma forma, os gestores podem saber com antecedência sobre os gastos com o percurso.
Assista ao vídeo abaixo e confira as principais técnicas para reduzir o custo com o transporte.
2. Monitore sua frota
O monitoramento da frota também é fundamental para a gestão de pedágios. É graças a ele que a empresa consegue acompanhar todo o deslocamento de um ou mais veículos.
E isso é importante porque evita que os condutores saiam do trajeto tido como ideal. Assim, a roteirização tem como ser respeitada.
Mesmo que por alguma eventualidade seja necessário mudar o percurso, a gestão terá como avaliar se essa tomada de decisão foi correta ou não, e mensurar com mais informações a qualidade da sua entrega.
Somente com recursos tecnológicos mais avançados é que é possível exercer um monitoramento eficaz. É o caso da telemetria veicular, um tipo de tecnologia capaz de coletar informações dos veículos remotamente. A sua importância é gerar dados a respeito de elementos fundamentais para a qualidade do transporte. Entre outros, podemos citar:
- velocidade média;
- distância percorrida;
- localização em tempo real;
- consumo de gasolina;
- tempo de parada;
- entre outros.
3. Use o Vale-Pedágio
O chamado Vale-Pedágio é um benefício obrigatório. Ele deve ser concedido aos motoristas que atuam de maneira autônoma e transportadoras que lidam com transporte de cargas.
A ideia é que não caia sobre eles os custos do pedágio - assim garante a lei nº 10.209 em 23 de março de 2001. De acordo com ela, o custo do pedágio não pode ser embutido no valor do frete contratado.
Em resumo, isso quer dizer que quem se responsabiliza pelo pagamento do pedágio são as empresas contratantes- ainda que isso aconteça de maneira antecipada. Essa exigência evita que, de alguma forma, a despesa seja acrescida ao valor do frete.
A questão é que o Vale-Pedágio, mesmo sendo obrigatório, traz uma série de benefícios para os envolvidos. Para as empresas, em especial, ele oferece isenção de impostos e controle mais exato sobre os custos do pedágio.
4. Faça o pagamento pela internet
Com a evolução da tecnologia, surgiram soluções que simplificam consideravelmente a dinâmica das empresas- e não é diferente com a gestão de pedágios.
O que ocorre é que a empresa pode pagar os pedágios antecipadamente via internet. Existem serviços que podem ser contratados para viabilizar a liberação das cancelas de maneira automática.
Especialmente para quem trabalha com muitas entregas ou para quem faz um deslocamento maior, passando por diversos pedágios, soluções desse tipo são vantajosas, já que elas permitem diminuir as paradas ao longo dos percursos.
Os planos pré e pós-pagos funcionam de maneira simples: os veículos da empresa que assina esse tipo de serviço são equipados com pequenas etiquetas de pedágio, que podem ser coladas no para-brisa dos veículos. Elas contêm chips. São as chamadas tags, que liberam a catraca de imediato, sem que o condutor perca tempo na sua viagem.
O mais interessante é que esse tipo de serviço pode oferecer preços especiais para empresas que trabalham com mais de um veículo. Assim, é possível economizar e ainda garantir uma entrega mais eficiente para os clientes.
A dica é ter atenção a esse tipo de solução, conhecer as empresas que oferecem o serviço e investir na que for mais viável para o seu empreendimento.
5. Utilize as ferramentas que te ajudam
Ainda considerando a importância da tecnologia nesse processo, vale a pena ter atenção a recursos sofisticados que permitem, entre outros benefícios, calcular melhor as rotas com pedágio, os custos e definir inúmeras outras ações.
Afinal de contas, é possível ir muito além das famosas planilhas de Excel. Hoje, esse controle pode ser feito de maneira simplificada, seja via smartphone ou computador.
Algumas soluções são capazes de calcular automaticamente as paradas e custos referentes aos pedágios em uma rota, facilitam a integração direta para otimizar a gestão de transportes, entre outros diferenciais.
Por isso, o indicado é ter atenção a recursos como as ferramentas de API, por exemplo, que, simplificando, criam rotinas e padrões de programação via aplicativos para ajudar as empresas a controlarem melhor suas operações.
Como a tecnologia facilita a gestão de pedágios?
O segredo está em inserir tecnologia e inovação nos processos. Isso porque as novas ferramentas permitem agregar inteligência à gestão de frotas.
É o que fazem soluções como softwares que oferecem filtros inteligentes para o gerenciamento de gastos, tanto para o pedágio quanto para o cadastro de veículos. Com eles, o controle passa a ser mais preciso, fazendo com que a empresa consiga lidar com os diferentes acontecimentos de um jeito mais seguro.
Da mesma forma, tags vinculadas à frota permitem ações mais rápidas e controle digital. Soluções assim facilitam a visualização dos débitos e fiscalização do uso dos veículos. Como já citado, são as tags que permitem uma liberação imediata diante de pedágios, gerando, assim, mais dinamismo para as entregas.
Mesmo questões burocráticas, como a ativação do Registro Nacional dos Transportadores Rodoviários de Cargas, por exemplo, podem ser feitas com maior agilidade.
E é isso é fundamental, pois as empresas precisam se organizar para cumprir suas obrigações legais em menos tempo e com maior precisão. A realidade é que tecnologias que viabilizam isso fazem com que a ação do transportador no dia a dia seja simplificada.
Isso sem falar em como novas funcionalidades podem ser inseridas de acordo com as necessidades de cada cliente. É o que ferramentas personalizáveis oferecem como diferencial: além de permitir o controle online e uma visão integrada dos custos, elas servem para que todo o trabalho de análise de dados seja feito em função de uma demanda real.
Vale lembrar que as empresas podem trabalhar com veículos de pequeno, médio ou grande porte, ou ainda, com todos eles entre seus ativos. Por isso, fundamental é contar com soluções capazes de simplificar esse controle em função de cada ativo.
Em resumo, é a tecnologia que pode fazer com que a gestão de pedágios seja mais eficiente na empresa. E, assim, a gestão consegue ter um controle preciso a respeito de um setor que impacta diretamente em seus resultados.
Agora que sabe o necessário sobre gestão de pedágios, confira 6 motivos para ter o cartão combustível na sua gestão de frotas.
