Gestão de frota: tudo o que você precisa saber

A boa gestão de frota pode ser o que uma empresa precisa para se posicionar adequadamente no mercado. Isso porque, em muitos casos, a qualidade das entregas é comprometida justamente porque falta um maior controle dos veículos.

A realidade é que um mau gerenciamento da frota pode afetar os processos empresariais - principalmente quando eles são mais complexos. É por isso que a gestão de frotas precisa ser feita com qualidade. Graças a ela, a empresa tem como contar com subsídios para fazer um melhor planejamento financeiro, além de direcionar melhor seus ativos.

É sobre isso que você vai saber agora. Confira tudo o que é necessário sobre gestão de frota e faça dela um ponto forte no seu negócio.

O que é gestão de frota?

A gestão de frotas diz respeito a algo que vai além do controle  somente dos veículos da empresa. Em resumo, ela considera 3 elementos, que são os veículos, o comportamento de quem os usa e os insumos.

Quando falamos em gestão de ativos, estamos pensando no gerenciamento de toda a parte física do transporte da empresa. Resumidamente, é a compra dos veículos, sua manutenção e a sua renovação.

Já a gestão de comportamento tem a ver com o capital humano. Em relação a isso, é preciso pensar em treinamento e capacitação dos condutores.

Gestão de insumos, por sua vez, envolve todos os itens que viabilizam o transporte na sua empresa. Entre outros, podemos citar os pneus de cada carro, os combustíveis e as peças.

No geral, a gestão de frotas considera desde a análise de informações até o controle de veículos e a capacitação da equipe. Assim, para que ela seja feita de maneira adequada, é preciso observar todos esses fatores e, em seguida, definir condutas.

Isso tem a ver com a escolha de veículos adequados, otimização de rotas, prevenção e análise de riscos, entre outros.

A importância de pensar no gerenciamento de frota

No geral, pensar na gestão de frota é se preocupar com a qualidade dos processos empresariais. Isso porque quando eles estão sob controle, é possível extrair dados sobre cada movimentação. Dessa forma, a gestão pode usar esses dados para produzir mais e evitar erros.

A própria prevenção de acidentes é possível quando existe o devido entendimento a respeito das condições reais de cada veículo. Isso ajuda a economizar tempo e dinheiro, já que as manutenções preventivas tendem a custar menos do que as corretivas.

Também vale destacar a importância do uso desses dados para o trabalho dos colaboradores. São eles que podem mostrar se determinados erros estão se repetindo, além de indicar qual é a direção segura para a atuação de cada profissional.

Em resumo, em uma empresa que conta com veículos em seus processos, vale a pena ter atenção aos dados que a frota gera no dia a dia. Extraindo informações precisas sobre o andamento das operações, essa organização pode sofisticar suas ações e gerar resultados melhores.

Quais as vantagens de ter uma gestão eficiente?

São muitos os benefícios de contar com uma gestão de frotas eficiente. Entre os principais estão a otimização de recursos, a melhora na tomada de decisão e a redução de custos.

Otimização de recursos

Contar com veículos qualificados e processos de acordo com as necessidades é fundamental. É isso o que permite a qualquer empresa qualificar suas ações no dia a dia.

Com o controle de frota, mais do que garantir que peças e combustíveis estejam em dia, a empresa garante que a ação da equipe aconteça de maneira adequada, seguindo um planejamento.

Assim, os recursos rendem mais. Colaboradores bem preparados evitam problemas como danos provocados por mau uso, além de multas e outros incidentes nas estradas.

Em resumo, a gestão de frotas cria uma política que visa a valorização dos ativos. Logo, ela é essencial pensando em médio e longo prazo.

Melhora na tomada de decisão

Com uma boa gestão de frotas, a empresa passa a ter meios para coletar informações precisas a respeito do negócio - e isso tem um valor inestimável. É esse acesso a informações precisas que permitem, entre outros benefícios:

- evitar o desperdício de recursos nas ações de dia a dia;
- encontrar possibilidades de melhoria para seus projetos;
- definir e seguir indicadores de desempenho.

Em resumo, uma gestão qualificada de frota permite uma melhora no processo de tomada de decisão da empresa. Isso porque os problemas de organizações que falham nas suas escolhas costumam ter origem na falta de informação sobre os processos.

A realidade é que sem informações precisas, fica muito difícil mensurar entradas de receitas e gastos. Nesse sentido, a gestão de frota funciona como um mecanismo para aperfeiçoar as ações da empresa do ponto de vista estratégico.

Redução de custos

São diferentes as consequências de uma política de gestão de frotas para uma empresa. Talvez o maior benefício se dê, realmente, na questão financeira. Isso porque é possível reduzir custos não só nas viagens, como também nas manutenções.

A empresa consegue controlar seus gastos por corrida registrando, por exemplo:

- a quilometragem percorrida;
- a quantidade de combustível gasto;
- as despesas com o condutor;
- eventuais reparos;
- o desgaste de peças;
- entre outros.

Com a gestão de frota, é possível fazer com que cada viagem, mesmo tendo suas características próprias, gere informações que serão úteis para a sequência do empreendimento.

Já em relação à manutenção, o mais interessante é notar que a gestão de frota viabiliza a criação de uma política de manutenção. Assim, é possível que os processos se deem dentro das expectativas, facilitando a busca por resultados.

Com um sistema automatizado, por exemplo, é possível acompanhar os prazos com critérios. Dessa forma, a manutenção pode ser realizada no tempo certo.

O diferencial disso vai além de a empresa prever gastos com consertos. É importante destacar como a presença de um histórico de reparos é útil. Com ele, cada veículo pode ser avaliado de acordo com suas características e recomendações de fábrica. Assim, sempre que uma intervenção precisa ser feita, a tendência é que ela aconteça de maneira precisa.

Quais os principais desafios na gestão de frota?

O maior desafio de fazer uma boa gestão de frota, certamente, está na organização. Nesse ponto, não importa se a empresa faz uso de recursos mais simples ou mais sofisticados. O que vale mesmo é a sua capacidade de colocar os processos em ordem, tendo em vista a dinâmica de sua operação.

Esse é um grande desafio, mesmo para empresas pequenas que poderiam facilmente evitar problemas. Questões como o controle de combustível, por exemplo, exigem maior capacidade de lidar com elementos que vão além do cuidado direto com os veículos. É preciso avaliar, por exemplo, como o condutor age em sua rotina, além da qualidade dos reabastecimentos que são realizados.

Isso para citar apenas um exemplo. Quando falamos em gestão de frota, estamos nos referindo a um conjunto de situações. Assim, existe a exigência de mapear os processos e criar meios para otimizar cada situação possível.

Vale ressaltar que cada frota apresenta suas peculiaridades. Logo, o desafio da empresa é único. Companhias que atuam com finalidades diferentes têm formas de operação logística diferentes. Assim, seus desafios também não são os mesmos.

Se para uma organização o maior desafio pode ser o planejamento de suas ações, tendo em vista os imprevistos da operação, para outras, esse desafio principal pode ser a simples diminuição de custos com manutenções.

É por isso que, no geral, é a organização dos processos o que mais demanda atenção em relação à gestão de frota. Sabendo controlar os procedimentos, a empresa tem como objetivo mirar naquilo que pode trazer maiores benefícios e menores prejuízos e, em função disso, atuar na evolução do negócio.

 

6 dicas para desenvolver uma gestão de frotas eficiente

É justamente por conta dessa necessidade de pensar na gestão de frotas de acordo com a organização de cada empresa que vale a pena considerar as seguintes dicas.

É preciso controlar o processo operacional, tendo em mente a forma como são feitas entradas e saídas de veículos, bem como o custo com manutenções e outros procedimentos. A partir de então, é possível avaliar ações e tomar decisões a respeito delas.

A melhor maneira de o gestor de frota conseguir isso é a partir das seguintes dicas.

1. Faça o mapeamento da estrutura da empresa

Conheça o momento atual da sua empresa para o trabalho logístico. Isso diz respeito a questões como recursos e estruturas. É preciso colocar na ponta do lápis ou dentro de um sistema tudo aquilo que se sabe a respeito do funcionamento dos veículos no dia a dia.

Uma maneira de começar isso é criando uma lista. Nela, precisam ser quantificados os veículos, a quilometragem deles, entre outros aspectos.

A proposta deste tópico é pensar em um meio para identificar com clareza a situação da frota. Assim, será mais fácil elaborar uma política de utilização dos veículos.

2. Crie a sua política de utilização da frota

Com as informações da empresa em mãos, é hora de pensar na forma como a frota deve ser utilizada. A melhor maneira de se fazer isso é criando um documento com as regras para uso dos veículos. O foco é tornar a ação dos condutores mais objetiva, evitar problemas e gerar produtividade para os ativos empresariais.

É interessante que esse documento traga informações a respeito da finalidade de uso de cada veículo. Além disso, é possível definir fatores como:

- a velocidade máxima indicada;
- os trajetos de cada operação;
- os horários recomendados;
- os pontos de abastecimento ideais;
- os procedimentos em relação a esses abastecimentos;
- ações referentes à situação legal do condutor;
- a hora de pensar nas trocas dos veículos;
- entre outros elementos específicos para cada operação.

3. Faça uma tabela com os gastos da operação

Elementos como a média de consumo mensal de combustível, além de custos de manutenção são tão importantes quanto os gastos com condutores. É preciso, então, que eles estejam devidamente anotados por período para que sejam reavaliados constantemente.

Essa é uma maneira inteligente de evitar que os gastos saiam de controle - principalmente em se tratando de um setor que gera custos variáveis. Eventuais aumentos no custo da gasolina, por exemplo, podem pegar a gestão desprevenida sem esse cuidado maior.

É importante também ter a noção de quais veículos e condutores têm apresentado maior custo para a operação como um todo. Assim a empresa tem como investir em programas de aperfeiçoamento para os profissionais ou em reparos para os veículos.

4. Crie um programa de manutenção

Existem 3 possíveis formas de lidar com a manutenção de veículos. A preventiva, que é programada em função de eventuais falhas possíveis, a preditiva, que, em resumo, é o acompanhamento do veículo por meio de inspeções, e a corretiva, que atua na resolução pontual de problemas.

Considerar essas 3 ações permite à empresa gerar economia e prevenir acidentes. Isso geralmente acontece quando há um plano com datas para os reparos em função das recomendações de fábrica. Assim, vale a pena já comprar os veículos com atenção a isso e seguir as sugestões para prolongar a vida útil desses ativos.

5. Invista em treinamentos dos condutores

É necessário que haja um alinhamento entre aquilo que a empresa precisa para sua frota e o que os condutores fazem no dia a dia. Do contrário, mesmo com uma preocupação com os ativos, dificilmente a empresa se verá livre de problemas envolvendo segurança e economia.

A melhor maneira de conseguir esse alinhamento é por meio de treinamentos. Ações como workshops, e eventos in-company, por exemplo, costumam ser muito úteis para gerar conscientização e evitar dores de cabeça.

Além disso, é importante manter a equipe sempre atualizada. Principalmente se você contar com uma frota própria. Formas de proceder nas estradas e meios para evitar gastos excessivos nos veículos devem ser considerados e atualizados regularmente.

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6. Insira a tecnologia na sua rotina

Soluções como o controle de rotas podem facilitar e muito a gestão de frota. GPS, telemetria e especialmente um software específico de controle de frota tornam esse trabalho muito mais simples e sofisticado.

Planejar rotas alternativas, extrair informações, controlar custos, entre outros, são diferenciais que soluções tecnológicas trazem para que a gestão se torne mais eficiente e os resultados apareçam. Por isso, conte sempre com eles para fazer a gestão de frotas mais profissional no seu negócio.

Quer facilitar de vez a sua relação com a gestão de frota? Então, baixe agora mesmo a nossa planilha para calcular os custos e otimizar despesas. Faça o download do documento gratuitamente.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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