Calcular a reposição de produtos em um estoque é algo que precisa ser feito com critérios. Do contrário, a empresa corre uma série de riscos - entre outros, o de lidar com um produto em excesso ou em falta.
A questão é que empresas bem organizadas fazem do estoque um elemento essencial na busca por resultados. Nessa lógica, elementos como estoque máximo e mínimo precisam ser entendidos.
É sobre esse assunto que vamos tratar aqui. Saiba o que é necessário sobre limites no controle de estoque.
O lote de reposição
Chamamos lote de reposição a quantidade necessária para a reposição de um item. Esse valor precisa ser resultado de um cálculo que, geralmente, é feito pela gestão de estoque.
É necessário ter uma visão clara a respeito das entradas e saídas da empresa. Bem como dos movimentos sazonais para fazer projeções adequadas em relação a isso. Somente assim esse valor pode ser identificado de maneira que as compras sejam compatíveis com as necessidades da empresa.
Existe uma fórmula que costuma ser usada no cálculo da quantidade de reposição. Basta multiplicar o consumo médio diário pelo tempo de reposição.
Esse resultado aponta o que chamamos de estoque mínimo. Ele é o valor mínimo necessário no estoque para suprir as demandas por determinado produto.
O estoque mínimo é algo que todo gestor precisa conhecer. O problema é que, na lógica empresarial, se concentrar apenas nisso também pode ser um erro.
Estoque mínimo e estoque máximo
Estoque mínimo é o termo que diz respeito ao mínimo de produtos necessários no estoque para não faltar reposição de mercadorias. Além dele, existe, também, o estoque máximo. Neste caso, estamos nos referindo à quantidade máxima de produtos que a empresa precisa ter estocada para não ter prejuízos. Seja com espaço ou com validade.
Simplificando: é o limite para que a empresa não perca produtos em virtude de:
- armazenamento inadequado no seu armazém;
- demora para que um item seja enviado para a venda;
- entre outros.
Conhecer tanto o estoque mínimo quanto o máximo é essencial para um controle mais rigoroso. Dessa forma, a empresa evita prejuízos e consegue fazer das reposições um diferencial.
O estoque mínimo e como chegar a ele do jeito certo
Como visto, este é o valor mínimo de unidades que uma empresa precisa comprar para garantir as reposições. É o chamado estoque de segurança, e serve para suprir as vendas, mesmo que haja um aumento repentino de demanda. Esse estoque mínimo é útil para uma série de situações: atrasos nas entregas dos produtos pelos fornecedores, problemas com os itens presentes na loja, entre outros.
Reforçando: é preciso calcular o estoque mínimo em função de cada produto. E isso pode ser feito a partir de dois dados: o tempo necessário para repor esse produto no estoque e o consumo médio do produto. Neste caso, são as unidades vendidas em um dia.
Então chegamos à fórmula anteriormente citada:
Estoque mínimo = consumo médio diário X tempo de reposição.
Assim, se em 30 dias houve o consumo de 180 unidades de algo, o consumo médio diário é igual a 6.
180 / 30 = 6
Imagine que o consumo médio diário do produto seja 6. No nosso exemplo, a empresa precisa de 20 dias para repor essa mercadoria. Então, para chegar ao estoque mínimo, basta multiplicar o consumo médio diário pelo prazo de reposição. Da seguinte forma:
20 X 6 = 120
O que nos mostra que são necessárias 120 unidades deste produto para chegar ao estoque mínimo.
Vantagens e desvantagens de operar com o estoque mínimo
Uma empresa que conhece o estoque mínimo precisa conhecer os benefícios e malefícios de trabalhar com esse conceito no dia a dia. Neste caso, ela está lidando com o chamado estoque de segurança. E montar sua reposição em função dele tem suas desvantagens. Uma delas é diminuir o poder de barganha junto a fornecedores.
O motivo é que as empresas querem vender mais. Para tanto, elas oferecem descontos e outras vantagens específicas. Isso costuma ser especialmente interessante para parceiros que adquirem seus produtos em maior volume.
Da mesma forma, existe um risco por trás dessa metodologia. Ela exige que o acompanhamento seja preciso, ou seja, diariamente as quantidades devem ser verificadas. Do contrário, a tendência é que determinado produto fique em falta.
Por outro lado, o estoque mínimo também oferece vantagens. Ele pode, sim, ser uma solução para reduzir gastos. Isso porque ele permite que a quantidade de produtos estocados seja menor.
Além disso, com o estoque mínimo, os investimentos em estrutura física e de logística interna podem ser amenizados.
Em tempos de crise, essa tende ser uma solução interessante. Também vale citar a menor incidência de falhas humanas e até de furtos. Com o estoque mínimo, é mais fácil controlar os ativos e evitar esse tipo de problema.
O estoque máximo e como ele funciona
Primeiro, o estoque máximo deve ser entendido como uma referência para que a empresa evite prejuízos. Especialmente quando há compra exagerada de itens.
Ocorre que cada produto apresenta uma rotatividade que lhe é peculiar. Assim, se a empresa não tiver o devido cuidado na hora de pensar nos limites máximos para cada produto, então ela corre riscos, como de deixar ativos estragarem no armazenamento.
Logo, trabalhar com o estoque máximo é uma forma de evitar que a organização sofra prejuízos financeiros. Até porque o foco, aqui, é evitar que ela compre mais do que o necessário.
Vale lembrar que uma armazenagem não estratégica pode trazer prejuízos que vão além da perda de produtos. As empresas podem ter que arcar com preços maiores nas contas de luz, no aluguel, entre outros. Isso porque um estoque maior do que o necessário precisa de uma estrutura grande.
O estoque máximo é sempre o resultado do estoque mínimo mais o lote de reposição. Isso quer dizer que, considerando o exemplo apresentado no tópico anterior, com o estoque mínimo de 120 unidades e supondo que o lote de reposição tenha 50 unidades, basta fazer a soma:
Estoque máximo = lote mínimo (120) + lote de reposição (50) = 170.
O que esse resultado nos traz é a quantidade máxima de unidades para esse produto em questão. No caso, são 170 unidades.
Vantagens e desvantagens de operar com o estoque máximo
Com um limite definido, que é exatamente a proposta por trás do conceito de estoque máximo, a empresa tem como gerar uma série de benefícios para o negócio. O primeiro deles é, justamente, a diminuição dos riscos de ver determinado produto encalhar. E essa é uma forma de controlar os gastos a partir de uma estratégia racional.
Além disso, com o estoque máximo, é possível garantir uma melhor alocação de recursos e atender à demanda de maneira mais realista. Sem falar que tudo isso pode tornar a relação com os clientes mais interessante. Afinal, a empresa terá como passar para eles a certeza de que é confiável.
Entretanto, também existem desvantagens. Entre as principais, podemos destacar a menor resistência às oscilações de demanda no estoque máximo. Isso quer dizer que, se um produto de uma hora para a outra se tornar uma “febre” entre os clientes, possivelmente a companhia não terá como suprir essa carência do mercado.
Também na relação com os fornecedores, o estoque máximo pode ser um problema. Ele leva a empresa a diminuir a necessidade de compras emergenciais. Assim, oportunidades sazonais, como promoções específicas, podem ser ignoradas pela companhia, já que não haverá espaço para alocar os novos produtos.
O que é o ponto de pedido?
E como saber qual é o momento certo de repor o estoque? Não é uma boa ideia esperar a saída de todos os produtos para ir atrás da reposição. Por isso mesmo, empresas mais organizadas trabalham com um conceito que torna essa decisão muito simples de ser tomada: é o chamado ponto de pedido.
Em resumo, o ponto de pedido nada mais é do que o nível de estoque que exige o pedido de reposição.
Sua importância é grande, já que, com ele, assim que determinado produto atinge uma quantidade no estoque, a empresa tem como fazer o pedido de maneira automática. Assim, ela garante que a mercadoria não vai faltar e que as vendas não serão perdidas.
Para calcular o ponto de pedido, basta seguir a fórmula:
Ponto de pedido = média de consumo das mercadorias por dia X tempo de reposição das mercadorias em dias + estoque mínimo.
Assim, se uma empresa vende 20 produtos nos 30 dias do mês, seu consumo médio é de 0,67 (20/30 = 0,67), e o processo para novos itens é de 45 dias, com o estoque mínimo de 27 unidades, o ponto de pedido será:
PP = (0,67 x 45) + 27 = 57,15.
Assim, quando o estoque apresentar 57,15 unidades, é hora de recorrer ao fornecedor para fazer um novo pedido.
A relação entre ponto de pedido, estoque mínimo e estoque máximo
No fim, todos esses conceitos se resumem ao objetivo de gerar equilíbrio no trabalho com o estoque.
O fato é que contar com mercadorias de menos pode fazer a empresa perder vendas e desagradar clientes, e com mercadorias a mais do que o necessário, o risco é de gerar gastos extras.
De qualquer forma, um bom controle do estoque garante que a produção se dê de maneira eficiente. Assim, os excessos podem ser evitados. É nesse sentido que conceitos como de estoque mínimo e máximo precisam ser compreendidos. Eles são ferramentas essenciais para tornar o estoque mais inteligente dentro de um empreendimento.
E isso só é possível quando a empresa trabalha, também, com o conceito do ponto de pedido. Afinal, sem saber qual é o momento adequado para investir no estoque, fica muito difícil trabalhar com níveis mínimo e máximo.
Em resumo, a melhor maneira de tornar o estoque estratégico dentro da empresa é ter atenção máxima a esses 3 elementos. São eles que, identificados e explorados da maneira mais adequada, podem fazer com que, do estoque, comecem os processos que trarão impactos positivos para toda a cadeia produtiva.
É nesse sentido que vale a pena saber mais sobre as soluções tecnológicas que permitem esse controle mais preciso.
A realidade é que considerando a velocidade com que os processos acontecem e a complexidade de negócios de maior porte, exercer o devido acompanhamento de cada item a ponto de determinar os índices com precisão, acaba sendo tarefa extremamente difícil.
É aí que um sistema de gestão de estoque pode ajudar. Com ele é possível fazer configurações e automatizar uma série de procedimentos.
Um dos que mais chamam a atenção é o alerta automático de quando os índices são atingidos. Dessa forma é possível simplificar consideravelmente a ação da equipe responsável e ter como diferencial a precisão em relação aos processos no estoque.
Por que controlar o estoque é uma ação estratégica da empresa?
Existe uma série de dificuldades que uma gestão enfrenta quando não se atém às necessidades de controlar melhor o estoque. Além do que já foi citado, é importante também destacar a questão do mercado.
Em um cenário em que cada vez mais empresas investem em tecnologia para sofisticar seus processos, pode parecer óbvio recorrer a soluções avançadas para acompanhar essa tendência. Entretanto, investir em tecnologia apenas para não ficar para trás é um erro grave que a maioria das organizações comete.
A questão é que todo investimento precisa ser resultado de uma análise interna e externa que sugere algum tipo de intervenção.
No caso do estoque, fundamental é saber como lidar com ele do jeito certo para somente em função das demandas que surgirem, recorrer a um investimento mais sofisticado. É nessa lógica que conceitos como de estoque máximo e mínimo, além do ponto de pedido, levam ao sistema de gestão como diferencial de mercado.
Esse é um recurso que simplifica o registro de movimentações no estoque. Além disso, ele automatiza os processos de acordo com a realidade da empresa. Logo, investir nesse tipo de solução é algo capaz de posicionar a companhia de maneira única no mercado em que atua. Assim ela pode se tornar muito mais precisa e inteligente nos processos de reposição, ainda que trabalhe com dezenas ou centenas de produtos.
Agora que sabe o que é estoque máximo e mínimo e como lidar com eles na sua empresa, confira também quais são os tipos de estoque e escolha o ideal para o seu tipo de negócio.
