A gestão de frotas, embora não receba a devida atenção dos gestores, é um fator essencial para qualquer organização que utilize veículos comerciais, pois está diretamente ligada à produtividade, controle e desempenho tanto da frota quanto dos motoristas. Assim, os desafios na gestão de frotas, que fazem parte da rotina administrativa, devem ser analisados e enfrentados com muito cuidado
Diante disso, se o gestor quer melhorar as operações e fazer a sua empresa se destacar no mercado, é preciso ter em mente a importância da gestão de frotas com a adoção de práticas que estruturem de forma eficiente todos os processos relacionados à frota, com o objetivo de garantir a qualidade dos serviços prestados e, consequentemente, levando à satisfação dos clientes e parceiros.
E para que esses objetivos sejam alcançados, é necessário que o gestor enfrente alguns obstáculos. Pensando nisso, preparamos este artigo para explicar quais são os desafios na gestão de frotas e como superá-los. Confira!
6 principais desafios na gestão de frotas
Confira a seguir os principais desafios do gestor de frotas e os caminhos para mitigar ou eliminar estes problemas:
Controle de custos
Certamente, o controle de custos é o elemento mais complexo para o gestor de frotas. Nos dias atuais, a tecnologia oferece diferentes opções de sistemas para analisar e separar dados essenciais para tomadas de decisão mais assertivas.
De maneira geral, é fundamental uma esquematização detalhada de todos os gastos com combustível e manutenção dos veículos pertencentes à frota. Esse controle pode ser feito por meio de planilhas e softwares específicos para a gestão de frotas.
É importante ressaltar que, com uma boa organização, aliada às diferentes opções de ferramentas tecnológicas que auxiliam no controle de frotas, o gestor consegue se organizar melhor e, assim, alcançar os resultados desejados.
Por fim, é necessário garantir que a equipe de motoristas faça um uso consciente e econômico do combustível. É importante que esse gasto conste de forma clara, ou seja, separado do dos demais custos, na planilha de controle de gastos.
Manutenção preventiva e corretiva
Os veículos são ativos da empresa e, por isso, devem receber uma atenção especial. Isso porque, sem a frota, a empresa não consegue realizar a parte logística do negócio. Portanto, a conservação dessa frota exige inspeções frequentes, e até diárias, se for o caso, a fim de evitar prejuízos financeiros e de imagem para a empresa.
Ter um controle automatizado de manutenção preventiva de cada veículo pode evitar que o mesmo fique ocioso na oficina, esperando por peças, atrasando entregas e, consequentemente, causando a insatisfação dos clientes.
Certamente que imprevistos existem, mas, evitá-los é obrigação de um bom gestor. Uma dica é ter um veículo reserva para fazer os fretes quando algum outro da frota precisar de reparos.
Além disso, é importante frisar que as manutenções corretivas são mais caras e, na maioria dos casos, podem causar danos e falhas desnecessárias por falta de revisão na frota. Portanto, deixar os veículos parados na oficina, gera atrasos e até mesmo redução no número de entregas da empresa.
O ideal é fazer a manutenção preventiva, programando os serviços sempre que necessário. E, para gerir melhor essa etapa, é interessante contar com um sistema capaz de organizar cronogramas, prevendo serviços e relatórios dos veículos pertencentes a frota.
Monitoramento de veículos
Para que o gestor de frotas consiga realizar suas tarefas da melhor forma possível, é necessário acompanhar todas as etapas do serviço para garantir uma maior eficiência.
Assim, utilizar ferramentas de monitoramento é indispensável para se ter maior controle sobre a frota, já que esses sistemas permitem o acompanhamento do veículo na rota que está sendo realizada pelo motorista, entre outros. As tecnologias de acompanhamento em tempo real podem ser o diferencial de uma gestão de rotas bem planejada e bem executada.
Segurança dos motoristas e carga
Constantemente, vemos nos noticiários roubos de cargas, assaltos e até assassinato de motoristas nas estradas brasileiras. Para evitar esses problemas, as empresas devem adotar algumas práticas para promover a segurança de motoristas e cargas.
A primeira providência é contratar um seguro de acidente e roubo. Isso irá facilitar uma busca e recuperação, caso algo aconteça. Além disso, o uso de sistemas de rastreamento e monitoramento (já mencionados no tópico anterior), permite que o gestor acompanhe o trajeto do veículo e o oriente quanto ao melhor trajeto e, caso haja algum problema, a gestor pode entrar em contato com o motorista ou, até mesmo, acionar ajuda policial quando algo sai do previsto.
Conformidade e regulamentações
Outro desafio para o gestor de frotas é manter os veículos dentro da conformidade da legislação. Antes de mais nada, é de suma importância garantir que todos os motoristas tenham em mãos uma CNH válida e estejam em dia com os cursos exigidos para o transporte de cargas.
Em relação aos veículos, é fundamental garantir que as licenças de transporte e documentação estejam em conformidade com os processos operacionais da empresa.
Também é preciso garantir que o veículo saia da garagem com todos os requisitos de viagem cumpridos e isso pode ser feito por meio de um checklist de saída. Fazendo isso, o gestor evitará multas, acidentes, ociosidade e a apreensão do veículo durante a viagem.
Outro ponto fundamental da conformidade é obedecer a Lei do Motorista – Lei Nº 13.103. Conhecer os aspectos da lei é fundamental para que o gestor garanta todos os direitos e deveres do motorista, e assim evitar que a empresa, em algum momento, seja processada na justiça.
Nesse contexto, é importante adotar um software que possibilite o controle de jornada dos motoristas e a criação de um diário de bordo. Esse tipo de sistema possibilita a captação de dados do veículo, análise dos pontos de parada, rotas, duração da viagem e dados de identificação do motorista. Todas as informações são captadas com precisão e confiabilidade, portanto, evitando erros de preenchimentos e possíveis fraudes.
Análise de dados e tomada de decisões
A análise de dados pode ser muito valiosa para a gestão de frotas porque esses indicadores trazem informações que podem influenciar positivamente na tomada de decisões.
Para que o gestor tire o melhor proveito dessas informações, é preciso ter um bom planejamento, que estipule métricas específicas e que atendam as necessidades do negócio, como, por exemplo, a quantidade de viagens realizadas, o consumo por tipo de combustível e o número de sinistros por motorista, entre outras métricas.
Quais os benefícios em superar esses desafios na gestão de frotas?
Agora que você já sabe quais são os principais desafios na gestão de frotas e como superá-los, confira os principais benefícios ao administrar da melhor forma os desafios que foram apresentados.
Aumento da eficiência operacional
O aumento da eficiência operacional é uma das grandes vantagens ao vencer os desafios na gestão de frotas. A empresa que alcança essa eficiência ganha destaque no mercado. Lembre-se que os clientes estão cada vez mais exigentes e não hesitam em mudar de empresa quando passam por uma má experiência, além de, se posicionar e reclamar em sites especializados e redes sociais.
Assim, os gestores que têm como foco o sucesso do negócio, precisam evitar problemas, como quebras de veículos, e planejar rotas e entregas mais eficientes e ágeis.
Redução de despesas com manutenção
A manutenção dos veículos é uma das despesas mais significativas de uma empresa. Uma gestão de frotas adequada pode reduzir expressivamente os gastos com essas manutenções, principalmente no caso das corretivas. Essa economia, inclusive, pode permitir a aplicação dos recursos em outros setores da empresa.
Gestão de combustíveis mais prática
A gestão de frota, quando acompanhada de um planejamento de rota eficiente, otimiza o consumo do combustível e diminui os custos excessivos de tempo ocioso.
Os sistemas de rastreamento também são importantes aliados neste quesito porque torna possível o planejamento dos locais de parada para reabastecimento do veículo. Os gestores podem ver, em tempo real, onde cada veículo está localizado e assim poder planejar a rota mais conveniente para o trajeto que precisa ser percorrido.
Alguns softwares fornecem informações de tráfego, o que pode ser bastante útil ao ajudarem a evitar desperdícios de tempo e combustível nos engarrafamentos, por exemplo.
Redução de custos com seguro
Uma gestão de frotas eficiente previne roubos, furtos e acidentes, e esse controle de perdas pode influenciar no momento de contratar uma seguradora, já que o bom histórico pode reduzir os custos com o seguro.
Conte com um sistema de gestão de frotas
Ao longo deste artigo, você viu como é importante superar os desafios na gestão de frotas por meio de um planejamento estratégico. A tecnologia é uma importante aliada nesse processo pois, no mercado, é possível encontrar diversas ferramentas que otimizam esse processo.
Assim, é preciso conhecer as tendências da gestão de frotas e, principalmente, entender quais ferramentas realmente serão relevantes para atender as necessidades do seu negócio.
A OnBlox oferece uma solução cujos benefícios são bastante consideráveis. Isso porque nossa ferramenta permite algumas opções realmente avançadas, como a auditoria de frete, que permite que o gestor possa realizar uma análise minuciosa das atividades exercidas pela sua equipe, evitando duplicidade de faturas, cobranças indevidas e outros tipos de erros que podem prejudicar a empresa.
Outro diferencial de um sistema avançado, como o da onBlox, está na possibilidade de gerenciar a sua distribuição a partir de diferentes centros, mantendo o controle total sobre as despesas. Desse modo, além de ganhar em produtividade, é possível melhorar os resultados da empresa a partir do sistema para controle de frota.
Dentre as inúmeras vantagens que o sistema de frotas da OnBlox pode oferecer para o gestor, destacamos os principais:
Controle de despesas da frota
Um dos principais diferenciais do software desenvolvido pela OnBlox é a possibilidade de controlar todos os custos relacionados à frota por meio de uma única plataforma prática, inteligente e responsiva. A ferramenta centraliza todos os gastos realizados pelos veículos, como abastecimentos, pedágios, pernoites, alimentação do motorista, multas e fretes, entre outras despesas.
Monitoramento do comportamento dos motoristas
Outro destaque do sistema de gestão de frotas da onBlox é a funcionalidade que permite o monitoramento do comportamento de cada motorista e veículo, o que irá melhorar o desempenho das entregas e aumentar a satisfação dos clientes.
Na prática, é possível acompanhar cada etapa das operações, incluindo detalhes importantes das entregas, bem como o tempo da conclusão, paradas não autorizadas, abastecimentos, índices de velocidade, conservação do veículo, mudanças de rotas, entre outros aspectos.
Gerenciamento de manutenção
Outra funcionalidade do sistema de controle de frotas da onBlox que merece destaque é o gerenciamento completo de manutenção dos veículos, que possibilita o monitoramento de gastos com consertos, programações de manutenções preventivas, contratação de mão de obra, frequência de serviços, compra e controle de estoque de peças de reposição, entre outros.
Visibilidade e usabilidade
Por fim, outra vantagem do sistema de gestão de frotas da onBlox se refere à sua usabilidade e capacidade de mostrar as informações aos gestores de forma simplificada e detalhada, permitindo o acompanhamento das movimentações em uma tela muito simples e de fácil compreensão, disponibilizando as informações em blocos ou etapas.
O sistema integra as informações de forma eficaz para que o controle seja total. Os dados são coletados, armazenados e podem ser disponibilizados de maneira criteriosa e segura, facilitando o trabalho do gestor da frota.
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