Para tocar um empreendimento de forma eficiente, é de suma importância que os gestores estejam atentos a fatores como produtividade, gerenciamento de tempo e redução de gastos. Nesse contexto, a conferência cega de mercadorias é um bom exemplo de processo que envolve todos esses elementos.
Muitas vezes, quando a empresa recebe mercadorias em seu armazém, pode acontecer de a nota fiscal não estar disponível para a conferência e, nessas situações, é necessário contar os produtos que foram entregues e, posteriormente, realizar o confronto entre o que foi contabilizado e o que consta em nota fiscal.
No entanto, uma conferência de entrada realizada incorretamente pode trazer sérios problemas. A seguir, falamos mais sobre funciona esse método, suas vantagens e desvantagens. Confira!
O que é uma conferência cega?
A conferência cega é um método a partir do qual é possível monitorar a fase de recebimento de mercadorias no armazém, comparando a quantidade de produtos comprados e a contagem pelo funcionário que recebe a remessa.
Como vimos, nesta forma de conferência, a pessoa responsável pela realização da contagem não tem acesso à nota fiscal das mercadorias e precisa fazer o processo de forma apurada e detalhada para que a operação e produtividade não sejam prejudicadas.
Para que serve a contagem cega?
A conferência cega, também conhecida como “contagem cega”, permite que o gestor tenha a certeza que a quantidade de produtos da nota fiscal esteja em conformidade com o que foi recebido no armazém.
Como funciona?
Basicamente, a conferência cega identifica e compara as informações do produto com a nota fiscal ou com a ordem de serviço.
O funcionário responsável pela conferência, e que presumivelmente sabe a quantidade que deve receber, tem um espelho da nota fiscal, mas sem as quantidades (por isso a conferência é cega). Assim, ao receber a mercadoria, ele deve indicar a quantidade recebida de cada item.
Posteriormente, as quantidades informadas pelo conferente são comparadas por outro colaborador, com as quantidades que constam da nota fiscal completa do produto.
O processo em duas etapas evita a ocorrência de erros na contagem, já que o colaborador que recebe a mercadoria acaba sendo obrigado a conferi-la de maneira detalhada. Além disso, delegar essa tarefa para dois funcionários diminui a chance de erro humano.
Vantagens ao utilizar a conferência cega no seu armazém
A conferência cega é um método que proporciona vantagens como:
- Exatidão entre os produtos informados na nota fiscal e o estoque físico, evitando que a empresa receba itens a mais ou a menos;
- Diminui a chance de má fé do colaborador responsável pela conferência das mercadorias, durante o processo de recebimento e expedição de carga;
- Evita manobras dos fornecedores que "empurram" outro tipo de mercadoria no lugar do que foi pedido;
- Evita o recebimento de produtos danificados, vencidos ou próximos do vencimento, conforme política de cada organização.
Desvantagens
Vale ressaltar que, embora o método de contagem cega agilize o processo de recebimento de mercadorias, é preciso ter um controle mais apurado e eficiente nessa etapa, de modo a evitar erros na contagem, falta de itens e, inclusive, fraudes.
Nesse sentido, a tecnologia é uma excelente aliada, pois substitui o controle manual, como, por exemplo, o módulo do WMS, sistema que permite a automatização dos processos de movimentação e que garante uma maior eficiência na identificação e conferência dos itens recebidos.
Mas o que é WMS?
A sigla WMS significa Warehouse Management System, um software que oferece o que há de melhor para otimizar a operação logística dentro de uma empresa. A conferência é feita por meio de coletores de dados sem fio, dispensando a necessidade de uso de papel.
Essa ferramenta pode trazer muitas vantagens, já que centraliza o controle e faz com que os processos estejam alinhados e sejam cumpridos de forma eficiente.
Tirar a complexidade de execução da contagem das mãos do conferente e a transferir para o sistema WMS resultará no aprimoramento da operação, reduzindo drasticamente as chances de erros passarem despercebidas. Além de induzir o operador a realizar a operação com extrema concentração, o que por consequência resultará em um aumento de produtividade e qualidade.
Em suma, a utilização do WMS permite uma melhora considerável no modo como a conferência cega pode ser feita, diminuindo a possibilidade de erros e aumentando a otimização de processos do setor logístico.
Problemas que devem ser evitados na conferência de entrada de produtos
A contagem cega de mercadorias é uma etapa que mostra se fatores como gestão de tempo, controle de gastos e produtividade estão sendo bem realizados, e se existem problemas que precisam ser resolvidos para que todo o processo possa ser otimizado.
No entanto, se essa conferência for feita de forma errada, pode trazer sérios problemas para o estabelecimento. Veja os principais e descubra como evitá-los:
Mercadorias cadastradas de forma incorreta
Se entrada de mercadorias não for feita de forma cautelosa, podem ocorrer erros, como produtos cadastrados em duplicidade ou com códigos de barras errados.
Nessas situações, se não for utilizado um coletor de dados, como WMS, que faz todo o processo automaticamente, será necessária uma conferência manual para corrigir os erros.
Problemas com a Receita Federal
Outro problema que pode ser evitado quando uma conferência de entrada não for feita com cuidado é relacionado à emissão de nota fiscal. Alguns itens podem passar sem nota, e isso pode ser um grande problema fiscal.
Atualmente, a Receita Federal tem um controle maior sobre tudo o que entra nas empresas por meio de documentos fiscais eletrônicos. Então, se uma empresa deixa de declarar algum produto na nota fiscal, isso pode gerar uma fiscalização mais rígida - e até a aplicação de multas altíssimas.
Novamente, um coletor de dados é a melhor forma de evitar esse tipo de problema, pois ele é capaz de identificar e alertar o profissional que estiver conferindo as mercadorias sobre os produtos que não possuem documentos fiscais.
Validade dos produtos
A atenção com o vencimento dos produtos também é uma responsabilidade da conferência. Por isso, caso algum item entre para o estoque com a validade próxima, muito provavelmente, ele vencerá nas gôndolas, o que pode provocar queda na reputação da marca, além da rejeição dos consumidores.
Nesse caso, para evitar esse tipo de problema, a melhor solução é a conferência manual. Vale ressaltar que, ao adotar processos inteligentes no controle de entrada das mercadorias, a empresa está garantindo a integridade das suas mercadorias e a satisfação dos clientes.
Furo de estoque
O furo de estoque está relacionado com a entrada de mercadorias menores do que realmente são apresentadas na nota fiscal. Por exemplo, se a nota fiscal apresenta 100 itens e o conferente der entrada no estoque de apenas 98, isso já pode ser caracterizado como um furo no estoque.
A melhor forma para evitar esse tipo de problema é estabelecer como regra a conferência cega de mercadorias.
Confira 7 dicas para aumentar e agilizar a produtividade com a conferência cega
1. Nota fiscal x pedido
Toda e qualquer recepção de mercadoria deve ser obrigatoriamente conferida. É necessário identificar os resultados dessa conferência relacionados às notas fiscais que estão entrando e, principalmente, em relação à contagem cega.
2. Colaborador que irá receber e conferir as mercadorias
No processo de conferência cega, é muito importante dispor de um colaborador exclusivamente para receber e separar as mercadorias, e que tenha conhecimento dos produtos.
3. Horário de recebimento de mercadorias
Defina um horário para receber as mercadorias. Desse modo, os profissionais que vão fazer a entrega serão previamente selecionados, já que o fornecedor passa a ter conhecimento dos horários e regras da empresa.
4. Controle de entrada no estoque
O estoque e o recebimento de mercadorias são dois fatores muito importantes para a evolução de qualquer negócio, por isso, é fundamental ter todo o cuidado e ser criterioso com quem vai entrar no armazém e ter acesso ao estoque da empresa.
5. Conferência quantitativa e qualitativa de mercadorias
Quando a empresa recebe a mercadoria, começa a contagem deles. Não deixe de conferir a quantidade de lotes e se todos têm a mesma quantidade de unidades. Essa é a chamada avaliação quantitativa dos produtos.
Para ter um processo ainda melhor, realize uma conferência qualitativa. Escolha itens aleatoriamente de cada produto e avalie se as especificações conferem com o que foi solicitado. Não deixe de avaliar fatores como tamanhos, formatos e versões, conforme a natureza da mercadoria.
Confira, também, a integridade dos produtos, tanto em relação a avarias quanto ao prazo de validade.
6. Crie estratégias
Sempre que falamos em otimizar processos, não estamos apenas frisando tornar esses processos mais rápidos, mas também mais eficientes.
Assim, é fundamental que o gestor elabore estratégias bem definidas, com o objetivo de mapear todo o processo de conferência de mercadorias, garantindo que seja feito de forma eficaz, sem erros e aumentando a produtividade.
7. Software de gestão
Uma solução para apoiar no processo de conferência, inclusive a contagem cega, pode ser uma grande aliada.
As empresas que usam a tecnologia simplificam os processos e economizam tempo, o que não é diferente na conferência de mercadorias. Um software de gestão pode atuar no registro e armazenamento de informações sobre os produtos.
Como modernizar e otimizar o setor de recebimento de mercadorias por meio da tecnologia?
Como vimos, a conferência cega torna possível resolver os possíveis erros ou falhas em relação aos produtos recebidos, de forma imediata.
E isso vale tanto para quantidade de itens, lote, validade e espécie, quanto para a verificação de possíveis danos nas mercadorias, já que nesse processo também é possível informar as avarias dos produtos.
E a tecnologia proporcionada pela ferramenta WMS otimiza os processos de gestão ao realizar a conferência cega da empresa. Muito interessante, não é mesmo?
Por fim, é importante dizer que o WMS da onBlox possui soluções que facilitam a rotina de armazenagem do seu negócio, independentemente do segmento, sendo a conferência cega apenas uma delas.
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