Como fazer uma auditoria de frete completa?

Auditoria de frete: saiba o que é, entenda como funciona e de que forma você pode aplicar no seu negócio.

A auditoria de frete é algo que pode aperfeiçoar a gestão de frete da empresa, e é fundamental na busca por uma melhora nos processos empresariais. Quando a gestão de frete é eficiente, entre seus benefícios estão a centralização do controle dos processos, a realização de entregas muito mais ágeis e eficientes, a possibilidade de fazer uma análise de dados mais precisa, além de um controle financeiro adequado e, no geral, diminuição dos gastos com o processo.

A questão é como fazer isso da melhor maneira possível. A realidade é que boa parte das empresas até adota alguns procedimentos indicados, mas poucas sabem exatamente como conduzir a gestão de frete de forma a realmente fazer dessa um diferencial.

O que é a auditoria de frete

Uma auditoria nada mais é do que uma análise minuciosa das diferentes atividades exercidas por um departamento em específico ou por uma instituição como um todo. Ela serve para dar à gestão as garantias de que os procedimentos estão sendo realizados de acordo com aquilo que foi estabelecido previamente, ou se existem falhas que precisam ser corrigidas.

Há diferentes tipos de auditoria, dependendo da atividade a ser analisada, sempre atendendo ao propósito de fazer a devida conferência do trabalho que está sendo feito.

Na auditoria de frete, o que é analisado são as faturas dos transportadores, de maneira que a gestão tenha como saber se eles estão cumprindo com suas obrigações. A ideia é identificar problemas como:

  • duplicidade de faturas;
  • erros;
  • cobranças indevidas.

Por meio desse mecanismo, é possível avaliar se os custos da empresa estão dentro do tolerável em função do aparecimento de gastos não programados. Isso geralmente surge quando a auditoria identifica problemas, como reajustes fora do planejamento, cotação errada de preço, cálculo de frete incompatível com os valores de tabela, cobranças em duplicidade e serviços não realizados.

Perceba que o grande benefício desse tipo de procedimento é auxiliar no controle de gastos, otimizando o relacionamento da empresa com os diferentes entes que atuam em contato com o frete, sejam fornecedores, transportadores, entre outros.

Entender o que é a auditoria e o papel que ela tem na busca constante por melhora nos processos empresariais pode fazer toda a diferença na organização de um projeto bem-sucedido. Confira, na sequência, como isso pode ser útil considerando a gestão de frete por parte da empresa.

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A importância de fazer a auditoria de frete

Dentro de uma lógica empresarial, nem sempre é fácil cortar custos. Isso fica ainda mais evidente quando há a necessidade imediata de economizar. Em casos assim, é possível que medidas extremas sejam tomadas, como o corte de salários e até a demissão de colaboradores. Entretanto, com o devido domínio dos procedimentos, é possível encontrar pequenas falhas no sistema que, acumuladas, podem gerar grandes prejuízos para a organização.

É dentro desse raciocínio que a auditoria de frete se apresenta como algo extremamente recomendável. Ela ajuda a manter os processos sob controle, de maneira a evitar o pagamento de valores abusivos. No fim, pode ser útil não apenas no combate a problemas pontuais, como também na elaboração de processos empresariais mais qualificados.

Pense que a maior parte dos empreendedores não tem a mesma dedicação à avaliação de suas atividades que compreendem a organização e execução de seu projeto. Quando pensamos em logística, é preciso apresentar agilidade nas entregas – e avaliar bem é fundamental na busca por resultados mais satisfatórios.

Na auditoria de frete, é possível compreender melhor uma série de situações e aprimorar ideias a respeito dos custos operacionais, da precificação, da incidência de erros e do retrabalho, da emissão de documentos obrigatórios, do fluxo de caixa da empresa e da periodicidade dos serviços prestados.

Em resumo, a auditoria de frete permite um maior controle sobre as operações, garantindo que as mais diversas ações da equipe sejam feitas sempre de acordo com as exigências. Assim, você consegue amenizar problemas e se organizar melhor, de maneira que os processos internos possam se tornar aliados na busca por melhores resultados.

É sobre isso que falaremos na sequência.

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A auditoria de frete dentro de uma gestão qualificada

De uma maneira geral, toda empresa precisa criar meios para atuar de forma sustentável e competitiva no mercado – e isso diz respeito tanto aos processos internos quanto externos. Pense que, quanto maior é a organização, mais departamentos ela tende a ter, o que, em boa parte dos casos, significa que o acompanhamento das tarefas fica mais difícil.

Pior ainda é a missão de garantir que o planejamento estratégico seja seguido conforme o desejado. É nesse sentido que a boa gestão precisa considerar soluções, como a auditoria de frete, que deve funcionar como um processo sistemático em que as ações sejam devidamente acompanhadas e analisadas com critérios. Assim, é possível ter certeza de que as tarefas têm sido executadas conforme os procedimentos previamente estabelecidos e evitar desperdícios.

A ideia é que os profissionais responsáveis pela auditoria de frete consigam acompanhar nos detalhes a rotina produtiva da empresa, verificando constantemente se os métodos utilizados estão certos, ou se há a necessidade de interferir em algo.

Essa lógica permite que os gestores minimizem problemas e desenvolvam planos de ação capazes de otimizar os processos, mesmo os quase imperceptíveis.

Na prática, a auditoria de frete permite que, a partir de uma abordagem mais detalhada, a gestão tenha como evitar o acúmulo de problemas que, em larga escala, podem comprometer seu desempenho no mercado.

No fim, quando a gestão controla as ações de maneira eficaz, consegue simplificar o fluxo de informações, sendo possível tomar decisões coerentes com a realidade do empreendimento e com menor risco de erros.

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A auditoria de frete e as divergências de informações

Problemas como cobranças em duplicidade e de frete calculado fora da tabela negociada precisam ser analisados de acordo com sua natureza, o que fica muito difícil de ser feito quando não há uma política clara e muito bem delimitada em relação a isso.

Divergências recorrentes precisam ser evitadas por meio de ações, como o aumento do controle nos processos existentes, uma melhor gestão financeira, orientação mais clara dos colaboradores, entre outros.

Entretanto, na base disso está a necessidade de que toda a operação já em curso seja reavaliada sob critérios. Se você dedicar um profissional ou uma equipe a esse tipo de trabalho, ainda assim isso pode não ser feito de maneira adequada, uma vez que serão exigidos vários processos – desde a validação dos documentos fiscais até a revisão dos procedimentos adotados, suscetíveis a falhas humanas.

A boa notícia é que é possível automatizar esse processo contando com sistemas sofisticados, que garantem a máxima qualidade das auditorias, sempre de acordo com as exigências legais.

Podendo auditar toda a operação de transportes de forma automatizada, a empresa faz um investimento em uma solução que conta com inúmeros mecanismos para auxiliar não só na análise de processos, mas também na gestão do controle das mais variadas ações e procedimentos que serão realizados na sequência da atividade empresarial.

Conduzindo os processos com maior eficiência, passa a ser questão de tempo que melhores resultados apareçam, e aqueles que antes traziam prejuízo se tornem elementos fundamentais na conquista de bons resultados.

Principais problemas que uma auditoria de frete pode ajudar a resolver

A auditoria de frete não serve apenas para identificar erros, mas também para dar à gestão condições para modificar processos e aumentar o grau de qualidade em seus serviços.

Quando o transportador faz o envio da cobrança mais de uma vez para a empresa, isso pode ser consequência da ausência de um procedimento mais rigoroso no controle das faturas. O problema é que, em casos assim, novos documentos precisam ser gerados com as devidas correções, forçando a empresa a pagar a mais do que o valor devido.

Além disso, a auditoria de frete é capaz de identificar erros de cálculo, que podem aparecer na inclusão de tarifas não condizentes com a realidade, geralmente com valores acima do correto. Vale lembrar que problemas causados por erros de cálculo não comprometem a organização apenas em relação à sua lucratividade. Eles também são problemáticos no que diz respeito à questão legal.

Quando os erros se acumulam a ponto de tornarem os resultados incompatíveis com a realidade da empresa, a tendência é que o Fisco entre em cena para averiguar se tudo está sendo feito de acordo com a legislação. Para evitar esse tipo de transtorno, e até a penalização com multas, a auditoria de frete funciona como uma intervenção preventiva de grande importância.

A auditoria também permite a identificação de serviços que não foram realizados, defasagem nos valores do frete, entre outros problemas que de forma alguma devem se tornar recorrentes para a empresa.

Em resumo, existe uma série de problemas que podem ser corrigidos quando a empresa exerce o devido controle das ações que são executadas. A questão é entender que erros fazem parte da realidade de qualquer empresa, mas é na maneira como se consegue lidar com eles que é possível diferenciar os empreendimentos qualificados daqueles que sofrem mais no mercado.

Como fazer uma auditoria de frete realmente eficiente

Confira algumas soluções que você pode aplicar na sua empresa para extrair o máximo do seu processo de auditoria de frete.

Avaliação dos componentes da tabela de frete

A melhor maneira de evitar a divergência de preços é automatizando processos que antes eram feitos manualmente na operação logística. Nesse sentido, é preciso contar com recursos capazes de manter atualizados os registros e seguros os arquivos.

Dessa forma, sua empresa garante tanto a confiabilidade quanto a transparência necessárias com o trato das informações com as quais trabalha, minimizando os erros. Assim, o ideal é recorrer à padronização dos cálculos.

Para tanto, o recomendável é adotar sistemas parametrizados de acordo com o perfil da sua empresa.

Uso de indicadores de controle

Ainda que a busca seja pela diminuição da incidência de erros, o fato é que eles sempre podem ocorrer, em menor ou maior grau. A ideia é que a auditoria de frete seja capaz não só de identificar os erros que ocorrem, mas também as etapas em que isso acontece em maior número. Dessa forma, é possível considerar os níveis aceitáveis para se chegar aos indicadores de controle.

Assim, sempre que o número de casos superar a marca indicada, a empresa tem como avaliar as ocorrências e identificar a causa do problema, estancando a sangria. Isso também permite a criação de planos de ações mais precisos para enfrentar problemas com maior eficácia.

Realização de conferências periódicas

Manter a casa em ordem é essencial. E isso depende de regularidade. De nada adianta fazer uma limpeza profunda se você não consegue tornar isso um hábito. O mesmo ocorre com a empresa. É preciso criar hábitos para fazer da auditoria algo útil para os interesses do negócio.

Com a auditoria de frete como parte da rotina, seja de maneira mensal, bimestral ou trimestral, é possível exercer maior controle sobre os procedimentos e, assim, evitar erros que podem se transformar em uma bola de neve no longo prazo.

Confrontação de valores e identificação de erros

A confrontação de valores permite maior controle financeiro, essencial para gerar economia e, consequentemente, facilitar a busca pelo maior lucro. O ideal é que os saldos sejam administrados por transportadora, de maneira que os valores cobrados, bem como os descontos, sejam devidamente identificados com facilidade.

Havendo qualquer tipo de falha, a auditoria de frete pode entrar em contato com a empresa e refazer os cálculos de acordo com a tabela. Danos, extravios e atrasos podem ser descontados com uma atuação mais rigorosa nesse sentido.

Investimento em tecnologia

No fim, tudo isso pode ser feito de maneira mais fácil do que a maioria das pessoas pensa. Basta investir em tecnologia.

A realidade é que, hoje, o investimento em tecnologia da informação já é algo que diferencia projetos bem-sucedidos daqueles que lutam para se manter na média. Isso porque é ele que permite que a gestão sofistique processos, que vão desde a coleta de dados até o seu devido armazenamento qualificado e distribuição segura de informações.

Pensando em formas de diminuir a incidência de erros e encontrar caminhos para a empresa atuar de maneira mais rigorosa, contar com sistemas avançados é algo que precisa ser considerado não só para a auditoria de frete, mas também para as mais diferentes sessões do seu empreendimento.

Com um sistema de qualidade, é possível fazer a troca eletrônica de dados de maneira ágil e dentro das exigências legais. Dessa forma, você consegue fazer com que a sua empresa mantenha o compartilhamento de arquivos, o recebimento de notas fiscais emitidas, entre outras ações com muito mais segurança e eficiência.

No geral, para que a auditoria de frete sem feita adequadamente, é necessário estabelecer critérios rigorosos para controlar os procedimentos realizados pela empresa. Assim, é importante que eles sejam previamente definidos para que o acompanhamento seja feito constantemente e de maneira sofisticada.

Porque automatizar a gestão de frete

Você já pensou na quantidade de dados que a sua empresa movimenta no dia a dia? E em quanto é difícil mantê-los sob controle de maneira não só a facilitar uma eventual auditoria, mas também para que tudo esteja de acordo com as exigências legais?

Agora, pense na economia que você pode fazer, tanto de tempo quanto de dinheiro, ao abrir mão das atividades manuais para automatizar ações.

O fato é que a competitividade aparece quando a empresa consegue ser mais produtiva. É assim que as decisões podem ser tomadas com maior qualidade. de maneira que a concorrência não se torne um problema. A automatização faz com que a gestão atue de forma mais eficiente porque ela pode lidar com as informações da maneira ideal, tendo como coletar dados confiáveis a cada movimentação realizada no dia a dia do empreendimento.

A importância da tecnologia no processo empresarial

A automatização já é praticamente uma obrigatoriedade para diversos setores na lógica empresarial. Quem hoje em dia pode abrir mão de soluções como os softwares de gestão integrada? É pensando assim que se faz necessário olhar para os diferentes setores das empresas e estimar o impacto que uma solução tecnológica avançada pode trazer para eles.

Quando avaliamos o trabalho com o frete e os problemas que podem aparecer em virtude de uma falta de controle adequado, se torna inevitável considerar o investimento em soluções tecnológicas avançadas como um meio de modernizar a gestão de frete e, assim, colocar a empresa no futuro, evitando problemas que fatalmente surgirão se ela não se organizar agora.

Pense que é uma questão de tempo para que as empresas mais bem estruturadas comecem a se adaptar a essa nova realidade para gerar diferenciais de mercado, que certamente as colocarão à frente das demais.

Entender a importância da tecnologia nos dias de hoje já é mais do que procurar meios para diferenciar o seu trabalho do da concorrência. Na maioria dos casos, essa é uma obrigatoriedade, principalmente em mercados cuja competitividade é mais acentuada.

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