Entre as demandas do processo logístico, o recebimento de volumes é uma das atividades que mais exige organização e controle. É fundamental que os armazéns transmitam informações claras sobre sua capacidade para receber cargas, pois, desse modo, as transportadoras conseguem realizar um trabalho mais preciso. Mas para que isso seja possível, elaborar uma agenda de recebimentos de entregas é fundamental.
Nos dias atuais, com o avanço e desenvolvimento de ferramentas de tecnologia e de sistemas específicos para o setor logístico, planejar e realizar esse agendamento ficou muito mais simples e prático, pois é uma tarefa totalmente desenvolvida em plataformas digitais, tornando o recebimento de mercadorias mais organizado.
Na gestão logística de um pátio, a agenda de recebimentos de cargas é uma etapa fundamental que conecta todos os processos envolvidos em uma operação.
É importante ressaltar que esse agendamento tem como principal meta organizar todo o fluxo de circulação de mercadorias no pátio, impactando de forma direta o funcionamento de descarga e carga de produtos nos caminhões que entram e saem do pátio para seguir a rota de entrega.
Neste artigo, apresentamos quais são os benefícios da agenda de recebimentos, os itens mais importantes que devem constar nesse agendamento e qual ferramenta de tecnologia pode ajudar a empresa nessa tarefa. Continue a leitura e confira!
Quais os benefícios da agenda de recebimentos?
A agenda traz benefícios que podem ser aproveitados por um pátio ou doca. Veja quais são a seguir.
Redução de processos burocráticos
Em um fluxo tradicional, sem o uso da prática de agenda de recebimentos, o processo de solicitação de entrega de cargas acontece de forma muito mais burocrática e demorada. Por exemplo, é preciso enviar um e-mail ou fazer uma ligação com o pedido de recebimento, o que aumenta o tempo de espera e também da conferência. E como diz o ditado: tempo é dinheiro! E, no caso da logística, como já sabemos, o tempo é um ativo muito escasso e, por isso, as perdas financeiras podem ser muito mais impactantes para a empresa.
Um sistema de agenda de recebimentos elimina esse processo burocrático, pois o embarcador programa antecipadamente a sua capacidade de recebimento e quando pode receber a carga, enquanto a transportadora somente solicita e espera pela autorização, que costuma ocorrer rapidamente.
Processo dinâmico
Um processo ágil faz toda a diferença tanto para o gestor do depósito quanto para as transportadoras que trabalham com um grande volume de entregas diárias. Portanto, só uma plataforma específica pode tornar esse processo mais rápido. Solicitação, confirmação e envio de documentos acontecem de forma muito ágil e quase que simultaneamente.
Por exemplo, um documento importante nesse processo dinâmico é a nota fiscal, fundamental para a gestão eficiente na movimentação de mercadorias em depósitos e centros de distribuição. Isso porque é na nota fiscal que está a descrição detalhada do que será entregue no pedido. Essa informação permite uma melhor previsão e organização das cargas no depósito, além de possibilitar checar se existe alguma informação inconsistente.
Minimização de conflitos de agendamento
Os sistemas de agenda de recebimentos oferecem uma dinâmica maior e com uma qualidade superior, em comparação com as práticas de e-mail e ligações telefônicas, de certa forma, já antiquadas.
O agendamento possibilita a minimização de conflitos entre as partes, pois tanto a transportadora quanto o embarcador se comunicam com mais objetividade, clareza, transparência e a agilidade necessária na troca de informações estratégicas.
Esse tipo de plataforma digital permite a padronização prévia e a automatização do cadastro de parâmetros da agenda de recebimento, o que torna o processo mais rápido.
Atendimento preditivo a demandas
Rotas otimizadas tornam as entregas muito mais rápidas. Com dias e horários previamente determinados, a prestação de serviços se torna mais eficiente. Quando a entrega de mercadorias é realizada de forma mais rápida, seguindo uma agenda, beneficia tanto o cliente quanto a empresa, pois dificilmente acontecerão atrasos.
Organização do pátio
A agenda de recebimentos melhora o controle sobre a saída de mercadorias do pátio já que informa sobre o andamento de cada pedido, com informações específicas de dia e horário, o que facilita a organização e o monitoramento.
Como cada uma tem seu dia e horário especificados, é mais fácil organizar e monitorar. O próprio nome da atividade já remete à agenda, que é a maneira mais efetiva de ficar em dia com os compromissos. Quando um software especializado é adotado, o controle fica ainda melhor.
Menor tempo de espera por parte dos motoristas para descargas de mercadorias
Ter um sistema de agenda de recebimentos ajuda muito a gerenciar o pátio e o seu espaço disponível para receber mais volumes e reduzir o tempo de espera dos motoristas para descarregar as mercadorias.
A agenda de recebimento é uma prática importante para manter a organização de depósitos e docas. Com esse sistema, é possível controlar as cargas que chegam, alocando-as nos espaços disponíveis e respeitando a dinâmica logística do local.
Otimização do processo
Quando se tem os dias e horários estipulados para realizar as entregas, fica muito mais fácil planejar as rotas. Mesmo que as datas estejam próximas, é importante projetar os trajetos, priorizando o melhor caminho e as menores distâncias a fim de otimizar o processo de agendamento logístico.
6 itens importantes sobre agenda de recebimentos
Existem algumas medidas fundamentais que devem ser tomadas na criação de uma agenda de recebimentos mais simples e otimizada. Confira algumas delas abaixo.
Definir prazos e compromissos claros
A falta de clareza e a desorganização das informações podem prejudicar o processo de agendamento de recebimento, principalmente quando a demanda é grande. O motorista precisa estar ciente quanto aos horários de coletar/entregar cargas em horários e locais predeterminados. Dessa forma, não haverá erros quanto a prazos e locais e o tempo será otimizado.
Informações precisas sobre a capacidade de recebimento
É importante ter um planejamento adequado para receber as mercadorias e isso inclui verificar a capacidade de recebimento – ou seja, a disponibilidade do espaço físico para armazenamento, definir a área de descarregamento e ter à disposição recursos humanos suficientes para receber a carga.
Deve conter priorização estratégica
Quanto mais agilidade e organização no momento de executar o recebimento de cargas, melhor será o resultado. Adotar estratégias para coletar os produtos de acordo com suas semelhanças, como tamanho da carga, por exemplo, é uma ótima estratégia para evitar desperdício de tempo.
Precisa ter o apoio de ferramentas tecnológicas
É fato que uma das maneiras de otimizar a eficácia de qualquer processo operacional, e com a agenda de recebimento não é diferente, é adotar tecnologias específicas para a logística. Vale a pena investir em sistemas integrados que garantam o controle de estoque e fiscalização das atividades, entre outras funcionalidades.
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Flexibilidade para mudanças
A automatização do processo operacional, o uso de sistemas personalizados, a rapidez na entrega e a gestão integrada só será possível se houver por parte de gestores e colaboradores flexibilidade para mudanças e inovações tecnológicas.
Registro detalhado
Após a conclusão da agenda de recebimento, é preciso garantir um registro detalhado de todas as verificações realizadas, inclusive as tomadas de decisões e as não conformidades. Essa documentação será muito útil para rastreamento, auditorias internas ou outras necessidades futuras.
Como o sistema de gerenciamento de armazém da onBlox pode te ajudar?
Os dois pilares fundamentais para uma operação logística eficiente são o planejamento e a organização, e, hoje em dia, a tecnologia torna o processo operacional mais prático no que se refere a esses quesitos.
Com a tecnologia de gestão de armazém da Onblox é possível instalar somente o módulo de agenda de recebimento e ter mais praticidade e segurança com a organização do agendamento, definindo horários e datas para cada fornecedor e, assim, evitar filas de caminhões e longos períodos de espera na hora de descarregar as mercadorias no Centro de Distribuição.
Conheça as funcionalidades que irão te ajudar na organização da agenda de recebimento:
Agenda diária
Permite o controle preciso e diário de tudo o que acontece na etapa de recebimento com registros de entrada.
Cadastro de Capacidades de Recebimento
Com essa funcionalidade você nivela a operação logística e, além de evitar gargalos, garante o melhor resultado possível para essa etapa do processo operacional.
Agendamento Programado
Com o agendamento programado é possível programar o recebimento das mercadorias de acordo com os dias e horários disponíveis e ainda pode disponibilizar a agenda para os fornecedores.
Por fim, vale ressaltar que investir em ferramentas e sistemas específicos para a logística vale muito a pena porque permite uma visão completa da gestão, além de facilitar o planejamento e a organização de seus processos logísticos com mais eficiência e produtividade.
Quer saber como podemos ajudar com a sua agenda de recebimento? Entre em contato com a gente!
