Décadas atrás, a gestão de estoque de uma empresa se limitava a processos operacionais, nos quais o mais importante era o controle do que entrava e saía das prateleiras de seus armazéns. Mas tudo mudou com o surgimento de tecnologias com o sistema WMS.
Ao lado dessa inovação, os novos conceitos de logística 4.0, mercados muito mais dinâmicos e clientes extremamente exigentes, o gerenciamento de estoque se tornou parte estratégica de qualquer cadeia de suprimentos.
Neste artigo, iremos falar sobre esse sistema, trazendo dicas de como proporcionar mais eficiência para a gestão de estoque e mostrando como o WMS se tornou uma ferramenta indispensável para o supply chain das empresas na atualidade. Confira!
Afinal, o que é um sistema WMS?
A sigla WMS se refere ao termo em inglês Warehouse Management System, que na tradução livre significa sistema de gerenciamento de armazém. Na prática, o sistema WMS oferece uma gestão de estoque completa.
Essa ferramenta surgiu – e também evoluiu – durante a era da automatização logística, ocorrida nos últimos anos, quando as organizações perceberam que o supply chain era, cada vez mais, uma parte estratégica da distribuição e que não apenas o transporte era a peça-chave na diferenciação de uma entrega mais eficaz.
Assim, uma cadeia de suprimentos realmente eficiente, em que cada processo logístico interno se comunica e se integra perfeitamente, permite que todos os fatores essenciais do supply chain se tornem “redondos” e mais práticos, garantindo uma melhoria dos prazos, redução de falhas e custos e, consequentemente, proporcionando uma experiência muito melhor no que se refere às entregas.
O sistema WMS se propõe a fazer tudo isso na cadeia de suprimentos, otimizando e integrando cada processo interno, com o objetivo de trazer resultados mais estratégicos para o negócio.
Você sabe o que é um sistema WMS e o que é um TMS? Assista ao video abaixo econfira!
Dentre as funções desse sistema, podemos citar:
Recebimento de mercadorias
O sistema WMS oferece um processo simplificado para receber as mercadorias no armazém, que pode ser personalizado de acordo com as necessidades da empresa. Sua principal funcionalidade é garantir que todas as remessas sejam tratadas de forma adequada a fim de reduzir as perdas de produtos e também economizar tempo nessa etapa.
Rastreamentos de inventários
É fundamental que o armazém siga um guia de estoque, o que irá garantir que a equipe responsável pela gestão saiba tudo o que é relacionado ao estoque, como se quantidade de itens é suficiente e quando é necessário solicitar mais espaço a fim de evitar a falta de produto. O rastreamento de inventário faz com que o espaço seja bem aproveitado, garantindo que os recursos sejam mais bem distribuídos.
Gestão mais eficaz
Uma gestão mais eficiente permite que os gestores possam aplicar metodologias mais eficientes no armazenamento de produtos, levando em consideração informações como demanda e peso, funcionalidades encontradas no sistema WMS e que podem garantir que o armazém seja organizado de modo que as mercadorias se movimentem mais rápido, tornando todo o processo de armazenagem mais simples e eficaz.
Facilidade em visualizar o trabalho
O sistema de gerenciamento de armazém acaba com a necessidade de mais mão-de-obra para a realização de algumas tarefas, como a contagem completa do estoque. Isso porque essa ferramenta permite a contagem periódica das mercadorias, sem interferir nas atividades da equipe responsável pelo setor, ou que dependem dele.
Preparação de documentos
Um sistema WMS permite a automatização de diversos processos, acabando com a necessidade de documentação física, ou seja, documentos em papel que exigem um grande investimento para a armazenagem de documentos em papel de maneira adequada.
Quando os colaboradores conseguem visualizar melhor todas as informações referentes à estocagem de mercadorias, a dinâmica e a produtividade da equipe melhoram consideravelmente.
Mais qualidade no atendimento ao cliente
Um bom sistema WMS garante um processo mais eficiente, ou seja, o pedido certo é enviado para a pessoa certa no momento certo. Essa precisão pode evitar erros durante o transporte dos produtos, tornando toda a cadeia mais produtiva, além de reduzir os gastos.
Rastreamento e visibilidade
Uma ferramenta de gerenciamento de armazém também permite localizar informações como lote, data de validade e números de série, facilitando a resolução de problemas com perda ou roubo de mercadorias.
Para que você possa entender melhor o funcionamento de um sistema WMS, imagine uma empresa que utiliza essa ferramenta e que tenha acesso aos dados em tempo real, atualizando o status das prateleiras e a quantidade de mercadorias no estoque.
A cada entrada ou saída, os colaboradores usam um equipamento com a capacidade de ler essa tecnologia e que, por meio de uma conexão Wi-Fi ou móvel, atualiza o sistema em tempo real e cria relatórios precisos, informando as reais condições do estoque, inclusive com a classificação necessária.
Qual a importância de um sistema WMS?
Hoje em dia, ter um sistema de gestão de estoque completo é fator determinante para tornar o negócio mais lucrativo diante de um mercado cada vez mais competitivo.
O sistema WMS faz com que o controle de mercadorias deixe de ser apenas uma etapa irrelevante da logística e passe a integrar um processo mais inteligente e com estratégias específicas.
Essa ferramenta torna possível a integração de fluxos da empresa, dos fornecedores e das transportadoras, criando uma verdadeira supply chain.
É importante ressaltar que a falta de um sistema WMS pode impactar negativamente a gestão de estoque, tendo como principal perda a performance da empresa, já que prejudica diretamente a qualidade da experiência do cliente, prejudicando os resultados do negócio a curto, médio e longo prazo.
Outros impactos negativos que merecem destaque são a perda de qualidade, a falta de padronização e a baixa produtividade.
Em suma, a importância do sistema está no fato de que encurta processos, centraliza informações e integra diversos setores, otimizando a comunicação e aumentando a produtividade de todas as áreas da empresa.
Quais os problemas que o sistema WMS trata na gestão de estoque?
Embora as inovações tecnológicas já façam parte dos ambientes logísticos brasileiros, ainda existe uma carência bastante considerável por parte de muitas empresas, que insistem na utilização de ferramentas ultrapassadas como planilhas, ou até mesmo com processos manuais.
Obviamente, esse cenário provoca operações menos eficientes, custos mais altos, possíveis prejuízos, atrasos e gaps na distribuição e, o pior, uma experiência ruim para o cliente.
É isso ficou comprovado em um levantamento realizado pelo site Reclame Aqui, que apontou que a principal queixa dos brasileiros, em relação a suas compras, está relacionada às entregas demoradas e que, nem sempre, a causa disso está ligada ao transporte, mas sim à falta de uma gestão de estoque eficiente por parte das empresas.
Diante disso, é importante olhar para dentro dos armazéns e rever os processos internos, até mesmo antes de buscar soluções externas para a distribuição.
Confira alguns dos principais problemas recorrentes em uma gestão de estoque, aos quais o sistema WMS surge como uma solução eficiente para qualquer negócio.
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Falhas na comunicação interna
Qualquer operação que se baseie em processos manuais e operacionais está fadada a falhas de comunicação. Um supply chain envolve diferentes etapas, as quais precisam estar perfeitamente integradas entre si. Caso contrário, certamente haverá falhas no meio do caminho.
Com um sistema WMS, essa integração passa a ser automatizada, e o uso de coletores de dados elimina qualquer possibilidade de erro na comunicação dos operadores.
Erro de contagem durante o inventário
O inventário de estoque é um procedimento fundamental e recorrente dentro da gestão de armazenagem. Quando feito de forma manual, também pode acarretar falhas graves, retrabalhos desnecessários e até mesmo prejuízos.
Um sistema de gestão de armazenagem também automatiza essa etapa e agiliza consideravelmente o processo da contagem.
Atrasos e erros na separação dos pedidos
O picking, ou a separação dos pedidos para a expedição, é outra etapa essencial para uma gestão de estoque eficiente. Com a implementação de um sistema WMS, o processo passa a ser mais rápido, sem erros e muito mais dinâmico, o que, consequentemente, irá afetar na qualidade da distribuição da empresa.
Perda de produtos
A perda de produtos do estoque acarreta diretamente no aumento dos custos, e até mesmo em prejuízos incalculáveis para a empresa. São inúmeras as causas para que isso ocorra, desde o endereçamento errado até a armazenagem inadequada.
O WMS permite um controle muito mais apurado e uma organização superior no armazém, justamente por aumentar as possibilidades de personalização.
Custos elevados
Outro problema recorrente, e um dos principais desafios dos gestores logísticos, é a redução de custos. Toda operação no supply chain envolve custos, que podem ser mais facilmente controlados com a ajuda da tecnologia.
O sistema WMS trabalha de forma integrada com o ERP e dispara tarefas exatas aos operadores, eliminando erros, aumentando a velocidade das movimentações, ajudando a organizar melhor os espaços físicos do armazém e, consequentemente, otimizando as operações como um todo.
Assim, o principal resultado desse trabalho são as melhorias dos processos e a redução máxima dos custos envolvidos.
Atrasos nas entregas
Nem sempre os atrasos das entregas estão associados ao setor de distribuição e transporte das empresas. Otimizar o supply chain e integrar todas as etapas internas antes da expedição, certamente, influencia na qualidade dos serviços e, em consequência disso, na velocidade das demandas da empresa.
Portanto, o sistema WMS interfere de forma direta na experiência das entregas e também na experiência do cliente.
Quais as principais funcionalidades do WMS dentro do armazém?
Na prática, o sistema WMS atende a todas as etapas e processos de um supply chain, no entanto, pode ser implementado de forma modular e de acordo com as necessidades de cada negócio.
Essa é uma das facilidades que a tecnologia proporciona aos gestores, garantindo soluções focadas em cada área que necessita ter seus processos revistos.
Para que você possa entender melhor como o sistema WMS atua em uma cadeia de suprimentos, listamos cada funcionalidade da ferramenta e as suas principais características em cada fase da armazenagem. Veja a seguir!
Recebimento
A primeira etapa do supply chain que pode ser automatizada por um sistema WMS é o recebimento dos produtos.
Nesse caso, os itens chegam no armazém e são automaticamente registrados no WMS, por meio de documentos importados do ERP. A partir disso, o produto é identificado com uma etiqueta e segue com todos os dados e informações necessárias, que serão úteis até o final da operação.
Nesta etapa, as principais funcionalidades do sistema WMS são:
· conferência de cargas sem erros;
· controle prático de divergências;
· bloqueio de itens em inspeção;
· conferência completa por peso, datas, lotes e medidas;
· criação de lotes de recebimento;
· controle no recebimento de devoluções.
Identificação
Outra etapa importante é a identificação dos produtos. Com um sistema WMS implantado e com a ajuda de outras ferramentas, como os coletores de dados, é totalmente possível otimizar esse processo e agilizar a movimentação dos itens para as próximas sessões.
Com o uso de códigos de barras ou RFID, e até mesmo aparelhos celulares, a identificação se transforma em um processo muito mais detalhado, permitindo a total rastreabilidade do produto e um controle perfeito das operações dentro da gestão de estoque, até o momento da expedição.
Assim, é possível reduzir o tempo de execução da tarefa, custos com a mão de obra, eliminar os riscos de erros de informações e garantir maior integridade ao item movimentado.
Entre as principais funcionalidades do sistema WMS podemos destacar:
· geração de etiquetas com códigos de barras ou RFID;
· identificação rápida e prática de grandes quantidades de SKUs;
· personalização das informações cadastradas;
· integração com outros módulos do sistema.
Endereçamento
A próxima etapa do supply chain é o endereçamento, fundamental para uma armazenagem correta e eficiente. Nesta etapa, o sistema WMS permite que os operadores rastreiem cada “passo” do item recebido e o direcionem na sessão exata para seu estoque ou, no caso de um cross docking, seguir diretamente para o picking e a expedição.
As principais funcionalidades nessa etapa são:
· rastreabilidade do produto no estoque;
· controle de dados e informações cadastradas nas etiquetas.
Armazenamento
Este módulo do sistema WMS permite reduzir custos do estoque, otimizar a entrada e saída dos itens e melhorar o aproveitamento dos espaços físicos, graças às funcionalidades da ferramenta em criar regras específicas e personalizadas para cada tipo de produto.
Desse modo, é possível obedecer à risca sistemas como FIFO e LIFO, organizar melhor os espaços físicos disponíveis, reduzir os riscos de perdas e otimizar a movimentação interna do armazém.
Os produtos identificados são armazenados de acordo com as regras criadas para atender as necessidades da operação da empresa.
Entre as principais funcionalidades deste módulo, vale destacar:
· personalização da armazenagem por tipo de SKU, peso, medida e número de lotes;
· endereçamento ativo ou passivo, levando em consideração a proximidade de itens, volumetria etc.
Picking
A separação de pedidos é altamente eficiente com um sistema WMS, já que os coletores de dados permitem disparar tarefas imediatas aos operadores e registram automaticamente todos os dados e informações dos produtos no software.
Dessa forma, o operador já sabe onde se direcionar, qual o material a coletar e o que separar para a expedição, economizando tempo e trabalho.
Confira algumas das funcionalidades do módulo Picking no sistema WMS:
· separação de itens por diferentes ondas (rotas, transportadora, data do pedido, cliente etc.);
· picking por níveis de SKU;
· picking por setor e endereço;
· picking por quantidades específicas (fracionada, pallet, caixa, tambor etc.);
· ressuprimento automático dos endereços;
· montagem de kits para o picking.
Expedição
O momento do embarque também pode – e deve – ser agilizado. O sistema WMS permite automatizar esta etapa e reduzir consideravelmente o tempo de execução. Isso porque os coletores de dados agilizam a conferência dos itens carregados e transmitem as informações de imediato para o sistema. Em outras palavras, a velha prática de conferir item por item com a nota fiscal, passa a ser digitalizada e extremamente rápida e mais segura.
Dentre as funcionalidades deste módulo, podemos destacar:
· conferência rápida e prática na hora do embarque da mercadoria, em comparação ao que foi faturado;
· emissão de documentos relativos à expedição, como ordens de carga, romaneios, pack list, entre outros.
Quais as principais vantagens proporcionadas pelo sistema WMS?
Como vimos até aqui, o sistema WMS é a ferramenta que permite automatizar todas as etapas do supply chain e integrá-las de uma forma eficiente no dia a dia das operações.
Evidentemente que essa tecnologia traz resultados imediatos para a cadeia de suprimentos e, também, para a atuação da empresa no mercado. Por esse motivo, alguns dos fatores indiscutíveis que a implantação da ferramenta pode proporcionar para a gestão de estoque são:
Otimização de processos
Uma das principais vantagens que um sistema WMS aplicado à gestão de estoque da empresa é a otimização de processos internos do Supply Chain.
Ou seja, o WMS permite integrar e tornar mais eficiente cada etapa da cadeia de suprimentos, eliminando erros e gargalos, reduzindo custos e agilizando todas as atividades.
Redução de custos
Outro fator indiscutível entre as vantagens do sistema WMS é a possibilidade de redução de custos. Afinal, o software permite otimizar toda a cadeia de suprimentos, de ponta a ponta, o que, consequentemente, proporciona mais controles, menos riscos e, claro, a redução de custos.
Acuracidade do inventário
A realização de inventários é uma atividade imprescindível em qualquer gestão de estoque. No entanto, muitas empresas ainda não conseguem otimizar adequadamente esse processo, o que pode acarretar erros de contagens, demora e até mesmo retrabalhos.
Com um sistema WMS, todo o processo é feito por meio de dados e informações exatas atreladas aos produtos. E, na prática, isso garante mais acuracidade, agilidade na contagem e elimina qualquer possibilidade de erros.
Integração de processos e equipes
A logística inbound é repleta de atividades e etapas interligadas, que nem sempre operam de forma integrada e eficiente, podendo por exemplo, haver gargalos, falhas de comunicação e erros desnecessários que prejudicam o desempenho das operações.
Assim, a automatização de alguns processos internos do armazém, a partir da implementação de um sistema WMS, pode tornar essas etapas muito mais integradas e eficientes.
E quais os benefícios da implementação de um sistema WMS da onBlox?
Além de todas as vantagens práticas e operacionais proporcionadas por um sistema WMS, vale destacar, também, a praticidade e flexibilidade que oferece às empresas de logística.
Começando, por exemplo, pela possibilidade de instalação modular ou completa do software. Isso significa dizer que, caso sua empresa necessite de soluções mais direcionadas e focadas em determinados gargalos de suas operações, é possível implementar um único módulo do sistema WMS para aquela área.
Por outro lado, para quem visa otimizar por completo a sua cadeia de supply chain, é também possível implementar o software por inteiro em todas as áreas e etapas da gestão, desde o recebimento de produtos até a expedição.
Vale destacar que o sistema da onBlox é em blocos, ou seja, não é necessário instalar o WMS por completo, sendo possível inserir uma parte da operação ou um processo específico.
A implantação remota da onBlox é usada para realizar algumas etapas ou todo processo de implementação do sistema no ambiente do cliente. Destacamos três vantagens:
· o custo de implantação é significativamente reduzido;
· ganho de tempo, já que o consultor não precisa ir presencialmente até o cliente, tornando possível utilizar esse tempo em treinamentos, simulações e acompanhamento do processo;
· a implantação remota pode ser utilizada em conjunto com a presencial, ou seja, é possível implantar etapas remotas e presenciais.
Por fim, vale lembrar que o sistema WMS da onBlox não opera necessariamente de forma integrada com o ERP. Ainda assim, a nossa ferramenta aprimora ainda mais os controles e amplia as funcionalidades da gestão da sua empresa.
Que tipo de empresa pode implantar o sistema WMS?
O sistema WMS é uma solução extremamente flexível e personalizável, podendo ser implantada nos mais variados segmentos industriais, como distribuidoras, transportadoras, fábricas, centros de distribuição, entre outros.
Com a facilidade da implementação modular, sua empresa pode aplicar soluções focadas em áreas específicas, que apresentem gargalos.
Além disso, com tecnologia de ponta e equipes altamente capacitadas, a onBlox oferece uma solução exclusiva e totalmente personalizada às necessidades de cada cliente, proporcionando resultados reais e verdadeiros cases de sucesso.
Como escolher o melhor sistema WMS para seu armazém?
Por fim, saiba que o sistema WMS ideal para a sua empresa existe, basta saber como encontrá-lo e como achar o melhor fornecedor, que, entre outros fatores, deve proporcionar funcionalidades que atendam as necessidades do seu negócio; atualização constante do sistema, integração com outros softwares, como o ERP, facilidade de implementação e um bom suporte. E a OnBlox oferece tudo isso e muito mais.
Se a sua empresa quer otimizar a sua gestão de estoque, busca por uma solução eficiente e quer conhecer o melhor sistema WMS. Entre em contato e fale com um especialista.
