No passado, a gestão de estoque se concentrava em determinados processos operacionais. Naquela época, o importante era apenas controlar bem entradas e saídas das prateleiras dos armazéns. A questão é que, hoje, com conceitos avançados de logística 4.0, o dinamismo se tornou uma exigência. Não basta controlar: é preciso fazer isso rapidamente e com menor incidência de erros. É nessa lógica que soluções como o sistema WMS ganharam importância.
Sendo assim, o mais importante é entender o que é um sistema WMS e como ele pode ser útil para o seu projeto.
Confira dicas a respeito de como trabalhar com ele na gestão de estoque e como esse mecanismo pode ser fundamental para o supply chain da sua empresa.
Afinal, o que é um sistema WMS?
Um Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS - Warehouse Management System) é um software especializado em gerenciar as operações de armazenamento em um armazém ou um centro de distribuição.
O sistema WMS é projetado para ajudar na otimização do fluxo de mercadorias e materiais. Assim, ele simplifica o recebimento, o armazenamento, a movimentação e a expedição.
A ideia é que, com essa solução seja possível contar com recursos de rastreamento e gerenciamento em tempo real, de forma que a empresa passe a ter visão e controle completos do estoque e das operações do armazém.
Algumas das funcionalidades comuns em um sistema WMS incluem:
- controle de estoque e inventário;
- gerenciamento e processamento de pedidos;
- recebimento de mercadorias;
- gerenciamento de locação de estoque;
- gerenciamento de armazenagem;
- rastreamento de movimentação de estoque;
- agendamento de tarefas de armazém;
- integração com sistemas de transporte e logística.
Em resumo, o uso de um sistema WMS é útil na busca por uma melhora em termos de eficiência e precisão nas operações de armazém. Além disso, ele ajuda também a reduzir os custos de armazenagem e melhorar o atendimento ao cliente.
Como um sistema WMS funciona?
Como destacado, um sistema WMS é um software projetado para gerenciar as operações de armazenamento de um armazém ou centro de distribuição. Ele funciona integrando-se aos sistemas existentes da empresa, como os de gerenciamento de pedidos, por exemplo. O mesmo pode acontecer com os de contabilidade, os de transporte, dependendo da complexidade da empresa.
E isso é importante porque o sistema WMS conta com uma tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID), códigos de barras, entre outras, que conseguem rastrear e gerenciar o estoque e as operações do armazém em tempo real.
Assim, ele é capaz de coletar dados sobre o estoque e as operações do armazém. Uma vez integrados a outros sistemas, esses dados podem ser muito úteis para uma série de situações. No fim, o WMS consegue fornecer informações precisas para que os gestores tenham como tomar decisões mais fundamentadas partindo do armazém.
Em resumo, com o sistema WMS é possível contar com relatórios em tempo real e análises que ajudam a identificar eventuais problemas para que a gestão faça melhorias no processo de armazenagem. Dessa forma, os responsáveis têm como tomar decisões muito mais fundamentadas para melhorar a eficiência e a precisão das operações.
Quais os problemas que o sistema WMS trata na gestão de estoque?
A ideia é que esse tipo de solução resolva os principais problemas que envolvem a gestão de estoque. Considerando a realidade das empresas que lidam com isso no dia a dia, tais problemas que merecem mais atenção são os seguintes.
As falhas na comunicação interna
Com o sistema é possível disponibilizar informações precisas sobre a localização do estoque. Isso facilita na comunicação entre a equipe. Elementos como o status de cada pedido, entre outras informações, quando bem trabalhados, tendem a amenizar a incidência de erros. Isso diminui o retrabalho e torna as operações mais eficientes e precisas dentro do armazém.
Os problemas na contagem durante o inventário
Um recurso que o WMS oferece é o do rastreamento do estoque em tempo real. Assim, esse diferencial ajuda a minimizar eventuais erros como os que geralmente aparecem na contagem quando da realização do inventário e faz com que o estoque se mantenha sempre nos níveis adequados.
As falhas na separação de pedidos
Atrasos e outros erros são comuns quando a separação de pedidos não é realizada de maneira criteriosa. Por isso, o sistema WMS é um aliado. Ele ajuda a tornar a separação mais rápida, além de fornecer informações precisas sobre os itens e suas quantidades. Logo, a eficiência tende a ser maior e o processo como um todo, muito mais seguro.
A redução de custos
Com o rastreamento, a tendência é que menos produtos sejam perdidos. Em termos de custos, isso pode ser bastante útil, já que a reposição de estoque acaba se tornando mais qualificada.
Considerando todos os custos operacionais do armazém, a redução do retrabalho pode dar à equipe uma maior tranquilidade nas ações do dia a dia, o que também gera benefícios no fim do processo. Logo, problemas como atrasos nas entregas tendem a ser evitados, mantendo a reputação da empresa intacta.
Quais as principais funcionalidades do WMS dentro do armazém?
Quando pensamos nas funcionalidades de um sistema WMS, as principais se dão nos seguintes segmentos.
No recebimento de mercadorias
Uma vez que o sistema recebe informações sobre as mercadorias que estão chegando e atribui locais de armazenamento para elas, isso ajuda a organizar o processo. Fatores como quantidade, data, fornecedor e outros dados, servem para identificar com precisão as mercadorias recebidas.
No processo de identificação
O WMS utiliza tecnologias como códigos de barras, RFID e demais métodos de identificação. Isso ajuda a registrar a localização de cada item no armazém, garantindo que eles estejam disponíveis quando necessário e que sejam encontrados de maneira muito mais fácil.
No endereçamento
O WMS permite também a definição clara de endereços de localização para cada item no armazém. Assim, eles podem ser facilmente encontrados quando necessário. Dependendo da natureza do negócio, o endereçamento pode ser organizado por prateleira, corredor ou zona, por exemplo.
No armazenamento das mercadorias
O sistema identifica os locais de armazenamento para cada item no estoque. Além disso, ele atribui códigos de barras ou etiquetas RFID. Logo, ele consegue rastrear facilmente a localização do estoque.
No picking
O WMS é capaz de oferecer instruções detalhadas sobre como os funcionários do armazém devem selecionar os produtos para atender os pedidos dos clientes. Isso ajuda a garantir que os produtos corretos sejam selecionados. Melhor ainda: que os pedidos sejam preparados com muito mais rapidez e precisão.
Na expedição
O WMS pode se consolidar como um mecanismo gerenciador de todo o processo de envio de mercadorias. O grande benefício disso é permitir que os funcionários do armazém saibam quais itens precisam ser enviados e quando.
Sem falar que o WMS também ajuda a garantir que os itens sejam embalados corretamente para o transporte. Consequentemente, que sejam enviados no prazo adequado.
Na produção
O WMS gerencia a produção dentro do armazém. Isso é útil para que os funcionários saibam quais materiais precisam ser utilizados para cada produto e no momento certo. Ele também ajuda a garantir que os produtos finais sejam armazenados corretamente e estejam prontos para serem enviados para os clientes.
No gerenciamento de pedidos
O sistema tem como rastrear os pedidos recebidos e, além disso, criar tarefas para que os funcionários do armazém separem corretamente os produtos necessários para cada solicitação.
Com relatórios detalhados sobre as operações do armazém, é possível que os gerentes monitorem o desempenho, identifiquem áreas de melhoria e tomem decisões informadas. Assim, a tendência é que as operações do armazém se mantenham funcionando de forma eficiente e eficaz.
Nos relatórios
O WMS gera relatórios precisos e detalhados sobre as operações do armazém. Assim, informações sobre inventário, desempenho do pessoal, atividades de produção e outras métricas relevantes, passam a ser geradas com naturalidade.
Isso ajuda a garantir que os gerentes tenham informações atualizadas e precisas para tomada de decisões informadas sobre o negócio.
Quais os principais benefícios proporcionados pelo sistema WMS?
Sempre que uma empresa procura otimizar sua gestão de estoque, uma boa ideia é recorrer a um sistema WMS. Entre outros motivos estão os seguintes:
O WMS promove melhoria no controle de inventário
Esse sistema oferece monitoramento em tempo real. Assim, todos os itens podem ser acompanhados com critérios e o gerenciamento de sua movimentação passa a ser um diferencial para o negócio. Logo, precisão e eficiência no controle do estoque, bem como diminuição de erros e de atrasos aparecem como consequência.
Com o sistema é possível integrar os processos
O sistema tem como ser integrado a outras soluções. É o caso do Enterprise Resource Planning, conhecido como ERP. Assim, essa integração permite uma visão unificada, automatizada e completa das operações;
É possível diminuir as movimentações dos produtos dentro do armazém
Isso é importante porque diminui tempo e esforços para que as tarefas sejam realizadas;
O WMS permite a conservação da qualidade dos produtos
Isso se dá a partir de um gerenciamento profissional do armazenamento e melhor manuseio de produtos. Assim, a qualidade tende a ser preservada, de maneira que danos ou perdas diminuam, especialmente devido a condições inadequadas de armazenamento;
A solução atua na prevenção de perdas
O WMS permite identificar eventuais problemas na armazenagem e movimentação. Assim, medidas preventivas podem ser trabalhadas para qualificar os processos da empresa.
Que tipo de empresa pode implantar o sistema WMS?
A ideia é que o sistema WMS funcione como um software de gerenciamento de armazéns útil para diversos tipos de empresas que possuam operações logísticas e de estoque. É o caso de empresas de manufatura, varejistas, distribuidores, atacadistas, e-commerce, entre outras.
São organizações que naturalmente precisam:
- gerenciar grandes volumes de estoque;
- controlar a movimentação de mercadorias;
- otimizar o espaço de armazenagem e;
- aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos.
Todas elas conseguem se beneficiar com a implantação de um sistema WMS. Até porque, essa solução também é capaz de atuar na redução de custos operacionais e na melhoria da precisão do estoque.
Como o sistema WMS é muito útil para aumentar a produtividade da organização e tornar a experiência do cliente mais satisfatória, ele costuma ser recomendado para qualquer tipo de atividade que trabalhe com estoque.
Em resumo, qualquer empresa que possua um armazém ou centro de distribuição pode implantar um sistema WMS.
Como escolher o sistema WMS ideal para sua empresa?
Existem passos que podem ser seguidos por quem precisa escolher um sistema WMS para sua empresa. E é importante considerar esses fatores para ter a certeza de que, entre as soluções existentes no mercado, a escolhida atenda às necessidades do empreendimento em questão. Saiba quais são eles.
1. Avalie as necessidades específicas da sua empresa.
Observe as necessidades tanto operacionais quanto logísticas do seu projeto. Sendo assim, tenha em mente questões como:
- o tamanho do armazém;
- o volume de estoque;
- o fluxo de trabalho;
- a complexidade das operações;
- entre outros.
2. Procure fornecedores de confiança
São empresas que trabalham com softwares WMS. Eles precisam ter experiência e reputação no mercado.
É possível verificar se existem cases de sucesso em empresas com o perfil parecido com a sua. No caso, ficará mais fácil apenas replicar soluções que já deram certo.
3. Verifique as funcionalidades do sistema
Atenção ao que mais importa: as funcionalidades que fazem a diferença em qualquer projeto são 4.
- O gerenciamento do estoque.
- A rastreabilidade dos produtos.
- O controle de inventário.
- A otimização do espaço de armazenagem.
4. Confira se o uso e a implantação são viáveis
É preciso observar se o fornecedor oferece suporte necessário e treinamento para que a sua equipe assimile o uso do software. Isso certamente torna projetos mais viáveis e permite que a curva de aprendizado não se torne um problema com a inserção de um novo sistema na rotina.
5. Considere a escalabilidade
Um sistema escalável tem como ser adaptado a uma necessidade futura da empresa. Assim, mesmo que ela ainda esteja no caminho para chegar aonde deseja, o software não será um problema a partir do momento que a estrutura do negócio começar a mudar.
6. Atenção à relação entre custo e benefício
O investimento a ser feito deve trazer retorno. Especialmente no longo prazo. Sendo assim, o ideal é avaliar os impactos dessa solução no futuro da sua empresa para que ela seja, de fato, uma ferramenta útil.
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