Empresas bem organizadas conseguem fazer do controle de processos um dos motivos para seu sucesso. Elas sabem que é fundamental pensar em critérios para otimizar as operações. Sem isso, fica muito difícil garantir que as medidas do dia a dia sejam realmente eficientes. É nessa lógica que tanto a separação quanto a expedição de pedidos precisa ser entendida.
É fundamental que elas sejam pensadas de maneira racional, de modo que tudo o que diz respeito a elas seja devidamente planejado. Somente assim será possível diminuir a incidência de imprevistos e, consequentemente, de prejuízos.
Por isso, saiba mais sobre separação e expedição de pedidos e como organizar essa parte do seu empreendimento de maneira a melhorar a qualidade das suas entregas.
O que é a separação de pedidos?
Todo o processo logístico que envolve tanto a localização de um produto quanto a sua coleta é chamado de separação de pedidos. Ele ocorre no espaço do estoque do armazém, sempre depois que uma venda é concretizada.
Na prática, é a separação de pedidos o elemento fundamental para que a experiência do cliente seja satisfatória. Quando ela ocorre de maneira adequada, consegue evitar problemas como a troca dos pedidos e prejuízo para a empresa.
No geral, a separação de pedidos funciona a partir do pedido que o cliente faz. Assim que o empreendimento identifica uma nova compra, cabe aos responsáveis fazer a separação dos itens solicitados para garantir que a entrega será feita.
O que é a expedição de pedidos?
É muito fácil reduzir todo o processo logístico somente às entregas. Entretanto, quando nos concentramos somente nesse termo, deixamos de lado as peculiaridades que cada etapa da entrega apresenta. Por isso, é preciso pensar em etapas, sendo uma delas a separação e a outra, a expedição.
No caso da expedição de pedidos, estamos nos referindo às entregas propriamente ditas. É nessa fase que os pedidos são levados aos clientes. Assim, neste caso, precisamos nos preocupar com toda a questão legal e burocrática para liberar os produtos que estão no estoque. Mais do que isso: é preciso ter em mente como definir rotas com critérios.
Assim, nessa etapa podemos considerar:
- a emissão de notas fiscais;
- a conferência se o produto condiz com o pedido;
- a solução de trâmites burocráticos;
- a análise dos dados de entrega;
- o envio.
Logo, trata-se de um conjunto de atividades que pode ser realizada por uma ou outra pessoa em empreendimentos pequenos ou então por sistemas de gestão, no caso de projetos maiores.
Para a logística, a separação de pedidos tem uma importância especial. É ela que pode aperfeiçoar as entregas a partir de um trabalho racional com a informação. Logo, mesmo a reposição de itens no estoque pode ser feita de acordo com a demanda, evitando gastos desnecessários pela empresa.
5 dicas para melhorar separação e expedição de pedidos
1. Comece entendendo a importância na agilidade dos processos
Processos rápidos são fundamentais para agradar o cliente. Entretanto, não basta que sejam somente rápidos. É preciso que sejam qualificados.
E isso necessariamente tem a ver com o trabalho que a sua empresa faz com a informação. Basicamente, ele pode ser aperfeiçoado quando a empresa tem maior atenção a dois elementos:
- o ciclo de produção de seus produtos;
- o ciclo de atividade desses produtos.
A ideia é que seja possível acompanhar esses ciclos, visando uma boa rotatividade das mercadorias.
Processos de separação e expedição têm como se tornar mais eficientes quando os controles referentes a entradas e saídas é feito de maneira estratégica. É isso o que permite que o tempo gasto seja menor e que as ações sejam realizadas de maneira ágil.
2. Prepare-se para fazer a separação e expedição de pedidos com eficiência
Faça um controle da expedição. É possível trabalhar com o mapeamento dos processos envolvendo os pedidos e entregas pela empresa.
Para tanto, é preciso ter conhecimento a respeito de todos os processos de controle e como eles devem acontecer da maneira ideal.
Com essa visão ampla do negócio, o gestor consegue definir o passo a passo para cada operação, sendo capaz de identificar com maior facilidade eventuais gargalos que venham a aparecer. A ideia é:
- conhecer os fluxos do setor;
- mensurar os custos com cada operação;
- conferir o tempo necessário para realizar as diferentes tarefas.
Com isso, a tomada de decisão em relação à separação e à expedição de pedidos tende a se aperfeiçoar.
Conte também com um layout eficiente. A maneira como a empresa disponibiliza seus itens dentro do ambiente do armazém é essencial para facilitar o controle sobre as movimentações. Portanto, quanto mais intuitiva for essa organização, sempre considerando o dinamismo nas movimentações, melhor.
Armazéns que não valorizam isso podem não só perder tempo nas entregas, como também tornar a ação envolvendo o estoque restrita a um ou outro funcionário. Por isso, procure organizar as áreas de estoque de maneira que os processos de carga e descarga se deem de maneira lógica e rápida. Organizar os setores de acordo com o giro dos produtos ou suas características é essencial nesse sentido.
Por fim, não deixe de fazer inventários periódicos. Com eles é possível identificar erros passados e manter as informações de acordo com os registros. Assim, o ideal é que o trabalho com inventários seja feito periodicamente.
Problemas como avarias, perdas, entre outros, são inevitáveis. Entretanto, é possível contar com ferramentas de controle para minimizar esse problema e assim ter maior segurança em relação aos ativos da empresa.
3. Recorra à informatização no processo de separação e expedição de pedidos
Uma boa maneira de tornar os processos mais ágeis é automatizando o controle de estoque. O motivo é que os resultados da empresa normalmente dependem de fatores externos a ela. São elementos como a demanda sazonal, as tendências de mercado e a mudança no comportamento do consumidor. Por isso, é importante contar com uma forma racional de lidar com isso.
Fato é que nem sempre é fácil prever os interesses das pessoas a ponto de compor o estoque de maneira precisa, sempre em função daquilo que realmente será solicitado.
Essa dificuldade de previsão exige uma abordagem da gestão no sentido de fazer com que o estoque siga alinhado, independentemente da época do ano. É nesse sentido que os processos de automatização se destacam. Sistemas dessa natureza são capazes, de:
- calcular automaticamente a demanda de cada produto;
- levantar o histórico de vendas;
- trabalhar com a quantidade mínima e máxima dos itens;
- entre outros.
Assim, esse tipo de solução permite à empresa manter um controle mais preciso a respeito do valor e da quantidade de cada unidade em estoque.
Integrando essa ferramenta a um sistema de gestão é possível alinhar as operações do estoque com as da empresa. E dessa forma o acesso a informações pode ser simplificado para que os responsáveis tenham como fazer do controle de estoque um elemento a mais no ganho de produtividade empresarial.
4. Entenda melhor como pode ser feita a armazenagem
Em relação ao trabalho mais direto com o estoque, vale a pena pensar em regras. O ideal é que o responsável conte com estratégias em relação a:
- recebimento;
- armazenagem;
- separação;
- expedição.
Somente certificando-se de que todos os itens nas mais diferentes etapas estão devidamente identificados é que será possível ter segurança de que o processo como um todo estará qualificado.
Como aperfeiçoar o recebimento
Em relação ao recebimento, é preciso que todo processo seja verificado com cuidado. Em negócios de pequeno porte, pode até ser vantajoso conferir as notas dos produtos item por item. Entretanto, essa não é a recomendação para projetos maiores. Neste caso, o indicado é recorrer a softwares mais avançados.
É o caso do WMS, que viabiliza a chamada conferência cega. Assim, existe um coletor de dados que permite ao sistema cruzar informações com a nota fiscal de maneira que a veracidade da informação seja garantida e que notificações sejam realizadas em casos de divergência. Isso auxilia no controle das falhas na separação de pedidos.
Como aperfeiçoar a armazenagem
Quanto à armazenagem, atenção aos critérios para a reposição de produtos. Técnicas como a da Curva ABC, garantem maior agilidade na organização dos itens. Isso porque ela ajuda a priorizar aqueles que mais dão resultado para a empresa.
Só que além disso, questões como o posicionamento de produtos nas prateleiras, considerando seu tipo e a ordem de saída, também são importantes. É preciso considerar esse impacto que eles têm no negócio para pensar na forma como serão organizados.
Como aperfeiçoar a separação
Pensando mais especificamente na fase da separação, nada melhor do que treinar a equipe para lidar com o famoso picking, como essa etapa também é conhecida.
Esse aperfeiçoamento tende a dar segurança para os colaboradores. Para tanto, aposte em treinamentos gerais e também nos mais específicos. Isso qualifica o seu armazém e simplifica a ação dos profissionais no dia a dia.
Esses treinamentos são úteis para especificar funções, orientar o funcionamento de cada atividade, mostrar como exatamente devem funcionar os recursos tecnológicos, entre outros. Em resumo, é isso o que poderá tornar a execução de tarefas mais avançada por parte da equipe.
Como aperfeiçoar a expedição
Já a expedição pode ser aperfeiçoada com a inserção de um software específico para esse trabalho.
Sistemas de gerenciamento capazes de processar informações conseguem facilitar a ação da equipe porque são direcionados para tarefas em específico. Com eles é possível agrupar pedidos por cliente, configurar elementos como rota, entrega, prioridades, entre outras variáveis.
Padronizando normas de etiquetagem e documentação por meio desses sistemas é possível construir uma experiência muito mais satisfatória e que certamente tornará o fluxo empresarial mais ágil.
5. Saiba como melhorar a separação e expedição de pedidos na sua empresa
É importante trabalhar com etapas para qualificar tanto a separação quanto a expedição de pedidos.
A primeira delas certamente é a da organização. Em um primeiro momento é necessário tirar um tempo para acompanhar a separação e expedição de pedidos.
Feito isso, um segundo passo decisivo é pensar nas formas possíveis de aumentar a produtividade. Recursos mais sofisticados como os softwares citados são indicados nesse sentido.
Em seguida, como ressaltado anteriormente, é válido considerar a adoção de critérios ABC para endereçamento. Em resumo, isso diz respeito a classificar os produtos de acordo com o giro deles no seu negócio. Assim, os de maior importância são enquadrados na categoria A e os demais das categorias B e C. A ideia é contar com um critério racional para organizar os produtos e pensar em suas reposições.
Uma quarta etapa diz respeito à atenção ao dia a dia da equipe. Uma forma de fazer disso um ponto positivo é trabalhar para diminuir os riscos envolvendo a manuseamento de produtos e sua seleção. Portanto, o mapeamento de ações envolvendo a reposição de produtos é essencial. Assim todos têm como saber qual é o jeito certo de operar no dia a dia da empresa.
Além disso, é preciso criar ações que estimulem o melhor desempenho dos colaboradores. Programas baseados em gamificação, por exemplo, costumam engajar melhor os profissionais e isso tende a despertar neles uma energia muito positiva para a empresa. E isso vale muito.
Por fim, é preciso treinar, capacitando os colaboradores por meio de eventos, palestras e diversos cursos.
6. Utilize a tecnologia a seu favor
Como visto, existem soluções tecnológicas que podem tornar mais curta a trajetória até a construção de processos em que tanto a separação quanto a expedição de pedidos acontecem no mais alto nível na empresa. E entender isso é o que pode dar à empresa um diferencial competitivo importante no mercado em que atua.
É o que a onBlox oferece para o seu negócio. Com nossas soluções, todas as demandas citadas podem ser devidamente supridas com tecnologia da melhor qualidade.
Assim, tanto você quanto a sua equipe pode simplificar o trabalho com a reposição de produtos, de modo a garantir o melhor desempenho possível para esse processo no curto, médio e longo prazo.
Passe a fazer a diferença ja no seu processo de separação! Confira as soluções modulares da onBlox.
