Antes de falar sobre lote de reposição, é preciso refletir a respeito de como os profissionais precisam lidar com as demandas da empresa. Uma gestão profissional não corre riscos na hora de controlar seus ativos. Ela recorre a elementos que costumam funcionar em outras empresas. Em especial, nas que mais se destacam no mercado.
Assim, trabalhando com métodos, a gestão pode sofisticar seus processos. Consequentemente, consegue caminhar rumo a melhores resultados.
É nessa lógica que precisa ser entendido o lote de reposição. Ele nada mais é do que um método que permite a uma gestão controlar melhor os ativos a serem adquiridos no estoque. É sobre isso que vamos tratar agora.
O que é o lote de reposição
Chamamos de lote de reposição a quantidade determinada de um produto que precisa ser pedida ao fornecedor, tendo em vista a demanda prevista.
Assim, em termos práticos, o lote de reposição é a quantidade que precisa ficar disponível em estoque para lidar com as reposições do produto na gôndola.
Entender isso é fundamental por inúmeros motivos. O grande benefício de se trabalhar com o lote de reposição é justamente ter como lidar melhor com o ciclo de reposição na sua empresa.
Usando o lote de reposição como referência para a compra de produtos, a gestão passa a ter um critério. E isso faz com que os responsáveis pela reposição de produtos consigam ir além do abastecimento deles nas prateleiras do estoque. É algo que permite, também, que sua ação aconteça de maneira mais estratégica. Dessa forma, as próprias escolhas acontecem em conformidade com as movimentações de dentro da loja ou de qualquer outro tipo de empreendimento.
Em resumo, o lote de reposição costuma ser um elemento essencial para que empresas tenham como lidar melhor com o estoque. Ele permite que a reposição de produtos seja feita de maneira criteriosa. Por isso é tão importante trabalhar com ele.
Conseguir isso não é tarefa fácil, mas é possível transformar em fórmula matemática a estimativa de demanda. Assim, em função do resultado, a gestão pode criar uma projeção para a compra de produtos. É o que vamos mostrar como fazer na sequência.
Como calcular o lote de reposição
O mais indicado é fazer a divisão entre a quantidade média mensal de produtos vendidos e a frequência de compras de determinada mercadoria.
A fórmula então é:
Lote de reposição = consumo médio mensal / Frequência de compra.
É preciso considerar a quantidade de dias entre o pedido e a entrega pelo fornecedor e o volume certo a ser pedido, considerando a demanda no período, entre outros.
A aplicação da fórmula é essencial para garantir uma estimativa. Isso ajuda a empresa a agir de maneira racional sem gastar mais do que o necessário. Entretanto, somente esse cálculo não costuma ser o suficiente. Empresas bem organizadas tendem a considerar todo um contexto por trás do que envolve suas reposições.
Sendo assim, uma dica tão valiosa quanto usar a fórmula é considerar o que impacta no processo como um todo. É por isso que vale a pena ter atenção a diferentes variáveis. São elas que podem tornar o cálculo do lote de reposição mais preciso.
Saiba, então, quais são essas variáveis e como lidar com elas para sofisticar o seu trabalho com o lote de reposição.
O que considerar na hora de calcular o lote de reposição
Toda empresa precisa controlar custos para amenizar esse impacto sobre os resultados. Em relação ao lote de reposição, os principais fatores a serem observados são os seguintes
Os indicadores de cada fornecedor
É preciso ter em mente o que o fornecedor vai estabelecer como mínimo para venda por pedido. Neste caso, existe um fator externo que pode impedir sua empresa de fazer o pedido de acordo com sua demanda real.
Assim, um trabalho preliminar que pode ser feito é a análise do faturamento mínimo do fornecedor para cada local de estoque. É preciso que o lote de reposição considere esses valores. Até porque, sua empresa pode propor o chamado mix completo de produtos com um parceiro para garantir que, mesmo vendendo menos do que deseja em um item, ele consiga garantir um valor total de faturamento que justifique a negociação.
O seu custo logístico
Outro ponto a ser observado é o gasto que o fornecedor tem para entregar determinado pedido. A isso damos o nome de custo logístico. E ele diz respeito a elementos como:
- a estocagem de produtos;
- a manutenção do inventário;
- as embalagens;
- o frete;
- o pedágio;
- entre outros.
De maneira geral, isso impacta no preço final do item ou do conjunto deles. Portanto, é algo no qual a empresa pode trabalhar para diminuir o custo logístico.
A ideia aqui é considerar o mix de produtos de cada fornecedor antes de formar a carga. Fazendo isso é possível pensar em meios para fazer o fornecedor chegar ao faturamento mínimo e assim simplificar o processo.
Veja como realizar o inventário
O custo de posse
Também é possível pensar nos gastos que o revendedor de determinado produto pode ter. E isso diz respeito ao que ele investe para manter determinado item em seu estoque. Por isso, calcular o chamado custo de posse é também uma maneira de interferir nos valores que envolvem o projeto da sua empresa envolvendo esse revendedor.
Neste caso, é preciso pensar em dois elementos. São eles:
- os encargos financeiros de despesas fixas;
- o valor do estoque médio.
Assim, gastos como salários, aluguéis, seguros e até os referentes à deterioração de produtos tendem a ser maiores de acordo com o lote de reposição. Calcular esses valores é importante especialmente porque isso ajuda a evitar a formação de excedente parado no estoque.
O custo do pedido
Existe um gasto que é notado quando algo foge do controle. É o caso de entregas que não acontecem dentro do prazo. Outro exemplo é quando ocorrem reclamações em demasia. Entretanto, o conhecido custo do pedido envolve também outros elementos que não parecem tão comprometedores para o caixa da empresa. São casos como o das inspeções de controle de qualidade e o pagamento dos profissionais envolvidos.
Em resumo, todo pedido tem um custo. E isso impacta na hora de pensar no lote de reposição. O motivo é que quanto maior é o custo de determinado pedido, maior deve ser o lote, uma vez que o volume maior costuma reduzir a frequência de pedidos e também o custo de cada entrega.
Por isso é preciso pensar em como a maneira como as requisições de produtos com os fornecedores é feita. Isso influencia o custo do pedido. Uma ideia é trabalhar com recursos tecnológicos capazes de automatizar os processos.
O Shelf-life
Esse termo pode parecer complexo, mas é bastante simples de assimilar. Para entender melhor: vale a pena pensar também no tempo de vida útil de um produto na prateleira. Damos a isso o nome de Shelf-life, um conceito muito interessante para produtos perecíveis.
Trabalhando com o Shelf-life é possível considerar o prazo de validade de itens alimentícios, da data de obsolescência de eletrônicos, entre outros.
De qualquer forma, a empresa precisa saber qual é o tipo de Shelf-life do produto em questão para considerar os prazos que dependem das características deles para determinar o volume do lote de reposição.
O giro e o estoque máximo
É importante trabalhar com métricas. As mais relevantes em relação ao estoque são a do giro e o estoque máximo do sistema.
Conhecendo esses valores, o benefício que a empresa tem é de poder lidar melhor com as demandas do estoque.
Quanto maior é o lote de reposição, a tendência é que o giro de estoque seja menor, ou seja, a quantidade de vendas em um período específico. E isso permite que o estoque médio da empresa seja maior.
No caso de um lote menor, é possível melhorar o giro financeiro e permitir que a empresa tenha maior flexibilidade ao se adaptar a necessidades em relação à capacidade do lugar onde fica seu estoque.
A capacidade de recebimento do setor logístico
Também em relação ao armazenamento dos produtos recebidos, existem diferenças. Alguns itens podem ser armazenados e separados de uma única vez. Em casos assim, vale a pena trabalhar com lotes de reposição maiores. Já no caso de entregas menores, a lógica pode ser diferente.
Produtos recebidos em entregas menores, por sua vez, podem ter o processo logístico otimizado quando entregues de maneira fracionada. O ideal é avaliar caso a caso e definir um formato de lote de reposição.
Porque o lote reposição é importante
Existem diferentes motivos para que o lote de reposição seja uma das principais preocupações da gestão empresarial.
O primeiro deles é fazer com que o trabalho com o estoque se dê de maneira mais racional. Essa é uma maneira inteligente de evitar que a empresa sofre com:
- a falta de produtos de reposição quando a demanda é muito alta ou;
- o excesso de itens que costuma acontecer quando o estoque está parado.
Só isso já faz com que esse conceito seja interessante o suficiente para qualquer negócio.
Um segundo ponto a ser destacado diz respeito à qualidade dos serviços que a empresa presta. Com um lote de reposição bem estabelecido é possível balancear os estoques. E isso é algo que pode gerar uma redução considerável dos estoques. E sem que haja comprometimento da qualidade da entrega.
Consequentemente, aparece um terceiro benefício. É que com lotes de reposição mais baixos, os erros diminuem. Como é natural que esse cálculo ajude a empresa a determinar níveis mínimos, a tendência é que a previsão de demanda seja mais exata no longo prazo. O fato é que esse cálculo ajuda a empresa a acompanhar o seu índice real de vendas e assim atuar de maneira mais precisa.
Por fim, um quarto benefício, tão importante quanto os demais. E ele tem a ver com a questão estratégica da empresa. Quando ela conta com dados precisos sobre seus produtos e os itens de reposição, ela consegue agir com foco em resultados. Isso permite selecionar melhor seus ativos, evitar compras desnecessárias e investir mais onde pode ter mais lucro. E isso é algo que o cálculo adequado do lote de reposição pode fazer.
Como a tecnologia facilita o controle de reposição?
Contar com a tecnologia é algo que pode ajudar a sua empresa a fazer do controle de reposição um ponto positivo do negócio.
Especialmente para o caso de empresas maiores essa recomendação vale muito a pena. São recursos tecnológicos que permitem a você fazer o planejamento mais rigoroso do estoque e distribuição de maneira imediata assim que determinado item chega ao seu armazém.
Além disso, é possível usar esse trabalho com a informação para viabilizar outro planejamento de uma maneira ainda mais sofisticada: o planejamento de vendas. Um sistema de gestão, por exemplo, consegue controlar as movimentações e dar a você condições de estimar cada passo dentro de um processo muito mais amplo.
Isso sem falar em como a tecnologia ajuda a evitar erros, tão comuns em processos totalmente controlados por mãos humanas. Automatizando ações a partir de algoritmos, o que temos é uma sequência programada de acordo com padrões.
No geral, é a tecnologia que faz com que todo o processo de vendas aconteça de maneira mais profissional. Por isso, pensar nela também em relação ao controle de reposição é essencial.
Porque se preocupar com a lote de reposição
Por fim, vale lembrar: quando a empresa não tem aquilo que o cliente procura, ela não vende. Ainda assim, são muitos os casos em que as empresas oferecem determinada solução, mas não trabalham adequadamente com o tempo de reposição dela no estoque. Logo, a consequência disso é estar sempre em risco de perder vendas. Pior ainda: de entregar o cliente para a concorrência.
É por isso que o lote de reposição é tão importante. Saber como encontrá-lo e lidando com os elementos que interferem na sua movimentação é o que permite que a sua empresa esteja sempre em dia com as demandas do mercado, se apresentando como uma solução para o cliente, nunca como um problema.
Entendeu como funciona o lote de reposição? Então confira também outro tema importante em relação ao trabalho com estoque. Saiba o que é ponto de pedido.
