O que é ponto de pedido e como calcular?

ponto de pedido
Você sabe o que é ponto de pedido? Tem trabalhado corretamente com ele? Sabe como fazer seu cálculo de um jeito realmente eficiente?
Responder a isso é importante porque o cálculo do ponto de pedido é uma ação preventiva da empresa. Com ele é possível lidar melhor com imprevistos na demanda de serviços e evitar problemas.
Saber o que é ponto de pedido ajuda uma organização a garantir o estoque mínimo para lidar com a demanda - mesmo quando há alteração. Isso sem falar em outros benefícios de ter a informação certa para agir no momento exato.
Por esses motivos, a seguir, saiba o que é ponto de pedido e conheça a sua importância.

O que é ponto de pedido?

Costumamos chamar de ponto de pedido o momento considerado ideal para que uma nova compra de estoque seja realizada. Assim, a organização tem como repor determinado produto, evitando riscos.
A ideia é que exista um momento certo para que esse tipo de operação seja feita - e corresponde a uma quantidade mínima de itens em estoque. Além disso, é preciso que essa operação seja realizada de acordo com a demanda do negócio.
Na prática, o ponto de pedido corresponde ao número que representa o estoque mínimo para um produto.
Simplificando: é preciso ter atenção às saídas dos produtos na sua empresa. Assim, quando um determinado número mínimo em estoque for atingido, o pedido de reposição deve ser feito junto aos fornecedores para que a produção não sinta falta do item.
O grande desafio é fazer o cálculo de maneira precisa, considerando as variáveis do negócio.
Para se chegar a esse número, é preciso considerar questões como o estoque e o prazo necessário para que o item seja enviado pelo fornecedor. Além disso, é importante considerar as formas como esses processos são organizados.
Organizações que se dedicam a esse cuidado conseguem se preparar melhor para os seus processos e dão maior dinamismo às suas atividades.
É sobre isso que você vai saber mais na sequência.

A importância do ponto de pedido

É o ponto de pedido que dá vazão ao reabastecimento do armazém. Quando ele é feito adequadamente, a empresa determina uma ordem segura para:
  • o tempo de reposição de mercadorias;
  • a forma como isso se dá e;
  • as escolhas a serem feitas.
Logo, existem 3 motivos especiais para qualquer organização ter maior atenção ao ponto de pedido. São eles: a preservação da imagem da empresa, a maior segurança para fechar negócios e o controle do estoque.
A realidade é que prejuízos podem surgir em consequência de problemas de organização. Um exemplo é quando um cliente contrata um serviço e a empresa não tem como realizá-lo. Muitas vezes, isso só é percebido depois de a venda estar fechada.
Esse é o tipo de situação que gera um prejuízo enorme para a imagem do negócio. Pior ainda: esse simples erro pode ser o que a concorrência precisa para conquistar seu espaço.
Da mesma forma, é possível que erros comprometam a saúde financeira da empresa. É o caso do erro no cálculo de tempo de reposição de estoque. Isso prejudica demais o fechamento de negócios. Sendo assim, com o cálculo do ponto de pedido, é possível evitar esse tipo de prejuízo.
Considerando somente a questão financeira, o ponto de reposição ajuda a evitar compras desnecessárias - como as que oneram o caixa empresarial. Isso é tão importante quanto evitar o excesso de itens em estoque.
Fato é que o ponto de pedido ajuda a sua empresa a se organizar em função de um processo de reposição de itens controlado. Assim, ela pode evitar problemas como o gasto excessivo, a perda de materiais por vencimento e a pior de todas: de credibilidade.

Quais são os impactos do ponto de pedido na gestão de estoque?

O objetivo de usar o ponto de pedido é criar equilíbrio entre o custo do que foi investido na mercadoria e o risco de ruptura de estoque. É esse equilíbrio que dará à organização as condições necessárias para dar início ao processo de reposição de um jeito racional.
Dessa forma, é preciso que o ponto de pedido seja programado periodicamente, podendo ser verificado sempre. Assim, é possível trabalhar com uma variedade de produtos em armazenamento e com uma maior demanda.
Para que isso aconteça, deve-se ter atenção aos níveis de estoque de segurança, o tempo necessário para o abastecimento, ou seja, o tempo que o fornecedor leva para receber o pedido e fazer o envio do item, além do consumo esperado do produto.
Quando todo esse processo é realizado de maneira eficiente, a tendência é que o estoque se torne um ativo sob maior controle da gestão. Consequentemente, ele tem como fazer a diferença nos resultados finais do empreendimento.
Uma boa gestão de estoque costuma ser o segredo de empresas que se posicionam de maneira estratégica no mercado, vendendo mais, fidelizando clientes e se distanciando da concorrência.

Quais são os modelos que podem ser utilizados para o cálculo do ponto de pedido?

Existem dois modelos de gerenciamento de estoque. O determinista e o probabilístico. O primeiro corresponde a uma metodologia na qual a demanda é conhecida. Logo, existe um ritmo de consumo constante, que permite maior previsibilidade por parte da gestão.
Neste modelo, a demanda pode ser estática ou dinâmica, ou seja, ela pode se manter estável com o passar do tempo ou, então, apresentar picos e vales sazonais.
Este é o modelo mais tradicional, entretanto, ele ignora questões mais complexas da realidade empresarial.
Já o modelo de gerenciamento probabilístico prevê que não exista um valor determinado ou ao menos constante para definir a demanda. Logo, seu foco está nos cálculos e previsões que podem ser feitas a partir de funções de probabilidade que variam com o tempo.
Na prática, esse modelo acaba tendo maiores chances de se aproximar da realidade. Entretanto, ele demanda o uso de softwares mais avançados para a realização dos cálculos exigidos.
A boa notícia é que existem opções de sistemas no mercado que permitem à empresa fazer esses cálculos de maneira automática, considerando as diversas variáveis presentes.

Como fazer o cálculo do ponto de pedido

Como visto, existem diferentes formas de se trabalhar com o ponto de pedido. Ainda assim, de maneira geral, a fórmula do cálculo do ponto de pedido é:
Ponto de pedido (PP) = estoque de segurança + (consumo médio x lead time ou prazo de entrega do fornecedor).
Dessa forma, se determinada empresa conta com uma demanda semanal de 2500 unidades e o chamado lead time do fornecedor corresponde a 5 dias, tendo sido o estoque de segurança estabelecido em 100 unidades, o que temos é:
PP = 100 + 2500 = 2600 unidades
De acordo com este cálculo, o que a empresa precisa é se concentrar na quantidade de 2600 unidades para o item em questão. Quando os níveis do armazém chegarem a esse número, é hora da reposição. Assim diminui o risco de não haver tempo entre o momento do pedido e o envio da mercadoria pelo fornecedor.
Considerando uma companhia maior, que trabalha com inúmeros produtos, o mais importante é contar com um sistema que faça esse cálculo de maneira automática. Trataremos disso mais adiante.

Dicas para fazer cálculos assertivos e precisos

Em tese, aplicar a fórmula não é a tarefa mais difícil, mesmo para empresas menores e que trabalham com uma quantidade reduzida de itens no seu dia a dia. Isso porque basta você ter a informação exata sobre os materiais, formas de consumo e prazos para que ela funcione.
O grande desafio é cuidar da organização para que os cálculos sejam feitos de maneira mais precisa.
Nesse sentido, recomendamos duas ações:
  • manter o cadastro de fornecedores atualizado;
  • ter maior rigor no controle de estoque.
Como isso pode ser feito? Primeiro, é importante que o cadastro de fornecedores esteja com todas as informações em dia. Para isso, vale a pena investir em meios para atualizá-lo periodicamente.
O ideal é que exista um processo no qual a cada dois ou três meses haja uma reavaliação a respeito do tempo necessário para que determinado produto seja fabricado e entregue. Esse procedimento é fundamental para que o cálculo de tempo de reposição seja feito corretamente.
A manutenção do cadastro de fornecedores em dia deve ser feita em função de cada item, o que certamente exige maior organização e tempo para o trabalho da equipe.
Além disso, o controle de estoque efetivo é essencial para o cálculo correto do ponto de reposição. É preciso que existam processos rigorosos de acompanhamento dos itens que entram e saem da empresa no dia a dia. Somente assim é possível estimar quando um produto está prestes a ter suas unidades esgotadas.
Vale lembrar que sem um controle de estoque efetivo, fica muito difícil ter maior confiança no estoque mínimo. Isso acontece porque o estoque é a base para o entendimento da demanda dos produtos.

Como a tecnologia ajuda a otimizar essa operação

A tecnologia sempre pode ser uma aliada, desde que a empresa saiba fazer uso dela. E neste caso não é diferente.
No fim, o mais importante é que exista um controle maior a respeito dos ativos da empresa para que o ponto de pedido seja usado como um diferencial.
Existem duas formas de se conseguir isso:
  • separando tempo para que a equipe se organize de acordo com essa grande demanda ou;
  • investindo em recursos capazes de automatizar os processos, gerando resultados mais rápidos.
É aí que a tecnologia se apresenta. Com ela, é possível automatizar os processos para controle de estoque de maneira a evitar perda de tempo nesse tipo de organização.
Com um sistema de gestão, entre outras ações, pode-se registrar as diferentes etapas pelas quais passam cada item desde o momento que é adquirido até seu uso. Assim, o sistema atuará diminuindo a incidência de erros e facilitando as tarefas de rotina.
Na prática, esse tipo de recurso torna a ação da equipe muito mais simplificada sem deixar de lado os processos fundamentais para que o cálculo do ponto de pedido seja feito corretamente.

O WMS como solução específica

É possível trabalhar com um sistema que atua diretamente na gestão do armazém da empresa. É o caso do WMS, sigla para Warehouse Management System (sistema de gerenciamento de armazém, em português).
O WMS é um software que serve para automatizar processos logísticos e a cadeia de suprimentos. Assim, ele permite um melhor controle de tempo da equipe, de espaço no local e viabiliza uma gestão de estoque mais eficiente.
Entre outras funcionalidades, o WMS é uma ferramenta capaz de calcular os pontos de reposição. Com ela, esse trabalho é feito de maneira automática, com o registro detalhado das movimentações na medida que elas vão acontecendo.
Consequentemente, esse trabalho vai fazendo com que o WMS junte dados que serão úteis para um cálculo mais preciso da reposição em tempo real.
Dessa forma, ao automatizar o trabalho com um WMS, a gestão consegue ter maior segurança a respeito do processo de reposição. Isso porque existe um controle maior sobre entradas e saídas de produtos.
Há uma grande diferença de empresas que contam com o WMS em relação às demais. Elas costumam fazer o pedido de compra no momento exato que o estoque atinge o procurado ponto de pedido e assim se organizam melhor.
Perceba que neste caso, é na forma como lidam com sua política de reposição que essas empresas encontram diferenciais no mercado.
Além disso, o WMS é capaz de gerar uma série de benefícios. Entre outros podemos destacar:
  • a emissão de inventários cíclicos, que auxilia no controle de estoque;
  • a conferência e rastreamento das movimentações e;
  • o fornecimento de dados em tempo real.
Na prática, é uma ferramenta e tanto para ajudar a sua empresa a fazer o controle adequado do ponto de pedido por meio da tecnologia.
Enfim, se você entendeu o que é ponto de pedido e como calcular, saiba mais também sobre gestão de armazém e de que formas você pode otimizar seus processos.

OnBlox é uma empresa de desenvolvimento de softwares para gerenciamento logístico.

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