Para que uma organização seja saudável financeiramente e competitiva no mercado, é essencial que a gestão de despesas de frotas também seja feita de forma organizada, planejada e eficiente.
Portanto, para realizar uma gestão eficaz, é imprescindível compreender cada um dos fatores que influenciam nas despesas de uma frota.
É fato que ter um controle orçamentário organizado e com o registro de todas as despesas da operação de uma frota é uma das tarefas mais complicadas que um gestor da área pode enfrentar.
Neste artigo, apresentaremos 5 estratégias fundamentais que todo gestor de frota precisa conhecer para uma gestão de despesas mais eficaz. Continue a leitura e saiba quais são!
O que é a gestão de despesas da frota?
Antes de adotar uma estratégia, é necessário entender qual o seu significado. A gestão de despesas planeja, administra e acompanha todos os gastos que a empresa tem para operar a sua frota.
Seu principal objetivo é a redução dos valores na manutenção da frota, e, principalmente, evitar as despesas desnecessárias, sem deixar cair a qualidade do serviço e aumentar a margem de lucro do negócio.
Portanto, podemos dizer que a gestão de despesas da frota é uma atividade estratégica de suma importância pois permite ao gestor ter uma visão mais realista de quanto está sendo gasto com manutenção, combustível, peças e pneus, entre outros gastos relativos a veículos. A seguir, apresentamos as principais despesas na operação de uma frota.
Quais as principais despesas na operação da frota?
Conhecer as despesas totais da frota, e também das operações logísticas, são fatores fundamentais para aplicar com eficiência as boas práticas de uma gestão de despesas, que inclui o controle de gastos, a identificação dos desperdícios e a melhora contínua do setor.
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A seguir, confira quais são as maiores despesas em uma operação de frota!
Combustível
Certamente, o combustível é um dos pontos que mais precisam de atenção dos gestores da área de logística. Quando em alta de preços, os gastos com abastecimentos podem chegar a 50% das despesas de uma frota. Portanto, é essencial monitorar os seguintes indicadores:
· valor do combustível/litro;
· autonomia dos veículos em relação a cada tipo de combustível (diesel, gasolina, etanol, etc.);
· quilometragem percorrida pelo veículo;
· litros consumidos ao mês por veículo.
Esses indicadores mostram uma ampla visão do desempenho da frota e dos motoristas dos veículos sobre o consumo de combustível. No momento de fazer a conta litro por quilometragem, é importante levar em conta as características do veículo, qualidade da rodovia que será utilizada, volume e tipo de carga que será transportada, entre outros fatores que podem influenciar a eficiência, ou não, do consumo de combustível.
Depois de feita essa análise, a dica é adotar estratégias para diminuir os custos com combustível, como realizar manutenções preventivas, capacitar motoristas a respeito de economia ao volante, não carregar o veículo além da sua capacidade e renovar a frota de veículos para modelos mais eficientes, entre outros.
Manutenção
As despesas com manutenção corretiva representam uma boa parcela dos gastos operacionais de uma frota. Obviamente que as manutenções são cruciais para preservar os veículos e deixá-los disponíveis para as entregas, inclusive dentro do prazo.
No entanto, é sempre válido lembrar que é melhor priorizar as manutenções preventivas a fim de evitar as corretivas, ou seja, é fundamental ter um planejamento de manutenção preventiva, pois, com ele, é possível evitar as falhas antes que elas aconteçam e assim evitar correções inesperadas e custosas.
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Seguros e impostos
Os seguros garantem a proteção dos veículos, das mercadorias e dos condutores contra uma série de riscos, como acidentes, roubo e danos materiais e físicos.
Também é importante estar em dia com a legislação vigente, pois isso garantirá a continuidade da operação logística do negócio. Entre os impostos e taxas que devem ser pagos estão o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) de cada veículo, a seguro a Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Via Terrestre (DPVAT) e os pedágios e as taxas Ad Valorem e frete peso – essas últimas relacionam o peso da carga com a distância percorrida, com o objetivo de dar segurança ao pedido (Ad Valorem), além de custear os encargos de transferência (operação rodoviária) e as Despesas Administrativas e de Terminais (DAT).
Outra taxa que deve ser paga é o orçamento requerido na emissão da documentação obrigatória de transporte, no qual estão inclusos o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
Depreciação
A depreciação é a desvalorização do valor do veículo devido ao desgaste e envelhecimento ao longo do tempo. Vale ressaltar que os veículos já começam a depreciar cerca de 10% assim que deixam a concessionária. Considerando a FIPE normalizada, a desvalorização de um veículo é, em média, de 20% nos dois primeiros anos e de 15% nos demais.
Ainda que essa não seja uma despesa que envolva dinheiro, é importante contabilizar pois ela afeta o valor ativo da frota.
5 estratégias para uma gestão de despesas mais eficiente da frota
A redução nos gastos com a frota é um dos principais objetivos na gestão de despesas, sem deixar de lado a eficiência e qualidade do serviço. Confira a seguir algumas estratégias para alcançar esse resultado e, ao mesmo tempo, otimizar a produtividade.
Monitoramento e análise de dados
Um dos fatores essenciais para tornar a gestão de despesas da frota mais eficiente e reduzir custos é utilizar um sistema de monitoramento e análise de dados.
O uso de uma ferramenta de monitoramento permite rastrear em tempo real a localização de um veículo, monitorar o comportamento do motorista ao volante (como freadas bruscas ou dirigir acima da velocidade permitida), saber o quanto de combustível está sendo gasto e quando será necessária uma manutenção preventiva, dentre outras funcionalidades.
Tecnologias desse tipo ainda permitem controlar dados, criar planos conforme o desempenho do motorista e com base nas informações elaborar treinamentos sempre que necessário.
Manutenção preventiva
A manutenção preventiva exerce um papel fundamental na gestão de despesas de uma frota, tanto para reduzir os gastos operacionais quanto para aumentar a vida útil dos veículos.
É importante estabelecer um cronograma regular de manutenção, além de fazer inspeções frequentes e registrar detalhadamente todas as atividades realizadas.
Desse modo, será possível detectar e resolver os problemas antes que se agravem, evitando falhas e gastos inesperados.
Otimização de rotas e uso eficiente de veículos
Um roteiro de rotas eficiente permite uma redução significativa dos custos operacionais, além de melhorar a produtividade e facilitar as atividades diárias.
O uso de ferramentas de gestão de frotas é uma boa estratégia, já que elas permitem a otimização de rotas e o uso eficiente dos veículos com a economia de combustível, redução do desgaste da frota e a garantia de que as entregas sejam feitas dentro do prazo.
Treinamento e conscientização dos motoristas
Os motoristas são fundamentais para que a frota seja eficiente e o negócio tenha sucesso. Por isso, é importante investir em treinamentos e capacitações regulares, a fim de garantir que esses profissionais estejam sempre atualizados com as melhores técnicas de direção defensiva, mecânica básica e economia de combustível, entre outras questões relativas à legislação de trânsito e ao dia a dia da empresa.
Utilização de tecnologias e ferramentas
Hoje em dia existem muitas inovações tecnológicas que oferecem os mais variados sistemas de gestão para facilitar as atividades cotidianas de uma empresa, tornando os processos mais organizados e eficientes.
Inclusive, é possível encontrar softwares específicos de gerenciamento de frotas, com opções de gestão de despesas, por exemplo, entre outras funcionalidades interessantes que podem ser definidas conforme as necessidades do negócio.
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Conclusão
Neste artigo, apresentamos as 5 melhores estratégias para a gestão de despesas de uma frota que, quando implementadas, irão melhorar o desempenho e a eficiência dos veículos.
Vale lembrar que uma gestão de despesas de frota eficiente irá impactar diretamente o sucesso do negócio e garantir a competitividade da empresa no mercado. Para alcançar esses resultados positivos, vamos recapitular:
· Utilize um sistema de monitoramento de frotas;
· Realize regularmente as manutenções preventivas;
· Treine e capacite os motoristas:
· Otimize a roteirização das rotas;
· Monitore o consumo de combustível e o comportamento dos motoristas.
Ao colocar em prática essas estratégias, a empresa estará no caminho certo para reduzir gastos, aumentar a produtividade e a segurança nas estradas da frota, dos colaboradores, de terceiros e da carga.
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