Entre as estratégias e métodos utilizados na gestão de armazém, vale destacar uma prática comum e necessária para a empresa: o controle de estoque mínimo.
Também conhecido como estoque de proteção ou de segurança, ele é uma reserva mínima de mercadorias armazenadas, que deve ser mantida justamente para garantir o abastecimento necessário à cadeia de suprimentos, evitando tanto o excesso como a falta de produtos nas prateleiras.
Apesar de parecer algo simples, na prática, muitas organizações encontram dificuldades para implementar o modelo de forma eficiente, já que é preciso calcular as quantidades mínimas estratégicas de cada item no armazém.
A seguir, falamos dos principais pontos inerentes à estratégia de estoque mínimo, sua importância e vantagens, além de dicas sobre como implementar este modelo em sua empresa.
Acompanhe.
O que é controle de estoque mínimo na gestão de armazém?
Na gestão de estoque, é sempre recomendado trabalhar com uma reserva mínima de produtos, caso as estimativas de vendas sejam superadas em algum momento. Por outro lado, é imprescindível que esta "reserva estratégica" não se acumule por falta de vendas ou por erros na previsão, ocupando, assim, espaço e gerando custos à cadeia de suprimentos.
Logo, o controle de estoque mínimo é fator crucial dentro de uma boa gestão de estoque, e tem papel fundamental para garantir tanto a distribuição extra de pedidos, como para manter a organização e o fluxo adequado de movimentações internas no armazém.
Dessa forma, podemos conceituar o estoque mínimo como uma forma de controle estratégico que permite à empresa ter sempre uma quantidade mínima de produtos disponíveis no seu estoque (caso surjam novas demandas de pedidos), mas também sem excessos ou erros de cálculos, que venham acarretar acúmulos desnecessários.
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Qual a importância de saber controlar o estoque mínimo?
Como vimos, o controle de estoque mínimo carrega duas funções essenciais: garantir abastecimento e evitar faltas ou excessos nas prateleiras.
Mas o porquê disso? Na prática, em qualquer empresa - em especial, no varejo - é possível haver demandas de vendas inesperadas, tais como nas situações a seguir:
- conquista de novos mercados;
- sazonalidade (datas especiais, época do ano etc.);
- problemas com o fornecimento da concorrência;
- compras acumuladas de clientes;
- fenômenos externos (como o caso da atual pandemia, guerras, crises etc.).
Esses motivos podem favorecer as vendas de sua empresa de uma forma inesperada e, portanto, é preciso contar com um "plano especial" para conseguir atender, ou, pelo menos, garantir parte do abastecimento dos itens.
E é justamente aqui que entra a importância de um estoque mínimo ou de segurança, o que vai permitir dar prosseguimento ao seu atendimento.
Além disso, o estoque mínimo permite "dar tempo" para a sua empresa repor ou fabricar novos itens em casos de aumento de demandas elevadas e evitar, assim, a falta de produtos e gaps na distribuição.
Qual a diferença entre estoque mínimo e máximo?
Dentro da concepção de estoque mínimo, há também um conceito menos abordado nas empresas, igualmente importante para a gestão eficiente de armazéns: o de estoque máximo.
Na prática, este conceito segue a mesma linha de raciocínio do estoque mínimo, porém preservando uma quantidade máxima de produtos a serem estocados nesta reserva estratégica.
Em outras palavras, seria uma espécie de "teto" do estoque mínimo, justamente para evitar excessos e acúmulos desnecessários dos itens nas prateleiras.
Em muitas empresas, este cálculo não é levado em consideração ou é realizado sem muito planejamento, na base do "chute", o que também pode prejudicar o giro de itens e até mesmo potencializar os problemas de abastecimento das operações.
Quais são os principais riscos de um mau planejamento de estoque mínimo e máximo?
Sabendo a importância do controle de estoque mínimo e máximo em uma gestão de armazéns eficiente, vale ressaltar alguns dos principais riscos que a falta de planejamento nesse quesito pode trazer às operações.
Falta de produtos
Sem dúvidas, o primeiro risco e de maior gravidade ligado ao mau planejamento de estoque mínimo se refere à falta de produtos nas prateleiras. Afinal, evitar este problema é uma das funções fundamentais da estratégia!
Ou seja, se o seu planejamento de estoque mínimo falhar, a tendência é comprometer a qualidade de suas entregas, possibilitando, assim, situações como: reclamações de clientes, incapacidade operacional, atrasos na distribuição e, até mesmo, cancelamentos de pedidos.
Custos elevados
Outro risco inerente ao mau planejamento de estoque mínimo está ligado ao aumento de custos operacionais em seu armazém, seja por falta de itens, seja por excesso de produtos nas prateleiras.
Para entender melhor esse cenário, considere uma possível falta de itens por falha de cálculo do estoque mínimo. Nesse cenário, a sua empresa teria que recorrer a fornecedores ou às linhas de produção às pressas (geralmente, em condições mais caras) ou, simplesmente, abrir mão dessas vendas. Resumo: custos e desperdícios que poderiam ser evitados!
Outro exemplo, dessa vez por conta de excessos de produtos no estoque mínimo, seria se a sua empresa planejasse a produção e armazenagem muito alta de determinado item, que por sua vez não gera as vendas esperadas. Resultado: ocupação de prateleiras, riscos de perdas e desperdícios e falta de controle interno no armazém.
Em outras palavras, o mau planejamento do estoque mínimo tende a gerar custos incalculáveis para a sua empresa, seja por falta de itens, seja por excesso deles. Logo, o cálculo exato e estratégico é fator indispensável para a gestão eficiente do armazém.
Perdas e desperdícios
Um risco muito comum atrelado ao mau planejamento do estoque mínimo e máximo são as possíveis perdas de produtos, em especial quando há excessos de itens armazenados.
Produtos perecíveis e com datas de validade curtas merecem ainda mais atenção durante este planejamento e, portanto, é preciso levar em consideração todos esses dados na hora de definir a melhor estratégia para o armazém.
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Ineficiência operacional
Além da falta ou excesso de produtos no seu estoque, o mau planejamento da reserva mínima de segurança ainda pode acarretar uma ineficiência operacional generalizada de seu armazém.
Imagine, por exemplo, que endereços de seu armazém apresentem acúmulos de determinado item, enquanto outros estejam completamente vazios e com pedidos pendentes para atendimento.
Na prática, este cenário pode dificultar o planejamento completo de sua gestão, impactando toda a cadeia de suprimentos, e promovendo gargalos, desde o ressuprimento de produtos até a distribuição adequada deles.
Em outras palavras, quando o estoque mínimo sai do controle da gestão, as falhas não atingem somente um determinado produto, mas as operações como um todo dentro do armazém.
E como calcular o estoque mínimo?
Como tudo na logística, não existe uma "receita pronta" e padronizada para calcular o estoque mínimo de uma empresa. No entanto, há métodos amplamente utilizados neste setor, que são adaptados às necessidades das operações e negócios.
Assim, para calcular o estoque mínimo de um armazém, é preciso considerar algumas variáveis, como a demanda média diária, o tempo de reposição e o nível de segurança desejado. A fórmula geral para o cálculo do estoque mínimo é:
Estoque mínimo = (Demanda média diária * Tempo de reposição) + Nível de segurança
Dessa forma, detalhamos melhor esses fatores a seguir:
- Demanda média diária: quantidade de produtos vendidos ou consumidos por dia.
- Tempo de reposição: tempo que leva para que a quantidade vendida seja reposta.
- Nível de segurança: quantidade adicional de produtos mantida como reserva para evitar faltas de estoque.
Lembrando que essa é uma aproximação geral e pode ser ajustada de acordo com as necessidades específicas de cada armazém.
E para entender melhor, separamos um exemplo prático de cálculo de estoque mínimo. Confira!
Exemplo 1:
Vamos supor que a demanda média diária de um produto seja de 50 unidades, o tempo de reposição seja de 5 dias e o nível de segurança seja de 20%.
Nesse caso, o estoque mínimo seria calculado da seguinte forma:
Estoque mínimo = (50 unidades * 5 dias) + 20% da demanda média diária = 250 unidades + 10 unidades = 260 unidades
Ou seja, o armazém deve manter no mínimo 260 unidades desse produto em estoque para atender à demanda, considerando o tempo de reposição e o nível de segurança."
Calcule itens separadamente
Evidentemente que o cálculo de estoque mínimo precisa ser personalizado por cada item em seu estoque, já que os produtos têm giros diferentes na prática.
Ou seja, se o Produto X vende cinco vezes mais que o Produto Y no mercado, é fundamental que o primeiro tenha um estoque mínimo maior que o segundo, e assim por diante.
Na prática, a quantidade exata que cada item deve ter em seu estoque mínimo também é algo muito variável, e deve levar em consideração uma série de fatores, tais como: facilidade de reposição, custo, rapidez da produção ou fornecimento etc.
Avalie hábitos do consumidor
Um fator de extrema importância ao calcular o estoque mínimo estratégico em sua empresa é sempre estar de olho nas tendências e nos hábitos de consumo do seu mercado.
E isso, muitas vezes, está ligado à periodicidade e sazonalidade de alguns pedidos. Por exemplo, em épocas especiais, como Natal, Dia das Mães ou Dia dos Namorados, a tendência é de aumento de vendas para determinados itens. Logo, a ideia é que o estoque mínimo deles também seja devidamente planejado para atender ao aumento da demanda.
Outro exemplo é o seguinte: imagine que um determinado produto apresentou vendas extraordinárias no passado, mas, por algum motivo, perdeu popularidade nos últimos tempos.
Em todos os casos, só uma análise mais profunda do mercado vai poder trazer respostas mais exatas, e é imprescindível que o planejamento de estoque mínimo se adeque à realidade de cada momento.
Trabalhe com previsões mais exatas
Definir bem as previsões de vendas é um fator indispensável para calcular o seu estoque mínimo.
Isso se faz necessário, pois é justamente o que vai ajudar a estabelecer as reservas de segurança estratégicas em casos de aumentos de demandas inesperadas, mas sem correr riscos de acúmulos e excessos de itens no armazém.
Leve em consideração características dos produtos
É importante lembrar que cada produto possui características e especificidades exclusivas e, portanto, todos os pontos devem ser levados em consideração na hora de calcular o estoque mínimo.
Estamos falando, por exemplo, do tipo de SKU, do tamanho das embalagens, da data de validade, do número de lotes, entre outros dados importantes que podem comprometer ou influenciar a eficiência do estoque mínimo.
Ou seja, podemos supor que produtos perecíveis podem se perder mais rapidamente se ficarem muito tempo no estoque, embalagens muito grandes podem impactar na movimentação interna do armazém, lotes antigos podem perder valor no mercado e assim por diante.
Conheça bem o seu inventário
A realização periódica de um inventário é prática fundamental para a boa gestão do armazém, o que inclui, evidentemente, um melhor controle sobre os itens armazenados.
E esse processo tem ligação direta com a acuracidade do cálculo do estoque mínimo, por diferentes motivos. Conheça alguns deles:
- Permite conhecer a quantidade real de estoque - sem o inventário, é difícil ter certeza da quantidade de produtos disponíveis. Isso pode levar a erros no cálculo do estoque mínimo e a problemas de falta ou sobra de estoque.
- Possibilita identificar erros e divergências - o inventário permite detectar erros de contagem, problemas de armazenamento ou quaisquer divergências entre o registro e a realidade.
- Ajuda a atualizar dados - ao realizar o inventário, é possível atualizar o sistema de gestão de estoque com as quantidades corretas de produtos.
- Facilita o ajuste do estoque mínimo - ao conhecer a quantidade real de estoque, é possível ajustar o cálculo do estoque mínimo e garantir que haja sempre uma quantidade suficiente de produtos disponíveis.
Cálculo do consumo médio diário
Manter um controle diário sobre toda a movimentação de seu armazém também tende a facilitar o cálculo do estoque mínimo.
Afinal, com o conhecimento do consumo médio diário, é possível ajustar o estoque mínimo e garantir que haja sempre uma quantidade suficiente de produtos disponíveis.
Fora isso, tal controle contribui para outros aspectos da gestão, bem como ajuda a prever melhor as demandas de vendas, a otimizar as reposições de itens, a reduzir desperdícios e perdas e, por fim, otimiza o espaço físico do armazém.
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Em níveis tecnológicos, o que pode ajudar a otimizar esse controle?
Hoje em dia, é impossível falar de gestão de estoque eficiente sem a tecnologia, com destaque especial ao Sistema WMS (Warehouse Management System).
Afinal, esta é a mais ampla e completa ferramenta para gestão de armazéns, que permite otimizar toda a cadeia de suprimentos de ponta a ponta, desde o recebimento de produtos nas docas até o seu devido carregamento e expedição.
Porém, não é só na questão operacional que o sistema WMS agrega otimização às empresas de logística. Ele pode ter papel estratégico e gerencial fundamental, possibilitando, assim, definir ações e tomar decisões muito mais assertivas.
Logo, o sistema WMS pode ser imprescindível, também, para calcular e definir os estoques mínimos de cada produto com muito mais facilidade e visão estratégica, levando em consideração, por exemplo, todas as características e dados necessários dos produtos estocados, como data de validade, número de lote, nome do fornecedor, tipo de SKU etc.
Em outras palavras, o sistema WMS permite ter controle amplo de cada item movimentado no armazém, assim como as informações atreladas a eles. Fora isso, a ferramenta permite gerar relatórios e ter uma visão mais ampla sobre suas vendas, movimentações e estoques acumulados.
Essas foram algumas dicas sobre o conceito de estoque mínimo e máximo, sua importância na prática de um armazém e, claro, como calcular e organizar melhor essa estratégia no dia a dia de suas operações.
Se você gostou e quer mais dicas para otimizar a sua gestão de estoque, não deixe de conferir nosso guia de "Gestão de armazém: tudo o que você precisa saber para otimizar os processos da sua cadeia de distribuição. Boa leitura!
