A falta de planejamento logístico de uma empresa pode levar a alguns erros na gestão de frotas, prejudicando a eficiência e a agilidade dos diversos processos, comprometendo a qualidade do serviço prestado e, consequentemente, causando prejuízo financeiro para o negócio.
Portanto, a gestão de frotas precisa ser eficiente, a fim de garantir o aumento da produtividade, a redução de custos e alçar a empresa em um lugar de destaque no mercado, entre outros benefícios.
O segredo envolve diversos fatores, como trabalhar com as ferramentas certas e levar em conta todos os detalhes desse processo logístico. Uma gestão de frotas eficiente pode identificar diversos detalhes que precisam ser alinhados, como, por exemplo, falhas, burocracia, desperdícios e etapas não cumpridas.
Ao gerenciar as demandas da transportadora você vai identificar vários pormenores que precisam ser corrigidos, tais como etapas não cumpridas, falhas no processo, burocracias, desperdícios, entre outros.
Neste artigo, apresentamos os erros na gestão de frotas mais comuns. Continue a leitura e saiba como evitar tais erros e quais são as ações que podem ser implementadas para melhorar esse processo. Confira!
7 principais erros na gestão de frotas e como evitá-los
Antes de apresentar os principais erros na gestão de frotas e as suas soluções, vale dizer que existem dois tipos de erros: aquele que o gestor sabe que é um erro e aquele que nem imagina se tratar de um erro.
Independentemente do tipo, todo erro é prejudicial para a saúde da empresa como um todo. Assim, é importante saber em que parte do processo as falhas estão acontecendo e o que é necessário fazer para saná-las.
Erro nº1: Falta de manutenção preventiva
A manutenção preventiva é essencial na gestão da frota. Isso porque, além de reduzir gastos e problemas desnecessários durante as rotas, esse processo também irá garantir a segurança dos motoristas e das cargas.
É fato que, se o veículo parar de funcionar durante a viagem de entrega de mercadorias, todos os envolvidos no processo serão prejudicados: custos não esperados com reparos corretivos, comprometimento de todo o cronograma da transportadora e atraso na entrega do produto para o cliente, causando transtornos e insatisfação geral.
O problema será ainda maior se o caminhão sofrer uma pane em um lugar distante e de difícil acesso. Neste contexto, o motorista pode ter de recorrer a uma oficina desconhecida (que pode ter uma credibilidade duvidosa), correndo o risco de ter um gasto elevado no conserto e até mesmo a falta do componente danificado.
Assim, é importante entregar uma checklist ao motorista antes de iniciar a rota, orientando a checagem dos itens principais e conferir se eles estão em bom estado. Caso algum problema seja detectado, é preciso informar o problema mecânico da frota.
Erro nº2: Má gestão de combustível
O controle sobre o consumo de combustível da frota é outro ponto que não pode ser ignorado. Quando essa gestão não é realizada, facilmente os veículos irão gastar mais do que deveriam e isso irá trazer sérios prejuízos para a empresa.
Fazer esse controle é importante porque o gestor poderá medir a quantidade de combustível que cada veículo consome por quilômetro rodado, além de auxiliar na identificação de problemas mecânicos.
Quando o veículo consome muito mais combustível do que deveria, pode ser prejudicial tanto em termos financeiros quanto no tempo gasto para realizar as rotas de entrega. Portanto, ter o controle do quanto cada veículo consome de combustível pode ajudar a identificar quais práticas estão prejudicando o processo e o que deve ser feito para corrigi-las.
A maneira mais prática de realizar esse controle é utilizar uma planilha que faça calcule quantos litros são utilizados por quilômetros. Neste documento, o gestor pode segmentar os tipos de veículos e o ano de fabricação, por exemplo. O importante é ter dados atualizados de modo constante para que a frota não gaste mais do que o planejado.
Erro nº3: Falhas na gestão de documentação e compliance
Outro fator que necessita de atenção são as taxas e tributos que fazem parte da gestão de uma frota e ajudam a evitar multas, atrasos e apreensões dos veículos pela fiscalização. Qualquer irregularidade nos documentos pode gerar transtornos para a empresa, como punições pela irregularidade fiscal e apreensão da carga, outros dos erros na gestão de frotas.
Esse, que é um dos erros da gestão de frotas, pode causar atrasos no processo operacional de transporte, o que certamente irá prejudicar o cumprimento dos prazos e atrapalhar o relacionamento com o cliente. Para evitar problemas desse tipo, é importante utilizar planilhas que contenham as datas de expiração e de atualização de taxas como IPVA, ICMS, multas, pedágios e outros tributos inerentes ao gerenciamento de veículos.
Erro nº 4: Ausência de treinamento adequado para motoristas
Não basta apenas cuidar da frota e dos processos que envolvem a sua gestão. Também é muito importante dar uma atenção especial aos motoristas, que precisam ser preparados para trabalhar com os processos que envolvem todo o gerenciamento do transporte.
Quando o veículo está em rota de entrega a responsabilidade pela carga está nas mãos do motorista. Assim sendo, é imprescindível que o colaborador tenha um amplo conhecimento sobre sua atividade, somente possível com um treinamento adequado para que ele seja capaz de otimizar o processo de entrega.
Quando os colaboradores são capacitados, eles entregam maior produtividade e oferecem melhores resultados para a empresa, melhorando, inclusive, a qualidade do processo e a reputação do negócio.
Erro nº 5: Falta de planejamento das rotas de entrega
Não planejar as rotas de entrega é um dos erros na gestão de frotas que mais acontecem nas empresas, o que pode fazer com que o consumo de combustível seja maior, além de desgastar os veículos e elevar o tempo das entregas das mercadorias. Desse modo, antes de colocar a frota na rua, é fundamental roteirizar o trajeto que será percorrido.
A gestão de rotas é uma estratégia que pode contribuir em diversos processos operacionais importantes para a empresa, como a redução de custos com combustível ou com manutenções não programadas, além de diminuir o tempo entre as entregas.
Quando as melhores rotas são traçadas, a qualidade e eficiência do serviço prestado tende a melhorar e, com isso, a avaliação positiva dos clientes irá aumentar consideravelmente.
Erro nº 6: Falta de gestão dos pneus
Os pneus são componentes dos veículos muitas vezes negligenciados pelos gestores. Ter um cronograma para controlar a vida útil dessas peças é muito importante, visto que elas implicam diretamente no consumo de combustível e na segurança do veículo, do motorista, da carga e até de terceiros.
Por estes motivos, é essencial ter um cronograma específico para os pneus, que devem incluir:
· Calibragem correta e realizada semanalmente;
· Controle de pressão;
· Manutenções e revisões regulares;
· Rodízios;
· Trocas dentro do prazo
Erro nº 7: Não ter uma política de frotas clara e objetiva
A política de frotas precisa ser clara e objetiva, do contrário, ela irá gerar dúvidas e dar margem para diferentes interpretações. Para evitar isso, é necessário que essa política traga instruções precisas para a execução do trabalho e esteja em conformidade com o planejamento organizacional.
Também é de suma importância garantir que todos os colaboradores envolvidos com a área estejam cientes dessa política, para evitar problemas na execução das tarefas individuais e que possam prejudicar o desempenho no trabalho da equipe.
Evite esses erros com o uso da tecnologia
Estar aberto a novas soluções tecnológicas é fundamental para que o gestor evite os sete principais erros na gestão de frotas mencionados acima. Existem inúmeras ferramentas específicas para tornar o gerenciamento de frotas mais eficiente e preciso, agilizando os processos, melhorando a logística e reduzindo as falhas. Essas plataformas ainda permitem uma análise de dados mais rápida e concisa.
A OnBlox oferece uma solução completa para o gerenciamento de frotas, com opções de gestão de documentos, gestão de combustível, gestão de manutenção preventiva e corretiva e roteirização, entre outras funcionalidades pertinentes ao setor.
Conclusão
Neste artigo, apontamos os principais erros na gestão de frotas e o quanto eles podem influenciar negativamente os resultados da organização. Para evitá-los, o gestor precisa ser uma presença ativa nos processos logísticos diretamente ligados aos veículos e no contato com os motoristas.
Desse modo, ele pode corrigir o que está sendo feito de maneira errada e otimizar o serviço prestado aos clientes, aumentando assim o lucro do negócio.
Por fim, vale ressaltar que ignorar as ferramentas tecnológicas pode levar ao fracasso operacional da empresa, pois essas soluções podem diminuir falhas humanas e agilizar processos operacionais.
Conte com a solução tecnológica específica para gestão de frotas e tenha operações mais eficazes e financeiramente saudáveis para a sua empresa.
