Fazer um bom controle de frotas em sua empresa vai muito além de uma estratégia de organização sobre custos e despesas gerados pelos seus veículos. Pelo contrário, esse tipo de gestão, quando realmente eficiente, pode agregar outros benefícios, como redução de custos, entregas mais eficazes e, inclusive, aumento da vida útil do patrimônio da empresa.
Apesar de isso tudo ser do conhecimento da maior parte dos gestores, colocar essas ações e estratégias em prática pode ser um grande desafio, especialmente se a empresa não contar com a devida capacitação profissional e ferramentas específicas para este tipo de gestão.
Por esse motivo, preparamos este guia detalhado com um passo a passo completo sobre como fazer um controle de frotas eficiente e quais as vantagens agregadas nesse modelo.
Acompanhe.
Afinal, o que é um controle de frotas eficiente?
O conceito de "controle de frotas" é uma parte estratégica de uma gestão de frotas, que visa controlar e monitorar diferentes aspectos e fatores inerentes ao uso dos veículos de uma empresa, tais como custos, preservação, manutenção, consumo, eficiência, cuidados essenciais, entre outros.
Logo, devemos dispensar aquela ideia básica de que o controle de frotas de uma empresa se limita a cuidar das despesas geradas pelos veículos.
O controle de frotas não deve se resumir a questões meramente operacionais e administrativas, mas também se expandir para fatores estratégicos da gestão da empresa, impactando, por exemplo, na saúde financeira do negócio, na sua eficiência comercial e até mesmo no relacionamento e experiência do consumidor.
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Qual a importância de um controle de frotas eficiente?
Muito mais do que uma tarefa administrativa e operacional de controlar custos e despesas, um bom controle de frotas pode influenciar diretamente outros aspectos de sua gestão.
Aliás, vale destacar essa atividade como parte fundamental à saúde financeira da empresa, tendo em vista que um bom controle de frotas tende, principalmente, a reduzir custos e garantir retornos de investimentos muito maiores e mais rápidos ao negócio.
Listamos, a seguir, alguns dos benefícios que podem ser agregados por qualquer empresa ao investir em um bom controle de frotas. Confira!
Redução de custos
Como destacamos, uma das vantagens mais notórias quando se implementa um controle de frota eficiente é a possibilidade real e significativa de redução de custos com sua distribuição.
E isso se dá de diferentes formas em uma gestão de frotas, desde por exemplo, maior economia com consumo de combustíveis, até a diminuição na necessidade de manutenções dos veículos.
O controle de frotas, se bem aplicado e com as devidas ferramentas propícias para otimizar os processos, pode reduzir de inúmeros custos e despesas inerentes aos veículos de uma empresa, bem como:
- gastos com combustíveis, lubrificantes, peças etc;
- rodízio de pneus;
- gastos com manutenções e trocas de peças;
- eficiência operacional de cada veículo;
- custos com mão de obra;
- estoque de produtos e peças.
Retorno de investimentos
Outro ponto que vale destaque entre as vantagens de um bom controle de frotas é o retorno de investimentos da empresa. Por exemplo, ao renovar a frota do negócio e implementar ações de melhorias sobre o controle e preservação desse patrimônio, a tendência é que se usufrua mais desses bens de forma eficiente, gerando mais resultados e menos custos e, consequentemente, garantindo retornos mais rápidos e satisfatórios ao negócio.
Em outras palavras, um bom controle de frotas possibilita cuidar melhor de seu patrimônio, eliminar despesas desnecessárias e garantir resultados mais eficientes às suas operações.
Aumenta a vida útil da frota
Um dos principais papéis de um bom controle de frotas está relacionado à preservação e conservação de seu patrimônio. Portanto, pequenas ações, como monitorar a troca de peças adequadamente, cuidar da manutenção preventiva dos veículos, realizar rodízio de pneus, orientar os motoristas sobre cuidados e boas práticas de condução são alguns exemplos de atividades e responsabilidades da gestão de frotas e que vão contribuir diretamente no aumento da vida útil de seus carros.
Otimiza as suas entregas
Veículo parado no pátio é sinônimo de custo e, até mesmo, de prejuízo! Por isso, um bom controle de frotas também deve prezar por cuidados com a manutenção e, principalmente, com a garantia de qualidade em sua distribuição.
Afinal, pequenos problemas mecânicos, má condução dos motoristas e indisponibilidade de carros podem afetar diretamente o desempenho de suas entregas, gerando atrasos, falhas, gargalos e erros frequentes.
Melhora a experiência do consumidor
Para comprovar que o controle de frotas eficiente não se resume a um fator meramente administrativo e operacional, basta pensar que, por exemplo, que suas entregas estejam sendo afetadas por problemas mecânicos de seus veículos por falta de manutenção.
Ou seja, o relacionamento com clientes e a satisfação final de uma compra podem sim estar diretamente atreladas à qualidade de sua frota e as respectivas entregas realizadas.
Portanto, é preciso encarar essa atividade também como fator estratégico do negócio, e que pode gerar melhores experiências ao consumidor final.
Como implementar um controle de frotas eficiente na empresa?
Confira o passo a passo de como implementar um controle de frotas realmente eficiente em sua empresa.
Faça um controle geral dos custos de uma frota
Os custos considerados em um controle de frotas não devem se limitar unicamente ao gasto com combustíveis, mesmo que este talvez seja o mais importante.
No entanto, há outras despesas que devem ser levadas em consideração, independentemente do "peso" ou importância para a gestão financeira de cada veículo. Dentre eles, temos:
- gastos com combustíveis;
- lubrificantes e agregados;
- pedágios;
- pneus;
- peças e acessórios;
- estoques internos de reposição.
Faça o mesmo controle dos custos com motoristas
Além dos custos diretos dos veículos, o controle de frotas deve englobar, também, possíveis despesas com os motoristas e ajudantes durante as operações de distribuição.
Por exemplo:
- salários e outros pagamentos;
- pernoites;
- alimentação;
- gastos gerais durante a operação.
Defina metas e objetivos
Lembrando que o controle de frotas não deve se limitar a questões meramente operacionais, é possível, também, criar metas e objetivos sobre os custos e despesas inerentes.
Ou seja, ao invés de simplesmente registrar o que se gasta em uma operação, é preciso definir estratégias e tetos para limitar e otimizar tais controles.
Para isso, recomenda-se avaliar históricos de viagens, calcular gastos factíveis e suficientes para cada distribuição, orientar os condutores sobre esses tetos e acompanhar outros fatores que venham influenciar tais contas, como aumento de combustíveis, pedágios, qualidade das rodovias etc.
Dedique equipes específicas para isso
Ainda que haja tecnologias avançadas e específicas para otimizar o controle de frotas, é muito importante contar com profissionais dedicados exclusivamente a essa responsabilidade.
Por isso, crie e capacite equipes que tratem exclusivamente desse assunto dentro de sua empresa, e que respondem por atividades que possibilitem acompanhar e monitorar frequentemente todos os controles essenciais de uma frota, desde os gastos diários, até os impactos comerciais gerados com essas melhorias.
Crie políticas internas de frotas
De nada adianta investir e implementar um bom controle de frotas se seus motoristas não são orientados por uma política interna geral.
Sendo assim, defina regras e diretrizes sobre os mais variados aspectos inerentes à gestão de frotas, bem como boas práticas de condução, possíveis penalidades, cuidados essenciais com o patrimônio, deveres e obrigações dos profissionais, métodos operacionais, entre outros.
Tudo isso deve ser de conhecimento de cada funcionário da empresa e, principalmente, deve ser respeitado e aplicado diariamente, visando uma maior padronização de processos e atividades e, consequentemente, gerando melhores controles e resultados sobre as operações.
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Invista em treinamentos
Além da criação de uma política interna de frotas, é fundamental que a empresa invista em programas de treinamentos e capacitação de toda a sua equipe interna.
Afinal, isso não somente ajuda a reforçar as diretrizes e conhecimentos já aplicados, como também permite agregar coisas novas e tendências externas ao seu time.
Monitore e acompanhe os resultados
Mais do que controlar custos e despesas de sua frota, é preciso que a sua gestão também realize monitoramentos constantes e, inclusive, mensure resultados evolutivos sobre as novas ações e estratégias em relação ao passado.
Por exemplo, é possível comparar reduções de custos, melhorias nas operações e entregas, frequência de manutenções, prazos de trocas de peças e acessórios e assim por diante.
Tudo isso ajuda a manter a qualidade do controle de frotas e buscar sempre melhorias contínuas dentro dos processos e atividades da gestão.
Invista na conservação e manutenção preventiva
Outra atividade indispensável de um bom controle de frotas é a criação de cronograma de manutenções preventivas dos veículos, permitindo, assim, uma melhor conservação de seu patrimônio.
Além disso, a manutenção preventiva tem como objetivo garantir o melhor desempenho dos veículos, a segurança dos motoristas e suas respectivas cargas e, inclusive, reduzir custos com consertos e problemas mais sérios durante uma operação.
Controle seus estoques internos
Um controle de frotas eficiente também deve levar em consideração o controle de estoque de peças e utensílios ligados aos veículos. Afinal, estamos falando de investimentos, compras, espaços físicos e usabilidade referentes a esses itens.
Por exemplo, a compra inadequada de óleos lubrificantes ou fluidos essenciais, que tenham prazos de validade, pode comprometer a disponibilidade de espaços em seu armazém, gerar desperdícios de produtos e até mesmo trazer prejuízos para o negócio.
Sendo assim, o controle de frotas deve também otimizar essas compras por meio de avaliações de necessidades, de planejamentos estratégicos e de uma organização interna.
Faça um bom planejamento de rotas
Outro passo de suma importância para gerar mais otimização ao seu controle de frotas se refere ao planejamento adequado de suas rotas.
Afinal, isso pode ajudar a definir melhor os custos de cada operação, criar alternativas mais econômicas e reforçar cuidados e objetivos com seus motoristas.
Invista em ferramentas tecnológicas para o controle de frotas
Como destacamos, em tempos de tecnologias integradas, otimizar o controle de frotas é algo totalmente possível por meio de ferramentas específicas, como é o caso do CFT.
Na prática, estamos falando de um software inteligente, completo e extremamente dinâmico, desenvolvido exclusivamente para o gerenciamento de frotas logísticas.
Sendo assim, em uma única plataforma, a sua empresa passa a ter controle total sobre todos os custos de seus veículos, motoristas e colaboradores, manutenções, peças e operações.
E isso vale tanto para frotas próprias como para terceirizadas.
Em resumo, essas são algumas dicas essenciais sobre a importância de investir em um bom controle de frotas em sua empresa e, em especial, o passo a passo fundamental para implementar essa prática no dia a dia de suas operações.
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