Administrar oficina mecânica não é tarefa fácil, mas é essencial para o sucesso de um empreendimento. Afinal, é isso que pode garantir a qualidade dos veículos que estarão nas ruas, sujeitos a diversas situações.
Pensando nas necessidades de um gerente de frotas, o mais importante é entender como trabalhar no dia a dia para fazer desse setor uma peça-chave no ganho de qualidade pela empresa.
A seguir, saiba mais sobre como administrar oficina mecânica de caminhão e gerar benefícios para o seu negócio.
A importância de administrar oficina mecânica corretamente
O ideal é que as empresas organizem suas frotas de maneira a extrair delas o seu máximo potencial. E isso vai além da ação do motorista no dia a dia. É algo que exige a criação de toda uma estrutura, capaz não só de manter a qualidade nos serviços desses profissionais, mas também de trabalhar para que no curto, médio e longo prazo o funcionamento dos veículos se dê de maneira eficiente.
Nesse sentido, montar uma oficina de caminhões interna na empresa é a melhor alternativa. É ela que pode prestar os melhores cuidados e oferecer os procedimentos para que veículos e equipamentos tenham maior vida útil, não sofrendo maior impacto com desgaste ao longo do tempo.
Em resumo, empresas que conseguem se diferenciar em relação à sua frota, geralmente, criam uma estrutura própria voltada para manutenções e capacitação profissional de quem lida com ela. E isso pode ser um diferencial em termos estratégicos para o negócio. Afinal, essa estrutura trará uma qualidade maior para a frota.
A questão que fica é: como fazer para administrar oficina mecânica de caminhões com qualidade? É o que vamos mostrar agora. Confira 10 dicas que certamente serão úteis nesse setor tão importante.
Como administrar oficina mecânica?
Não é simples montar uma oficina e fazer uma gestão adequada dela. Entretanto, é possível seguir algumas regras que, em geral, funcionam para negócios dessa natureza. E isso faz com que o empreendimento ganhe controle e sofisticação.
Considerando a realidade de uma frota, na qual os ativos estão sofrendo um constante desgaste, vale a pena saber o que fazer para tornar a oficina um elemento na busca por maior produtividade.
Entendendo a importância disso para o seu negócio, confira algumas dicas para lidar com a sua oficina no dia a dia. Reunimos as principais na sequência.
1. Mantenha sempre a organização
Quando falamos em organização para administrar oficina mecânica, estamos nos referindo à adoção de critérios. É fundamental que o controle e fiscalização sejam realizados a partir de políticas e regras internas bem estabelecidas. São elas que podem orientar os responsáveis a agirem de acordo com as práticas recomendadas e funcionarem como um diferencial no longo prazo.
Nessa lógica, o recomendável é seguir algumas práticas:
- a oferta de treinamentos específicos para a equipe;
- a disponibilização de equipamentos e utensílios específicos voltados para a limpeza;
- a estrutura correta para a organização de peças e ferramentas;
- a criação de regras e horários para que os procedimentos sejam feitos;
- a fiscalização regular.
No geral, são esses pontos que devem ser considerados na montagem desse tipo de projeto. É importante que cada um deles seja respeitado para que a ação no dia a dia traga benefícios na gestão da frota.
2. Faça diariamente o controle financeiro
É preciso que o fluxo de caixa seja feito diariamente ao administrar oficina mecânica. É isso o que permite a realização de um controle financeiro qualificado.
Em oficinas mecânicas em que não há controle financeiro, a tendência é que, quanto maior for a movimentação, mais difícil se torne a ação dos gestores.
Por isso, um importante passo é acompanhar de perto as entradas e saídas de dinheiro do caixa. E isso deve ser feito diariamente. Assim, é possível evitar o acúmulo de dívidas, além de garantir dinheiro em caixa para investir.
Também é essencial organizar os custos e receitas, diferenciando os fixos dos variáveis, já que esse tipo de organização permite que a empresa tome decisões de acordo com a realidade do seu negócio.
Além disso, planejar tanto os pagamentos quanto recebimentos, seja com uma planilha, seja com um sistema, simplifica o controle do que acontece. Da mesma forma como ações como a definição de capital de giro e a criação de um fundo de reserva também permitem que essa parte do negócio não sofra com incidentes.
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3. Tenha um sistema de gestão para te ajudar a administrar oficina mecânica
É possível contar com uma ferramenta capaz de automatizar os processos e integrar diferentes setores de uma empresa. Assim, com um sistema de gestão integrado, esse departamento pode atuar de maneira mais estratégica.
Este costuma ser um importante diferencial que parte do trabalho com a informação. A tecnologia de um sistema de gestão faz com que o registro de dados aconteça com maior naturalidade, sempre que uma nova ação acontece.
Dessa forma, tendo mesmo os detalhes devidamente catalogados é possível trabalhar com balancetes. E eles ajudam a gestão a encontrar caminhos que não seriam possíveis sem o devido acompanhamento sobre o que acontece no negócio.
Em resumo, o sistema de gestão permite que o gestor responsável pela oficina mecânica construa uma relação muito mais moderna e rigorosa com cada acontecimento do dia a dia do negócio. Logo, é um item essencial para distanciar a gestão profissional da amadora.
4. Treine os colaboradores
Equipe treinada é equipe que sabe gerar resultados. Por isso, contar com especialistas no trabalho do dia a dia é essencial.
Existe algo em comum entre oficinas mecânicas que prestam serviços de qualidade: elas sempre investem em treinamento e qualificação dos colaboradores. Isso diz respeito a técnicas. Os profissionais precisam dominar as mais aceitas no mercado e estar sempre em atualização. Assim, a tendência é que eventuais novidades não os surpreendam.
E é papel da empresa fazer esse investimento. Por isso uma importante recomendação é oferecer capacitações para a equipe. Sempre em função das principais demandas da frota. Ofereça treinamentos de curto, médio e longo prazo. Assim o trabalho em equipe se sofistica. Esse é o caminho para que os procedimentos ocorram mais rapidamente e com eficiência.
Existem diversas soluções dessa natureza que costumam ser úteis. Entre outras podemos citar os treinamentos in company e as especializações. No fim, esse é um tipo de investimento que traz muito mais benefícios para a empresa. Ainda que seja direcionado para o profissional.
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5. Diminua a taxa de rotatividade de funcionários
Uma alta taxa de rotatividade na sua empresa é sempre ruim. O motivo é que essa troca de funcionários impacta na qualidade dos processos. Sempre que um colaborador é substituído por outro, leva tempo até que ele assimile suas atividades. Ao menos a ponto de atuar com o máximo de eficiência possível.
Assim, invista na diminuição da taxa de rotatividade ao administrar oficina mecânica. Isso ajuda a gerar confiabilidade e consistência na gestão. Assim a empresa não tem que esperar tanto para que o funcionário inexperiente evolua até atingir o nível de serviço tido como o ideal.
De qualquer forma, crie um ambiente positivo para o trabalho em grupo. Isso ajuda a diminuir a rotatividade. Também é válido oferecer benefícios e, evidentemente, salários mais atrativos. Ganhando melhor do que a média de mercado, os colaboradores terão motivos para se manter na empresa.
A realidade é que esse tipo de investimento no colaborador costuma ser um passo importante para a empresa que se diferencia em relação às demais. No caso de uma oficina mecânica, esse pode ser o elemento invisível para diferenciar o negócio como um todo.
6. Trabalhe somente com fornecedores de confiança
Com bons fornecedores é possível garantir um nível de qualidade mais alto para o seu serviço. Portanto, é preciso ter uma atenção especial para a construção dessa parceria.
Peças e equipamentos de primeira linha são importantes, mas tanto quanto eles é o preço a ser cobrado e as condições de entrega.
O mais interessante é que seja construída uma relação onde existe o chamado “ganha-ganha”. Neste caso, a busca é por benefícios tanto para a empresa quanto para os fornecedores.
Uma relação de confiança nesse sentido permite que você conte sempre com empresas capazes não só de oferecer produtos de qualidade a preços justos, mas também de apresentar inovações que podem colocar a sua frota à frente da concorrência.
7. Invista em ferramentas e em sua manutenção
Contar com recursos adequados para cada procedimento permite que a empresa agilize as ações e entregue qualidade para os processos. Portanto, é fundamental conhecer as ferramentas e saber o jeito certo de cuidar delas no dia a dia.
Quanto às ferramentas, não existe segredo: é preciso ficar de olho no mercado para fazer do devido entendimento dele o caminho para investir em soluções realmente eficazes. Assim será possível aumentar a produtividade e levar qualidade para os clientes.
Já em relação a manutenções, o mais indicado é trabalhar com critérios para evitar desgastes do maquinário. Assim, um importante passo é entender que existem as manutenções:
- preventivas;
- preditivas;
- corretivas.
O ideal é que a incidência de manutenções corretivas seja amenizada. Para tanto, intervenções de natureza preventiva e preditiva devem ser feitas regularmente, buscando assim evitar o aparecimento de problemas e identificar esse surgimento na sua origem.
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8. Organize a gestão de estoque
Também é essencial que o espaço disponível esteja de acordo com a demanda da organização. Quando a empresa precisa trabalhar no limite é bem provável que ela corra maiores riscos quando tiver que fazer reposições de última hora.
A melhor maneira de evitar esse problema é identificando o giro de cada produto ou peça. A ideia é ter como delimitar a quantidade exata de material necessária por período e em função disso montar o estoque de uma maneira realista.
Isso pode ser feito a partir do momento em que se trabalha com um controle mais rigoroso do fluxo de movimentações da oficina. Com o tempo, a tendência é que a identificação da realidade de cada produto seja mais sofisticada, permitindo que a compra aconteça de acordo com a realidade do negócio. Mesmo diante de efeitos sazonais é possível fazer com que as reposições se deem de maneira lógica.
9. Priorize os equipamentos de segurança
Determinados equipamentos são obrigatórios em uma oficina. E existem regras para eles. É o caso do extintor. Neste caso, não basta contar com um no ambiente de trabalho: é preciso que ele esteja acessível caso algum problema ocorra.
Sendo assim, o mais importante é que você trabalhe para garantir a montagem de uma estrutura realmente segura. O caminho para isso é se certificar de que os Equipamentos de Proteção Individual, conhecidos como EPI, estejam presentes e no local adequado. Lembre-se que equipamentos de segurança precisam estar acessíveis caso algo aconteça.
A regra é conseguir alcançar o equipamento, seja ele qual for, em menos de 10 segundos. Isso permitirá que mesmo uma eventualidade seja controlada rapidamente. Também é importante trabalhar para que os EPIs estejam em condições adequadas, fazendo parte da rotina da equipe.
10. Pense no planejamento anual
Por fim, a dica é se programar para o período de um ano. Isso permite a você trabalhar com critérios. O motivo é que será possível considerar balanços e demonstrativos que darão a você clareza sobre um cenário mais amplo. E isso torna o negócio mais profissional, já que permite que todas as ações de determinado ano sejam planejadas de acordo com o período passado.
Esse é um passo fundamental para administrar oficina mecânica corretamente. Fazendo isso é possível atuar de maneira estratégica, sempre em função da natureza do negócio.
Enfim, com essas dicas fica muito mais fácil montar uma estrutura capaz de tornar mais eficaz a gestão de frotas da sua empresa. Comece a colocá-las em prática para que já no curto prazo os resultados comecem a aparecer.
Agora que sabe como administrar oficina mecânica, confira também 10 mitos sobre a mecânica de caminhões.
