Gestores que trabalham com frotas certamente já pararam para pensar nos impactos que uma política de combustíveis tem para a sua empresa. É nessa lógica que o cartão combustível precisa ser pensado.
O fato é que, em determinados tipos de negócio, o combustível já se tornou um verdadeiro vilão. Em especial, em setores em que há dependência de maior volume de veículos, o excesso de gastos tende a prejudicar consideravelmente o sucesso do projeto empresarial.
É preciso, então, pensar nos combustíveis como algo que pode melhorar a performance a partir de um equilíbrio entre economia e desempenho. É nesse sentido que o cartão combustível pode ser entendido como uma solução viável.
O que é cartão combustível?
O cartão combustível nada mais é do que um mecanismo que permite custear o abastecimento dos veículos.
Ele funciona de maneira parecida a soluções como o vale-refeição, por exemplo, útil em bares e restaurantes. A diferença é que, neste caso, não são pessoas físicas que geralmente operam esse tipo de cartão. São as empresas e seus colaboradores que o usam para o trabalho com transporte.
Esse cartão é útil para organizações que atuam com o transporte de cargas, de passageiros e as que fazem uso interno de veículos.
Com ele, veículos pesados, carros de passeio e motos podem abastecer por meio de uma forma específica de pagamento.
Trata-se de um cartão que possui chip magnético. E isso viabiliza transações como o abastecimento e o controle das ações dos condutores. Este, aliás, é um grande benefício oferecido.
A ideia é que o gestor do negócio tenha condições de acompanhar as movimentações feitas no cartão. Assim, ele consegue verificar detalhadamente a forma como seus colaboradores abastecem. Mais do que isso: ele pode tornar estratégico o trabalho com essa parte do empreendimento.
Esse trabalho só é possível por conta das funcionalidades do cartão combustível. As principais são:
- o oferecimento de relatórios detalhados sobre as movimentações;
- a integração com sistemas de gestão de frotas;
- o controle de custos;
- a possibilidade de a empresa trabalhar com descontos em postos parceiros.
Como funciona o cartão combustível?
Em resumo, o cartão combustível é um recurso de pagamento para ser usado em postos de combustíveis. Com ele, é possível abastecer os veículos da empresa que estão em operação nas estradas e adquirir produtos. Assim, organizações podem oferecer esse cartão para seus motoristas para que eles usem sempre que for necessário, consumindo o crédito ali depositado.
Dependendo do tipo de cartão, é possível até ir além. Em alguns casos, a solução apresentada é mais completa. Existem cartões que permitem o acompanhamento das movimentações via plataformas avançadas, por exemplo. Outros permitem que o usuário use o saldo para inúmeras outras operações envolvendo as necessidades da frota.
Seu funcionamento é bastante simples: a empresa libera os créditos de acordo com seus recursos e com a frequência periódica. A partir de então, os motoristas podem abastecer de acordo com os critérios definidos por essa empresa.
É possível, inclusive, que os gestores controlem os créditos por meio de aplicativos. Também usando esse recurso, os motoristas conseguem consultar as redes credenciadas parceiras de postos de gasolina.
Assim, todo o gerenciamento é automatizado. Dessa forma, o processo pode se tornar muito mais eficiente do que ocorre tradicionalmente. Isso quer dizer que, com o cartão combustível, as empresas não precisam fazer o reembolso do motorista cada vez que ele precisa abastecer. Melhor ainda: elas podem controlar esse gasto de acordo com seus interesses corporativos.
6 motivos para ter cartão combustível na sua empresa
São vários os motivos que fazem com que essa solução seja interessante. Não só para controlar os gastos, mas também para gerar benefícios para o negócio como um todo. Conheça os principais.
1. Funcionários motivados
A facilidade para resolver problemas pode ser um diferencial que a empresa oferece para seus colaboradores. Se existe uma política clara em relação aos abastecimentos, de maneira que essa parada não represente uma dificuldade para o condutor, então, é natural que ela elimine problemas nas entregas.
Além do mais, um elemento essencial na motivação dos colaboradores é, justamente, a qualidade dos equipamentos que eles podem ter à disposição. Neste caso, trabalhar com o cartão combustível dentro de uma política de abastecimento é um caminho interessante.
Vale lembrar que o uso do cartão combustível não deve ser feito de maneira irresponsável. Para que de fato ele tenha utilidade sob o ponto de vista estratégico da empresa, o recomendável é que exista uma orientação clara a respeito do seu uso e de como o usuário pode atuar de maneira decisiva para o crescimento da empresa, seja gerando economia, seja realizando ações que otimizam o funcionamento dos processos.
2. Menos burocracia
É válido pensar na facilidade que uma solução como o cartão combustível oferece em relação à organização empresarial. Com ele, tanto o condutor pode simplificar os abastecimentos e não se preocupar com os reembolsos, quanto os gestores e os profissionais do RH têm como garantir um trabalho mais eficaz com os dados gerados.
Dependendo da tecnologia por trás do cartão combustível, é possível agilizar uma série de processos e facilitar a ação dos mais diversos profissionais. Logo, o trabalho com a informação envolvendo essa parte do empreendimento pode se tornar também um diferencial em termos de gestão.
A busca pela diminuição na burocracia deve ser uma constante em negócios envolvendo frotas. E para que isso aconteça, é necessário investir em soluções avançadas o bastante para gerar dinamismo sem deixar de garantir confiabilidade às ações. É exatamente o que o cartão combustível oferece. Com ele, mesmo as soluções sendo entregues de maneira rápida, elas acontecem com segurança de dados.
3. Facilidade de faturamento (maior controle)
Consequentemente, surge o maior controle sobre essas informações. E isso fará com que a empresa deixe de trabalhar com “achismos” e se concentre em dados claros e reais para tomar suas decisões.
Com as planilhas geradas, os gestores têm como analisar gastos com combustíveis, lubrificantes, entre outros, nos postos de gasolina. Portanto, eles terão mecanismos de controle eficientes nos relatórios gerados.
Essa é uma forma interessante de trabalhar com a chamada inteligência de negócios na cadeia de distribuição. É assim que processos de tomada de decisão podem ser simplificados na busca por resultados melhores.
Gestores de sucesso geralmente são aqueles que contam com recursos capazes de simplificar sua ação. Assim, seu processo de tomada de decisão pode acontecer de maneira mais rápida, até porque o cenário que se apresenta é mais claro. Esse é o grande diferencial de trabalhar com ferramentas avançadas de controle, como as que o cartão combustível oferece.
4. Detecção de fraude
Fraudes são problemas que podem acontecer no dia a dia de uma empresa que realiza transportes. Especialmente quando as formas como os procedimentos são realizados não apresentam maior controle.
E mesmo quando a fraude não acontece, mas existe a desconfiança, vale a pena adotar meios para evitar dores de cabeça maiores.
É o caso de gestores que desconfiam dos valores de reembolso de abastecimento pedidos por condutores quando eles parecem mais elevados do que o normal. O que fazer em situações assim?
A questão é que gestores que costumam suspeitar de problemas como de fraude têm no cartão combustível uma possibilidade para lidar com isso. O motivo é que eles podem substituir a prática de reembolso pela oferta de um cartão pré-pago para o condutor.
A realidade é que esse tipo de iniciativa permite um controle tão preciso das movimentações que ela inibe irregularidades e gera maior transparência para os processos.
5. Análises financeiras
Outro aspecto importante é o do controle com gastos em combustível. Com o cartão, é possível, inclusive, integrar as informações dele às projeções financeiras.
Dessa forma, toda a parte financeira pode ser simplificada e analisada com facilidade no sistema da empresa. E isso ajuda a tornar mais qualificada a ação dos responsáveis. Cabe ao gestor conferir os dados, interpretar e tomar as decisões cabíveis.
Uma vez que a empresa tem como analisar mais a fundo seus gastos com combustível, ela pode, inclusive, criar formas para amenizar o impacto nos resultados finais. Isso vai além de procurar postos que ofereçam melhor relação entre custo e benefício.
É possível, também, investir em treinamentos visando um melhor aproveitamento dos condutores e na revisão de trajetos, além de manutenções e trocas para gerar qualidade nos veículos.
6. Descontos e incentivos
Por fim, o cartão pode funcionar como uma garantia para redes de combustíveis. Logo, é possível firmar acordos com determinadas redes, visando oportunidades boas para as duas partes. Assim, a fidelização tende a ser um diferencial na busca por bons preços e economia com a compra de combustíveis.
Nesse sentido, vale a pena procurar redes de postos e suas condições. Em alguns casos, é firmando boas parcerias que a empresa tem como se posicionar no mercado de maneira mais interessante.
Programas de incentivo tendem a facilitar, especialmente a ação de companhias de maior porte. O motivo é que uma frota em maior volume certamente pode representar um benefício a mais para empresas parceiras.
Tipos de cartão combustível
Não existe apenas um tipo de cartão combustível. Por isso, é interessante saber mais sobre as modalidades e como elas podem ser úteis para o seu negócio.
Algumas empresas podem trabalhar com redes credenciadas, ou seja, opções de postos parceiros. Assim o motorista tem mais de uma alternativa para o reabastecimento. O interessante é que nesse tipo de solução é possível, inclusive, recorrer ao cartão combustível mesmo quando o transporte é realizado em cidades diferentes.
Outra possibilidade é contar com o sistema de gestão incluso. Neste caso, além do vale combustível, a empresa também conta com meios para fazer o gerenciamento dele. É nessa lógica que o sistema de gestão de abastecimento de frota precisa ser entendido. Ele é o sistema responsável por dar à empresa as devidas condições para:
- fazer as movimentações;
- trabalhar em tempo real;
- definir parâmetros;
- estabelecer limites de valores;
- fazer bloqueios em casos como de roubo ou perdas;
- entre outros.
Também é possível trabalhar com opções de pagamentos de serviços. Neste caso, o cartão combustível compreende também, eventualidades referentes à manutenção, reparo, entre outros. Essa tende a ser uma solução mais completa, que gera autonomia para o condutor ao longo dos trajetos e segurança para que ele tome decisões referentes ao veículo, sempre de acordo com um direcionamento.
A importância de controlar os processos empresariais
Com os processos sob controle, mais do que saber o que fazer e como fazer, a empresa tem como sofisticar seu desempenho. E o mais interessante é quando esse entendimento se estende pelos diferentes setores do projeto.
O grande desafio é exercer o controle sobre processos que muitas vezes não são percebidos como estratégicos. Em relação ao gasto com combustíveis temos um exemplo. Empresas que não administram esse segmento com rigor correm riscos como o de ter que gastar cada vez mais no transporte de dia a dia, sendo que existem formas de amenizar isso.
Questões como o aumento no preço do litro da gasolina e a própria dinâmica dos trajetos precisam ser consideradas para que cada ação da gestão empresarial seja feita com critérios. Somente assim é possível extrair o máximo das práticas do dia a dia de modo a conseguir melhores resultados.
Como ressaltado anteriormente, o cartão combustível é especialmente útil, tendo em vista a questão estratégica. O fato é que ele gera dados para serem facilmente interpretados. Assim a empresa tem como obter informações decisivas para a tomada de decisão dos gestores.
Logo, o simples fato de a empresa trabalhar com um tipo específico de cartão pode representar uma forma de ela se posicionar no mercado de maneira diferente da concorrência.
Em resumo, trabalhando com o cartão combustível é possível gerar um recurso especialmente útil para sua política de reabastecimento. Fazendo uso dela de maneira criteriosa, isso pode representar um meio de gerar economia e qualificar as operações de dia a dia.
Agora que sabe o que é cartão combustível e conhece os motivos para contar com ele na sua empresa, saiba também sobre layout do armazém. Entenda porque ele é importante e como planejar o seu.
