Até pouco tempo, quando se falava sobre armazenagem logística, quase sempre se entendia como um local onde apenas as empresas estocavam seus produtos, sem qualquer método na organização de todo o processo.
No entanto, com a evolução tecnológica e dos processos organizacionais, essa área passou a ser vista como parte fundamental no planejamento estratégico de qualquer negócio, sendo considerado um grande diferencial para a empresa e, entre outros fatores, nas atividades relacionadas ao setor, como no prazo de entrega dos produtos.
Acompanhe e descubra como funciona um processo completo de armazenagem e o quanto ele pode influenciar para melhorar a produtividade, reduzir gastos e otimizar a capacidade do espaço físico, entre outros benefícios.
O que é armazenagem logística?
Antes de definir o que é armazenagem logística, primeiro, é preciso compreender o que significa o termo logística. De forma resumida, a logística é um planejamento detalhado que envolve toda a organização, o gerenciamento e a implementação de operações complexas de uma empresa, incluindo o inventário físico, informações e tempo.
Portanto, a armazenagem logística é um dos setores mais importantes dentro da empresa, pois é responsável pela organização, alocação e gerenciamento de bens materiais.
Ainda que seja uma atividade essencialmente operacional, ela tem uma influência bastante considerável na agilidade da entrega e na produção de produtos de uma empresa, além da redução de custos.
A armazenagem logística também envolve o controle de pragas no local de armazenamento das mercadorias e o manuseio dos produtos danificados, além das políticas de segurança, o gerenciamento da mão de obra e o feedback dos clientes, gestão de recursos humanos e de retorno dos clientes. Ou seja, o setor é o responsável por todos os processos organizacionais relacionados às operações do depósito.
Existem dois modelos de armazenagem: própria ou terceirizada. A primeira é operada pela empresa mesmo, em estrutura particular ou alugada. Já o modelo terceirizado é feito por um operador logístico contratado, que presta serviço de armazenagem para uma ou mais empresas, tendo uma maior complexidade de operações, estrutura física e regras de atendimento, conforme a necessidade de cada cliente.
A opção por uma operação própria ou terceirizada vai depender do tipo de negócio e o quanto a parte logística pode ser estratégica para a empresa.
Vale ressaltar que, independentemente do modelo escolhido, da matéria-prima para a produção de produtos, da movimentação das mercadorias e do atendimento de vendas, dentre outras áreas, é necessário ter um planejamento estratégico envolvendo a estrutura de armazenagem e a movimentação de mercadorias. Dessa forma, é possível reduzir o tempo de entrega e os custos envolvidos em todo o processo logístico.
Desafios da armazenagem logística
Geralmente, os maiores desafios da armazenagem logística estão diretamente relacionados à organização do processo, afinal, ter um controle detalhado sobre tudo o que acontece dentro de um grande depósito não é uma tarefa fácil.
Por exemplo, imagine ter que saber a localização exata de uma mercadoria específica, se os produtos estão todos dentro da data de validade ou, ainda, descobrir qual caminhão entregou um item danificado para o cliente.
Ter um controle rigoroso sobre todas as situações é fundamental para tornar as operações mais rápidas e eficientes, além de manter a receita mais equilibrada.
Outros desafios que não podem ser deixados de lado são relacionados à gestão de estoque e da cadeia de suprimentos; o controle de gastos e de mão de obra; e o gerenciamento de riscos e segurança, entre outros.
Como melhorar a armazenagem logística
Como visto, armazenar mercadorias de modo eficaz é um grande desafio, que pode ser superado com o uso da tecnologia. Atualmente, existem diversas ferramentas que podem ajudar o gestor no controle completo do seu armazém e, ao mesmo tempo, atender às necessidades dos colaboradores e expectativas dos clientes.
Um sistema do tipo Warehouse Management System (WMS), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português, oferece uma visão em tempo real do depósito, proporcionando todo o suporte necessário para um gerenciamento eficiente e lucrativo.
Na realidade, uma ferramenta WMS não é somente um modo seguro de melhorar a armazenagem logística, mas sim uma peça-chave no armazenamento hoje em dia.
Muito mais do que um sistema de controle de estoque, um software de gerenciamento de armazém assume o controle total da logística de um depósito – desde a gestão de produtos até o atendimento ao cliente.
Os sistemas WMS mais modernos incorporam ferramentas mobile para que gestores e colaboradores possam consultar as informações em tempo real, via dispositivo móvel.
Outra característica que merece ser mencionada é que o WMS combina as tradicionais ferramentas de sistemas de controle de armazém (WCS) com o objetivo de criar uma associação de todo o depósito e melhorar o processo logístico de maneira geral, desde o recebimento da mercadoria no estoque até o seu envio para o consumidor.
Benefícios da armazenagem logística controlada
A principal vantagem da armazenagem logística controlada é a otimização da receita da empresa.
E isso porque, quando os processos operacionais do armazém funcionam com eficiência, tendo as mercadorias contabilizadas corretamente, as entregas devidamente feitas com produtos corretos e sem atrasos e o estoque reabastecido sempre que necessário, acontecem menos erros e problemas, e o depósito opera de forma bem mais eficientes.
E quando a empresa conta com o apoio da tecnologia para controlar toda a sua logística, os benefícios são ainda maiores:
- Contagem do inventário: o controle de estoque é mais preciso e feito em tempo real, tornando possível saber a quantidade exata e a localização de cada item no depósito;
- Reabastecimento automático: softwares como o WMS permitem que o nada falte em seu estoque, evitando que falte algum produto e a empresa perca uma venda;
- Redução de erros: um inventário organizado e atualizado, reduz problemas com envio de itens errados;
- Otimização de espaço: rotinas automatizadas do warehouse, como rotação e picking de estoque, otimizam o espaço do depósito, pois diminuem a necessidade de mais espaço para os funcionários e permitem o melhor aproveitamento do ambiente para estocar mercadoria;
Ainda podemos citar como benefícios de uma logística controlada: planejamento de demanda mais eficiente, melhor visibilidade do estoque, rastreabilidade de mercadores, redução de erros, processos otimizados, recursos humanos melhor aproveitados e atendimento ao cliente mais satisfatório.
Vale ressaltar que todos esses benefícios são fatores fundamentais para reduzir as despesas operacionais e aumentar a receita da organização.
4 etapas da armazenagem logística
O sistema de armazenagem logística envolve, basicamente, quatro etapas:
- recebimento
- armazenagem
- separação
- expedição
Processo de Recebimento
A primeira etapa é o recebimento das mercadorias para serem armazenadas. Aqui, é necessário identificar alguns fatores que podem interferir de modo negativo em todo o processo logístico.
Assim, é preciso conferir com atenção a quantidade de itens recebidos, se existe algum produto danificado e também se foram entregues lotes a mais ou a menos.
Para que esse controle seja feito da forma mais eficiente possível, é indicado que a empresa faça um checklist conforme a sua dinâmica de trabalho. O importante é que todos os itens sejam identificados e encaminhados corretamente ao local onde devem ser armazenados.
Processo de Armazenagem
Depois de conferir, identificar e endereçar a mercadoria recebida, eles partem para o local onde serão armazenados, passando a fazer parte do estoque. Uma observação importante: caso um desses itens mude de local, é necessário fazer esse registro para que não haja problemas nos processos seguintes.
A movimentação e alocação das mercadorias podem ser feitas por diferentes tipos de equipamentos e estruturas. Em relação ao modo de gestão e organização dos itens no depósito, vai depender do tipo de produto, incluindo as características físicas e a natureza da demanda.
É nessa etapa que o controle do inventário deve ser realizado. Basicamente, é uma lista de todos os produtos que estão no depósito e que deve ser feita com uma certa frequência, com o objetivo de checar se a quantidade de itens que estão no sistema é a mesma que consta fisicamente no depósito.
É importante dizer que o inventário tem como principal objetivo controlar com maior precisão o estoque, além de levantar possíveis incoerências de cadastro, mercadorias avariadas e até mesmo furtos, que podem acontecer dentro do próprio armazém.
Processo de Separação
Também conhecida por picking, termo original em inglês, o processo de separação é a primeira etapa da preparação das mercadorias para serem enviadas ao cliente. Geralmente, os produtos são identificados no sistema (essa identificação deve ser feita no processo de recebimento, o que facilita o trabalho de separação dos pedidos), localizados no depósito e encaminhados para a área de separação.
Embora seja um procedimento simples, se o gerenciamento não for feito de maneira correta, ou se houver alguma falha, pode gerar problemas como o atraso da entrega e até afetar todo o processo operacional da empresa.
Para que não aconteça nenhum contratempo e diminua a ocorrência de erros, algumas ferramentas podem otimizar a separação e diminuir o tempo da realização dessa tarefa.
Processo de Expedição
A expedição é a última etapa da armazenagem logística. É nela que as mercadorias são encaminhadas para o seu destino.
É nessa fase que os produtos devem ser adequadamente preparados, conferidos e despachados para serem transportados. Esse transporte pode ser feito pela própria empresa dona do armazém ou por um operador logístico terceirizado.
Nesse processo, também é realizada toda a parte burocrática para a saída da mercadoria, como emissão de notas fiscais, documentações e informações sobre o endereço de entrega, entre outros.
Durante a expedição de uma mercadoria, também é preciso fazer a conferência dos itens, a fim de evitar problemas com o pedido e incoerências no gerenciamento de estoque.
Conclusão
Podemos perceber que todas as etapas do processo de armazenagem logística são importantes e estão conectadas, ou seja, uma depende da outra para que as entregas das mercadorias sejam realizadas sem problemas ou atrasos, e com maior agilidade.
Por fim, é importante dizer que a armazenagem logística não é uma atividade fixa. Todos os processos devem ser planejados e realizados com cuidado, pois eles mudam de acordo com as necessidades físicas, o inventário, os colaboradores e outros fatores envolvidos.
Além disso, é fundamental aperfeiçoar toda a operação logística sempre que possível, seja aderindo às inovações tecnológicas ou implementando estruturas apropriadas.
Desse modo, o espaço do depósito é otimizado, os custos com a manutenção do estoque são reduzidos e a produção e entrega efetuados dentro dos prazos estipulados.
