A conferência de mercadorias deve ser feita com critérios para que o processo se torne um elemento de diferenciação para a empresa. Isso porque, quando a conferência é feita adequadamente, ela consegue gerar benefícios que vão desde uma melhora na gestão de tempo até o ganho de produtividade.
Sendo assim, vale a pena saber melhor sobre como fazer a conferência de mercadorias no estoque. Aprenda, também, como otimizar esse processo de maneira a torná-lo sofisticado o bastante para gerar melhores resultados na sua empresa.
Como funciona a conferência de mercadorias?
Existem etapas que precisam ser consideradas nesse processo. Resumidamente, elas são 7.
- Do recebimento, na qual há uma preparação para as mercadorias em função de seu tipo.
- Do endereçamento, com a conferência dos produtos com a nota fiscal e posterior envio para estoque.
- Da estocagem, quando o produto chega ao endereço do estoque e o operador faz a conferência.
- Da identificação, processo no qual a mercadoria é retirada do estoque para identificação.
- Da separação, quando a mercadoria é separada e preparada de acordo com as especificações.
- Da embalagem, para que o produto possa ser transportado.
- Da expedição, quando a carga finalmente é carregada e a entrega é feita.
Esse é um panorama geral do funcionamento da conferência de mercadorias. É evidente que isso pode mudar dependendo do tipo de produto com o qual a sua empresa trabalha e daquilo que é mais viável para ela. De toda forma, vale a pena considerar essa sequência e tentar ao menos, minimamente, seguir a ordem dela no processo de conferência de mercadorias no seu negócio.
O indicado é trabalhar com um checklist criado especificamente para o tipo de negócio que você tem. Isso ajuda a colocar uma ordem no processo, algo essencial, principalmente para empresas que trabalham com um maior volume de produtos.
A conferência de mercadoria no estoque e a conferência de mercadoria no ato da entrega
É importante que a empresa tenha regras definidas para diferentes momentos da conferência de mercadoria. É isso o que poderá dar a ela maior eficiência nesse tipo de processo.
Em relação ao ato da entrega, o indicado é seguir um checklist que analisa qualitativamente e quantitativamente os produtos. Mostraremos como fazer mais adiante neste conteúdo.
Em relação à análise de estoque, os responsáveis podem fazer um trabalho um pouco mais sofisticado para garantir que as entregas se dêem dentro do esperado.
De qualquer forma é importante conhecer os mecanismos que permitem isso. Existem abordagens que podem ser adotadas no momento do recebimento dos produtos e outras, no dia a dia. E aplicar corretamente aquela que mais tem a ver com a necessidade do negócio é o que pode trazer benefícios para ele.
A importância de fazer a conferência de mercadorias corretamente
Empresas podem perder espaço no mercado simplesmente por não ter uma política clara e eficiente em relação ao estoque.
A conferência correta faz com que as entradas e saídas sejam controladas corretamente. E isso traz benefícios como a redução de perdas, por exemplo. Da mesma forma, problemas como o retrabalho diminuem e a organização pode se beneficiar com uma maior precisão na gestão de dados.
Pensando mais especificamente no estoque, vale lembrar que quando ele é bem organizado, o processo de reposição se torna muito mais racional. Isso traz agilidade para a ação dos colaboradores. E o resultado são entregas qualificadas para o cliente.
No geral, a conferência de mercadorias é um procedimento que diferencia empresas organizadas das demais. Quando esse processo é realizado corretamente, ele torna o fluxo de reposições mais satisfatório, além de gerar informações mais precisas para os gestores. Na prática, empresas que investem com segurança em novas soluções costumam ser aquelas que fazem um bom trabalho com dados.
Já quando ela não existe ou quando é realizada sem critérios, a tendência é que gere uma série de problemas. É o que vamos mostrar na sequência.
Os problemas comuns na conferência de mercadorias
Alguns dos principais inconvenientes que surgem a partir de uma conferência incorreta de mercadorias são 4.
- Falta de planejamento: quando não há um passo a passo para o recebimento da mercadoria, de acordo com suas características.
- Falta de supervisão nas conferências: neste caso, condutas inadequadas criam maiores dificuldades nas operações.
- Falta de orientação: quando a empresa não investe em treinamento para os colaboradores, o que torna a ação conjunta menos eficiente por falta de integração entre os setores.
- Ausência de automação nos processos, atribuindo todas as responsabilidades a ações humanas, mais propícias a erros do que quando existem softwares.
Em resumo, sem um critério, fica muito difícil aperfeiçoar o processo de conferência de mercadorias no estoque. Por isso, o mais importante é a sua empresa definir uma metodologia.
É preciso que exista um padrão a ser seguido sempre que for necessário trabalhar com as contagens. Somente assim, mesmo que inicialmente os processos não se deem de acordo com as expectativas, a tendência é que as informações extraídas sejam úteis para que novas abordagens sejam pensadas no longo prazo.
Por isso, considere as dicas a seguir para otimizar a conferência de mercadorias no estoque.
1. Pense no agendamento da entrega
Estabeleça um horário para receber as entregas dentro do armazém ou centro de distribuição. Assim é possível preparar as equipes e atuar com maior eficiência em relação a:
- conferência de notas fiscais;
- vistoria dos produtos;
- conexão entre o que aparece na nota e a mercadoria entregue.
É importante trabalhar com escalas. Dessa forma será possível garantir a disponibilidade dos profissionais para a ação necessária. Além disso, com o agendamento, a empresa consegue criar etapas e garantir que todo o processo se dê de acordo com o fluxo ideal.
Monitore a entrega
Ficar de olho no que acontece com os itens em deslocamento é uma recomendação válida. Isso ajuda a evitar problemas como perda de carga e até furtos.
Também é importante ter atenção ao monitoramento da entrega. Em relação a isso, o mais importante é trabalhar com soluções de rastreamento como o GPS. Dessa forma é possível garantir maior segurança para o processo, permitindo que todas as ações sejam acompanhadas enquanto o transporte é realizado. Diante de eventualidades, essa solução costuma ser a mais indicada.
2. Capacite os funcionários da sua empresa
É possível investir em treinamentos para tornar os profissionais mais aptos para executar ações. Assim eles erram menos, realizam as tarefas mais rapidamente e evitam o temido retrabalho. No fim, isso ajuda em termos de produtividade.
O segredo é pensar em técnicas que podem ser usadas por cada colaborador na etapa em que atua dentro da cadeia de suprimentos.
Um caminho é recorrer a soluções em relação a:
- recebimento;
- conferência;
- lançamentos de notas fiscais;
- armazenamento;
- picking;
- packing;
- despacho da mercadoria.
E essas soluções podem ser cursos, workshops, palestras, entre outros. Pense também no que pode gerar valorização e motivação nos colaboradores. Isso diz respeito a salários compatíveis com o mercado e a construção de um ambiente harmônico de trabalho.
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3. Atenção à questão tributária
Eventuais inconformidades entre a tributação dos produtos em nota e o que está cadastrado na loja podem aparecer.
Sendo assim, pensar em formas de lidar com o problema é uma maneira de proteger a sua empresa de penalizações e multas. Logo, a recomendação é trabalhar com sistemas tecnológicos. Eles permitem simplificar o uso desse tipo de documento e geram segurança para a conferência de mercadorias no estoque.
No geral, pensar na questão tributária em relação ao estoque é considerar também todos os impostos, taxas e tarifas que incidem sobre os produtos e a atividade da empresa. Logo, o mais interessante é contar com um profissional ou uma equipe especializada no tema para evitar eventuais contratempos que costumam aparecer, especialmente em empresas que não prezam pela organização e controle de seus ativos de reposição.
4. Crie uma política de relacionamento com os fornecedores
Os fornecedores estão sempre na base da cadeia de produção. Dessa forma, ter uma boa relação com eles dá à empresa as condições necessárias para trabalhar com preços e prazos melhores. Isso sem falar na capacidade de garantir que suas entregas ocorram de acordo com uma logística mais qualificada.
Assim, o recomendável é estabelecer um acordo ou contrato no qual algumas regras devem ser seguidas. Isso ajuda a evitar informações imprecisas e auxilia a sua empresa caso ocorra qualquer tipo de divergência.
Vale lembrar que quanto mais qualificada é a relação de uma empresa com seus fornecedores, melhores tendem a ser os resultados que chegam até o cliente. E isso diz respeito não só ao preço do produto, mas também a uma série de elementos como a maior rapidez na entrega.
5. Faça a conferência quantitativa e a qualitativa de mercadorias
O ideal é fazer a contagem dos produtos recebidos conferindo a quantidade de lotes e se dentro deles existe a mesma quantidade de unidades. A esse processo damos o nome de avaliação quantitativa de produtos.
Além dela, usa-se muito a conferência qualitativa. Neste caso, o trabalho é com amostragens. Para fazê-lo basta escolher os itens aleatoriamente e avaliar as especificações das amostras de acordo com o que foi solicitado. Assim, a avaliação qualitativa confere:
- tamanho;
- formato;
- versão;
- integridade;
- conservação;
- peso;
- avaria;
- entre outros.
A ideia é que a análise de um item aleatório dê à empresa as condições necessárias para avaliar se a tendência é que todos os outros tenham sido embalados, transportados e entregues corretamente pelos fornecedores.
Registre os detalhes dos pedidos
Os registros devem ser entendidos como a base para a construção de um projeto sólido, no qual a empresa tem total controle sobre seus ativos.
Em relação ao estoque isso ganha ainda mais importância. A realidade é que com os registros é possível, entre outros benefícios, ter a certeza de que as entregas estão de acordo com as necessidades.
É importante destacar que quanto maior for o detalhamento dos pedidos, melhor. Portanto, registre os detalhes dos pedidos. É isso que permitirá que sua equipe atue com maior critério em ações como a conferência e garanta assim a maior qualidade possível para os processos.
6. Reflita a respeito das melhores formas de conferir as notas
A conferência cega é outra medida que ajuda a lidar com os recebimentos. No caso, o estoquista não trabalha com a nota fiscal. Logo, ele não tem como saber qual é a quantidade de produtos que está recebendo. Assim, cabe a ele receber as entregas e conferir as unidades sem um parâmetro que, em alguns casos, pode induzi-lo ao erro.
O interessante é que com a conferência cega o colaborador precisa assumir uma responsabilidade maior sem o apoio da nota fiscal. E isso impede o chamado “corpo mole” na contagem de itens.
7. Aplique a gestão estratégica na conferência de mercadorias
Atuar de maneira estratégica faz toda a diferença, independentemente de qual seja o departamento. Em relação ao trabalho com o estoque é isso o que o torna confiável no que diz respeito ao objetivo principal da empresa.
Portanto, o ideal é investir em tecnologia. Existem soluções como o sistema de gestão. Com ele é possível otimizar o processo que envolve o estoque, aumentando a velocidade das ações e reduzindo danos.
Tudo o que você precisa saber para otimizar os processos da sua cadeia de distribuição!
Conte com um software de gestão
Assim, por meio de uma solução moderna é possível automatizar tarefas e ganhar tempo. Um software de gestão vai além de facilitar o acompanhamento do histórico dos produtos. Ele permite também o trabalho com dados em um nível mais elevado. Empresas que investem nesse tipo de diferencial, não por acaso costumam ser protagonistas no setor em que atuam. E o motivo está na qualidade de suas reposições.
Em resumo, você precisa ter em mente que existe uma sequência lógica para o processo de reposição de mercadorias. E ela deve ser seguida sempre de acordo com a realidade da sua empresa. Além disso, existem dicas práticas que podem ajudar você a conduzir um processo de forma mais realista e eficiente. Essa foi a proposta do texto.
Agora que sabe como lidar com a conferência de mercadorias, confira também 9 dicas para otimizar o seu recebimento de mercadorias.
